Infomarkt P-nota_ tafel 4 _Middelen, mensen en bestuur

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

GL

Mensen, middelen en bestuur

36

Organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering

Is er voldoende personeel? We hebben ambities en die kosten veel geld.

Dat kan per werkplek verschillen, maar we moeten goed kijken naar ambities in relatie tot het aantal mensen en de capaciteit. Er zit wel een maximum aan de hoeveelheid capaciteit die geleverd kan worden voor een aantal ambities die er zijn. Een aantal jaren geleden zijn benchmarks gemaakt en daaruit blijkt gemiddeld genomen dat de gemeente op dat moment voldoende personeel zou hebben, maar daar moet je wel tegenover zetten hoeveel ambities er zijn. Op een gegeven moment is de grens bereikt. Het is aan de organisatie om dat aan te geven richting college en raad. De arbeidsmarktkrapte waar iedereen het over heeft, merken wij ook. Als voorbeeld, we hebben een goede, nieuwe ciso-medewerker. Daar hebben we mazzel mee, want er zijn een stuk of wat gemeenten in Fryslân die geen nieuwe ciso hebben. Bij belastingen zoeken we ook specifieke mensen. We hebben wat vacatures die moeilijk ingevuld kunnen worden. De afgelopen jaren hebben we naar het formatieplaatje gekeken. Het moet denk ik wel lukken om de afdeling belastingen goed te bemensen, maar op taxaties is het nog wel lastig. De systemen kunnen beter ingericht worden. De burger is veel mondiger geworden en vraagt meer informatie op. No cure no pay-bedrijven hebben daar in 2023 een groot aandeel in gehad. Dat zien we nu iets afzakken met behulp van de wetgeving.

Het is belangrijk om het huidige personeel te binden en te boeien, zodat ze niet naar een collega-

1

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

We hebben informatie ontvangen over de reorganisatie in het gemeentehuis. Vanaf 2025 gaat dat concreter vorm krijgen. Waar zijn jullie nu mee bezig daarbinnen? Is dat vooral zoeken naar de mensen die dat gaan aansturen? Of ook al kijken naar onderliggende benchmarks?

Is er een risico, door nu met de organisatieontwikkeling bezig te zijn en ondertussen ook met de ontwikkeling op het financiële gebied, dat op dit moment de werknemers overbelast worden? Hoe loopt dat hier? Lukt het om deze twee processen parallel aan elkaar te laten lopen? Of is er onzekerheid binnen de organisatieontwikkeling vanwege het slechte financiële beeld?

2

gemeente overstappen. We doen ook wel aan een andere manier van werving, bijvoorbeeld voor ict en het webteam. We zijn nu aan het voorbereiden om te zorgen dat de reorganisatie 1 januari kan starten. Daarin hebben we een aantal dingen te doen om dat voor elkaar te krijgen. Als de structuur van de organisatie verandert, moet je ervoor zorgen dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op de juiste manier zijn vastgelegd, bijv. in een mandaatregeling. Als de budgetten en verantwoordelijkheden verschuiven, moet de budgethoudersregeling aangepast worden. Soms is een nieuwe functiebeschrijving nodig en die moet gewaardeerd worden in het systeem waarmee we werken. Gekeken moet worden wat het betekent voor mensen die nu op functies zitten. Die zaken zijn we nu aan het voorbereiden. Maar ook zaken rondom gedrag, cultuur en werkwijze. Dat landt in regelmatige gesprekken in het management over hoe we dit doen en we ervoor zorgen dat mensen niet overbelast worden. Daarin moeten we prioriteren en we moeten niet dezelfde mensen vragen voor dezelfde klussen. Het zijn twee processen die naast elkaar lopen. We hebben heel bewust gezegd dat de verandering binnen de organisatie absoluut niet is ingestoken om te bezuinigen. Maar tegelijk loopt er wel een traject om te onderzoeken welke

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Externe inhuur

Vraag

Antwoord

Financiële dreiging speelt bij alle gemeenten. De concurrentie zal daardoor niet in een voordeliger positie zitten. Is hier veel externe inhuur? Is dat een bedreiging voor de financiën?

Communicatie

Het lijkt mij een spannend proces, op het moment dat de raad of het college wel de ambitie heeft en er is een tekort aan mensen. Het is goed om de communicatie zorgvuldig te houden.

3

bezuinigingsmogelijkheden er zijn. En dat gaat elkaar ergens raken als je niet oppast. Daarover moet helder en transparant gecommuniceerd worden. Zeker. Veel gemeenten hebben dezelfde problematiek vanaf 2026, maar niet allemaal in dezelfde omvang. Gemiddeld ten opzichte van de benchmark in gemeenten. Een bedreiging voor de financiën weet ik niet, maar ook daar moet je als organisatie scherpe keuzes in maken. Als je geen mensen kunt vinden, lukt het soms wel om iemand daarop in te huren in de tussentijd totdat de vacature is ingevuld. Dan weet je dat het in eerste instantie meer kost dan wanneer je iemand in dienst zou hebben. Dat is de ambitie, maar het duurt misschien een half jaar voordat je iemand gevonden hebt. Elke keer moeten bedrijfseconomische keuzes gemaakt worden, naast de inhoud. Waar nodig moet de organisatie richting het college aangeven waar dingen spelen. Als we zien aankomen dat het echt niet zal gaan, moeten er momenten zijn waarop het ook met de raad besproken wordt. Jullie noemen een spanningsveld van: hoe kun je waarmaken wat je opschrijft. Het is belangrijk dat er intern open over gecommuniceerd wordt. Het is redelijk duidelijk welke keuzes richting perspectiefnota 2025 gemaakt worden.

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord Het traject gezond financieel perspectief levert op mijn afdeling, de ict-afdeling, geen spanning op.

PvdA

41

42

Dienstverlening

Dienstverlening is ook verwachtingsmanagement van de burger, met name. Wij hopen dat ook geleverd wordt aan de burger en daar hebben we beperkt zicht op. Het stond hoog op de agenda van raad en college, maar is op een gegeven moment naar onderen gezakt qua belangrijkheid of mogelijkheden.

