Document · PDF

Managementletter gemeente Heerenveen 2021

Commissie Gezamenlijk 17 februari 2022, gemeente HeerenveenBij agendapunt: Brief auditcommissie aan raad, met bijlagen8.312 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Headline Verdana Bold

Gemeente Heerenveen Managementletter 2021

Januari 2022

Deloitte Accountants B.V. Eemsgolaan 15 9727 DW Groningen Postbus 980 9700 AZ Groningen Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9870 www.deloitte.nl

Aan het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris van de gemeente Heerenveen Postbus 15000 8440 GA HEERENVEEN

Onderwerp Managementletter 2021

Behandeld door A.M.O van Bolhuis MSc 088 288 3766

Datum 19 januari 2022

Ons kenmerk 2201155870/TMO

Geacht college, Wij hebben conform onze opdrachtbevestiging d.d. 11 november 2021, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2021, de interim-controle voor de gemeente Heerenveen uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de internebeheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle.

De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing, de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie voorkomende tekortkomingen.

In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2021 te signaleren en onder uw aandacht te brengen.

De bevindingen en aanbevelingen kunnen worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening.

Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie zijn uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn.

Graag lichten wij deze rapportage en onze bevindingen en aanbevelingen nader aan u toe. Afsluitend danken wij u voor de medewerking die ons gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden is verleend en de wijze waarop u informatie met ons heeft gedeeld tijdens de interim-controle. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V.

C.V. Loeff RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoud

Managementsamenvatting

Bevindingen 2021

Jaarrekeningcontrole

Bevindingen interim controle 9

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 20

Bijlagen Bijlagen

2201155870/TMO/3

01 Managementsamenvatting

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/4

Managementsamenvatting Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Onze belangrijkste boodschappen De basis voor onze controle is het auditplan 2021 dat met de auditcommissie is besproken. In deze managementletter geven wij u inzicht in de (ontwikkeling van de) interne beheersing van de gemeente Heerenveen. Wij hebben tijdens onze interim-controle de procesrisico’s onderzocht, en ons primair gericht op de opzet, het bestaan en (waar mogelijk) de werking van de internebeheersingsmaatregelen, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening 2021. In deze managementsamenvatting geven wij onze belangrijkste boodschappen weer voor de jaarrekeningcontrole 2021 van de gemeente Heerenveen. In hoofdstuk 2 (‘Bevindingen interim-controle’) hebben wij de bevindingen vanuit de interim-controle in detail toegelicht en in hoofdstuk 3 (‘Aandachtspunten jaarrekeningcontrole’) hebben wij de planning en de prioriteiten van de jaarrekeningcontrole opgenomen. Samenwerking met de gemeente De interim-controle hebben wij op een hybride wijze uitgevoerd, namelijk fysiek op locatie in Heerenveen en digitaal op afstand. Als team hebben wij het als prettig ervaren om aanwezig te zijn op locatie en de medewerkers van uw organisaties fysiek te spreken. Wij zijn tevreden met hoe de hybride samenwerking met de gemeente op dit gebied is verlopen.

Indien de ontwikkelingen omtrent COVID-19 het toestaan, zullen wij deze vorm van werken en samenwerken aanhouden bij de jaarrekeningcontrole. Overall beeld interne- beheersomgeving Uit de follow-up van onze aanbevelingen uit voorgaande rapportages blijkt dat de organisatie de opvolging van nagenoeg alle aanbevelingen onderhanden heeft. De beschikbare capaciteit en de impact van COVID-19 hebben ertoe geleid dat er door de ambtelijke organisaties prioritering is aangebracht in de opvolging van de aanbevelingen. Belangrijke ontwikkeling die we hierin noemen is de implementatie van de nieuwe Jeugdzorg applicatie MensCentraal PDC. Daarnaast zijn er ook aanvullende aandachtsgebieden opgepakt, onder meer ten aanzien van het begrotingsproces 2022. In voorgaande jaren hebben wij u gewezen op het ontbreken van een zichtbare inhoudelijke toetsing op de toewijzing van uitkeringen en de toekenning van zorg en/of voorzieningen bij de WMO en Jeugdzorg. De gemeente heeft afgelopen jaar aangegeven de opvolging van deze bevindingen als prioriteit te bestempelen voor 2021. Ten tijde van de interim-controle 2021 hebben wij geconstateerd dat de controles in het proces nog niet zijn geïmplementeerd, zie hiervoor ook nadere toelichting in hoofdstuk 2.

Het voorgaande hebben wij met de gemeente besproken en in deze gesprekken is aangegeven dat inmiddels concrete acties zijn ondernomen om tot implementatie over te gaan. De gemeente Heerenveen heeft in april 2021 een project opgestart inzake proces- en kwaliteitsbeheersing binnen het Sociaal Domein. Vanuit het project komt een kwaliteitsplan tot stand, inclusief een visie op ‘control’ binnen het Sociaal Domein. Vanuit deze gedachte heeft de gemeente het eerste jaar de prioriteit gegeven aan het achteraf steekproefsgewijs controleren van de toewijzingen van uitkeringen en toekenning van zorg en/of voorzieningen bij de WMO en Jeugdzorg. De gemeente verwacht dat de resultaten ten tijde van de jaarrekeningcontrole beschikbaar zijn. Vanaf 2022 heeft de gemeente concrete plannen om het 4-ogen principe in de lijn te implementeren en op deze wijze interne controle in de lijn te borgen. Het voorgaande vindt plaats onder begeleiding van een externe partij welke is gespecialiseerd in de AO/IB. Verder hebben wij ten tijde van de interim-controle 2021 geconstateerd dat de gemeente voor de Jeugdzorg nog geen cliënttevredenheidsonderzoeken heeft uitgevoerd. In het kader van de prestatielevering achten wij deze uitvraag relevant ten behoeve van de jaarrekeningcontrole.

De gemeente is inmiddels gestart met het maken van de selecties om vervolgens de cliënttevredenheidsonderzoeken te versturen richting de cliënten. De gemeente heeft aangegeven dat de resultaten beschikbaar zijn ten tijde van de jaarrekeningcontrole.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/5

Managementsamenvatting Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Onze belangrijkste boodschappen Rechtmatigheidsverantwoording Uw gemeente dient vanaf het boekjaar 2022 een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarstukken. Dit betekent dat de organisatie zelfstandig vaststelt of – rekening houdend met de verantwoordingsgrens - wordt voldaan aan het normenkader waarin de relevante wet- en regelgeving is opgenomen. De verantwoordingsgrens geeft aan vanaf welke omvang het totaal van de onrechtmatigheden, verantwoordt moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De verantwoordingsgrenzen zijn door het college en de gemeenteraad nog niet vastgesteld, wij adviseren de gemeente het voorgaande op korte termijn vast te stellen. De gemeente heeft voorgaand jaar reeds een plan van aanpak opgesteld inzake de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Aanvullend heeft de gemeente in 2021 een Intern Beheersingsplan (IBP) opgesteld. Het IBP heeft als doel om zichtbaar aan te geven op welke wijze de interne beheersing wordt uitgevoerd en waar de bevoegdheden en verantwoordelijkheden liggen binnen de organisatie. Daarnaast betreft het IBP een belangrijke basis om tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen in 2022. Samen met de gemeente blijven wij de komende periode in gesprek omtrent de vormgeving en implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording.

