Brief auditcommissie mei 2024

Aan Gemeenteraad Van Auditcommissie Datum 5 juni 2024

Onderwerpen: Jaarstukken 2023 en Accountantsverslag, kennismaking nieuwe accountant, 213a onderzoeken en intern beheersingsplan

Beste raad, De auditcommissie heeft op 28 mei vergaderd over de Jaarrekening 2023 en het concept accountantsverslag. Naast deze onderwerpen zijn er nog een aantal onderwerpen die wij graag onder uw aandacht brengen. Jaarstukken 2023 en Concept-accountantsverslag Namens Deloitte waren Cindy Loeff en Klaas Bakker aanwezig om een toelichting te geven op het accountantsverslag over de Jaarrekening 2023. De beleidsverantwoording in het Jaarverslag is een verantwoordelijkheid van het college en is niet besproken in de auditcommissie. Mevrouw Loeff meldt dat er een goedkeurende verklaring verstrekt kan worden. Het afgelopen jaar heeft er een intensief contact plaatsgevonden met de organisatie ook aan het begin van de controle. Tijdrovende onderwerpen waren de grondexploitatie en de verdieping naar aanleiding van steekproeven op Europese aanbestedingen en onttrekkingen voorzieningen. De bij de stukken gevoegde position paper geeft een heldere toelichting op de grondexploitaties. Vanaf boekjaar 2023 is het college verplicht een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op te nemen waarin zij zich verantwoordt over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties. De tijdstippen en manieren van verantwoording gebeurt op basis van de richtlijnen uit de controleverordening, financiële verordening en het door de raad vastgestelde controleprotocol.

Het advies van de accountant om een definitie van het begrip ‘tijdig’ op te nemen in de verordening wordt door de auditcommissie en de organisatie herkend. De organisatie zal met een voorstel komen dat recht doet aan de rol van de raad. De auditcommissie is van mening dat de leesbaarheid van de jaarstukken goed is mede dankzij de aangebrachte linkjes, die verdiepende informatie geven. Meerkosten De accountant heeft aangegeven dat er ook dit jaar sprake is van meerkosten als gevolg van eerdergenoemde tijdrovende werkzaamheden. Hierover heeft het gesprek plaatsgevonden met de organisatie, de griffier en de voorzitter van de auditcommissie. De bespreking is nog niet afgerond. Op een later moment zult u hierover geïnformeerd worden en wordt de raad een voorstel voorgelegd.

1

Dit was het laatste jaar van controle door accountantskantoor Deloitte. Na vele jaren nemen we afscheid onder dank voor de samenwerking. Kennismaking met de nieuwe accountant PWC In de vergadering is kennisgemaakt met de nieuwe accountants van PWC, Sytze Jan Dul en Jurjen Eikenaar. Zij kijken terug op een intensief maar goed traject bij de aanbesteding en kijken uit naar het werken voor de raad van Heerenveen. Vanuit een goede samenwerking met raad, college en organisatie willen zij de komende jaren met hun team de raad ondersteunen. Naast de controle van de jaarrekening is er ook ruimte voor ondersteuning van de raad d.m.v. workshops en meedenken over onderwerpen (zoals verordeningen). De accountant zal op de gebruikelijke momenten aanwezig zijn bij de auditcommissie. Een nadere kennismaking van de raads- en commissieleden met de accountant wordt op een later moment gepland. 213a onderzoeken De auditcommissie heeft kennisgenomen van de 213a onderzoeken die door het college zijn gepland voor 2024. Er was geen aanleiding voor nadere bespreking van dit indicatieve overzicht. Wel zal de auditcommissie in het najaar opnieuw een overzicht ontvangen vanwege haar rol in het bevorderen van de afstemming van de onderzoeken en controles van accountant, college en rekenkamer. Het college biedt bij de jaarrekening de raad ter kennisname een overzicht van de onderzoeken uit 2023.

In de brief geeft het college inzicht in de onderzoeksresultaten en de acties die naar aanleiding van de onderzoeksresultaten zijn genomen. Deze raadsbrief was nog niet beschikbaar. Intern beheersingsplan Het intern beheersingsplan is opgesteld door het team Verbijzonderde Interne Controle in samenspraak met de concerncontroller. De aanpak is vergelijkbaar met voorgaande jaren. Wel is het plan opgesteld op basis van een meer risico-gestuurde aanpak. In overleg met de accountant zal de komende jaren gekeken worden hoe nog meer efficiëntie te halen is uit de interne controle. Auditcommissie Heerenveen, B.R. van Henten-Meijer

Secretaris

O. Chang

Voorzitter

2