Brief auditcommissie oktober 2024

Aan Gemeenteraad Van Auditcommissie Datum 21 oktober 2024

Geachte raad,

De auditcommissie heeft op 15 oktober vergaderd over onder andere de uitgangspunten voor de financiële controle over boekjaar 2024. Ook het controleprotocol (incl. normenkader) en de notitie risicomanagement en weerstandsvermogen stonden op de agenda.

Accountant

De gemeenteraad is de opdrachtgever van de accountant. De opdracht krijgt nader vorm in het controleplan en in het controleprotocol (incl. normenkader). De accountant geeft zijn bevindingen in de managementletter (deze wordt in december besproken en het accountantsverslag (wordt in het 2e kwartaal besproken). De cyclus wordt afgesloten met een evaluatie van het proces en de invulling van de opdracht.

Controleplan Namens PWC zijn de accountants S.J. Dul en J.J. Eikenaar bij de bespreking aanwezig. Zij hebben een toelichting gegeven op het controleplan. Deze eerste keer is sprake van een uitgebreid document waarin de aandachtsgebieden en toleranties zijn beschreven. De accountant hanteert een reguliere rapporteringstolerantie van € 100.000 en € 1.635.000 als rapportagegrens voor reclassificaties op balansposten voor presentatie en toelichting.

1

De auditcommissie heeft gelegenheid om speerpunten mee te geven bij de uitvoering van de controle gerelateerd aan de accountantscontrole. De auditcommissie heeft als speerpunten netcongestie in relatie tot de grondexploitaties en klimaatrisico’s op de waardering van activa en onderhoudsvoorzieningen aangedragen. Over deze onderwerpen zal de accountant uitgebreider rapporteren in het accountantsverslag. Bij de aanschaf van een nieuw financieel systeem zal de accountant meedenken. De auditcommissie heeft benadrukt ook de raad hierbij te consulteren met de vraag hoe de raad wil sturen. Kennismaking accountant en thema-avond Met het oog op de keuzes die de raad volgend jaar moet maken bij de Perspectiefnota wordt in overleg met de griffie een thema-avond belegd. Deze avond kan kennisgemaakt worden met de accountant en zal deze zijn blik geven op de rol van de raad in de afwegingen van de bezuinigingen.

Controleprotocol inclusief normenkader Het normenkader voor de accountantscontrole heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente. In het protocol zijn ook de grenzen voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college opgenomen, zoals afgesproken in de financiële verordening. Het controleplan van de accountant en het controleprotocol incl. normenkader sluiten op elkaar aan. Het controleprotocol inclusief normenkader staat geagendeerd in de commissie AZ op 4 november en de raad op 14 november. Indien gewenst kan de voorzitter van de auditcommissie een mondelinge toelichting geven.

Begroting De begroting is een belangrijk sturingsinstrument voor de raad. De auditcommissie heeft gekeken naar de kwaliteit en informatiewaarde van de begroting. De auditcommissie is positief over de Ynlieding in het Fries en de leesbaarheid. De huidige indeling van de begroting voldoet aan de afspraken, maar biedt nog onvoldoende inzicht voor de raad. Bij de evaluatie van de P&C-cyclus in de vergadering van de auditcommissie op 3 december zal hierover verder gesproken worden; hoe kunnen doel en middelen gekoppeld worden.

Notitie Risicomanagement en weerstandsvermogen De notitie risicomanagement en weerstandsvermogen dateerde uit 2019 en moet iedere vier jaar geactualiseerd worden. Doel van de notitie is om (1) uitgangspunten vast te

2

leggen, (2) rollen, taken en verantwoordelijkheden te benoemen, (3) het risicobewustzijn te verhogen voor bestuur en organisatie en (4) voldoen aan wet- en regelgeving. Met de integrale aanpak staat deze notitie in het teken van de doorontwikkeling van risicomanagement en wordt een stap gemaakt in het versterken van risicomanagement in de organisatie. Er is een open dialoog gevoerd over de betekenis van dit stuk en de rol van de raad in het bepalen van de criteria die zijn voorgesteld. De auditcommissie waardeert de heldere toelichting en de heldere voorgestelde beslispunten. De politieke discussie over de beslispunten en uitgangspunten kan in de gemeenteraad gevoerd worden. De notitie wordt geagendeerd in de commissie AZ en de raad van december.

Voortgang rekenkamerrapporten Het college is verplicht om één keer per jaar een voortgangsrapportage over de aanbevelingen van de rekenkamer aan de raad aan te bieden. Dit is gebeurd in mei. De verordening op de rekenkamer geeft de mogelijkheid om indien gewenst voor 1 november nog een voortgangsrapportage aan het college te vragen. De auditcommissie stelt de raad voor hier, gelet op het vele werk dat dit vraagt, geen gebruik van te maken en om ook in 2025 uit te gaan van één voortgangsrapportage. Het is aan de raad om het college desgewenst te bevragen over de voortgangsrapportage.

Wat verder ter tafel is gekomen Jan Elsinga neemt het vicevoorzitterschap over van Bernhard Hoekstra. De rekenkamer heeft een zelfevaluatie uitgevoerd. Het rapport is op 16 september besproken met de auditcommissie. De verbeterpunten worden door de rekenkamer opgepakt. Eén van de afspraken is om meer ruimte te creëren voor overleg tussen de auditcommissie en rekenkamer. De raad heeft deze rapportage ontvangen. De jaarplanning 2025 van de auditcommissie is besproken. Evenals de voortgang van de geplande werkzaamheden in 2024 welke voorspoedig verlopen. Op 3 december vindt een nieuwe vergadering plaats, in ieder geval de evaluatie van de nieuwe P&C documenten zal dan worden besproken. Graag neemt de auditcommissie uw tips en tops daarin mee.

Auditcommissie Heerenveen,

B.R. van Henten-Meijer

O. Chang

Secretaris

Voorzitter

3