Memo Auditcommissie Managementletter 2021

Aan Auditcommissie Van Jan Pal, Concernadviseur Planning & Control

Managementletter 2021 Deloitte

Datum 20-01-2022

Inleiding De managementletter wordt ter kennisgeving aangeboden aan de auditcommissie. De managementletter van Deloitte is een intern werkdocument voor het management van de organisatie. Middels deze memo willen wij u informeren omtrent de stand van zaken van de interne beheersing. 1. Inhoud In de managementletter 2021 geeft de accountant haar bevindingen inzake de interne beheersing van de belangrijkste (financiële) processen. De opvolging van de eerder gedane bevindingen maakt hier onderdeel van uit. Op alle bevindingen is actie ondernomen, echter neemt de implementatie ervan op sommige onderdelen meer tijd. De onderbouwing hiervan is opgenomen bij: reactie management gemeente Heerenveen. 2. Bevindingen De bevindingen, waarnemingen en aanbevelingen in deze managementletter hebben als doel ondersteuning te bieden in het proces van voortdurend verbeteren van de interne beheersing en risicobeheersing van de gemeente. Inhoudelijk wordt de managementletter gebruikt als voortraject voor de jaarrekening 2021. De gemeente neemt de bevindingen mee in de verbetering van de interne beheersing. Een significante bevinding houdt in dat dit ofwel leidt tot een frauderisico ofwel tot een verhoogde kans op een materiële fout in de jaarrekening. De accountant is van mening dat de interne beheersing, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening 2021, van voldoende niveau is.

Er is één significante bevinding (het technisch afdwingen van de functiescheiding) welke tijdens het controletraject is opgelost. 3. Aanbevelingen Deloitte doet verslag van de zogenaamde ‘hard controls’. Dit betekent vooral het in systemen afdwingen van de interne controle. Binnen onze gemeente maken wij keuzes tussen controles in de lijn en de werkzaamheden van de VIC. In bepaalde gevallen kan de keuze vallen op het accepteren van het risico, bijvoorbeeld wanneer er voldoende soft controls aanwezig zijn. In andere gevallen is de keuze gebaseerd op doelmatigheid en efficiëntie. 



Controle is geregeld bij het proces tussenrekeningen maar de aanbeveling om dit meer zichtbaar beheersmatig in te richten wordt opgevolgd voor de jaarrekeningcontrole. Met de invoering van het subsidievolgsysteem, wordt de zichtbare consistente eindcontrole gewaarborgd.













Bij de investeringskredieten wordt, naast de bestaande controles op afwijkingen, ingezet op een steekproefsgewijze zichtbare controle op de investeringskredieten uitgevoerd (op juistheid). In 2021 is een project gestart voor een Kwaliteitstoetsing Sociaal Domein’, inclusief een Visie op control. Vanuit deze gedachte en gelet op de eerdere aanbevelingen is dit jaar eerst prioriteit gegeven aan het achteraf steekproefsgewijs controleren van toekenningen binnen de uitkeringen, de Wmo en Jeugdzorg. Met de invoering van de verdere kwaliteitstoetsing wordt in 2022 invulling gegeven aan het 4-ogen principe binnen de afdeling MO. Het kunnen steunen op de IT-omgeving en de controles in de applicaties heeft een effectievere control tot gevolg. Om te kunnen groeien naar een volledige IT realiance wordt nu één proces/applicatie getest (instroom, doorstroom en uitstroom). Door interne omstandigheden bij Deloitte is dit proces een jaar vertraagd. Door het team Planning en Control is een checklist Fraude opgezet en onderdelen hiervan worden meengenomen in de audits van de processen (onderbouwd in het Intern Beheersingsplan). Het onderwerp fraude wordt ook meegenomen in de jaarlijkse gesprekken met de afdelingshoofden. Omdat het onderwerp fraude zo nadrukkelijk wordt opgenomen gaan wij over dit proces nader in gesprek met de accountant.

Op deze wijze wordt het onderwerp fraude opgenomen in het proces van risicomanagement van de gemeente. Rechtmatig handelen houdt voor de gemeente in het voldoen aan wet- en regelgeving. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Vanaf 2022 is het College van burgemeester en wethouders zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, welke in de jaarstukken wordt opgenomen. Beoogd wordt de verantwoording ook nadrukkelijk te richten naar de toekomst: “wat kunnen wij als gemeente er aan doen om rechtmatigheidsfouten te voorkomen”. Onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording is de verantwoordingsgrens, deze geeft aan vanaf welke omvang het totaal van de onrechtmatigheden, verantwoordt moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording door het College. Het voorstel is nu op route via de bestuurlijke besluitvorming naar de raad toe. Het toekennen van een uitkering met terugwerkende kracht is maatwerk. De accountant verwacht bij de jaarrekening een steekproefsgewijze controle of de toekenning terecht is toegekend. Dit documenteren van maatwerk wordt meegenomen in de Kwaliteitstoetsing Sociaal Domein 2022. Op moment van schrijven wordt onderzocht of de benodigde data beschikbaar kan worden gemaakt.

4. Kanttekening Bij de managementletter 2020 ontving de auditcommissie een begeleidend memo van de afdeling BFJz en een raadsbrief van Deloitte. In de auditcommissie van 11 oktober 2021

is aangegeven dat de memo van de afdeling BFJz samen met de Managementletter volstaat. 5. Bijlage Bijgevoegd is de managementletter 2021 van Deloitte.