Nota Vastgoedbeleid Heerenveen

Kernportefeuille is een dynamisch begrip De definitie of een object tot die kernportefeuille behoort is, is als gevolg van wijzigende beleidsdoelstellingen, beschikbaar komen van nieuw instrumentarium of de (on)mogelijkheden tot verantwoorde exploitatie aan verandering onderhevig. Objecten en de portefeuille als geheel dienen daarom periodiek beoordeeld te worden. Niet tot de kernportefeuille betekent niet per definitie verkopen! Bij alle vastgoedobjecten van de lijst die niet tot de kernportefeuille behoren kan de gemeente overwegen of het eigendom niet moet worden vervreemd, kortom of het wordt verkocht. Daarbij moet dan wel in ogenschouw worden genomen dat gebouwen buiten de kernportefeuille vastgoed wel degelijk een bijdrage kunnen leveren.

27 / 35

Een gebouw dat wordt bestempeld is als niet-kernportefeuille behoeft echter niet per definitie te worden verkocht! Hiervoor kunnen verschillende oorzaken zijn. Een voorbeeld is dat na (markt)onderzoek de benodigde randvoorwaarden om het gemeentelijk belang te borgen niet kunnen worden gegarandeerd of alleen tegen hoge kosten of grote risico’s. Ook kan in de huidige markt de verwachte verkoopopbrengst te laag zijn. Een andere oorzaak kan zijn dat het object nog verhuurd wordt en dit een sterk prijsdrukkend effect heeft. Kortom dit soort afwegingen moeten duidelijk worden uit de nog op te stellen marktstrategie per gebouw en/of cluster van objecten.

28 / 35

Conclusie De gemeente Heerenveen wil de vastgoedportefeuille optimaliseren en het vastgoedmanagement professionaliseren. Daarbij wil zij vastgoed als bedrijfsmiddel optimaal inzetten om maatschappelijke beleidsdoelstellingen te realiseren, binnen de vastgestelde beleidskaders. In het verleden heeft de vastgoedorganisatie zich in grote mate bezig gehouden met de tactische en operationele taken van vastgoedmanagement. Daardoor is de langeretermijnstrategie relatief onderbelicht geweest. Voor een effectieve en efficiënte inzet van het vastgoed is meer focus op portefeuillemanagement nodig. Het is van belang dat de gemeente Heerenveen zich focust op het verbeteren van effectiviteit, efficiëntie en transparantie.

Effectiviteit Het dient duidelijk te zijn wat de toegevoegde waarde en het maatschappelijk effect is van het accommoderen van een voorziening. Het gemeentelijke vastgoed dat een voorziening accommodeert moet immers effectief bijdragen aan de gestelde beleidsdoelen. De gemeente Heerenveen moet het maatschappelijk effect kunnen verantwoorden. Rol beleidsafdeling De beleidsafdelingen (huisvestingsvrager) dient op strategisch niveau beleidsuitgangspunten en huisvestingsvragen in een beleidsplan en een meerjarenprogramma te formuleren. In dialoog acteert de afdeling vastgoed hierop met een vastgoed- en portefeuillestrategie.

Efficiëntie De financiële middelen en vastgoed dienen efficiënt ingezet te worden. Hierbij is het van belang dat de gemeente Heerenveen de organisatie verder professionaliseert en meer gaat sturen op basis van data. Over accurate en complete data beschikken behoort tot de basis voor efficiënte bedrijfsvoering en het zo efficiënt mogelijk huisvesten van gemeentelijke voorzieningen. De vastgoedafdeling moet informatie van de gebouwen op basis van de relevante parameters verzamelen en deze vervolgens compleet en actueel houden. Het vastgoedadministratiesysteem dient hierbij op orde te zijn. Rol vastgoedafdeling Daarnaast is ook van belang dat binnen de vastgoedafdeling van de gemeente Heerenveen rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn. De vastgoedafdeling moet gaan werken op basis van huisvestingsvragen. Elk vastgoedobject moet daarom een beleidsdienst en een huisvestingsvraag hebben. De vastgoedafdeling moet zoeken naar het belang van de gemeente als geheel, binnen de kaders van de portefeuillestrategie. De vastgoedafdeling zoekt de balans tussen de aspecten uit het strategisch afwegingskader: maatschappelijk effect, het financieel effect, de kwaliteit van het object, de duurzaamheidsbijdrage en tenslotte “de fit” met de portefeuillestrategie.

Transparantie Om efficiënt om te gaan met de middelen is het van groot belang dat beslissingen kunnen worden verantwoord. Een vereiste hiervoor is financiële transparantie. De vastgoedafdeling heeft daarom de taak om de kasstromen met betrekking tot het vastgoed inzichtelijk te maken. Hierbij gaat het om alle werkelijke kosten van een gebouw. De kosten (eigenaarslasten) van vastgoed dienen zoveel mogelijk in balans te zijn met de opbrengsten (huur). In principe dienen de opbrengsten minimaal de kosten te dekken. Het uitgangspunt hierbij is dat de gemeente

29 / 35

Heerenveen voorkeur heeft voor het toepassen van een ‘Indirecte subsidie’. Door het toepassen van een indirecte subsidie middels de kostprijsdekkende huurmethode blijft precies inzichtelijk wat het vastgoed kost. Hierdoor kan beter worden afgewogen of de beleidsafdeling de voorziening wil huisvesten. De vastgoedafdeling kan zich focussen op het zo efficiënt mogelijk huisvesten van het initiatief en het verhogen van de bezetting per object.

