Inkoopmonitor 2020

Inkoopmonitor

Inhoudsopgave

Inkoopmonitor 2020

Gids proportionaliteit

4

Inkoopomvang

5

Verbeterbare inkoop

6

Aantal inkooptrajecten

8

Lokale/ regionale economie

9

Social return

11

Groot bedrijf/ midden en klein bedrijf

12

Duurzaamheid

13

Circulair inkopen

14

Pagina | 2

Voorwoord

Beste raad, Hierbij bieden wij u de inkoopmonitor 2020 aan. Deze monitor verschaft inzicht in de inkoop prestaties van de gemeente Heerenveen. Social return is inmiddels een vast onderdeel binnen de inkooptrajecten. Daarnaast is er veel oog voor het bieden van kansen voor Lokale/ regionale ondernemers en Midden- en KleinBedrijf (MKB). Ondernemers moeten gelijke kansen krijgen, maar wij houden bij onze inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Bij nationale- en Europese aanbestedingsprocedures wordt er, indien doelmatig, met percelen gewerkt. Dit om de kansen van het midden- en kleinbedrijf in het algemeen en mogelijk ook van het lokale en regionale midden- en kleinbedrijf te vergroten. Er worden proportionele selectie en gunningscriteria gesteld zodat bedrijven uit het MKB ook aan “grotere” aanbestedingen deel kunnen nemen. Zoals uit de inkoopmonitor blijkt is er voor een groot deel ingekocht bij leveranciers uit de regio. In 2020 hebben wij ook stappen gezet met circulair inkopen. Maatschappelijk verantwoord en circulair inkopen is de toekomst en daarom willen wij in 2021 dit verder ontwikkelen. De Friese overheden zijn in 2019 een unieke samenwerking aangegaan om aan de slag te gaan om circulair in te kopen.

Provincie, gemeenten, Wetterskip, Rijkswaterstaat Noord en de Veiligheidsregio zetten zich in om in verschillende stappen, uiterlijk in 2035 100% circulair te gaan inkopen. Circulariteit moet een vanzelfsprekend onderdeel worden van de eigen werkwijze van de gemeente. De gemeente is een belangrijke opdrachtgever die allerlei producten en diensten inkoopt. Het inkoopbeleid van de gemeente is daarom een belangrijke schakel in het verduurzamen van de eigen organisatie en in de voorbeeldfunctie die de gemeente zich tot doel heeft gesteld.

Het college van burgemeester en wethouders van Heerenveen,

de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

Jeroen van Leeuwestijn

Tjeerd van der Zwan

Inkoopmonitor 2020

Pagina | 3

1.

Gids proportionaliteit

De Gids proportionaliteit geeft aan de hand van bedragen aan welke procedure gehanteerd moet worden.

De inkoopmonitor gaat over procedures vanaf ≥ € 40.000 die bij Inkoop van het team Juridische zaken en Inkoop worden gemeld door het invullen van het inkoopformulier. De uitvoering van enkelvoudige procedures ligt bij de (vak)afdeling. Europese-, nationale- én meervoudig (onderhandse) aanbestedingen worden door de materiedeskundige van de afdeling samen met de inkoopadviseur uitgevoerd te worden.

Inkoopmonitor 2020

Pagina | 4

2.

Inkoopomvang

Onderstaande afbeelding toont in geld het totale inkoopvolume over 2020.

€ 1.378.328

€ 3.957.785

Beheerste inkoop Verbeterbare inkoop Beheersing ondoelmatig € 61.113.331

De afbeelding is ingericht naar:  Beheerste inkoop: het totale inkoopvolume minus de verbeterbare inkoop en de beheersing ondoelmatig. Dit inkoopvolume is door het team Juridische zaken en Inkoop begeleid en daarmee in overeenstemming met de vastgestelde kaders;  Verbeterbare inkoop: inkoopvolume dat niet door het team Juridische zaken en inkoop is begeleid en daarnaast de onrechtmatige inkoop. Dit is niet in overeenstemming met de vastgestelde kaders;  Beheersing ondoelmatig: inkoopvolume dat niet wordt begeleid door het team Juridische zaken en inkoop omdat de contractwaarde minder dan € 40.000,-- is.

Inkoopmonitor 2020

Pagina | 5

3.