Veiligheidsnorm NEN 3140

De stroom e.d. moet aan bepaalde normen voldoen. Hoe denken jullie dat de veiligheid binnen de organisatie gegarandeerd wordt?

Brandstofkosten

Wordt de thuisapparatuur van mensen die thuis werken daar ook in meegenomen? Er wordt genoemd dat meer kosten binnen het eigen budget blijven. Dat betekent dus dat ook zaken niet gedaan gaan worden. Als brandstof duurder wordt, kan de auto minder vaak rijden. Hoe zien jullie dat?

4

Een half jaar geleden heeft de raad een brief gekregen waarin staat dat eerst gefocust wordt op organisatieontwikkeling om eerst de basis goed te hebben voordat men aan de slag gaat met het programma dienstverlening. De visie op dienstverlening staat gepland voor eind volgend jaar. Een aantal kleinere aspecten uit het programma wordt alvast opgepakt, zoals het verbeteren van de bereikbaarheid met een nieuwe telefooncentrale en een nieuw welkomstgeschenk voor nieuwe inwoners. We gaan experimenteren met het efficiënter inrichten van processen. Na het opleveren van de visie eind volgend jaar, kunnen we breder met de dienstverlening aan de slag. Op dit moment huren we daar iemand voor in, die periodiek de controles doet. Het voorstel was om iemand daarvoor in dienst te hebben. Gezien onze financiële positie wordt dit eerst nog een jaar op de manier gedaan zoals we het al deden. Zo ver gaat mijn kennis niet of ook daar gecontroleerd wordt. De vraag kan schriftelijk gesteld worden. Of bij tafel 5.

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Verhuizing gemeentehuis

Indexatie

Vraag

Antwoord

Datzelfde geldt voor de adviseur facilitair. Er wordt voor gekozen om daar geen geld voor vrij te maken. Terwijl door deze persoon zaken gewijzigd kunnen worden in de organisatie zodat zaken goedkoper kunnen. Was het een structurele of een incidentele functie? Zien jullie een mogelijkheid om de functies van installatieverantwoordelijke en adviseur facilitair door één persoon te laten uitvoeren? Er wordt duidelijk gesproken over verhuizing op termijn. Hoe zien jullie dat? Moet daarin echt geïnvesteerd worden de komende tijd of juist niet? De belasting daarvan is behoorlijk en je hebt nu al niet iemand die facilitair goed kan aansturen. Heb je überhaupt de resources in huis om zulke grote operaties te doen in de voorbereiding en uitvoering?

Tot nu toe was het incidenteel voor twee jaar. Bekeken is of de functie structureel kan en dat is dit jaar niet gelukt. We gaan kijken of we dit op een andere manier kunnen regelen.

De indexatie wordt niet overal meer doorgevoerd. In de presentatie hiervoor werd aangegeven dat bedrijven die dat wel willen, daar aanspraak op kunnen maken. Wat is de verwachting daarvan?

5

Ja, daarover zijn we wel met elkaar in gesprek om te kijken of we die functies slim kunnen combineren, omdat ze qua taken dicht bij elkaar liggen. Je vraagt eigenlijk een mening en dat vind ik lastig.

De voorbereiding is echt wel een specialistische functie. Twynstra Gudde helpt ons daarbij. Daarna moet dat overgedragen worden en zou je het als het goed is ook in je organisatie moeten kunnen opvangen. Als de voorbereiding lang duurt, zou je ervoor moeten kiezen om iemand daarvoor in huis te hebben, want dan is inhuur te duur. Deze vraag kan via de online omgeving ingediend worden.

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

Digitalisering

Als het gaat om de digitalisering, waar zien jullie mogelijkheden om te winnen in termen van besparing?

Ik denk dat digitalisering niet vaak geld wint, maar wel veel gebruikersgemak. In het vorige gesprek hadden we het over mensen aan je binden en prettig werken. In de gemeente zit weinig efficiency. Dat heeft ermee te maken dat wij zoveel verschillende dingen doen. We zijn bezig met efficiency, maar dat gaat niet in de miljoenen lopen. Wij doen nog heel veel zelf. Een van de speerpunten in het digitaliseringsbeleid is een afwegingskader van wat je zelf niet meer moet doen. In de oude situatie doen we veel applicaties op onze eigen server, maar daar gaan we van afstappen. Dat wordt dan in de cloud belegd. Er wordt met andere gemeenten samengewerkt in het Shared Service Center. Het is heel risicovol om de hele ict buiten de deur te zetten. De afweging gebeurt per onderdeel. Die gemeente is niet goedkoper. Misschien zijn ze wel kwalitatief op onderdelen beter en is er meer gebruikersgemak.

Andere gemeenten zoeken vaak steun bij grotere gemeenten. Waar zit de gemeente Heerenveen in dat spectrum?

Meerdere gemeenten zijn bij Leeuwarden aangesloten met de ict, omdat die gemeente daar heel professioneel in schijnt te zijn. Er wordt gezegd dat als je outsourcet bij een bedrijf dat Amerikaanse banden heeft, dat betekent dat de Amerikaanse overheid bij alle gegevens kan. Hoe zit dat bij de gemeente Heerenveen? In de afgelopen periode is bij een aantal stukken aangegeven dat er te weinig personeel zou zijn op bepaalde punten. Is het voor de organisatie nog te behappen? In de stukken is

6

Dat is niet zo. De gemeente is geborgd door o.a. Gibit met een aantal Europese standaarden, waardoor dat niet kan. Ook Microsoft heeft binnen de Europese Unie bepaalde afspraken. Dat wisselt op plekken. Op sommige plekken is het nog goed behapbaar en op andere plekken zie je dat de druk hoger wordt. Dat kan soms zijn omdat we mensen zoeken, terwijl we in een krappe arbeidsmarkt zitten en het best lastig is om in

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

ook te lezen dat er personeel aangenomen moet worden.

sommige specialistische functies mensen te vinden. Zolang we die functies niet kunnen invullen, moeten we soms mensen inhuren. Bij een aantal functies moeten we prioriteren en keuzes maken. Er zijn zeker afdelingen waar meerdere vacatures zijn, waar langere tijd nodig is om ze in te vullen. Daar hebben we meer inhuur op zitten. Als er vaste formatieplekken zijn, willen we die uiteindelijk graag vast invullen. Soms moeten we bijv. een half jaar overbruggen. Als het werk door moet gaan, huren we iemand in. Klopt, je ziet het eigenlijk overal.