Tot slot bent u momenteel bezig met het door ontwikkelen van P&C-documenten. Ter voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording dienen ook de volgende acties te worden genomen: • •

Aanpassen van de Verordening 213 (Controleverordening) aan de hand van de gewijzigde wettekst. In de huidige controleverordening is opgenomen dat de accountant de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten alsmede balansmutaties dient vast te stellen. Dit wordt de verantwoordelijkheid van het college. Overeenkomstig de Kadernota Rechtmatigheid dient de Verordening 212 (Financiële verordening) te worden aangepast. In de kadernota staat beschreven welke aanpassingen moeten en kunnen worden verwerkt.

Grondexploitatie De gemeente heeft tijdens de interim-controle aangegeven dat op dit moment een extern behoefteonderzoek wordt uitgevoerd in opdracht van de gemeente specifiek voor de woningbouwsector, dit betreft zowel een kwantitatief als kwalitatief onderzoek. De verwachting is dat het concept-rapport eind december 2021 beschikbaar is. Wij blijven met de gemeente de komende maanden in gesprek over de uitkomsten van het behoefteonderzoek en vervolgstappen. Omtrent de voortgang van de planning en programmering van de grondexploitaties heeft de gemeenten aangegeven dat dit in 2021 naar wens verloopt. De verkopen liggen in lijn dan wel boven de verwachting, het voorgaande geldt voor zowel de woningbouw als de bedrijventerreinen. Rekening houdend met de huidige positieve ontwikkelingen gaat de gemeente bij het actualiseren van de exploitaties de looptijden opnieuw evalueren en mogelijk bijstellen. In het kader van de jaarrekeningcontrole 2021 zullen wij een herijking van het position paper inzake de grondexploitatie ontvangen. Tot slot heeft de gemeenteraad op 9 september 2021 de ontwikkeling van een nieuwe grondexploitatie vastgesteld, namelijk Klaverblad Noordoost. De gemeente wil dit gebied aan de noordzijde van de A7 ontwikkelen tot een bedrijventerrein, zonnepark en natuur inclusieve landbouw.

De komende maanden gaan wij met de gemeente in gesprek om de uitgangspunten van de nieuwe exploitatie af te stemmen. Indien noodzakelijk zullen wij onze vastgoedexperts vragen om mee te kijken met de uitgangspunten omtrent de planning/programmering en de inschatting van de te maken kosten.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/6

Managementsamenvatting Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Onze belangrijkste boodschappen IT-omgeving Het primaire doel van een controle van de jaarrekening is om een verklaring af te geven bij die jaarrekening. Voor deze doeleinden inventariseren wij de IT-omgeving, risico’s en (significante) tekortkomingen op de volgende drie gebieden: •

Toegangsbeveiliging: beheersingsmaatregelen die ervoor zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot de IT-systemen en alleen voor zover deze toegang nodig is voor het uitvoeren van de werkzaamheden uit hun taakomschrijving.

•

Systeemverandering: beheersingsmaatregelen die ervoor zorgen dat alle veranderingen in het IT-systeem moeten worden geautoriseerd en die ervoor zorgen dat de veranderingen effectief getest zijn voor de implementatie.

•

Datacentrum en netwerkactiviteiten: beheersingsmaatregelen die ervoor zorgen dat centrale IT-activiteiten ingepland en gemonitord worden, dat de data kunnen worden hersteld in het geval van falen van het systeem en dat de fysieke toegang tot de IT-systemen effectief beveiligd is.

Als onderdeel van onze jaarrekeningcontrole verkrijgen wij inzicht in de IT-omgeving, risico’s en (significante) tekortkomingen. De lange termijndoelstelling van zowel de gemeente als van ons is om te steunen op de IT-omgeving en op de relevante application controls van de gemeente zodat een effectievere controle (zowel intern als extern) uitgevoerd kan worden. Voorgaande jaren hebben wij de opzet en het bestaan van de GITC’s voor de applicaties Key2Financiën (financiële administratie) en Suite voor Sociaal Domein (zorgadministratie sociaal domein) beoordeeld. De bevindingen en aanbevelingen hebben wij hierover gerapporteerd. In 2021 gaan wij, naast het beoordelen van de (mogelijke) opvolging van de bevindingen en het updaten van de opzet en het bestaan van de GITC’s, samen met de gemeente een volgende stap zetten. Om met elkaar inzicht te krijgen of het mogelijk is om te groeien naar een volledige IT realiance gaan wij dit jaar voor één proces/applicatie de opzet, het bestaan en de werking testen voor één kwartaal. Het proces betreft de indiensttreding en uitdiensttreding van personeel in de betreffende applicatie. Voorgaand jaar was het reeds de gezamenlijke intentie om de werking te testen voor één kwartaal, door diverse omstandigheden vanuit onze zijde heeft dit voorgaand jaar niet plaatsgevonden.

Ten tijde van de interim-controle worden de gesprekken ingepland met de gemeente, de resultaten delen wij tijdig met de ambtelijke organisatie en rapporteren wij in het accountantsverslag 2021.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/7

Managementsamenvatting Managementsamenvatting Bevindingen

Onze belangrijkste boodschappen Onze werkzaamheden met betrekking tot fraude Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie NBA een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien vanVan de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie NBA een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico’s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en moeten bezien of deze maatregelen effectief zijn.

Jaarrekeningcontrole

Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, zal de accountant dit moeten communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, het college en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, de gemeenteraad.

Bijlagen

Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in relatie tot de jaarstukken en op preventieve maatregelen daarbij. Daarnaast gaan wij bij de jaarrekeningcontrole zelfstandig werkzaamheden uitvoeren die erop gericht zijn om de eventuele gevolgen van het risico van het ‘omzeilen’ van de internebeheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van risico’s van fraude, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Frauderisico’s bij de jaarrekeningcontrole De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij de gemeenteraad en het college. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Ten tijde van de interim-controle hebben wij geconstateerd dat de gemeente de frauderisicoanalyse voor 2021 heeft geactualiseerd.

