Controleprotocol jaarrekening 2021

Controleprotocol jaarrekening 2021

Controleprotocol jaarrekening 2021

Inhoudsopgave 1 Inleiding 1.1 Wettelijk kader 1.2 Doel 2. Accountantscontrole 2.1 Controle getrouwheid en rechtmatigheid in het algemeen 2.2 Controle rechtmatigheid in het bijzonder 2.3 Controletoleranties 2.4 Controleaanpak 2.5 Normenkader

3 3 4 5 5 5 7 8 10

Controleprotocol jaarrekening 2021

1 Inleiding Dit controleprotocol maakt duidelijk welke werkzaamheden de accountant moet uitvoeren voor de controle van de jaarrekening. Het protocol: geeft richting aan het werk van de accountant; maakt duidelijk over welke aspecten de gemeenteraad zekerheid wordt gegeven door middel van de accountantscontrole en is een aanvullend document op de eisen die met betrekking tot de controle zijn gesteld in wet- en regelgeving. Het protocol is opgesteld door het onderdeel Planning & Control van de afdeling Belastingen, Financiële en Juridische zaken (BFJz1) met ondersteuning van de afdelingen2 binnen de gemeente Heerenveen. Daarna is het protocol beoordeeld door de accountant, ter vaststelling aangeboden aan het college van B&W en de gemeenteraad. De rol van de gemeenteraad met betrekking tot de controle is terug te vinden in de paragrafen 1.1, 1.2, 2.2 en 2.3. De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van een adequate controle blijft bij de accountant, ongeacht het wel / niet aanwezig zijn van dit protocol.

1.1

Wettelijk kader

De controle is geregeld in artikel 213 van de Gemeentewet. Lid 1 schrijft voor dat de gemeenteraad bij verordening regels vaststelt voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. De verordening moet waarborgen dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst. Deze verordening is door de gemeenteraad vastgesteld. Lid 2 schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 (van de Gemeentewet) bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Deloitte heeft van de gemeenteraad de opdracht gekregen deze accountantscontrole uit te voeren. Lid 3 en 4 schrijven de inhoud van de controleverklaring en van het verslag van bevindingen voor. Lid 5 schrijft de verzending daarvan voor. Lid 6 schrijft voor dat bij AMvB nadere regels gesteld kunnen worden met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaglegging over de accountantscontrole. Deze regels zijn gesteld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het Besluit single - information en single - audit (SiSa) voor specifieke uitkeringen 3.

Lid 7 t/m 9 zijn niet van toepassing op de gemeente Heerenveen.

1 de afdeling BFJz is verantwoordelijk voor normen met betrekking tot begrotingsrechtmatigheid. 2 de afdelingen zijn verantwoordelijk voor normen met betrekking tot rechtmatigheid en de naleving daarvan. 3 In dit document verder afgekort tot BADO en SISA

3

Controleprotocol jaarrekening 2021

1.2

Doel

Paragraaf 2 De jaarrekening van de Gemeentewet schrijft onder meer voor dat het college aan de gemeenteraad over elk begrotingsjaar verantwoording aflegt over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Wanneer de gemeenteraad de jaarrekening vaststelt dan ontlast dat de leden van het college ten aanzien van het daarin verantwoorde financieel beheer. Door middel van de accountantscontrole krijgt de gemeenteraad een oordeel over de kwaliteit (waaronder getrouwheid en rechtmatigheid) van de jaarrekening en daarmee van de verantwoording. Het BADO geeft de gemeenteraad ruimte om de in de accountantscontrole te hanteren goedkeuringstoleranties en de rapporteringtoleranties scherper te stellen dan in het BADO is voorgeschreven. Deze mogen voor elke jaarrekening opnieuw worden bepaald. Daarnaast is het voor de controle van rechtmatigheid noodzakelijk om: De accountant aanwijzingen en aandachtspunten te geven. De normen waaraan rechtmatigheid getoetst moet worden te actualiseren omdat deze niet jaarlijks dezelfde zijn. De gemeenteraad in de gelegenheid te stellen kaderstellende collegebesluiten aanvullend op te nemen in het normenkader rechtmatigheid. De toe te passen toleranties, aanwijzingen en aandachtspunten en normen zijn opgenomen in dit protocol. Dit protocol is van toepassing op de jaarrekening 2021.

4

Controleprotocol jaarrekening 2021

2 Accountantscontrole 2.1

Controle getrouwheid en rechtmatigheid in het algemeen

De controle is geregeld in artikel 213 van de Gemeentewet. Lid 3 schrijft voor dat de controleverklaring op grond van de uitgevoerde controle aan moet geven of: de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; de baten en lasten, evenals de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen; de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Lid 4 schrijft voor dat het verslag van bevindingen in ieder geval bevindingen bevat over: de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en onrechtmatigheden in de jaarrekening. Bij de uitvoering van de controle moet de accountant de regels en / of aanwijzingen volgen die zijn gesteld in: Het BADO en de Nota Verwachtingen Accountantscontrole (SISA) . Handleiding Regelgeving Accountancy (NBA: Koninklijke Nederlandse beroepsorganisatie van accountants) Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS). De meest recente voor het boekjaar van toepassing zijnde Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten). 2.2