Verbeterbare inkoop

Niet gemelde inkoopacties 2020 Onrechtmatige inkoop

Bovenstaande afbeelding geeft een nadere onderverdeling van “Verbeterbare inkoop” weer. De afbeelding is ingericht naar: 



Niet gemelde inkopen 2020: inkoopvolume van niet bij Juridische zaken en Inkoop gemelde inkoopacties door middel van een inkoopformulier die groter of gelijk aan € 40.000 zijn over het jaar 2020; Onrechtmatige inkopen: inkoopvolume van “oude”/lopende contracten welke door de accountant als onrechtmatig zijn betiteld en doorwerken in 2020.

In 2020 hebben geen onrechtmatige inkopen plaats gevonden. Wel niet gemelde inkopen. Deze niet gemelde inkopen betreft grotendeels inhuur van personeel. De reden dat deze vaak niet gemeld worden, is omdat in beginsel inhuur vaak voor kortere tijd wordt aangegaan en het bedrag onder de €40.000 blijft. Echter bij verlengingen of meer uren overschrijdt de inkoopactie achteraf wel de €40.000. Naast inhuur van personeel zijn er nog een aantal inkooptrajecten niet gemeld. Dit betreft voornamelijk inkoopopdrachten welke betrekking hebben op her-straten, terreininrichting, sloopwerkzaamheden en bouwrijp maken van kavels.

Inkoopmonitor 2020

Pagina | 6

De verbeterbare inkoop ten opzichte van vorig jaar is in de onderstaande tabel te zien. Hierin is te zien dat er één onrechtmatige inkoop in het jaar 2019 was. Daarnaast zijn de niet gemelde inkoopacties licht gestegen, van 2,3% in 2019 naar 2,7% in 2020.

2020

2019

2018

0,0%

0,5%

1,0%

1,5%

Onrechtmatige inkoop

Inkoopmonitor 2020

2,0%

2,5%

3,0%

3,5%

4,0%

Niet gemelde inkoopacties

Pagina | 7

4.

Aantal inkooptrajecten

De afbeelding hieronder geeft het aantal inkoopacties van 2020 weer.

Aantal inkooptrajecten 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020

In 2014 en 2015 zijn er meer inkoopacties in verband met de herindeling van Boarnsterhim en de decentralisaties. In 2016 is er besloten dat de inkoopacties onder de €40.000 niet meer gemeld hoefden te worden bij het team juridische zaken en inkoop, hierdoor is er een daling te zien. In 2020 is er een kleine stijging van het aantal inkoopmeldingen te zien ten opzichte van 2019.

Inkoopmonitor 2020

Pagina | 8

5.

Lokale/regionale economie

Gemeente Heerenveen Friesland Groningen Drenthe Flevoland Overijssel Overig 0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

Deze afbeelding toont procentueel aan waar de inkoopacties geografisch terecht zijn gekomen. Hieruit blijkt dat in 2020, 33% van de totale inkoopvolume binnen de gemeente Heerenveen is gegund. De staven betreffen de jaren 2020 tot en met 2017: 2020 2019 2018 2017 De toenemende stijging van Europese aanbestedingen vormt een belemmering om meer de lokale economie te stimuleren. Echter als er gekeken wordt naar de bovenstaande grafiek kan er geconcludeerd worden dat er nog steeds een groot deel van het inkoopvolume in de gemeente Heerenveen en Friesland terecht komt.

Inkoopmonitor 2020

Pagina | 9

Lokale en regionale economie Gemeente Heerenveen Friesland Groningen Drenthe Flevoland Overijssel Overig €0

€ 4.000.000 2020

2019

€ 8.000.000 2018

€ 12.000.000

2017

Deze afbeelding toont, in geld aan waar geografisch de begeleide inkoopacties terecht zijn gekomen. De staven betreffen de jaren 2020 tot en met 2017: 2020 2019 2018 2017

Inkoopmonitor 2020

Pagina | 10

6.

Social return

27% Ja Nee 0%

Nvt

73%

Bovenstaande afbeelding geeft een totaalbeeld aan van de inkooptrajecten waarin wel of niet rekening is gehouden is met het aspect social return.   

N.v.t.: aantal inkoopacties waar geen social return van toepassing is omdat de contractwaarde onder de vastgestelde “Friese norm”1 ligt of omdat het een levering betreft; Ja: aantal inkoopacties waar social return van toepassing is en is toegepast en; Nee: aantal inkoopacties waar social return van toepassing is en niet is toegepast.