Zijn er ook afdelingen waar een onderbezetting is, waar de druk echt te hoog is?

Dat is een organisatiebreed probleem, niet alleen hier. CU

35

Woo

Hier staat ‘Wet openbare overheid’, maar dat is de ‘Wet open overheid’.

Dienstverlening

We hebben een visie op dienstverlening en er komt straks een nieuwe notitie dienstverlening. Is die al vergevorderd?

37

Indexatie

43

Huisvesting

Ik las dat ook lonen en subsidies geïndexeerd blijven. Welke subsidies gaat het om? Dit vraagt een behoorlijke investering. Jullie als werknemers zullen er wel aan toe zijn om in een mooie ambiance te werken. Waar

7

Die is nog niet klaar. We hebben een aantal sessies met de raad gehad. Eigenlijk moet eerst de basis op orde zijn, wil je de dienstverlening verbeteren. De focus ligt eerst op de organisatieontwikkeling. De planning is om eind volgend jaar de nieuwe visie in de raad te hebben. Ondertussen pakken we een paar kleinere dingen uit het programma op. Volgend jaar kan het programma uitgebreid starten. Dat weten wij zo niet. De vraag kan online gesteld worden. Het pand raakt wel wat op, ook qua klimaat en qua duurzaamheidsambities. Er zijn een aantal ambities die we binnen een aantal jaren moeten behalen en dat lukt niet met het huidige pand. Eind september

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

lopen jullie hier tegenaan? Bijv. het klimaat?

komt er een voorstel in de raad over een aantal scenario's.

Het is niet zo dat mensen die hier komen werken afknappen op het werkklimaat of hun kamer?

Het is niet de mooiste werkomgeving die er is. Het is niet zo dat mensen afknappen, maar het is ook niet zo dat mensen hier komen werken vanwege de werkomgeving. Er zijn de afgelopen jaren met weinig middelen wel veel dingen gebeurd. Het nieuwe atrium bijvoorbeeld met het nieuwe werkconcept. Door de indeling is het wel lastig om met de afdelingen goed bij elkaar te kunnen zitten. De afdeling MO zit nu verspreid over het pand. Ja, dat is de afdeling vergunningen en handhaving. En het wordt deels gebruikt als projectruimte.

Er werken toch ook nog steeds mensen in Werkstate? En bij de werf? De wijkteams zijn overal wel goed bemenst, dacht ik? 35

Digitalisering

Voor de digitalisering worden nieuwe programma's aangeschaft. De accountant heeft wel eens commentaar over de veiligheid. Is het op dit moment veilig?

35

Woo

Het kan irritant zijn als mensen constant Woo-verzoeken indienen.

8

Ja, onze wijkteams hebben daar hun basis. Dat is eigenlijk het mooiste gebouw van de gemeente. Die vraag kan aan tafel 3 gesteld worden. We zijn zo veilig als de gemiddelde gemeente in Nederland. Dat is tegelijkertijd geen enkele garantie, want er worden altijd nog gemeenten gehackt. Maar voor mijn gevoel hebben we veiligheid en risicomanagement wel goed op orde. Voor 2026 staat weer een investering in veiligheid gepland. Het is wel een kerntaak van de overheid dat je informatie openbaar maakt en mensen mogen er om vragen. Maar het wordt ook wel misbruikt. We krijgen wel behoorlijk wat omvangrijke verzoeken.

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

Heb je vaak dat Woo-verzoeken als sluitstuk worden gebruikt bij langslepende kwesties tussen inwoners en de gemeente? Veel Woo-verzoeken worden bij alle gemeenten in Nederland ingediend.

CDA

7/38

Structurele mutaties

12

Financiën programma's

37

Ict

Ik las dat er structureel geld gevraagd wordt voor bestuursondersteuning. Waar moet ik dan aan denken? Bij de structurele mutaties staan allemaal constante bedragen. Wordt dat ook toegelicht? Hier staat bij IAM Security een bedrag aan extra kosten vanaf 2026. Waarom vanaf dat jaar en niet in 2025 al?

9

Dan proberen we eerst in gesprek te gaan met mensen of dingen anders opgelost kunnen worden. Soms is een verzoek zo omvangrijk dat wij het niet kunnen waarmaken. De vraag nam eerst toe en wordt nu weer wat minder. Als de informatiehuishouding op orde is, kun je makkelijker informatie vinden. Op de achtergrond zijn we daar druk mee bezig. Vanuit wantrouwen waarschijnlijk, ja. Ook die zitten er tussen. Dat hadden we hiervoor met de Wob ook. Ja, door middel van ChatGPT. Dat is secretariële ondersteuning. De uitleg staat op blz. 38. Op blz. 16 staat de inhoudelijke uitleg, maar er staat geen financiële onderbouwing bij. Bij tafel 2 kan de vraag over het sociaal domein gesteld worden. De programma's zijn verdeeld over de thematafels. Het is een stappenplan. Dit jaar hebben wij een aanbesteding gedaan voor Siem & Soc. Siem is een monitoring van externe dreiging en Soc zijn de middelen om, als er een dreiging is, daartegen op te treden. De bedoeling is dat we dit volgend jaar gaan implementeren. Dan hebben we eind volgend jaar pas de mensen en financiën erbij nodig.

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

VVD

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

Hoe gaan we dan voor 2025 om met de beveiliging?

We hebben nu al beveiliging, maar die gaan we verbeteren. Er staat een toename van 1 fte, maar we hebben nu ook al 1 fte. Dank.

Algemeen

Complimenten voor de duidelijke Pnota.

35

Woo

Gaat er veel geld in de Woo om? Particulieren of instanties kunnen informatie opvragen. Als iemand alles wil weten, dan moet de organisatie alles maar ophoesten?

37

Ict

Voor 2026 en 2027 is er geld begroot voor IAM Security, maar wat hebben we nu dan?