Verduurzaming De gemeente Heerenveen heeft binnen de verduurzamingsopgave een voorbeeldfunctie. De gemeente heeft als ambitie het voortouw te nemen en daarmee bedrijven en burgers aan te sporen het vastgoed te verduurzamen. Zoals aangegeven in het duurzaamheidsprogramma, kan de opgave niet in één keer worden gerealiseerd. Het is daarom belangrijk keuzes gedegen af te wegen en prioriteiten te stellen bij projecten die kosteneffectief zijn. Uitgangspunt hierbij is dat bij het verduurzamen van de portefeuille gebruik wordt gemaakt van natuurlijke vervangingsmomenten. Hierdoor is het mogelijk om kosteneffectief te verduurzamen en onnodig afschrijven te voorkomen. De gemeente Heerenveen heeft als doelstelling om meer inzicht op het gebied van duurzaamheid te creëren en zal daarmee de lijn van het huidige beleid voort moeten zetten. Het structureel verzamelen en beheren van gebouwinformatie behoort daarbij. De gemeente dient daarbij door te gaan met het aanbieden van energiescans aan gebruikers van maatschappelijk vastgoed (Duurzaamheidsprogramma 2019-2022). Daarnaast moet de gemeente Heerenveen doorgaan met op slimme en doordachte wijze verduurzamingsprojecten te selecteren voor de komende vier jaar. Hiervoor is globaal inzicht nodig in de benodigde investeringskosten.

Strategisch afwegingskader De vijf aspecten (het maatschappelijk effect, het financieel effect, de kwaliteit van het object, de duurzaamheidsbijdrage en tenslotte “de fit” met de portefeuillestrategie) vormen het strategisch afwegingskader. Per afwegingsaspect dient informatie beschikbaar te zijn. Dat is een voorwaarde voor het maken van gedegen afwegingen, waarna er een onderbouwde keuze kan worden gemaakt. Dit geldt voor de gebouwen in de gehele portefeuille. De vastgoedafdeling beoordeelt de mate waarin de gebouwen voldoen aan de kwalitatieve-, financiële- en duurzaamheidseisen. De beleidsafdelingen beoordelen het maatschappelijk effect. De portefeuille fit geeft een integraal oordeel over een bepaald pand. Het is aan het college en de beleidsafdelingen om te bepalen in hoeverre een gebouw of functie in de gemeente portefeuille behoort. Zij beoordelen vooral in hoeverre een pand logisch is in de portefeuille. Met behulp van het strategisch afwegingskader kan worden gerechtvaardigd of het huisvestingsinitiatief de moeite waard is en voldoet aan de randvoorwaarden van de deelportefeuille. Deze dienen er te zijn per deelportefeuille aangezien het specifieke doel en de aard van het vastgoed onderling kan verschillen. Per deelportefeuille verschilt de wenselijkheid en toepasbaarheid van de bovenstaande methoden. Daarom zijn er spelregels per deelportefeuille (bijlage 1).

Dit biedt een tactisch kader waarbinnen kan worden geopereerd. Uiteraard kan op basis van maatschappelijk zwaarwegende motieven het college besluiten om in concrete gevallen van deze spelregels af te wijken. De gemeente Heerenveen, met name de vastgoedafdeling, heeft als rol waakzaam te zijn over de balans tussen de aspecten van het afwegingskader. Per deelportefeuille dienen zij alert te zijn op de verhouding tussen maatschappelijk effect en kosten.

30 / 35

Afweging van eigendom Indien een huisvestingsinitiatief (na afweging van de aspecten uit het strategisch afwegingskader) de moeite waard is, moet de gemeente Heerenveen afwegen in hoeverre eigendom van het vastgoed noodzakelijk of wenselijk is. Het ‘Denkmodel Afweging Eigendom’ is hiervoor een hulpmiddel. De gemeente dient alert te zijn op de alternatieven voor eigendom (zoals huur van vastgoed). In het algemeen kan worden gesteld dat er voor de gemeente slechts een zeer beperkte wettelijke noodzaak is om vastgoed in eigendom te hebben. Er kunnen uiteraard wel goede andere argumenten zijn zoals een financiële afweging of de wens om grip op een locatie te houden. In sommige situaties zou de gemeente de huisvesting van sommige functies via subsidies kunnen laten verlopen in plaats van zelf het vastgoed te bezitten. Het betekent niet automatisch dat panden die conform het denkmodel niet noodzakelijk in eigendom behoren te zijn, dan ook niet in eigendom zouden mogen zijn. Er kunnen immers goede redenen zijn om toch voor eigendom te kiezen. Het doel is echter de gemeente handvatten te bieden om een gestructureerde toetsing en onderbouwing te bieden en daarmee ook alternatieve vormen van eigendom in de afweging te betrekken. Deze werkwijze is een belangrijke bouwsteen voor transparant en professioneel portefeuillemanagement.