Bij 73% van de totale inkoopacties is social return niet van toepassing omdat de contractwaarde onder de vastgestelde ‘’Friese norm ligt’’. Daarnaast wordt bij leveringen social return nagenoeg niet toegepast. De reden hiervoor is dat de directe arbeidscomponent bij een overheidsopdracht voor leveringen vaak een stuk kleiner is. Bij een kleine overheidsopdracht (met een geraamde waarde van bijvoorbeeld 50.000,- euro) met een lage loonsom kan het eisen van social return disproportioneel zijn. Bij 27% van de inkooptrajecten is bewust rekening gehouden met social return.

1

Friese norm geldt voor werken vanaf €250.000,- en diensten vanaf €100.000,Inkoopmonitor 2020

Pagina | 11

7.

Groot bedrijf/midden en klein bedrijf 100% 90% 80%

91%

88% 81%

80%

70% 60% 50%

GB

40%

MKB

30%

20%

20%

19% 12%

10%

9%

0% 2020

2019

2018

2017

Deze afbeelding toont procentueel aan bij welk soort bedrijf de inkoopacties terecht zijn gekomen. In inkoopacties houdt dit in dat er 11 inkooptrajecten gegund zijn aan het groot bedrijf en 44 inkoopacties zijn gegund aan het midden en klein bedrijf.

€ 25.000.000

€ 20.000.000

€ 15.000.000 MKB GB

€ 10.000.000

€ 5.000.000

€0 2020

2019

2018

2017

Deze afbeelding toont in geld aan bij welke soort bedrijf in 2020 begeleide inkoopacties terecht zijn gekomen. In 2020 is er een aanbesteding uitgevoerd voor de levering van servers en storage. Het gunningsbedrag was € 527.575,00. Door dit gunningsbedrag is het totaalbedrag wat aan grootbedrijf is uitgegeven, hoger, dan aan het midden en klein bedrijf. Inkoopmonitor 2020

Pagina | 12

Duurzaamheid

8.

0%

36% Ja Nvt Nee 64%

De Rijksoverheid2 heeft landelijke criteria vastgesteld voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). De landelijke criteria voor MVI zijn beschikbaar via de MVI-criteriatool. De tool wordt gevuld met standaard milieucriteria voor 45 productgroepen. Voor de productgroepen worden verschillende eisen, criteria en suggesties aangereikt, die in de aanbestedingsprocedure kunnen worden opnemen. Bovenstaande afbeelding toont aan of er invulling is gegeven aan duurzaamheid binnen de inkooptrajecten. De afbeelding is ingericht naar:   

Nvt: aantal inkoopacties waar geen duurzaamheid is opgenomen, omdat het geen Rijksoverheid MVI productgroep betreft; Ja: aantal inkoopacties waar duurzaamheid van toepassing is en is toegepast en; Nee: aantal inkoopacties waar duurzaamheid van toepassing is en niet is toegepast.

64% van de inkopen staan nog niet in de productgroepen benoemd. In 36% van de inkoopacties is er sprake van een MVI productgroep en is hier ook aan voldaan.

2

https://www.mvicriteria.nl/ Inkoopmonitor 2020

Pagina | 13

9.

Circulair inkopen

Bij inkopen wordt onder circulariteit een economisch systeem verstaan van gesloten kringlopen waarin grondstoffen, onderdelen en producten hun waarde zo min mogelijk verliezen en hernieuwbare energiebronnen worden gebruikt. Hoe verhoudt circulariteit zich tot duurzaamheid? Circulariteit draagt bij aan een duurzamere wereld, maar niet alle duurzaamheidsinitiatieven dragen bij aan circulariteit. Circulariteit focust zich op kringlopen van grondstoffen, terwijl duurzaamheid breder betrekking heeft op mensen, de planeet en economie. 1.1 Ambities Voor 2020 heeft de gemeente het ambitiedocument Circulaire Economie ondertekend en de volgende inspanningsverplichtingen afgesproken: • In 2020 kopen we tenminste 10% van de fysieke producten circulair in; • We kiezen alleen nog voor circulair geproduceerd straatmeubilair; • Bij vervanging binnen het wagenpark zetten we in op voertuigen op basis van niet-fossiele brandstoffen. 1.1.1 10% circulair inkopen Terugkijkend, kunnen wij stellen dat de ambities, zoals die voor 2020 zijn geformuleerd, voor een groot deel zijn gerealiseerd en dat er met circulair inkopen het afgelopen jaar mooie stappen zijn gezet, maar het effect van circulair inkopen binnen de organisatie verder kan worden vergroot. Veel branches zijn nog niet zo ver en/of geven een andere invulling aan het begrip circulariteit.