38

Nieuw financieel systeem

Hier staat dat het project dat de komende twee jaar zal plaatsvinden, bestaat uit de kosten voor inhuur, installatie, configuratie, opleidingen, conversie, migratie en het leggen van

10

We houden niet bij hoeveel ambtelijke capaciteit en geld dat kost, maar in sommige gevallen is dat fors inderdaad. Als we een aanvraag krijgen, gaan we eerst wel met elkaar in contact om te kijken of we het informeel kunnen oplossen. Dat gaat vaak sneller dan wanneer iemand het hele formele traject wil doorlopen. Vaak lukt dat ook wel, maar soms willen mensen een formeel verzoek indienen. Dan kijken we wat we in huis hebben, hoeveel het kost om de informatie goed op te zoeken, te anonimiseren en aan te leveren. Sommige verzoeken zijn snel afgehandeld en andere ben je weken mee bezig. Hoe beter je de digitale informatiehuishouding op orde hebt, des te sneller is de informatie te vinden. We hebben nu ook de beveiliging op orde, maar we voorzien dat we de beveiliging nog verder moeten opschroeven. We hebben dit jaar een aanbesteding gedaan voor Siem & Soc. Volgend jaar gaan we dat implementeren en het jaar daarop hebben we mensen nodig. Over het algemeen zijn die applicaties makkelijk te koppelen. Wij doen als gemeente veel inhoudelijk werk wat uiteindelijk resulteert in een financiële verplichting of financiële afspraak, zoals bij de paspoortaanvraag. Dat is een inhoudelijke applicatie

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

38

Bestjoer

36

Organisatieontwikkeling

Vraag

Antwoord

koppelingen met 25 andere applicaties. Een bank zou dat ook doen en € 75 miljoen verder hadden ze net twee systemen kunnen koppelen. Zijn dat 25 applicaties die makkelijk te koppelen zijn? Die koppelingen gaan de komende vijf tot tien jaar mee? Of voorzie je dat er bepaalde koppelingen zijn die eigenlijk nu al achterhaald zijn, waardoor je weer andere stappen moet nemen?

met een pinautomaat erbij. Dat moet gekoppeld worden met een financieel systeem. Dat zijn minder complexe koppelingen dan bij de bank.

Nei de ferkiezingen yn 2026 wurdt kapasiteit ynset foar it tal wethâlders dat we no hawwe. Mar is it net in kar fan de gemeenterie om nei 2026 te sjen wat der dien wurde sil mei it tal wethâlders, omdat dat bêst in kostepost is? Er is destijds gekozen voor een extra wethouder om de burgemeester te ontlasten. Er is een organisatieontwikkeling aan de gang. Loopt dat voorspoedig?

11

Het wordt steeds beter. Dat heeft er met name mee te maken dat er nationaal en internationaal steeds meer standaarden komen over de koppelingen. Bijv. voor puur financiële koppelingen zoals pinbetalingen. Een paar koppelingen zijn maatwerk en moeten misschien over een paar jaar weer aangepast worden. In onze uitvraag voldoen wij aan de Gibit, een standaard voor alle Nederlandse gemeenten. Als er een internationale standaard is, wordt de leverancier daarmee gedwongen om die te volgen, zoals bijvoorbeeld Sepa. Daar is niet echt een goed ambtelijk antwoord op te geven. Het is meer een politieke afweging.

We zitten middenin de fase van het verder uitwerken en voorbereiden. De gedachte is dat de eerste structuurverandering op 1 januari een feit is in het management. Bij een structuurverandering

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

36 Benchmark

Onderwerp

Dienstverlening

Vraag

Antwoord

Overal zijn personeelsproblemen qua invullen van vacatures en een snelle doorloop. Een organisatieontwikkeling geeft ook veel onrust. Wanneer staat de visie op dienstverlening gepland?

moeten ook de verantwoordelijkheden en bevoegdheden veranderen. Die moeten vastgelegd worden in een mandaatregeling. De budgethoudersregeling moet mogelijk aangepast worden. Er komen nieuwe functies op managementniveau en die moeten omschreven en gewaardeerd worden. Er moet gekeken worden naar het plaatsingsproces. Tussen januari en juli volgend jaar willen we de slag maken. We zijn ook bezig met werkwijze, gedrag en cultuur. Dat loopt langer door dan juli volgend jaar. Het is van belang om zo open en transparant mogelijk te zijn en collega's erbij te betrekken om ze te binden aan Heerenveen. Eind volgend jaar.

Ozb

Ik las dat er nog ruimte zat in verhoging van de ozb, zo'n 40%. Hoe kan dat? De ozb is hier al veel hoger dan in referentiegemeenten.

Daar hebben we vanmorgen een gesprek over gehad. Dat gaan we verder uitzoeken in verschillende scenario's. De referentiegemeenten zijn niet per se buurtgemeenten, maar wel van vergelijkbare grootte in den lande.

Participatie

Wanneer ontvangen we de beslisboom?

Daar zijn we dit jaar mee bezig. De participatiebeslisboom moet volgend jaar jullie kant op komen. Waarschijnlijk tegelijk met de visie die voor september, oktober gepland staat. De raad heeft een paar maanden geleden een brief gehad waarin staat dat wij eerst gaan werken aan de basis

Pauze GBH

Mensen, middelen en bestuur

36

12

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

36

Huisvesting

37

Indexering

38

Nieuw financieel systeem

Vraag

Antwoord

Wat staat er nu in de begroting 2024 en 2025 voor voorbereidingskosten en onderzoeken? Hier staat dat kosten worden verwacht voor cao, pensioenen, WGA en APPA die pas in de begroting voor 2025 aangegeven kunnen worden. Zijn de premies wel al geïndexeerd? Jullie gaan met het nieuw financieel systeem aan de gang. De accountant heeft daar ook wat van gevonden de afgelopen jaren, want ze konden niet echt bouwen op het financiële systeem en dat had met name met rollen, rechten en autorisaties te maken. Ik neem aan dat dat in de aanbesteding wordt meegenomen? Gaat dat geld besparen?

39

Gemeenteraadsverkiezingen

De verkiezingen in 2026 kosten € 120.000. Dat bedrag stond toch al in de begroting?

