Brief auditcommissie oktober 2023

Aan Gemeenteraad Van Auditcommissie Datum 6 oktober 2023

Geachte raad, De auditcommissie heeft op 4 oktober vergaderd over onder andere de uitgangspunten voor de financiële controle over boekjaar 2023. Ook is gesproken met de rekenkamer. De auditcommissie adviseert de raad: 1. positief over het controleplan en normenkader. 2. het budget van de rekenkamer te handhaven op 44.000 euro voor onderzoek. De auditcommissie heeft de volgende afspraken gemaakt: 1. Er worden geen extra aandachtspunten aangedragen bovenop de aandachtspunten van de accountant voor de accountantscontrole 2023. 2. Met de accountant wordt een thema-avond over Voorzieningen voorbereid. 3. Er wordt in gesprek gegaan met de accountant over meerwerkkosten. Samenhang controledocumenten Er worden gedurende het jaar een aantal documenten aangeboden ter vaststelling in de raad. De auditcommissie heeft een adviserende rol aan de raad als het gaat om deze documenten. Belangrijk is om te weten wie waarvoor verantwoordelijk is en wat de samenhang is tussen deze controledocumenten. Daartoe is onderstaand de controletoren opgenomen.

Uit de publicatie "Goede raad voor een sterke gemeenteraad” - Deloitte

1

Rekenkamer Twee keer per jaar heeft de auditcommissie een voortgangsgesprek met de rekenkamer. Met de heer Afman, voorzitter van de rekenkamer, zijn het onderzoeksprogramma 2024 en de begroting 2024 van de rekenkamer besproken. Onderzoeksprogramma en begroting 2024 Het onderzoeksprogramma 2024 bevat twee quick scans en een onderzoek. Ook is zoals afgesproken in de verordening een zelfevaluatie gepland. De auditcommissie geeft aan dat zij grotere onderzoeken aanmoedigt, omdat daarin meer ruimte voor verdieping is. Ook stimuleert de auditcommissie om nadrukkelijk de nieuwe ruimte in de verordening, zoals het aanstellen van een burgerlid, te benutten. Bij de bespreking van de begroting is gesproken over het budget van de rekenkamer. In onderzoek van het ministerie van BZK komt naar voren dat er minimaal 1,30 euro per inwoner als ondergrens gehanteerd zou moeten worden voor de rekenkamer. Om zo tot een toereikend onderzoeksbudget te komen. Geconcludeerd is dat Heerenveen voldoet aan deze grens. De auditcommissie adviseert om het budget te handhaven. Mochten er extra onderzoeken nodig zijn, dan kan de raad worden gevraagd extra budget beschikbaar te stellen. Het jaarplan en de begroting zullen door de rekenkamer ter kennisneming aan de raad gezonden worden. Accountant De gemeenteraad is de opdrachtgever van de accountant.

De opdracht krijgt nader vorm in het controleprotocol en normenkader en in het auditplan. De accountant geeft zijn bevindingen in de managementletter (wordt in februari besproken) en het accountantsverslag (wordt in het 2e kwartaal besproken). De cyclus wordt afgesloten met een evaluatie van het proces en de invulling van de opdracht. Controleprotocol inclusief normenkader Het normenkader voor de accountantscontrole heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente. In het protocol zijn ook de grenzen voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college zijn opgenomen, zoals afgesproken in de financiële verordening. De auditcommissie geeft een positief advies aan de raad. Het controleprotocol inclusief normenkader staat geagendeerd in de commissie AZ op 12 oktober. Indien gewenst kan de voorzitter van de auditcommissie een mondelinge toelichting geven. Auditplan Namens Deloitte waren C.V. Loeff RA en K. Bakker bij de bespreking aanwezig. Zij hebben een toelichting gegeven op het auditplan. Het auditplan is deze keer op een beknopte wijze vormgegeven en bevat een routekaart met weging van de risico’s.