Controle rechtmatigheid in het bijzonder

Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole is een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Met andere woorden, er wordt gecontroleerd of het college van Burgemeester en Wethouders bij het aangaan van transacties met financiële gevolgen de relevante bepalingen heeft nageleefd. De accountant hoeft niet vast te stellen of alle handelingen binnen de gemeente conform de geldende wet- en regelgeving zijn verricht. De aandacht blijft beperkt tot die handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en / of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord. Het bovenstaande sluit in beginsel regels uit met betrekking tot handelingen en beslissingen van niet-financiële aard, met uitzondering van twee belangrijke nuances: Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard dienen wel in algemene zin te worden betrokken bij de inschatting van het algemene risicobeleid en –beheer van de gemeente.

De gedachte hierachter is dat niet-financiële handelingen wel 5

Controleprotocol jaarrekening 2021 kunnen leiden tot financiële risico’s waarvoor bijvoorbeeld een voorziening zou moeten worden gevormd. De accountant gaat na of het jaarverslag geen tegenstrijdigheden bevat ten opzichte van de jaarrekening. Paragrafen in het jaarverslag worden niet op rechtmatigheidaspecten getoetst, wel of het beeld dat in de paragrafen wordt gegeven niet botst met de jaarrekening. Normenkader rechtmatigheid Het normenkader is de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. De inventarisatie bestaat uit de externe wetgeving en de eigen regelgeving, waarbij de verordeningen, raadsbesluiten en de collegebesluiten kunnen worden onderscheiden. Het normenkader moet actueel worden gehouden en aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. De controle op rechtmatigheid is limitatief gericht op: (1)

De naleving van externe regelgeving (van hogere overheden) zoals die in het bijgaande normenkader rechtmatigheid is opgenomen. Alleen regelgeving die bepalingen bevat over financiële beheershandelingen is van belang.

(2)

De naleving van eigen regelgeving zoals die in het bijgaande normenkader rechtmatigheid is opgenomen. Alleen regelgeving en besluiten die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen zijn van belang. Aan eigen regelgeving en / of besluiten worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan bepalingen die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen.

(3)

Kaderstellende collegebesluiten, zoals die in de kolom “Eigen regelgeving en/of besluiten” van het bijgaande normenkader rechtmatigheid zijn opgenomen, die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen en op basis van externe regelgeving, verordeningen en / of raadsbesluiten moeten worden genomen4. De accountant controleert of het besluit daadwerkelijk is genomen en of het voldoet aan eventuele eisen die daaraan zijn gesteld. De accountant controleert niet de naleving van deze besluiten, met uitzondering van: (a) Wettelijk verplichte kaderstellende collegebesluiten waarbij is voorgeschreven dat een rechtmatigheidtoets moet worden uitgevoerd. (b) Kaderstellende collegebesluiten die de gemeenteraad aanvullend opneemt in het normenkader5. Alle overige collegebesluiten vallen niet onder het rechtmatigheidsoordeel.

(4) (5)

De naleving van de themabegroting, zoals uitgewerkt in het bijgaande normenkader begrotingsrechtmatigheid.

(6)

De aanwezigheid, actualiteit, naleving en werking van maatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik van regelgeving en / of besluiten te voorkomen.

De uitwerking van het normenkader is opgenomen in dit protocol.

Dit laat overigens onverlet dat andere collegebesluiten, bijvoorbeeld met betrekking tot delegatie & mandaat, invloed hebben op het financieel beheer. Deze besluiten kunnen daarom wel gevolgen hebben voor het getrouwe beeld. In die zin worden deze besluiten wel meegenomen met de accountantscontrole ten behoeve van de getrouwheid. 5 De controle op de naleving van deze besluiten valt niet standaard onder de accountantscontrole. 4

6

Controleprotocol jaarrekening 2021

2.3

Controletoleranties

Bij de oordeelsvorming over de jaarrekening spelen goedkeurings- en rapporteringtoleranties een belangrijke rol. Goedkeuringstoleratanties De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals vast te stellen voor het controlejaar. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) zijn minimumeisen voor de te hanteren goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de controleverklaring. Artikel 2 schrijft ook voor dat de gemeenteraad de goedkeuringstoleranties op een lager percentage kan vaststellen6.

Controleverklaring Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% van lasten)

≤ 1%

> 1% < 3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% van lasten)

≤ 3%

> 3% < 10% ≥ 10%

-

Voor dit controleprotocol zijn de bovenstaande goedkeuringstoleranties van toepassing (het wettelijk minimum). De omvang van de begroting 2021 bedraagt in totaal € 185.467.204. Op basis daarvan betekenen de goedkeuringstoleranties dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van € 1.854.672 en een totaalbedrag aan onzekerheden van € 5.564.016 een goedkeurende controleverklaring niet zullen aantasten. Rapporteringstolerantie Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringstolerantie heeft betrekking op het vastgestelde bedrag waarboven de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden altijd opneemt in de rapportage van controlebevindingen. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringtolerantie om te kunnen waarborgen dat alle fouten en onzekerheden die dit bedrag overschrijden in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Daarnaast rapporteert de accountant in alle gevallen als naar het oordeel van de accountant sprake is van belangrijke kwalitatieve fouten of onzekerheden.