13

op orde van de organisatieontwikkeling. Vanuit het programma pakken we acht onderdelen op, waaronder een welkomstgeschenk, betere bereikbaarheid en het maken van de participatiebeslisboom zit er ook in. Onze collega's weten met de beslisboom: als het dat niveau is, kunnen we deze instrumenten inzetten. De vraag kan schriftelijk gesteld worden. Of bij tafel 5. Het kan zijn dat op het moment dat er caowijzigingen zijn, we die kosten pas in de begroting kunnen opnemen. Tekstueel had het er misschien anders moeten staan. Met de aanbesteding. Dan is het afwachten wat voor systeem er uitkomt. Ja, met de opmerking dat een systeem niet alles oplost. Ook de manier van werken moet gestandaardiseerd worden. Het geheel zit in het project. Het is wel de bedoeling om autorisatie e.d. op te pakken. Rollen en rechten moeten mee in de implementatie volgend jaar. Dit jaar doen we de aanbesteding met de bedoeling dat het 1 januari 2026 werkend is. Of dat geld gaat besparen, weten we niet, maar we gaan het in ieder geval voor elkaar krijgen. Aan de kant van de griffie zijn er meer kosten. Bovenaan pagina 39 staat dat het extra budget voor 2026 noodzakelijk is voor verschillende activiteiten

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord en benodigdheden, op basis van de bevindingen van 2022.

38

Nieuw financieel systeem

In veel gemeenten is Wmo-fraude, maar tot nu toe was het moeilijk om de vinger erop te leggen. Wmofraude kan nu sneller worden geconstateerd doordat gemeenten in een bepaald systeem bij elkaar kunnen zien dat met een bepaald bedrijf iets mis is. Het systeem moet werkdrukverlichting opleveren. Doet de gemeente Heerenveen daar ook aan mee? Hoeveel fte heeft de gemeente op de loonlijst staan?

Dat laatste kan aan tafel 1 over het sociaal domein gevraagd worden. Het nieuw financieel systeem wordt niet specifiek voor dit soort zaken aangeschaft. Het is niet bedoeld om mee te kijken bij andere gemeenten, maar gaat over onze eigen boekhouding. De inhoudelijke controle over de Wmo-processen zit in ons sociaal domein-systeem en de financiële weerslag daarvan komt in het nieuw financieel systeem. Daar zit wel een koppeling tussen.

Inhuur

Hoeveel fte huurt de gemeente in?

Personeel

Wat is jullie grootste prioriteit op mensen, middelen en bestuur? Wat is jullie grootste probleem dat jullie hopen op te lossen in 2025?

Het gemeentelijk gemiddelde zit op 18% van de loonsom. Als je daar een marge van 30% afhaalt, kom je op 12 à 13%. De vraag kan schriftelijk gesteld worden voor het exacte antwoord. Op mijn thema, de digitalisering, is dat een nieuwe werkomgeving. Daarover hebben we laatst in de raad een sessie gehad. We willen naar een gebruiksvriendelijke werkbare omgeving. Dat gaan we de komende twee jaar doen. Laptops en iPads zijn een verouderd concept waarbij je wifi nodig hebt om te kunnen werken. We gaan dat vervangen door een moderner concept dat gebruiksvriendelijker is. Daar zit voor ons de focus op.

Personeel

Wat is niet werkbaar in de huidige situatie?

14

Ongeveer 525 fte.

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

Hoeveel geld is er nu in de P-nota gereserveerd voor jouw grootste project of probleem?

Als het goed is niets extra. Er zit een pm-post in de perspectiefnota waar op dit moment geen geld bij staat. Het zou kunnen dat we incidenteel meer geld nodig hebben, maar we proberen het over een aantal jaren kostenneutraal te doen. Er zijn zeker vacatures op veel verschillende plekken. Daarin zijn we niet anders dan andere gemeenten of organisaties. Op sommige vakgebieden of specialismen is het lastig om mensen te vinden. Dan huren we af en toe mensen in, om te overbruggen. Het kan soms wel een half jaar duren voordat we iemand gevonden hebben. De afweging wordt gemaakt of het werk door moet. Er is het laatste jaar een lichte stijging te zien. We zitten nog steeds redelijk op het gemiddelde van gemeenten in Nederland. Dat is iets waar we aandacht voor hebben. Er zijn best veel nieuwe onderwerpen en opgaven richting gemeente gekomen. Daar krijgt de gemeente niet altijd vanzelfsprekend middelen en capaciteit bij. Bijvoorbeeld extra taken in het sociaal domein die gedaan moeten worden, naast de ambities die we zelf als gemeente hebben. De lopende dienstverlening gaat ook gewoon door. Dat betekent dat we bij tijd en wijle met collega's en in teams aan het prioriteren zijn van wat we wel en niet kunnen. Soms pakken we zaken later in de tijd op. Dan bekijken we of zaken nu moeten of later kunnen.

Als het even kan proberen we de dienstverlening naar buiten zo veel mogelijk door te laten lopen.

Zijn jullie afdelingen op sterkte of zijn er vacatures?

Hebben jullie een hoog ziekteverzuim? Is dat percentage omhoog gegaan? Werkdruk wordt in de P-nota een paar keer genoemd. Wat maakt dat jullie ervaren dat de werkdruk hoog is?

Wat doen jullie nu niet?

15

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

D66

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

Openingstijden gemeentehuis

Ik heb begrepen dat het gemeentehuis 's avonds dicht is. De openingstijden zijn teruggeschroefd. Hoeveel Woo-verzoeken krijgt de gemeente op jaarbasis?

Dat is al sinds corona zo.

Worden er taakvelden op dit thema omgebogen?

Op de investeringsbegroting van bedrijfsvoering (meubilair, ict, infra etc.) hebben we 10% op de hele investeringsbegroting bezuinigd. We zijn nog aan het kijken hoe we dat op een goede manier verdelen. De 10% bezuiniging wordt niet overal doorgevoerd. Dat is voor deze tafel. Deze bezuiniging is onderdeel van de grote investeringsbegroting. Totaal gaat het om € 5 à 6 miljoen. We proberen slimmere keuzes te maken. Bijv. een laptop kun je voor € 800 kopen in plaats van € 900.