In de frauderisicoanalyse zijn de frauderisico’s beschreven, de bestaande beheersmaatregel en (indien van toepassing) het mogelijke restrisico. De frauderisicoanalyse is onderdeel van een groter geheel bij gemeente Heerenveen, namelijk FraudeBeheersing en – Bestrijding (FBB). Onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, maar richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Op basis van onze uitgevoerde interimwerkzaamheden hebben wij geen aanpassingen aangebracht in onze initiële frauderisicoanalyse die is opgenomen in onze controleaanpak.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/8

02 Bevindingen Interim Controle

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/9

Bevindingen interim-controle Managementsamenvatting Bevindingen

Uitgevoerde werkzaamheden De raad heeft ons opdracht gegeven om de jaarrekeningcontrole van uw gemeente uit te voeren. Een onderdeel van onze controle betreft de interimcontrole, waarbij wij op basis van gesprekken met sleutelfunctionarissen en onderbouwende documentatie de interne beheersing en risicobeheersing van de gemeente Heerenveen beoordelen. Deze beoordeling vindt plaats in het kader van onze jaarrekeningcontrole. Voor een nadere duiding van de reikwijdte van onze werkzaamheden, verwijzen wij naar bijlage A. Onze bevindingen, waarnemingen en aanbevelingen in deze managementletter hebben als doel het college en de directie te ondersteunen in het proces van het voortdurend verbeteren van de interne beheersing en risicobeheersing van gemeente Heerenveen.

Jaarrekeningcontrole Bijlagen

In overeenstemming met onze risico-inschatting, hebben wij de implementatie en/of de effectieve werking van de naar onze mening belangrijkste beheersingsmaatregelen beoordeeld voor de periode die loopt van januari 2021 tot en met oktober 2021 met betrekking tot de volgende processen: • Grondexploitatie • Inkopen en betalingen (waaronder EU-aanbesteden) • Plaatselijke belastingen en heffingen (PLBH) • Uitkeringen • Wmo • Jeugdzorg • Subsidieverstrekkingen • Personeel/salaris • Het proces van financiële verslaggeving inclusief memoriaalboekingen Wij zijn van mening dat de interne beheersing van uw organisatie van voldoende niveau is, voor zover we dat beoordelen in het licht van onze opdracht om de jaarrekening te controleren. Ten tijde van de interim-controle hebben wij geconstateerd dat de toekenning van een uitkering met terugwerkende kracht is ingegaan. Daarnaast hebben wij op basis van de uitgevoerde werkzaamheden van de VIC vastgesteld dat voorgaande toekenning in meerdere gevallen heeft plaatsgevonden. De gemeente heeft aangegeven dat in deze gevallen bij de aanvraag is beoordeeld of sprake is van een verschoonbare reden waarom de aanvraag later is ingediend. Op dit moment is niet inzichtelijk in hoeveel gevallen een toekenning met terugwerkende kracht is ingegaan, daarnaast wordt de onderbouwing van voorgaande beoordeling (‘maatwerk’) niet gedocumenteerd.

Wij hebben begrepen dat bij dergelijke maatwerkoplossingen wel collegiale afstemming plaatsvindt. Om inzicht te krijgen in hoeveel gevallen deze toekenning met terugwerkende kracht heeft plaatsgevonden en ook terecht heeft plaatsgevonden verwachten wij dat de gemeente de volgende werkzaamheden heeft uitgevoerd voor de start van de jaarrekeningcontrole: • De gemeente verkrijgt inzicht in hoeveel gevallen toekenning met terugwerkende kracht is ingegaan. • De gemeente voert een steekproefsgewijze controle uit (VIC) op voorgaande gevallen en beoordeeld of de toekenning terecht met terugwerkende kracht is toegekend.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/10

Bevindingen interim-controle

Managementsamenvatting Bevindingen

Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen. Van elke bevinding hebben wij geëvalueerd of deze bevinding significant is voor onze controle. Een significante bevinding houdt in dat dit ofwel leidt tot een frauderisico ofwel tot een verhoogde kans op een materiële fout in de jaarrekening. Naast onderstaande bevindingen zijn er twee bevindingen die reeds de afgelopen vier jaren zijn gerapporteerd. Dit betreffen twee bevindingen waarvan de gemeente afgelopen jaren en huidig jaar heeft aangegeven geen opvolging te geven aan de daarmee samenhangende aanbevelingen. De gemeente is van mening dat bij de betreffende bevindingen voldoende sprake is van controle en de genoemde resterende risico’s worden daarom laag ingeschat. Dit betreffen geen significante bevindingen, waardoor wij ons kunnen vinden in deze afweging. Voor de volledigheid hebben wij de betreffende bevindingen opgenomen in bijlage B.

Bevinding

Status 2021

Status 2020

1. Uitkeringen – Autorisatie van de ingevoerde normbedragen wordt niet technisch afgedwongen (niet significant)

Jaarrekeningcontrole

2. Tussenrekeningen – Periodieke beoordeling/controle van de tussenrekeningen wordt niet zichtbaar vastgelegd (niet significant)

Bijlagen

4. Investeringskredieten – Geen zichtbare monitoring/toekenningscontrole op investeringskredieten (niet significant)

3. Subsidies – Zichtbare controle op de toetsing van de subsidieaanvragen wordt niet consistent toegepast (niet significant)

5. Uitkeringen – Geen zichtbare inhoudelijke toetsing op toewijzing van uitkeringen (niet significant) 6. Jeugdzorg/Wmo – Geen zichtbare inhoudelijke toetsing op de toekenning van zorg en de voorzieningen (niet significant) 7. Plaatselijke belasting en heffing – Autorisatie van de ingevoerde belastingtarieven wordt niet technisch afgedwongen (niet significant)

n.v.t.

8. Jeugdzorg - Functiescheiding rondom het wijzigen van het bankrekeningnummer wordt niet technisch afgedwongen (significant)

n.v.t.

Legenda: Nieuwe bevinding

Eerder gerapporteerde bevinding; niet (geheel) opgelost

Bevinding opgelost/beheersing voldoende

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/11

1. Uitkeringen – Autorisatie van de ingevoerde normbedragen wordt niet technisch afgedwongen Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Bevinding (eerste jaar van observatie: 2020)

Jaarlijks worden de normbedragen, zoals vastgesteld en gedeeld door de Rijksoverheid, ingevoerd GWS Suite4Inkomen (uitkeringsadministratie). De vastgestelde normbedragen worden ingevoerd door de applicatiebeheerder en de invoer wordt gecontroleerd door een tweede functionaris (functioneel beheerder). Ten tijde van de interim-controle hebben wij geconstateerd dat de invoer en de controle (4-ogen principe) op een hardcopy document zichtbaar wordt gemaakt aan de hand van vinkjes bij de betreffende normbedragen. De collegiale controle wordt echter niet technisch afgedwongen in GWS en de applicatiebeheerder heeft de mogelijkheid om de normbedragen tussentijds aan te passen. Risico