Een lagere goedkeuringstolerantie leidt tot een hogere controle-inspanning van de organisatie en de accountant. Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot een hogere controle-inspanning, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringtolerantie kan worden vastgesteld op een percentage van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag, bijvoorbeeld € 200.000,--. 6

7

Controleprotocol jaarrekening 2021 Het BADO schrijft voor specifieke uitkeringen (van het Rijk) in artikel 5 de onderstaande minimale rapporteringtolerantie(s) voor. Accountantsverslag Lasten specifieke uitkering

≤ € 125.000,--

> € 125.000,-- en ≤ > € 1.000.000,-€ 1.000.000,--

Rapportage fout of onzekerheid

€ 12.500,--

10% van de lasten

€ 125.000,--

De voor de accountantscontrole relevante specifieke uitkeringen zijn opgenomen in het bijgaande normenkader rechtmatigheid. Voor lasten en baten anders dan de specifieke uitkeringen schrijft het BADO in artikel 5 de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties als minimale rapporteringtolerantie(s) voor. Hetzelfde artikel schrijft voor dat de gemeenteraad de bedragen voor de rapporteringtolerantie(s) op een lager bedrag kan vaststellen. Dat met uitzondering van de rapporteringtolerantie(s) voor specifieke uitkeringen waarvan niet mag worden afgeweken. Berekening van de rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is 5% van de goedkeurende materialiteitsgrens. De rapporteringstolerantie wordt niet meer bepaald door een hard getal, maar wordt bepaald door een werkbare rekensystematiek toe te passen. Het vaststellen van deze berekeningswijze in plaats van een hard getal heeft als voordeel dat de fluctuatie (groei/daling) van de omvang van de gemeentelijke uitgaven steeds automatisch wordt vertaald in een passend berekende rapporteringstolerantie. Voor dit controleprotocol geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid rapporteert die groter is dan € 92.734.

2.4

Controleaanpak

De controleaanpak is de verantwoordelijkheid van de accountant. De accountant past in beginsel een systeemgerichte aanpak toe. In een dergelijke aanpak steunt de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden op de interne beheersing van de organisatie7. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de in dit protocol opgenomen toleranties. Rechtmatigheidscriteria Voor de oordeelsvorming van het financieel beheer wordt, naast de getrouwheidcriteria, aandacht besteed aan de volgende rechtmatigheidscriteria: 1. het begrotingscriterium 2. het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium 3. het voorwaardencriterium.

7

Een gegevensgerichte aanpak verplicht de accountant (detail)controles te doen waarvan je redelijkerwijs mag verwachten dat de organisatie die doet als onderdeel van haar interne beheersing. De accountant is een dergelijke aanpak niet opgedragen door de gemeenteraad.

8

Controleprotocol jaarrekening 2021 1. Het begrotingscriterium Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheers handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de ‘Kadernota rechtmatigheid’ van de commissie BBV. Begrotingswijzigingen moeten volgens de gemeentewet tijdens het jaar zelf nog aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is voorgelegd zijn bestedingen boven het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Begrotingsoverschrijdingen die binnen de beleidskaders van de gemeenteraad vallen of waar compensatie mogelijk is door met de hogere lasten rechtstreeks samenhangende inkomsten kunnen als rechtmatig worden benoemd. 2. Voorwaardencriterium Besteding en inning van gelden door en gemeenschappelijke regelingen zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst.

Deze voorwaarden liggen vast in wet- en regelgeving (Algemene verbindende voorschriften van de Europese Unie, formele wetten, algemene maatregelen van bestuur, ministeriële regelingen, raadsbesluiten, verordeningen, richtlijnen, protocollenen dergelijke met een wettelijke grondslag en jurisprudentie). De gestelde voorwaarden hebben over het algemeen betrekking op: • De omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; • De heffing- en/of declaratiegrondslag; • Normbedragen; • De bevoegdheden; • Het voeren van een administratie; • Het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; • Aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d.; • Recht, hoogte en duur. 3. Het Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig. In tegenstelling tot andere getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten gaat het bij het M&O-criterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruikte voorkomen, dan wel op te sporen, en dat de wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. De accountant toets in hoeverre deugdelijke maatregelen zijn genomen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik.

9

Controleprotocol jaarrekening 2021 2.5 Normenkader versie juli 2021

10

Controleprotocol jaarrekening 2021

11

Controleprotocol jaarrekening 2021

12

Controleprotocol jaarrekening 2021

13

Controleprotocol jaarrekening 2021

14

Controleprotocol jaarrekening 2021

15

Controleprotocol jaarrekening 2021

Colofon Opdrachtgever: Opdracht: Versie: Omvang rapport: Auteur:

Raad Controleprotocol 2021 Versie 01 15 J. Pal, afdeling BFJz, Teamleider Planning & Control

16