Brief auditcommissie oktober 2025

Aan Gemeenteraad Van Auditcommissie Datum 17 oktober 2025

Geachte raad, De auditcommissie heeft op 13 oktober vergaderd over onder andere de uitgangspunten voor de financiële controle over boekjaar 2025. Zo stonden het controleplan, controleprotocol (incl. normenkader) en de financiële verordening op de agenda. Daarnaast is gesproken over de begroting, het plan van aanpak optimalisatie P&C cyclus, de voordracht voor een voorzitter en lid van de rekenkamer en was de rekenkamer te gast om de voortgang van haar werk te bespreken. Opdracht voor jaarcontrole 2025 door accountant De gemeenteraad is de opdrachtgever van de accountant. De opdracht staat in het controleplan en in het controleprotocol (incl. normenkader) dat de raad vaststelt op 13 november 2025. Als de raad het raadsvoorstel over het controleprotocol vaststelt, schrijft de raad voor en hanteert de accountant een goedkeuringstolerantie van 2% van de totale lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves (ca. 4,5 miljoen) voor afwijkingen en onzekerheden samen. Deze laatste grens wordt voorgesteld te wijzigen op basis van landelijke regelgeving. Als de raad het raadsvoorstel over het controleprotocol vaststelt, hanteert de accountant een rapporteringstolerantie van 5% van de goedkeuringstolerantie (ca. 200.000 euro op basis van de lasten in de begroting van 2025).

In het controleprotocol staat een overzicht van de belangrijke regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. Deze regelgeving gebruikt de accountant voor de controle. In het controleplan door de accountant opgesteld, staat de manier waarop de accountant de controle zal uitvoeren. Belangrijke ontwikkelingen bij de gemeente zijn de overgang naar een nieuw financieel systeem, de investering in interne beheersing en verbetering in het inkoop- en aanbestedingsproces. De accountant zal meekijken in de plannen van aanpak en in diverse te actualiseren beleidsdocumenten zoals de nota verbonden partijen en het treasurystatuut. De raad heeft gelegenheid om speerpunten mee te geven bij de uitvoering van de controle gerelateerd aan de accountantscontrole. De auditcommissie heeft als speerpunten duurzaamheid en weerbaarheid aangedragen. Weerbaarheid is gegeven de geopolitieke ontwikkelingen een belangrijk thema. Over deze onderwerpen zal de accountant uitgebreider rapporteren in het accountantsverslag. Het controleplan vindt u als bijlage bij deze brief en is voor u beschikbaar als ingekomen stuk. Financiële verordening 2025 1

De financiële verordening moet gewijzigd worden vanwege de verantwoordings- en rapportagegrenzen in het controleprotocol. Daarnaast wordt voorgesteld om het artikel over de nota leningen en garanties te laten vervallen. Dit betekent dat het college voorstelt om het beleid rondom leningen en garanties voortaan door het college vast te laten stellen in plaats van door de raad. Dit beleid omvat uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten voor het beheren van de financiële geldstromen, financiële posities en daarbij behorende risico’s. Het beleid, vastgelegd in een treasurystatuut, is gericht op het waarborgen van financiële continuïteit op de korte en lange termijn en zorgt voor voldoende middelen en beheersing van risico’s. De auditcommissie blijft graag op de hoogte van het opstellen van dit statuut. De financiële verordening staat geagendeerd in de commissie op 6 november en de raad op 13 november. Begroting De begroting is een belangrijk sturingsinstrument voor de raad. De auditcommissie heeft gekeken naar de kwaliteit en informatiewaarde van de begroting. De auditcommissie is positief over de leesbaarheid. De huidige indeling van de begroting voldoet aan de afspraken, maar biedt nog onvoldoende inzicht voor sturing door de raad. Zo is de koppeling tussen programma’s en financiën nog niet altijd inzichtelijk.