Het uitgangspunt met betrekking tot eigendom is: eigendom van vastgoed is geen doel op zich; vastgoed wordt ingezet als strategisch bedrijfsmiddel. Het denkmodel moet worden gebruikt om te bepalen welke gebouwen tot de kernportefeuille behoren en welke gebouwen in eigendom moeten worden gehouden.

31 / 35

Bijlage 1: Spelregels per deelportefeuille Eigen huisvesting Maatschappelijk effect Toegevoegde waarde Benutting

Huisvesting van gemeentelijke diensten (eigen personeel) De eigen organisatie bepaald de huisvestingsvraag. Minimaliseren van leegstand.

Financiën Eigendomssituatie (flexibiliteit en verantwoordelijkheden)

Eigendom en/of huur

Huurmethodiek Doorbelasting

Kostprijsdekkende huur + risico-opslag Ja (alle diensten)

Duurzaamheid Eisen omtrent energiebesparing Eisen omtrent verduurzaming

Nieuwbouw: hoog (streven naar voorbeeldfunctie); Bestaande bouw: gemiddeld; Kantoren: volgens wet- en regelgeving label C in 2023. Nieuwbouw: hoog; Bestaande bouw: gemiddeld

Kwaliteit Onderhoudsniveau

Minimaal redelijk conditie

Maatschappelijk vastgoed Maatschappelijk effect Toegevoegde waarde

Stimulans sociaal-maatschappelijke effecten

Benutting

Stimuleren multifunctioneel gebruik. Minimaliseren van leegstand.

Financiën Eigendomssituatie (flexibiliteit en verantwoordelijkheden)

Eigendom en/of huur en/of economisch claimrecht

Huurmethodiek Doorbelasting

Kostprijsdekkende huur Ja (allen beleidsdiensten). Sturen op doorbelasten kosten aan huurder. Betalen naar gebruik en/of maatwerk.

Duurzaamheid Eisen omtrent energiebesparing

Nieuwbouw: hoog; Bestaande bouw: gemiddeld

Eisen omtrent verduurzaming

Nieuwbouw: hoog; Bestaande bouw: gemiddeld

Kwaliteit Onderhoudsniveau

Minimaal redelijk conditie

32 / 35

Ontwikkelingsvastgoed Maatschappelijk effect Toegevoegde waarde

Grip krijgen op ruimtelijke ontwikkelingen

Benutting

Leegstand is toegestaan, maar wordt beperkt door tijdelijke invulling.

Financiën Eigendomssituatie (flexibiliteit en verantwoordelijkheden)

Eigendom

Huurmethodiek Doorbelasting

Maatwerk n.v.t.

Duurzaamheid Eisen omtrent energiebesparing Eisen omtrent verduurzaming

N.v.t. N.v.t.

Kwaliteit Onderhoudsniveau

Minimaal zeer slechte conditie

Commercieel vastgoed Maatschappelijk effect Toegevoegde waarde

Stimulans lokale economie

Benutting

Maximaliseren van gebruik

Financiën Eigendomssituatie (flexibiliteit en verantwoordelijkheden)

Eigendom

Huurmethodiek Doorbelasting

Marktconforme huur Doorbelasten kosten aan huurder. Rekenen met rendement en risicoopslag.

Duurzaamheid Eisen omtrent energiebesparing

Volgens wet- en regelgeving

Eisen omtrent verduurzaming

N.v.t.

Kwaliteit Onderhoudsniveau

Minimaal matige conditie

33 / 35

Overig vastgoed Maatschappelijk effect Toegevoegde waarde

Geen specifieke toegevoegde waarde

Benutting

Maatwerk

Financiën Eigendomssituatie (flexibiliteit en verantwoordelijkheden)

Eigendom

Huurmethodiek Doorbelasting

Kostprijsdekkende huur Sturen op doorbelasten kosten aan huurder

Duurzaamheid Eisen omtrent energiebesparing Eisen omtrent verduurzaming

Volgens wet- en regelgeving N.v.t.

Kwaliteit Onderhoudsniveau

Minimaal slechte conditie

34 / 35

TwynstraGudde adviseert overheid en bedrijfsleven op veel van de grote en urgente thema’s van deze tijd. Denk aan veiligheid, diversiteit, digitalisering, mobiliteit, duurzaamheid, energie, financiën en gezondheid. We bieden onze opdrachtgevers unieke, werkbare oplossingen en brengen complexe projecten en programma’s tot een goed einde. Iets creëren van blijvende waarde, daar gaan we voor. Daardoor hebben we een directe impact op (toekomstige) maatschappelijke en economische ontwikkelingen. En dus een grote impact op morgen.