Het risico bestaat dat de ingevoerde normbedragen onjuist zijn ingevoerd en dat dat niet wordt ontdekt en dat de verstrekte uitkeringen niet conform de vastgestelde normbedragen zijn verstrekt. Aanbeveling

Wij adviseren de gemeente om het 4-ogen principe technisch af te dwingen in GWS Suite4Inkomen, op deze wijze wordt in de applicatie gewaarborgd dat de ingevoerde normbedragen gecontroleerd en geautoriseerd worden. Status 2021

Wij hebben vastgesteld dat de gemeente contact heeft opgenomen met de software aanbieder (Centric). Uit de reactie van Centric blijkt dat de technische afdwingbaarheid van het 4-ogen principe niet mogelijk is binnen de applicatie. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat de gemeente de invoer en controle (4-ogen principe) van de normbedragen op een hardcopy document zichtbaar vastlegt. Op basis van de inspanningen van de gemeente en de reactie van de software aanbieder vervalt de bevinding en hebben wij bevinding weergegeven als ‘opgelost’.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/12

2. Tussenrekeningen – Periodieke beoordeling/controle van de tussenrekeningen wordt niet zichtbaar vastgelegd. Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Bevinding (eerste jaar van observatie: 2020)

Tussenrekeningen worden periodiek (per kwartaal) gecontroleerd door de Senior adviseurs Financiën & Control en/of de Senior medewerker Financiën & Control. De controle van de tussenrekeningen ziet toe op het controleren of een positie al is geboekt in de financiële administratie en verwerkt dient te worden op de tussenrekening. Verder wordt beoordeeld of de positie nog gerealiseerd kan worden aan de hand van onderliggende documentatie/verwachtingen. De medewerkers hanteren geen vast format, maar bepalen zelf hoe de controle wordt uitgevoerd en wat er gecontroleerd wordt. Ten tijde van de interim-controle hebben wij geconstateerd dat de periodieke controle niet wordt vastgelegd. Risico

Het risico bestaat dat de opgestelde tussentijdse rapportages niet juist danwel volledig zijn, omdat de afwegingen van het beoordelen en opschonen van de tussenrekeningen niet zichtbaar zijn. Aanbeveling

Wij adviseren de gemeente om de periodieke controle op de tussenrekeningen onderbouwd vast te leggen. Door de periodieke controle vast te leggen aan de hand van een checklist kan de gemeente waarborgen dat alle controles hebben plaatgevonden en alle verplichtingen zijn opgenomen. Status 2021

De gemeente heeft voorgaand jaar aangegeven de aanbeveling op te pakken en het proces van tussenrekeningen meer (zichtbaar) beheersmatig in te richten. Ten tijde van de interim-controle hebben wij geconstateerd dat de opvolging van de aanbeveling nog niet is gerealiseerd en onderhanden is. De gemeente is bezig om de periodieke beoordeling/controle procesmatig in te richten en verwacht dat dit bij de start van de jaarrekeningcontrole 2021 is gerealiseerd. Gezien voorstaande blijft de bevinding voor 2021 van toepassing. Reactie management gemeente Heerenveen

Het meer (zichtbaar) beheersmatig inrichten van dit proces is onderhanden. Dit wordt gedaan door een eenduidige wijze van controle en vervolgens het vastleggen van een periodieke totaalcontrole. De periodieke en zichtbare beoordeling/controle is bij de start van de jaarrekeningcontrole gerealiseerd.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/13

3. Subsidies - Zichtbare controle op de toetsing van de subsidieaanvragen wordt niet consistent toegepast Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Bevinding (eerste jaar van observatie: 2019)

De aanvraag voor een subsidietoekenning c.q. vaststelling dient te worden getoetst aan de subsidieverordening. De subsidies worden middels een checklist zichtbaar getoetst aan de subsidieverordening. Vervolgens voert de subsidie-coördinator een steekproefsgewijze (1 op 10) eindcontrole uit of de checklist juist en volledig is ingevuld. Hiermee stelt de subsidie-coördinator vast of de subsidieverstrekking rechtmatig heeft plaatsgevonden. Wij hebben niet kunnen vaststellen dat de steekproefsgewijze controle op de structurele subsidie heeft plaatsgevonden, aangezien deze niet (in alle gevallen) zichtbaar wordt gedocumenteerd. Risico

Het risico bestaat dat een subsidie onrechtmatig wordt toegekend en/of vastgesteld omdat niet is vastgesteld dat is getoetst aan de subsidieverordening. Aanbeveling

Wij adviseren de gemeente om de steekproefsgewijze controle (1 op 10) consistent toe passen en zichtbaar te documenteren. Middels deze controleslag wordt gewaarborgd dat de subsidie aanvragen niet definitief worden toegekend alvorens een toetsing aan de subsidieverordening zichtbaar heeft plaatsgevonden. Daarnaast adviseren wij ook om de toetsing en steekproefsgewijze controle technisch af te dwingen in de applicatie voor subsidies. Hiermee voorkomt de gemeente in de toekomst dat de toetsing en steekproefsgewijze controle niet worden uitgevoerd. Status 2021

In 2021 is het nieuwe subsidievolgsysteem (Van Gilde BT) in gebruik genomen voor de jaarlijkse subsidieaanvragen 2022. De aanvragen voor de subsidievaststellingen 2020 zijn ook verlopen via het nieuwe systeem, de afhandeling vindt echter nog plaats op de oude wijze. Het nieuwe systeem wordt in delen geïmplementeerd, de consistente en zichtbare eindcontrole wordt op dit moment nog niet gewaarborgd en uitgevoerd in het nieuwe subsidievolgsysteem. De gemeente gaat in overleg met de softwareleverancier of de eindcontrole zichtbaar en consistent geïmplementeerd kan worden. Gezien voorstaande blijft de bevinding voor 2021 van toepassing. Reactie management gemeente Heerenveen

Het digitale systeem wordt gefaseerd ingevoerd. De jaarlijkse subsidies zitten er in, volgende stap is o.a. het invoeren van de eenmalige subsidies en inbouwen van het controlesysteem.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/14

4. Investeringskredieten - Geen zichtbare monitoring/toekenningscontrole op investeringskredieten Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Bevinding (eerste jaar van observatie: 2019)

Toewijzing van investeringsfacturen aan een activum/investeringskrediet vindt plaats door een financieel medewerker en goedkeuring door de verantwoordelijke budgethouder. Het is de verantwoordelijkheid van de budgethouder dat de kosten op het juiste krediet worden verantwoord. Bij het opmaken van de verzamelbesluiten, viermaal per jaar, beoordeelt de gemeente de investeringskredieten op mogelijke overschrijdingen. Door middel van de verzamelbesluiten worden de afwijkingen voorgelegd aan de raad. De financieel consulenten controleren globaal of de kosten op de juiste grootboeken/kredieten zijn geboekt, maar hier is geen formeel proces voor. Risico