2

Een deel van de aandachtsgebieden voor de controle over 2023 zijn afkomstig uit het accountantsverslag van vorig jaar en er is gekeken naar wat gerapporteerd is in de managementletter. De auditcommissie heeft de gelegenheid om extra onderwerpen ter controle aan te dragen die zij belangrijk vindt en waarin niet is voorzien in het auditplan. De auditcommissie heeft geen onderwerpen aangedragen. Wel heeft de auditcommissie Voorzieningen (riolering en onderhoud) als speerpunt benoemd. Hierover wordt in overleg met de griffie een thema-avond georganiseerd. Het is de verwachting dat het aantal specifieke geldstromen vanuit het Rijk (SiSaregelingen) verder toe zal nemen, met name op het gebied van jeugdhulp. Dit brengt een verhoogde administratieve lastendruk met zich mee en extra accountantskosten. Het auditplan wordt aan de raad gezonden. Bij de behandeling in de commissie is de voorzitter van de auditcommissie beschikbaar voor een mondelinge toelichting. Evaluatie met de accountant De auditcommissie heeft met de accountant afgesproken om de controle 2022 te evalueren met de raad en de accountant. De voorzitter van de auditcommissie, de griffier en de secretaris van de auditcommissie hebben dit gesprek gevoerd.

Tijdens het gesprek zijn afspraken gemaakt over een verbetering van het proces en een tijdige aanlevering van de informatie en verklaring, zodat de controle door de accountant volgend jaar is afgerond voor behandeling in commissie en raad. De auditcommissie gaat met de accountant in gesprek over meerwerkkosten. Afhankelijk van de uitkomst zal een bedrag voor meerwerk in het tweede verzamelbesluit worden opgenomen. College Het college is verantwoordelijk voor de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van de middelen. Dit wordt geborgd door middel van de volgende instrumenten: intern beheersplan, rechtmatigheidsverantwoording (vanaf jaarrekening 2023 verplicht), 213a onderzoeken (niet besproken in deze auditcommissie). Intern beheersplan De auditcommissie is geïnformeerd over het intern beheersplan. Dit plan wordt ter kennisneming aan de raad gestuurd. Rechtmatigheidsverantwoording college In mei 2023 is het wetsvoorstel ‘versterking decentrale rekenkamers’ aangenomen. Onderdeel van deze wet is de rechtmatigheidsverantwoording. Vanaf boekjaar 2023 moet elke gemeente zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiervoor is een verplicht format ontwikkeld met daarnaast de ruimte om naar eigen inzicht een toelichting in te richten.

3

De opzet van de rechtmatigheidsverklaring is met de auditcommissie besproken; het college geeft een toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag. Doel van de rechtmatigheidsverantwoording door het college is versterking van de controlerende taak van de raad. Planning en controlecyclus De cyclus kent conform financiële verordening de perspectiefnota /MeerJarenPlan, begroting, tussenrapportages en de jaarrekening. In deze auditcommissie is daarover het volgende besproken. Begroting 2024 De begroting 2024 kent als gevolg van het verbetertraject P&C een andere indeling. Doel is meer sturing van de raad en het vergroten van de vergelijkbaarheid met andere gemeenten. In de auditcommissie is een toelichting gegeven op de vergelijkbaarheid van de begroting 2024 met de gewijzigde begroting 2023. U bent hierover op 5 oktober met een informatiesessie geïnformeerd. Tussenrapportages In het verbetertraject is afgesproken dat er in plaats van verzamelbesluiten vanaf 2024 tussenrapportages komen in de vorm van een voor- en najaarsrapportage en decemberbesluit. De tussenrapportages zijn gericht op afwijkingen van de begroting. De rapportages maken inzichtelijk wat we willen bereiken (doelen), wat we hebben gedaan (tussendoelen), wat het heeft gekost (financiën). Doel van de tussenrapportages is dat de raad meer sturing en controle heeft.

De opzet van de tussenrapportage is besproken met de auditcommissie. De opzet wordt voor het eerst gebruikt bij de voorjaarsrapportage.

Auditcommissie Heerenveen,

B.R. van Henten-Meijer

O. Chang

Secretaris

Voorzitter

4