Memo Auditcommissie Managementletter 2020

Aan Auditcommissie Van Jan Pal, Teamleider Planning & Control Datum

Managementletter 2020 Deloitte

03-03-2021

Inleiding De managementletter wordt ter kennisgeving aangeboden aan het college en de auditcommissie. De managementletter van Deloitte is een intern werkdocument voor het management van de organisatie. Middels deze memo willen wij u informeren omtrent de stand van zaken van de interne beheersing. 1. Inhoud In de managementletter 2020 geeft de accountant haar bevindingen inzake de interne beheersing van de belangrijkste (financiële) processen. De opvolging van de eerder gedane bevindingen maakt hier onderdeel van uit. Een aantal bevindingen zijn opgevolgd en van de resterende is nu gemotiveerd aangegeven hoe de gemeente uitvoering geeft aan de aanbevelingen. 2. Bevindingen De bevindingen, waarnemingen en aanbevelingen in deze managementletter hebben als doel ondersteuning te bieden in het proces van voortdurend verbeteren van de interne beheersing en risicobeheersing van de gemeente. Inhoudelijk wordt de managementletter gebruikt als voortraject voor de jaarrekening 2020. De bevindingen van de acountant worden opgenomen als risico in Naris. Sturing hierop vindt plaats door middel van de A3 managementgesprekken. De gemeente neemt de bevindingen mee in de verbetering van de interne beheersing. Een significante bevinding houdt in dat dit ofwel leidt tot een frauderisico ofwel tot een verhoogde kans op een materiële fout in de jaarrekening.

De accountant is van mening dat de interne beheersing, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening 2020, van voldoende niveau is. Er zijn geen significante bevindingen. 3. Aanbevelingen Deloitte doet verslag van de zogenaamde ‘hard controls’. Dit betekent vooral het in systemen afdwingen van de interne controle. Binnen onze gemeente maken wij keuzes tussen controles in de lijn en de werkzaamheden van de VIC. In bepaalde gevallen kan de keuze vallen op het accepteren van het risico, bijvoorbeeld wanneer er voldoende soft controls aanwezig zijn. In andere gevallen is de keuze gebaseerd op doelmatigheid en efficiëntie. Binnen het proces Uitkeringen wordt er gewerkt met het 4-ogen principe, tot op heden is het technisch afdwingen in het systeem niet mogelijk. Controle is geregeld bij het proces tussenrekeningen maar de aanbeveling om dit meer zichtbaar beheersmatig in te richten wordt opgevolgd. Binnen het proces Subsidies worden nu zowel de eenmalige als de jaarlijkse subsidies onderdeel van de controle. Met de invoering van het subsidievolgsysteem in 2021, wordt de zichtbare consistente eindcontrole gewaarborgd.

Bij de investeringskredieten wordt, naast de bestaande controles op afwijkingen, ingezet op een zichtbare controle op juistheid (bijv. kostenverdeling). Gelet op de hoeveelheid onderwerpen die wettelijk en politiek gezien ingevoerd moeten worden per 2021 en gelet op de beschikbare tijd bij de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling zijn er in 2020 duidelijke prioriteiten gesteld. Binnen het Sociaal Domein wordt ingezet op het doorontwikkelen van de lijncontrole (zichtbare inhoudelijke toetsing) en dit is prioriteit in 2021. Het proces Grondexploitatie wordt gedurende het jaar periodiek doorgenomen met de accountant. Het kunnen steunen op de IT-omgeving en de controles in de applicaties heeft een effectievere control tot gevolg. Om te kunnen groeien naar een volledige IT realiance wordt nu één proces/applicatie getest. De impact van Covid-19 speelt op veel terreinen door en met de impactanalyse van de gemeente Heerenveen worden de gevolgen gemonitord. Het is zaak om tijdig te voorzien (via media en accountant) in de verantwoordingseisen ten behoeve van de jaarrekening.

De specifieke uitvraag is door Deloitte benoemd in de bijlage (actualiteiten) en gedeeld met de betrokkenen zoals:  analyse op kredietwaardigheid van de partijen aan welke de gemeente een lening of borgstelling heeft verstrekt;  volgens de nadere subsidieregels kan een (gedeeltelijke) terugvordering plaatsvinden. Voor de jaarrekening 2020 wordt gevraagd een schatting te maken van de terug te vorderen positie;  door de coronacrisis ziet de financiële verantwoording in het sociaal domein (Jeugd en WMO) er over het jaar 2020 anders uit dan in voorgaande jaren. Er zijn hierbij een aantal sporen: geleverde productie (met mogelijk deels in andere vorm of middels een andere product), continuïteitsbijdrage en meerkosten, toets op bovenmatige corona-compensatie.

4. Bijlage Bijgevoegd is de managementletter 2020 van Deloitte.