Door het ontbreken van een (zichtbare) controle ontstaat het risico dat onrechtmatige (over)boekingen plaatsvinden inzake investeringskredieten. Aanbeveling

Wij adviseren de gemeente periodiek, bijvoorbeeld eens per kwartaal, een zichtbare steekproefsgewijze controle uit te voeren op de verantwoorde investeringen op de kredieten. Bij deze controle dient de gemeente vast te stellen dat de kosten op het juiste krediet zijn verantwoord. Hierbij heeft een risicogerichte aanpak de voorkeur waarbij de focus ligt op kredieten van budgethouders die meerdere kredieten beheren. Status 2021

De gemeente heeft voorgaand jaar aangegeven de aanbeveling op te pakken door middel van het uitvoeren van een periodieke (2x per jaar) steekproefsgewijze ‘zichtbare’ controle en analyse op de investeringskredieten. Ten tijde van de interim-controle hebben wij geconstateerd dat de opvolging van de aanbeveling nog niet is gerealiseerd vanwege het professionaliseren van het begrotingsproces. De gemeente is voornemens om de controle in het laatste kwartaal 2021 uit te voeren en in 2022 de controle tweemaal per jaar uit te voeren. Gezien voorstaande blijft de bevinding voor 2021 van toepassing. Reactie management gemeente Heerenveen

Het aanvragen van nieuwe investeringskredieten hebben we nu vastgelegd in een proces, zie bijlagen. Toetsing op en vastlegging van nieuwe investeringen vindt hierdoor zichtbaar plaats (controle in de lijn). Dit betreft een inhoudelijke controle op de juiste stuurgegevens (BBV, financiële verordening, IV3 en fiscaal), alsmede op aanwezigheid onderliggende besluitvorming (bijv. krediet vanuit investeringsplanning of afzonderlijk raadsbesluit). Onrechtmatige kredietaanvragen en onjuiste afschrijvings- termijnen en bedragen e.d. gaan we hiermee voorkomen. Voor de jaarrekeningcontrole wordt een steekproefsgewijze ‘zichtbare’ controle op de investeringskredieten uitgevoerd. © 2022 Deloitte The Netherlands

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/15

5. Uitkeringen - Geen zichtbare inhoudelijke toetsing op toewijzing van uitkeringen Managementsamenvatting Bevindingen

Bevinding (eerste jaar van observatie: 2017)

Wij hebben geconstateerd dat er geen zichtbare inhoudelijke toetsing plaatsvindt op de (rechtmatige) toekenning van de uitkeringen (participatiewet). De gemeente voert wel periodieke verbijzonderde interne controle uit om vast te stellen of de verstrekkingen juist en rechtmatig hebben plaatsgevonden. Deze werkzaamheden betreffen echter een toetsing achteraf. Risico

Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Uw organisatie loopt hiermee het risico dat de uitkeringen onrechtmatig worden verstrekt. Aanbeveling

Wij adviseren de gemeente om in het proces een collegiale toetsing op de toekenning van de uitkeringen in te voeren, zodat in de lijn gewaarborgd wordt dat uitkeringen en zorgvoorzieningen rechtmatig worden verstrekt. Zolang bovenstaande aanbeveling nog niet is verwerkt in de lijn adviseren wij u om toekenningen (steekproefsgewijs) zichtbaar collegiaal te laten toetsen. Indien bevindingen voortkomen uit de collegiale toetsing adviseren wij om de frequentie van collegiale toetsing te verhogen. Status 2021

De gemeente heeft voorgaande jaren aangegeven de aanbeveling op te pakken. Op basis van onze werkzaamheden ten tijde van de huidige interim-controle hebben wij geconstateerd dat de opvolging van de aanbevelingen nog niet zijn gerealiseerd. De gemeente heeft wel concrete stappen ondernomen in 2021 om tot opvolging te komen. Hierbij is de verwachting dat per 2022 een toetsing wordt geïmplementeerd middels certificering. Gezien de opvolging in 2021 nog niet is geïmplementeerd is de bevinding nog van toepassing. Reactie management gemeente Heerenveen

De gemeente Heerenveen heeft in april 2021 een project opgestart inzake proces-en kwaliteitsverbetering binnen het Sociaal Domein. Vanuit dat project is gedurende 2021 – samen met de collega’s van de VIC – gewerkt aan een ‘kwaliteitsplan Sociaal Domein’, inclusief een visie op control voor het sociaal domein. Vanuit deze gedachte en gelet op de eerdere aanbevelingen is dit jaar eerst prioriteit gegeven aan het achteraf steekproefsgewijs controleren van toekenningen binnen de uitkeringen, de Wmo en Jeugdzorg. Met de invoering van de verdere kwaliteitstoetsing wordt in 2022 invulling gegeven aan het 4-ogen principe binnen de afdeling MO.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/16

6. Jeugdzorg/Wmo - Geen zichtbare inhoudelijke toetsing op de toekenning van de zorg Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Bevinding (eerste jaar van observatie: 2017)

Wij hebben geconstateerd dat er geen zichtbare inhoudelijke toetsing plaatsvindt op de (rechtmatige) toekenning van de zorg en/of voorzieningen (Jeugdzorg en Wmo). De gemeente voert wel periodieke verbijzonderde interne controle uit om vast te stellen of de verstrekkingen juist en rechtmatig hebben plaatsgevonden. Deze werkzaamheden betreffen echter een toetsing achteraf. Risico

Uw organisatie loopt hiermee het risico dat de zorg en/of voorzieningen onrechtmatig worden verstrekt. Aanbeveling

Wij adviseren de gemeente om in het proces een collegiale toetsing op de toekenning in te voeren, zodat in de lijn gewaarborgd wordt dat de zorgvoorzieningen rechtmatig worden verstrekt. Zolang bovenstaande aanbeveling nog niet is verwerkt in de lijn adviseren wij u om toekenningen (steekproefsgewijs) zichtbaar collegiaal te laten toetsen. Indien bevindingen voortkomen uit de collegiale toetsing adviseren wij om de frequentie van collegiale toetsing te verhogen. Status 2021

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/17

7. Plaatselijke belastingen en Heffingen - Autorisatie van de ingevoerde belastingtarieven wordt niet technisch afgedwongen Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole

Bevinding (eerste jaar van observatie: 2021)

Jaarlijks worden de belastingtarieven, zoals vastgesteld door de gemeenteraad, ingevoerd in de belastingapplicatie (VRiS). De tarieven worden ingevoerd door een medewerker belastingen en de invoer wordt gecontroleerd (gelocked) door een tweede functionaris (teamleider belastingen). Ten tijde van de interim-controle hebben wij geconstateerd dat de invoer en controle (vier-ogen principe) op een hardcopy document zichtbaar wordt gemaakt aan de hand van ‘vinkjes’ bij de betreffende tarieven. De collegiale controle wordt echter niet technisch afgedwongen in VRiS en de medewerkers hebben de mogelijkheid om de tarieven tussentijds (tot het moment dat de eerste aanslag gemaakt wordt) aan te passen. In het eerste kwartaal vindt wel een controle achteraf plaats door de VIC, waarbij onder andere aandacht is voor de juiste toepassing van de belastingtarieven. Risico