Dit is een belangrijk deelproject in de optimalisatie van de P&C documenten. De begroting wordt behandeld in de commissie op 6 november en de raad op 13 november. Plan van aanpak optimalisatie P&C cyclus De afgelopen jaren is diverse keren gesproken over mogelijkheden om de P&C cyclus te verbeteren. Zo is er behoefte aan een betere aansluiting tussen doelen, middelen en effecten, meer inzicht tussen nieuw en bestaand beleid en een strakkere inrichting van de programma’s in de begroting. Ook de opzet van de P&C cyclus, zoals de frequentie en inhoud van P&C documenten, kan efficiënter en effectiever worden ingericht. Dit plan van aanpak bevat de uitgangspunten en de werkwijze van het project. De auditcommissie is positief over het plan van aanpak en over de manier waarop de rol van de auditcommissie en raad is vormgegeven en kijkt uit naar het vervolgproces. Wel hoopt de auditcommissie alle reeds opgedane kennis in deze raadsperiode te consolideren in een voorstel dat als goed fundament kan dienen voor de volgende bestuursperiode en daarbij niet het momentum te verliezen. De raad ontvangt binnenkort een raadsbrief met het plan van aanpak. Op 27 november zal een dialoogsessie worden georganiseerd waarin de raad input kan leveren.

2

Besluitvorming zal deels in deze raad en deels in de nieuwe raad plaatsvinden. Voordracht voorzitter en lid rekenkamer In onze brief van mei meldden wij dat de auditcommissie het proces voor invulling van de vacature die ontstaat door het vertrek van Rom Afman als voorzitter van de rekenkamer ging oppakken. De werving hiervoor is inmiddels afgerond. De auditcommissie draagt Greet Seinen, lid van de rekenkamer voor als voorzitter. Jamila Ennour zal voorgedragen worden als nieuw lid van de rekenkamer. Mevrouw Ennour zal zich voorstellen in de commissie AZ van 4 december. Het voorstel voor benoeming van beiden wordt voorgelegd in de commissie AZ op 4 december en de raad op 11 december. In die vergadering wordt ook afscheid genomen van de huidige voorzitter, Rom Afman. Voortgangsoverleg rekenkamer Twee keer per jaar heeft de auditcommissie overleg met de rekenkamer. Gesproken is onder andere over het onderzoeksprogramma, deelname in het startprogramma nieuwe raad, afstemming met overige onderzoeken organisatie en de behandeling van een rekenkamerrapport in de commissie. De rekenkamer is nu bezig met het onderzoek ‘externe inhuur’, eind dit jaar zal een onderzoek naar subsidiebeleid opgestart worden. Dit is in lijn met het onderzoeksprogramma waarbij het laatste onderzoek naar voren is getrokken.

Afgesproken is een pilot te starten voor de behandeling van het rapport van de rekenkamer in de commissie alvorens er een raadsvoorstel is opgesteld. Doel is dat raad en college ruimte krijgen om van gedachten te wisselen over de aanbevelingen en het bestuurlijk wederhoor. Het proces wordt dan als volgt: na een toelichting door de rekenkamer op het rapport zal de raadscommissie eerst de aanbevelingen en het bestuurlijk wederhoor met het college en met elkaar bespreken in de commissie. Dit zal gebeuren aan de hand van een oplegger, opgesteld door de griffie. Op basis van de bespreking zal de griffie een raadsvoorstel opstellen. Evaluatie werkzaamheden accountant De griffier heeft met de accountant de werkzaamheden geëvalueerd. Uiteraard is hier ook de organisatie bij betrokken. Het is een intensief jaar geweest. De samenwerking verloopt goed. De lijntjes zijn kort. De organisatie wordt zowel geprikkeld als geholpen. Er zijn afspraken gemaakt om de werkzaamheden en planning nog beter af te stemmen. Afgesproken is ook om scherper te zijn op de kosten en pro-actiever zaken af te stemmen met de griffier. Dit om meerwerk zo veel mogelijk te voorkomen. Dit jaar is er een meerwerknota ontvangen. De auditcommissie heeft kennis genomen van de oorzaken en heeft vertrouwen in de getroffen maatregelen. De meerkosten kunnen dit jaar binnen het budget opgevangen worden. 3

Wat verder ter tafel is gekomen De jaarplanning 2026 van de auditcommissie is besproken. Evenals de voortgang van de geplande werkzaamheden in 2025 die voorspoedig verlopen. De auditcommissie stelt een overdrachtsdocument op voor de nieuwe auditcommissie aan de hand van interviews en enquêtevragen. Wilt u als raadslid daarover iets meegeven, laat het dan weten aan de voorzitter of secretaris van de commissie.

Auditcommissie Heerenveen,

B.R. van Henten-Meijer

O. Chang

Secretaris

Voorzitter

4