35

Woo

35

Ombuigingen

37

Integrale afweging

Is dat de enige ombuiging in de hele organisatie of specifiek alleen voor deze tafel? Gaan we dan minder meer investeren of gaan we echt minder investeren dan we de afgelopen jaren hebben gedaan in de inrichting? Zoals wij de P-nota lezen, wordt de integrale afweging een jaar doorgeschoven. We gaan nu wel wat beleid met incidentele middelen uit de algemene reserve voeden, maar de eigenlijke integrale afweging vindt volgend jaar plaats. Is dat op tijd genoeg of worden nu al zaken in gang gezet? Blijft er volgend jaar nog wat te kiezen over? Sommige zaken worden al lang uitgesteld. Er komen ook steeds losse verzoekjes van aanpassen van een

16

Dat gaat richting de honderd.

Op tien of elf grote projecten wordt onderzocht waar we voor het komend jaar mogelijk keuzes kunnen voorleggen. Dat geldt net zo goed voor dit thema als voor alle andere thema's. Het is niet zo dat we het beleid nu al helemaal dicht hebben gezet en er geen keuzes meer zijn, of dat we nu al zulke grote besluiten nemen die jaren doorgaan. Er is eerder de afweging gemaakt om juist nu al te kijken waar het soberder kan. Vorig jaar hebben we op het gebied van digitalisering bij de raad voorgesteld om niet al te vaak kleine bedragen te vragen. Dat is even los van

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

pakket in het ict-landschap. Hoe gaat dat richting komend jaar? Zit het fundament nu goed in elkaar?

het financieel systeem. We hebben gevraagd of het oké is dat we vooraf meer geld reserveren en binnen de digitaliseringsagenda met die reservering zorgen dat alles up-to-date blijft. Vorig jaar hebben we € 0,5 miljoen gevraagd. Die gaan we prioriteren en daar worden projecten van betaald. De eerste tekenen zijn dat we dat goed kunnen doen van dat geld. Alle gemeenten lopen relatief achter op informatiesystemen. We hebben tijd nodig om in te lopen, maar dat doen we wel. Klopt. Die is in het voorjaar al met de raad besproken. Na de zomer komt de visie met de in de raad, als de nieuwe wethouder er is. Binden en boeien van mensen in de organisatie is wel een van de belangrijke thema's. Dat zit in een breed spectrum. Bied je mensen voldoende duidelijkheid in het werk dat ze doen, hebben mensen werkplezier in wat ze doen, zijn er doorontwikkelmogelijkheden d.m.v. opleidingen? Wat kun je wel of niet arbeidsvoorwaardelijk doen binnen de cao gemeente? Helpt het sommige mensen om hybride te werken? Ja. We zijn o.a. bezig met het versterken van onze recruitment. Er is een andere manier van werven nodig om mensen überhaupt te vinden. Ook is er aandacht voor onboarding. Daarvoor zijn incidentele middelen opgenomen deels tot en met dit jaar en deels tot en met volgend jaar, waarvan een aantal zaken in gang worden gezet.

Begint de gemeente meer bij te raken? 35

Digitaliseringsvisie

Dit komt zeker terug in de digitaliseringsvisie?

36

HR

Is er een beeld waaraan we zouden kunnen sleutelen in de organisatie of aan de voorwaarden om mensen makkelijker binnen te krijgen of mensen binnen te houden? Is er een top 5 van zaken die effectief zouden kunnen zijn? Zitten er extra middelen in de P-nota voor binden en boeien van mensen?

17

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

Hoe verhoudt Heerenveen zich in dezen tot andere gemeenten in de regio?

Het hangt er van af of je grotere gemeenten in je omgeving hebt die hogere salarisschalen hebben. Het maakt niet uit in welke provincie je zit. Alle gemeenten hebben daarmee te maken. De cao wisselt per grootte van de gemeente. Heerenveen is een middelgrote gemeente. Persoonlijk zie ik ook wel veel collega's die juist niet vanwege de financiële randvoorwaarden komen. Dus omdat ze kunnen thuiswerken met een bijzondere thuissituatie of andere werktijden kunnen afspreken. Primair zitten alle gemeenten in de cao gemeenten, met een vertaling daarvan naar de omvang van de gemeente. Niet per se. Ik denk dat we nu vooral op een aantal fronten de basis iets aan het versterken zijn. Het is niet zo als we dit voor dit jaar gedaan hebben, dat we dan voor de komende vijf jaar klaar zijn. We moeten met de arbeidsmarkt mee blijven gaan. Als het goed is, gaat de organisatieontwikkeling door zoals beoogd. Dat betekent dat we koersen op een structuurverandering in de managementstructuur op 1 januari a.s. en we dat het komend half jaar aan het voorbereiden zijn. In juli volgend jaar willen we de organisatieverandering doorgevoerd hebben. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden vastgelegd in een mandaatregeling. En de budgetregeling wordt aangepast op het moment dat daar dingen in veranderen. Er komen ook nieuwe functies die beschreven en gewaardeerd worden.

Ik hoorde dat steeds meer kandidaten uit Heerenveen en omgeving komen. Ze willen graag hier werken omdat ze dan dichter bij huis zitten. Dan biedt Heerenveen eigenlijk meer dan omliggende gemeenten die vergelijkbaar zijn qua salaris? Hebben jullie in deze P-nota zaken gemist, als het gaat om het boeien en binden van mensen? 36

Organisatieontwikkeling

Wat is daarvan de tijdlijn?

18

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

Maakt deze organisatieontwikkeling de gemeente aantrekkelijker of juist minder aantrekkelijk als werkgever?

Onze hoop is aantrekkelijker, omdat we naar een plattere organisatie toe gaan, en toewerken naar meer rolduidelijkheid en heldere afspraken over wat mensen doen. We zetten erg in op werkwijze, gedrag en cultuur, niet alleen op structuur. Met name dat laatste is belangrijk om een verandering überhaupt voor elkaar te krijgen. Er zijn mensen die het heel leuk vinden om binnen een verandering te werken en mede vorm te geven aan iets. Er zijn ook mensen die dat helemaal niet leuk vinden. Dat is juist de kern van de organisatieontwikkeling.