Bijlagen

Uw organisatie loopt hiermee het risico dat na controle van de belastingtarieven deze onrechtmatig worden aangepast en dat de tarieven hierdoor niet aansluiten met de vastgestelde belastingverordeningen. Aanbeveling

Wij adviseren de gemeente om het vier-ogen principe technisch af te dwingen in de belastingapplicatie VRiS. Op deze wijze wordt in de applicatie gewaarborgd dat de ingevoerde tarieven gecontroleerd en geautoriseerd worden. Reactie management gemeente Heerenveen

De vraag inzake het technisch afdwingen is direct bij de leverancier van VRiS neergelegd. Tot die tijd vinden er extra controles plaats om te borgen dat de juiste tarieven worden gehanteerd.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/18

8. Jeugdzorg - Functiescheiding rondom het wijzigen van het bankrekeningnummer wordt niet technisch afgedwongen Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole

Bevinding (eerste jaar van observatie: 2021)

Voor het muteren van een bankrekeningnummer hebben wij ten tijde van de interim-controle geconstateerd dat een medewerker van de afdeling Jeugd & Gezin een Topdesk-ticket dient aan te vragen bij de functioneel beheerder. De functioneel beheerder verwerkt de mutatie, waarna de Topdesk-ticket retour wordt gestuurd naar de afdeling Jeugd & Gezien voor controle en akkoord. Wij hebben geconstateerd dat voorgaande controle en accordering niet technisch wordt afgedwongen in de applicatie MensCentraal PDC waardoor het risico ontstaat dat een bankrekeningnummer onjuist danwel onterecht wordt gewijzigd in de applicatie. Risico

Het risico is aanwezig dat er onrechtmatige betalingen plaatsvinden. Aanbeveling

Bijlagen

Gelet op het belang van het hebben van toereikende functiescheiding in het wijzigingen van bankrekeningnummers bevelen wij aan: • Om een wederzijdse controle (muteren en autorisatie) technisch af te dwingen in MensCentraal PDC. • Om op basis van logging te identificeren welke users de bankrekeningnummers hebben gewijzigd en vervolgens hier een controle op uit te voeren. Reactie management gemeente Heerenveen

In de nieuwe autorisatiematrix is deze functiescheiding actief geworden en is het daarmee technisch afgedwongen. Wijzigingen in de PDC inhoudelijk worden gelogd volgens Lost Lemon. Dan gaat het om het creëren van gegevens, het wijzigen of verwijderen. Raadplegen wordt niet gelogd. Er is een scherm (autorisatiematrix bepaald wie hierin mogen kijken) waarin de loggegevens opgevraagd kunnen worden. Er is intern nog niet besloten of loggen gaat plaatsvinden. De laatste fase van het inrichten van het systeem is aangebroken en komend jaar gaan we de werkprocessen na en komt ook de vraag van loggen aan de orde.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/19

03 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/20

Aandachtspunten voor de jaarrekening 2021 Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Tekst

Planning

Prioriteiten van de jaarrekening

Het schema van de jaarrekeningcontrole ziet er als volgt uit:

Zoals u van ons gewend bent, delen wij jaarlijks de speerpunten van de jaarrekeningcontrole met u. Wij verwachten dat de gemeente net als ons onder andere prioriteit zal geven aan de onderstaande (speer)punten:

Periode

Activiteit

Week 50, week 5 en week 6

Voorcontroles (betreft diverse dagen om voorcontroles uit te voeren voor o.a. EU aanbesteding en diverse balansposten)

Weken 11 en 12

Uitvoering controle (controleteam volledig beschikbaar)

Week 14

Terugkomdagen controle (afronding)

April 2022

Bespreking accountantsverslag ambtelijk

Mei 2022

Bespreking accountantsverslag bestuurlijk

25 mei 2022

Bespreking accountantsverslag auditcommissie

• •

•

• •

Onderbouwing van de grondexploitaties inclusief een intern controleverslag (position paper) omtrent de interne toets van de waardering van de grondexploitaties. Onderbouwing van de voorzieningen inclusief een intern controleverslag (position paper) omtrent de interne toets van de waar-dering van de voorzieningen. Specifiek herijking van beheerplan voorziening groot onderhoud. Verantwoording sociaal domein: wij verwachten het ingevulde format voor de bepaling van de balanspositie, inclusief productieverantwoordingen, cliënttevredenheidsonderzoeken en dossiercontroles. Onderbouwing begrotingsrechtmatigheid aan de hand van de kadernota rechtmatigheid (programma’s en kredieten). Opsteldossier SiSa-bijlage, inclusief zichtbare inhoudelijke toetsing vooraf. Impact- & risicoanalyse COVID-19. Onderbouwing rondom de volledigheid en juistheid van de conversie van de Jeugdzorgapplicatie (MensCentraal PDC), inclusief de relevante aansluitingen.

Om de afspraken na te komen en rapportages tijdig beschikbaar te hebben, is het noodzakelijk dat wij bij de start van de controle beschikken over een volledig en kwalitatief hoogwaardig balansdossier, dat intern is beoordeeld door de gemeente.

• •

Mochten er gedurende het proces omstandigheden zijn die het noodzakelijk maken dat bovenstaande afspraken worden herzien, dan zullen wij in overleg met uw organisatie nieuwe afspraken met maken.

Gebruik maken van de hulpmiddelen Het college van de gemeente Heerenveen is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening. Om een goede invulling te geven aan deze verantwoordelijkheid, bieden wij u jaarlijks diverse hulpmiddelen aan. Deze hulpmiddelen betreffen: • Checklist jaarverslaggeving • SiSa-werklijsten • Het handboek gemeenten • Format position paper grondexploitaties • Format position paper voorzieningen • Format sociaal domein • Format uitwerking EU-Aanbesteding

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/21

04 Bijlagen

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/22

Bijlage A: Opdracht en reikwijdte controle Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Opdracht en reikwijdte controle Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controleinformatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2021, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van gemeente Heerenveen, met inachtneming van de voorschriften uit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De jaarrekeningcontrole bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en het testen van de interne controle die is gerelateerd aan en relevant is voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne controleomgeving die relevant is voor ons oordeel over de jaarrekening. Dit rapport is gebaseerd op onze interim-werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole 2021. Onze controlewerkzaamheden strekken niet verder dan noodzakelijk om een oordeel af te geven over de jaarrekening van 2021. De controle is daarom primair gericht op de aandachtsgebieden die door de accountant als relevant zijn beoordeeld voor de jaarrekeningcontrole. Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude.