Mede hierdoor is de doelstelling om 10% circulair in te kopen niet gehaald. Daarnaast is borging en monitoring in de organisatie van belang. In 2020 zijn er in totaal 55 inkooptrajecten uitgevoerd. De doelstelling was om tenminste 10% circulair in te kopen, concreet zijn dit 6 inkooptrajecten. In 2020 is bij vier inkooptrajecten rekening gehouden met circulaire aspecten, dit betekent dat 7% circulair is ingekocht.

7%

ja nee

93%

Inkoopmonitor 2020

Pagina | 14

Concrete resultaten van afgelopen jaar  Bij de afdeling IBOR is in 2020 bij drie van de veertien inkooptrajecten rekening gehouden met circulair inkopen. IBOR heeft zich aangesloten bij BouwCirculair. BouwCirculair streeft naar duurzame materialen in bouwprojecten, door het reduceren van CO2 en het gebruik van circulaire grondstoffen. IBOR past betonketens toe in inkooptrajecten middels moederbestek.nl. Deze uniforme bestek eisen worden ingepast in de bestekken van de gemeente Heerenveen. De betreft o.a. de volgende eis: In de benoemde producten van de functionele eenheid of eenheden van beton dient 15% van de toeslagmaterialen te bestaan uit secundaire toeslagmaterialen;  Bij het beheer en onderhoud van speelplekken wordt waar mogelijk circulair gewerkt. Valondergronden worden waar mogelijk aangelegd met natuurlijke materialen of hergebruik van materiaal. Voor de ondergrond van pannakooien wordt gebruik gemaakt van stoeptegels die vrijkomen bij herbestratingsprojecten. Voor het project ‘walk in the park’ in de wijk de Greiden is gebruik gemaakt van hout van bomen die ziek waren. Deze bomen zijn hergebruikt voor zitbanken, speelaanleidingen en loopbruggen;  De aanbesteding sanitaire voorzieningen is mede gegund op MVO, waarbij rekening is gehouden met hergebruik van producten. Dit betekent concreet dat 72% van gedemonteerde dispensers worden geupcycled.

Het restant van 28% wordt verwerkt tot granulaat om weer te gebruiken in andere, vergelijkbare producten. Daarnaast zijn de dispenser modulair opgebouwd waardoor onderdelen uitwisselbaar zijn. Dit zorgt voor snelle reparaties en minder afval. 1.2.2 Circulair straatmeubilair Binnen de gemeente Heerenveen kiezen wij alleen nog maar voor circulair geproduceerd straatmeubilair. Dit betekent dat de gemeente deze doelstelling heeft behaald. Dit straatmeubilair is gemaakt van materiaal zoals autobumpers, kratten, flessendoppen etc. Aandachtspunt is om na te denken over het afvoeren van straatmeubilair na einde levensduur. 1.2.3 Fossielvrij wagenpark In onderstaand schema is weergegeven waaruit het wagenpark van de gemeente Heerenveen bestaat. In de afgelopen jaren heeft de gemeente de overstap gemaakt van fossiele brandstof auto’s naar meer duurzame bronnen zoals niet-fossiele brandstoffen. Binnen de gemeente rijden er nog zes niet-fossiele brandstof auto’s rond. Deze zes benzine auto’s worden in 2021 vervangen voor HVO100 auto’s. Dit betekent dat de gemeente bij vervanging binnen het wagenpark auto’s aanschaft op basis van niet-fossiele brandstoffen. Hierdoor zal de gemeente in 2021 deze doelstelling realiseren. Aantal Soort brandstof Opmerking 1 Aardgas/ benzine auto 6 Benzine auto’s Deze 6 benzine auto’s zijn in 2021 afgeschreven en worden vervangen door HVO100 auto’s.

12 Elektrische auto’s 24 Auto’s HVO100

Inkoopmonitor 2020

Pagina | 15

Colofon Opdrachtgever: Opdracht: Versie: Omvang rapport: Auteur:

Inkoopmonitor 2020

Directie Inkoopmonitor 2020 16 Léonie Hartsuiker inkoopadviseur, team Juridische zaken en Inkoop, afdeling Belastingen, Financiële en Juridische zaken

Pagina | 16