Zie je op de korte termijn, terwijl dat loopt, effect om aantrekkelijker te zijn als werkgever? Ik denk dat in de toekomst steeds meer vraagstukken integraal moeten worden bekeken. Is dat onderdeel van de organisatieverandering, dat schotten tussen afdelingen vervagen of verlaagd worden? SP FNP

De fractie is niet aanwezig. 33

Lelylijn

43

Facilitair medewerker

Yn de perspektyfnota wurdt € 50.000 útlutsen foar de Lelyline. Letter wurdt sprutsen fan € 150.000 en € 200.000 foar de lange termyn. Wêr is dat jild krekt foar? Wêr is it bedrach fan € 131.000 foar de fasilitêr meiwurker op basearre?

19

Die vraag kan bij tafel 5, financiën, gesteld worden.

De facilitair adviseur staat bij de voorstellen die niet zijn doorgegaan. Het is incidenteel, dus daar huurt de gemeente mensen voor in. Het is een uurloon keer een opslag keer een overhead, gebaseerd op wat de gemeente aan inhuur kwijt zal zijn voor zo'n soort functie.

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

38

Onderwerp

Bestjoersstipe Belastingen

Vraag

Antwoord

Omdat het een externe is zal het duurder zijn dan wanneer het een interne zou zijn. Bij inhuur voor een jaar zullen we zeker meer geld kwijt zijn. Yn it nije gemeentehûs sille de saken goed foarinoar wêze moatte, mar eins rint it fasilitêre barren troch. Dan soe it better wêze om dêr dochs in fêst personielslid foar oan te nimmen. Ik fyn 24 oeren wyks noch net sa folle foar de funksje.

Ja, de kans dat we meer geld kwijt zijn is groter als er een externe bij komt dan wanneer we iemand vast zouden aannemen.

Wat besparje we op jierbasis as we it kolleezje lytser meitsje fan fiif wethâlders nei fjouwer wethâlders? Ik las in de stukken dat herinvoering van hondenbelasting niet veel oplevert. Bijv. in Tilburg levert het € 1,6 miljoen op. Elk klein beetje is extra. Heeft het te maken met evt. controles die erop zitten? Sommige mensen hebben vier of vijf honden. Dat kan overlast geven.

Benchmark

11

Behear oare gebouwen en grûnen

By ‘Uitkomsten benchmark’ stiet dat de kosten de ynwenner yn 2022 € 12,4 binne. En de kosten de ynwenner yn 2023 - € 1,5. Dat is in

20

Dat is sowieso een stuk goedkoper.

Er staan twee aanvragen in de P-nota. Tijdelijk voor een facilitair medewerker. Die wordt voor volgend jaar voor een half jaar aangevraagd. De facilitair adviseur staat op de lijst voor 36 uur, tijdelijk voor een jaar, maar dat gaat nu niet door. Dat hebben we niet uitgerekend. Ja. Hondenbelasting is hier wel geweest, maar het is afgeschaft. Het was ook een landelijke trend om het af te schaffen. Veel gemeenten gaan het nu weer herinvoeren. Het kost ook geld om jaarlijks controles uit te voeren. De controles kunnen wel over het jaar verdeeld worden. De tarieven vloeien terug naar algemene middelen. Hondenbelasting kan een regulerende werking hebben. Die vraag kan schriftelijk worden gesteld. Of bij tafel 5 over de financiën.

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

grut ferskil. Onroerende zaakbelasting

Er wordt naar verhoging van de ozb gekeken om andere kosten te dekken, maar die is landelijk al bovengemiddeld. Moet die dan nog hoger? Wat is de grutste oarsaak fan it probleem dêr't we no foar steane? Der wurde trije saken neamd: stiging fan de rinte, it ynvestearringsprogramma fan de gemeente en de Ryksoerheid.

Het systeem van trap-op-trap-af wordt losgelaten.

Mensen, middelen en bestuur

35

Digitalisearring

De digitalisearring bliuwt in kostepost dy't oprint. Dat is altyd yn ûntwikkeling.

De ôfrûne jierren hat de rie út en troch ekstra budzjet foar ict beskikber steld, mar dochs bliuwe de kosten binnen dy 4%?

21

Bekeken wordt met welke gemeenten de ozb vergeleken is. Dat zijn niet per se omliggende gemeenten. We kijken ook naar wat de ozb doet bij particulieren en bij niet-natuurlijke personen. Verhoging wel of niet wordt een politieke keuze. De Rijksoverheid hebben we geen invloed op, maar dat is wel een grote oorzaak van de problematiek waar alle gemeenten tegenaan lopen. De financiering wordt anders en minder, terwijl hetzelfde werk gedaan moet worden. Het geld van de Rijksoverheid is een groot deel van onze financiële stroom. De investeringsknoppen kun je als gemeente zelf aan draaien door keuzes te maken en ambities anders te leggen. Klopt, daar stappen we vanaf. Er komt een ander soort financieringssystematiek voor gemeenten, die is uitgedacht door de Rijksoverheid. Onder deze systematiek zit een landelijke bezuiniging van € 3 miljard. Er zullen altijd ict-posten blijven, of je er nu iets mee kunt besparen of niet. In algemene zin zie je dat de kosten van ict niet per se oplopen qua percentage van de begroting voor het totale uitvoeringsprogramma. Dat is circa 4%. Het aantal functionaliteiten neemt wel enorm toe. Ja. Eerder zaten we duidelijk onder het benchmarkgemiddelde qua uitgaven. Het idee op dit moment is dat we op die benchmark van het gemiddelde van Nederland zitten.

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie HL

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

36

Organisatieontwikkeling

Er moet nogal wat gebeuren. Dan vraag je je af of dat echt nodig is, of er mensen bij moeten komen. We hoorden dat de afdeling financiën een afdelingshoofd nodig heeft. Gezien het aantal wethouders staat er meer druk op het bestuurssecretariaat. Deze vraag kan te politiek zijn. Hoe groot is de gemeentelijke organisatie qua fte? Wat is de norm?

De keuze is politiek. Het voorstel dat hier in staat is vooral bedoeld om de werkdruk voor het bestuurssecretariaat te beperken.

45

Externe inhuur

36

Organisatieontwikkeling

35

Woo

Hoe groot is de incidentele inhuur van externe bureaus qua omvang binnen de organisatie? Wat zijn de belangrijkste doelen voor de organisatieontwikkeling in de komende jaren? Waar ligt de druk? Hoe gaat het met de Woo-verzoeken op dit moment? Ik weet dat het een enorme personele impact heeft om zaken boven tafel te krijgen.