Indien wij aangesteld zouden zijn om fraudeonderzoek uit te

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/23

Bijlage B: Bevinding zonder opvolging Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

1. Aanbestedingen - Geen interne controles in het aanbestedingsproces Observatie De inkoop is in de gemeente Heerenveen decentraal georganiseerd. Elk team is verantwoordelijk voor de organisatie van de eigen inkopen en aanbestedingen. Leidend in de inkopen is het mandaatbesluit dat hierover gaat. Bij een inkoop boven € 40.000 dient door de inkopende partij een melding gemaakt te worden bij de inkoop-adviseurs. Dit wordt echter niet technisch afgedwongen. Door de inkoopadviseur wordt éénmaal per jaar ten tijde van de jaarrekeningcontrole een analyse gemaakt op crediteurenniveau en wordt de rechtmatigheid van de aanbesteding getoetst. Ook maakt de gemeente gebruik van een contractenregister (Octopus)/aanbestedingskalander en worden de inkopen periodiek beoordeeld op de aanmelding daarvan bij de inkoopadviseurs. Indien dit niet het geval is, worden de verantwoordelijke afdelingen hierop aangesproken. Echter dit betreft een toets achteraf, welke niet in het proces zelf is ingericht. Risico De gemeente loopt het risico dat aanbestedingen niet voldoen aan (Europese) wet- en regelgeving. Aanbeveling Wij adviseren u om de volgende maatregelen toe te voegen aan de bestaande beheersing: 1.

Het uitvoeren van een tussentijdse analyse op alle inkopen > € 40.000 en/of deze gemeld zijn bij de inkoopadviseurs; deze analyse dient maandelijks uitgevoerd te worden, zodat tijdig bijgestuurd kan worden.

Het technisch afdwingen van het gebruik van een inkoopformulier alvorens de inkopen plaatsvinden.

Indien uw gemeente bovenstaande aanbevelingen implementeert verkleint uw gemeente het risico op onrechtmatigheden en is de gemeente meer ‘in control’. Onze werkzaamheden kunnen wij vervolgens ook hierop aansluiten. Meer controle in het proces dan een controle achteraf. Reactie management voorgaande jaren De controle is nu op hoofdlijnen geregeld door middel van inkoopprogramma’s aan de voorkant en inkoopcontrol aan de achterkant. Het door de accountant genoemde risico zit dan ook in de marges. Dit is een voor de Heerenveense situatie passende controle.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/24

Bijlage B: Bevinding zonder opvolging Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

2. Lonen & Salarissen - Onvoldoende zichtbare controle op de aanlevering door ADP voor betaling van salarissen Observatie Bij dit proces hebben wij 2 opmerkingen geconstateerd: 1.

De eerste opmerking betreft de ingerichte controles op mutaties. Dit betreft een wederzijdse controle door medewerkers van de salarisadministratie. Deze controles worden niet technisch afgedwongen, en zijn daarmee niet geheel sluitend.

De tweede opmerking betreft de steekproefsgewijze controle op de betaaladvieslijst. Het is nu niet zichtbaar wie welke onderdelen specifiek heeft gecontroleerd aan de hand van welke informatie.

Risico Het risico bestaat dat de verwerking van de mutaties niet juist of volledig plaatsvindt, waardoor de lonen en salarissen onjuist worden uitbetaald. Aanbeveling Gelet op het belang van het hebben van een adequaat georganiseerd personeelsinformatiesysteem, bevelen wij aan: 1.

Om bij uw salarisverwerker maandelijks een mutatieverslag of standenregister op te vragen, waarop alle mutaties ten opzichte van de vorige periode zichtbaar zijn. Aan de hand van dit mutatieverslag of standenregister en de door u ingediende mutatieformulieren kan de medewerker een volledige controle uitvoeren op de juiste en volledige verwerking van de mutaties.

Wij adviseren u tevens om de maandelijkse betaalopdrachten van ADP zichtbaar steekproefsgewijs te controleren zodat duidelijk is wie welke onderdelen heeft gecontroleerd aan de hand van welke informatie.

Het technisch afdwingen van de ingerichte wederzijdse controles door de medewerkers van de salarisadministratie.

Indien uw gemeente bovenstaande aanbevelingen implementeert verkleint uw gemeente het risico op onjuistheden in de lonen en salarissen en is de gemeente meer ‘in control’. Ook onze werkzaamheden kunnen wij vervolgens hierop aansluiten. Meer controle in het proces dan achteraf. Reactie management voorgaande jaren Het proces personele kosten is de afgelopen jaren sterk verbeterd. Om volledige sluitendheid te bereiken, zijn onevenredig extra inspanningen nodig die niet in verhouding staan tot het risico. De huidige werkwijze is vooralsnog een voor de Heerenveense situatie passende controle. In het kader van het project “Optimalisatie HR processen” zullen we echter de aanbevelingen opnieuw in overweging nemen. © 2022 Deloitte The Netherlands

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/25

Bijlage C: De belangrijkste actualiteiten voor de jaarrekening 2021 Effecten COVID-19

Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

COVID-19 heeft nog altijd een belangrijke invloed op onze samenleving. Ook de gemeente Heerenveen ondervindt de gevolgen van dit virus. Tijdens de interim-controle hebben wij samen met uw medewerkers stilgestaan bij de gevolgen voor enerzijds de processen binnen uw organisatie (zijn processen veranderd doordat de medewerkers op afstand werken) en anderzijds de jaarrekening en de controle daarop. Op basis van de gesprekken die wij hebben gevoerd, constateren wij dat de impact als gevolg van het thuiswerken beperkt is, onder andere doordat de processen al grotendeels digitaal plaatsvonden en personeel al flexibel werkte vóór de coronacrisis. In dit onderdeel van de managementletter beschrijven wij de impact op de jaarrekening en op onze controle. #1 Tozo-regeling Eén van de maatregelen die het kabinet gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Deze regeling vult het inkomen van zelfstandige ondernemers aan tot het sociaal minimum indien dit door de coronacrisis onder het sociaal minimum daalt. In 2020 zijn de Tozo-regelingen 1.0 en 2.0 afgerond en via de SiSa-bijlage aan het ministerie verantwoord. Tozo 3.0 is gestart op 1 oktober 2020 en loopt door tot 1 april 2021. Tozo 4.0 is in werking getreden per 1 april 2021 en liep af op 1 juli 2021.

De laatste Tozo periode (Tozo 5.0) is aangevangen op 1 juli 2021 en heeft een looptijd tot 1 oktober 2021. Het uitvoeren van Tozo is een taak van de gemeenten. Uw gemeente heeft in hoofdzaak twee categorieën kosten: uitkeringskosten en uitvoeringskosten. Het Rijk vergoedt in beginsel alle kosten die de gemeenten moeten maken. De Tozo-regeling leidt hierdoor tot een last in de jaarrekening, met daar tegenover de rijksvergoeding. De verantwoording over de bestedingen vindt net als over 2020 plaats via de SiSa-bijlage in de jaarrekening. De rechtmatigheidseisen in Tozo vormen het uitgangspunt voor het normenkader waaraan de in- en de externe accountant toetsen. U hebt het uitvoeren van de Tozo-regeling uitbesteed aan het samenwerkingsverband Bureau Zelfstandigenloket (onderdeel gemeente Leeuwarden), waarmee uw medewerkers reeds afspraken hebben gemaakt over het opleveren van de tussentijdse controles en de SiSa-verantwoording. Daarnaast zijn wij samen met uw gemeente bezig om auditinstructies op te stellen inzake de verantwoording over en de controle op de verantwoording van het Bureau Zelfstandigenloket over 2021. Wij hebben tijdens de interim-controle reeds afstemming gehad met de accountant van gemeente Leeuwarden. #2 Waarborgen en garanties In het kader van onze interim-controle is gesproken over de waarborgen en garanties.

De gemeente beoordeelt jaarlijks welke waarborgen en garantstellingen zijn verstrekt voor opname in het overzicht van waarborgen en garantstellingen in de jaarstukken. Wij verzoeken u om ook voor 2021 een analyse uit te voeren op de instellingen (zoals woningbouwcorporaties, sportverenigingen en culturele instellingen), met daarin een uiteenzetting van de impact van COVID-19 de kredietwaardigheid van de betreffende instelling voor het komende jaar en daarmee de inschatting van de mogelijke financiële risico’s die de gemeente loopt in geval aanspraak wordt gedaan op een verstrekte garantie.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/26

Bijlage C: De belangrijkste actualiteiten voor de jaarrekening 2021 Wet Normering Topinkomens

Managementsamenvatting Bevindingen

Belangrijkste wijzigingen in wet- en regelgeving Voor 2021 bedraagt de algemene maximale bezoldigingsnorm voor topfunctionarissen in dienstbetrekking € 209.000 per jaar op fulltime basis (2020: € 201.000). Daarnaast zijn ook de bezoldigingsmaxima voor topfunctionarissen buiten dienstbetrekking geïndexeerd De eerste twaalf kalendermaanden mag de bezoldiging voor een topfunctionaris buiten dienstbetrekking niet meer bedragen dan de som van € 27.000 per maand voor de eerste zes kalendermaanden en € 21.000 per maand voor de volgende zes kalendermaanden waarin de functie wordt vervuld. Daarnaast bedraagt het maximale uurtarief vanaf 2021 voor de eerste twaalf kalendermaanden € 199. De WNT wijzigt met enige regelmaat. In de Uitvoeringsregeling 2021 zijn de volgende de volgende wijzigingen opgenomen.

Jaarrekeningcontrole

• •

Bijlagen

• •

Er wordt verduidelijkt dat openbaarbaarmaking op grond van de WNT niet alleen op topfunctionarissen van toepassing is maar tevens op overige functionarissen (niet-topfunctionarissen) van wie de bezoldiging op grond van de WNT openbaar moet worden gemaakt vanwege overschrijding van het WNT-bezoldigingsmaximum. Om misverstanden te voorkomen zijn enkele bepalingen toegevoegd om te verduidelijken dat in enkele gevallen een afwijkend van het voor de WNT-instelling geldende algemeen bezoldigingsmaximum is toegestaan. In verband met de privacy van een functionaris (niet zijnde een topfunctionaris) die boven het algemeen bezoldigingsmaximum bezoldigd wordt, wordt van deze functionaris bij de openbaarmaking voortaan een vermelding van de functie vereist en niet langer de vermelding van de begin- en einddatum van de vervulling van de functie.

Op basis van de Uitvoeringsregeling WNT wordt onder voorwaarden de afkoop van een deel van de (boven)wettelijke vakantiedagen niet tot de WNT bezoldiging gerekend Eerst was deze passage enkel van toepassing op topfunctionarissen, maar dit is nu verruimd naar reguliere functionarissen Dit betekent dat ook voor niet topfunctionarissen gebruik kan worden gemaakt van deze uitzondering Dit heeft dus invloed op het vaststellen van de hoogte van de bezoldiging in het kader van een mogelijke publicatieplicht bij overschrijding van het algemeen bezoldigingsmaximum.

Wij verwachten overigens dat bovenstaande wijzigingen in wet- en regelgeving slechts beperkte impact hebben op de WNT-verantwoording van de gemeente Heerenveen. Topfunctionaris binnen LMB bij waarneming (artikel 4 Beleidsregels WNT) De wet bepaalt wie als topfunctionaris wordt aangemerkt bij organisaties waarover ministers financiële verantwoording afleggen, provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen voor beroep en bedrijf. Indien de functie van topfunctionaris wordt waargenomen op basis van een formele aanwijzing of formeel besluit, wordt de waarnemende topfunctionaris voor de duur van de waarneming eveneens aangemerkt als topfunctionaris. Met uw medewerkers hebben wij afgestemd dat wij de controle van de WNT-verantwoording vroegtijdig in het proces (tijdens de voorcontroles) uit te voeren om de druk uit de jaarrekeningperiode te halen. De uitvraag hebben wij reeds opgenomen in de lijst met op te leveren stukken.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2021

2201155870/TMO/27

This report has been prepared solely for the use of the Audit Committee, Supervisory Board and Executive Board of gemeente Heerenveen and should not be distributed or quoted in whole or in part without our prior written consent. No responsibility to any third party is accepted as the report has not been prepared for, and is not intended for, any other purpose. As a consequence, we do not assume any liability or duty of care to any other person to whom this report is shown or into whose hands it may come. The matters raised in this report are those which have come to our attention as a result of our audit and are those that we believe we need to bring to your attention. They are not a comprehensive record of all the matters arising and in particular we cannot be held responsible for reporting all Risks in the business or all internal control weaknesses. Any conclusion, opinion or comments expressed herein are provided within the context of our opinion on the financial statements as a whole, which will be expressed in our auditor’s report. Similarly, the comments, observations and recommendations involving systems and procedures should not be read as an opinion on the internal control structure and its operation. Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu, a UK Private Company limited by guarantee, and its network of member firms.

Neither Deloitte Touche Tohmatsu nor any of its member firms has any liability for each other's acts or omissions. Each of the member firms is a separate and independent legal entity operating under the names of "Deloitte", "Deloitte & Touche", "Deloitte Touche Tohmatsu", or other related names. © 2022 Deloitte Accountants B.V. All rights reserved. Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Heerenveen&id=7a601a7d-abac-4f84-8e74-24a4bd344a39