22

Ongeveer 525 fte. In de paragraaf bedrijfsvoering staat de norm waarmee je de gemeente kunt vergelijken met andere gemeenten. Maar veel gemeenten hebben veel werk uitbesteed en andere gemeenten doen veel zelf. Het is 18% van de loonsom. De gemeente Heerenveen zit op de landelijke benchmark voor gemeenten. Voor de organisatieontwikkeling zit de prioriteit in de kern op het verbeteren van het integraal werken, daar waar het gaat om het gezamenlijk naar vraagstukken kijken, gezamenlijk richting inwoners en organisaties aan de slag gaan. Het wisselt heel erg. Je kunt het eigenlijk niet voorspellen. Soms is de hele organisatie bij een groot vraagstuk betrokken en soms gaat het over een klein onderwerp en dan is de informatie zo opgeleverd. We proberen wel, als een verzoek binnenkomt, om eerst in een gesprek te kijken of het informeel opgelost kan worden. Sommigen doen het uit wantrouwen en willen alleen het formele traject in. We houden niet bij hoeveel uren de Wooverzoeken kosten. Het is ook afhankelijk van de

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord kwaliteit van de informatiehuishouding hoe goed iets te vinden is.

Hoe verloopt het formele traject van de Woo-aanvraag? Gaat er een opzet naar het college? 35

Digitalisering

Hoe heeft de digitalisering het aanvraagproces voor de gemeentelijke diensten in Heerenveen vereenvoudigd? Zijn de ict-middelen daarin voldoende?

Gaan we als gemeente meer gebruik maken van AI in de systemen?

De eigen data kunnen razendsnel geanalyseerd worden met de juiste input waarmee de AI moet gaan werken. Dat geldt ook voor software van Microsoft waar AI al in zit.

23

Het hele traject wordt ambtelijk afgehandeld. Als overheid heb je de wettelijke taak tot het verstrekken van informatie. Het college heeft geen invloed op de afhandeling, maar is wel betrokken bij de vorming van het dossier. Het gaat hier om de processen van de aanvragen bij het KCC en bij Burgerzaken. We moeten vooropstellen dat je niet alles met digitalisering kunt doen, en dat het vooral ook veel contact is. De gemeente Heerenveen is heel bewust bezig om een aantal informatiesystemen moderner te maken. We zijn nu bezig met de implementatie van de nieuwe ict bij Burgerzaken, dat veel gebruiksvriendelijker en makkelijker is en meer functionaliteit heeft. We hebben het afgelopen half jaar onderzoek gedaan van wat AI voor de gemeente betekent. Het idee is dat na de zomer beleid gemaakt wordt van waarvoor de gemeente AI wil inzetten. Daar moet een bepaald ethisch kompas voor opgesteld worden. We zien tegelijkertijd ook hele praktische toepassingen die we op speciale plekken kunnen inzetten, bijv. bij wervingscommunicatie extern. Dat met behoud van privacy en beveiliging. Klopt. De software van Microsoft gebruiken wij. We moeten er wel om denken dat we dan niet zomaar ChatGPT kunnen downloaden. Dat moet binnen onze muren blijven. Specifiek gaan we dan Copilot van Microsoft inzetten. Ik ben er persoonlijk wel trots op

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord

Bij digitaliseren is het toch zaak om met andere gemeenten samen te werken met pakketten etc.?

35

Woo

Maken wij als gemeenten ook onderling gebruik van elkaars digitale apparatuur zoals servers? Hoeveel Woo-verzoeken hebben we het afgelopen jaar binnengekregen?

Doen de media ook veel Wooverzoeken bij de gemeente? Ik neem aan dat de Woo aardig wat kosten met zich meebrengt. Onder welke post valt dat?

24

dat wij als gemeente Heerenveen stappen daarin aan het zetten zijn, waar andere gemeenten nog huiverig zijn. Wel met kennisuitwisseling. Het is niet zo dat we bijvoorbeeld veel samen onderhouden. Bij belastingsoftware zie je dat wel. Meerdere gemeenten gebruiken dezelfde belastingsoftware en AI komt daar nu ook wel heel erg op. Bezwaarschriften kunnen gelezen, ingeboekt en op geadviseerd worden. Er moeten wel altijd mensen aan te pas komen om een besluit te nemen. Op het gebied van taxaties wordt ook meer samengewerkt. Deels. Wij hebben bijv. samen met De Fryske Marren en Súdwest-Fryslân een glasvezelring. Die wordt door de drie gemeenten onderhouden. Ik weet het exacte aantal niet, ik denk ongeveer 150 aanvragen. In mei 2022 is de wet gestart, waarna we eerst een piek hadden, en nu zakt het weer naar het normale aantal dat we ook met Wobverzoeken hadden. De verzoeken zijn heel divers. Media kunnen via hun perscontacten sowieso informatie opvragen. Dat zetten ze ook wel uit bij sommige gemeenten. Er zijn wel onderzoeksbureaus die bij meerdere gemeenten vragen uitzetten. We houden niet bij hoeveel ambtelijke uren de Woo kost. De kosten zitten in de organisatie verweven. Het is ingewikkeld om de uren specifiek bij te houden. Soms hebben collega's maar één Wooverzoek in drie jaar. Tijd schrijven kan helpen, maar het moet wel een bepaald doel hebben.

Sommige informatie kan niet verstrekt worden of moet

Technische vragen Perspectiefnota 2024

Infomarkt 1 juli 2024

Tafel 4 - Middelen, mensen en bestuur Fractie

Thema / Paragraaf

Blz.

Onderwerp

Vraag

Antwoord geanonimiseerd worden.

Zitten er genoeg mensen op jullie afdelingen? Of is het nijpend?

Er zijn vacatures die nog niet ingevuld zijn. Het is soms lastig om mensen te vinden.

Er is veel doorstroming van personeel, niet alleen bij de gemeente. Complimenten aan jullie voor de wijze van beantwoording van vragen vanuit de raad.

Dat maakt het niet gemakkelijker op. Maar het is wel een algemene trend.

25

Dank je wel.