brief auditcommissie meerkosten accountant

Aan Gemeenteraad Van Auditcommissie Datum 20 november 2023

Onderwerp: meerkosten accountant

Geachte raad, Met deze brief willen wij u informeren over de meerkosten voor de accountant. Deze meerkosten zijn opgenomen in het 2e verzamelbesluit. De kosten zijn te verdelen in drie onderdelen: 1. Jaarlijkse kosten 2. Nota meerkosten incl. p.m.posten 3. Tweede meerkostennota

€ 30.000 € 13.700 € 25.000

1. Jaarlijkse kosten Bij het opstellen van het verzamelbesluit is gebleken dat de afgelopen jaren in de begroting de kostenpost en indexatie voor de accountant niet voldoende verhoogd is.

2. Meerkosten incl. p.m.posten In het auditplan - dat de raad in het najaar van de accountant ontvangt, zijn p.m. posten opgenomen. Daaronder valt in ieder geval de controle van nieuwe extra SiSa-regelingen. In het voorjaar is van de accountant een factuur ontvangen, waarin naast een bedrag voor de SiSa-regelingen ook een aantal andere posten waren opgenomen. Deze posten zijn doorgesproken en deels gehonoreerd. De kostenpost voor de SiSa-regelingen is in lijn met de afspraken. Het betreft een bedrag van 6.200 euro. De kosten voor de extra inzet van vastgoedspecialisten hebben betrekking op de grondexploitatie Stadiongebied ter grootte van 7.500 euro. In overleg met de organisatie en de auditcommissie heeft de griffier deze post geaccepteerd. Het totaalbedrag van € 13.700 is opgenomen in het verzamelbesluit. Met betrekking tot de post werkzaamheden inzake naleving regelgeving Europees aanbesteden is afgesproken deze te betrekken bij de later te houden evaluatie.

3. Tweede meerkostennota In september heeft het evaluatiegesprek over het afgelopen jaar plaatsgevonden met de accountant. Tijdens dit gesprek werd een niet eerder aangekondigde en afgestemde tweede meerwerknota van 50.000 euro ingebracht met het voorstel om deze kosten gelijkelijk te verdelen voor rekening van Deloitte en de gemeente. Belangrijkste posten in

1

deze nota hebben betrekking op: inzet vastgoedexperts in verband met een fout in de grondexploitatie Stadiongebied, naleving regels Europees aanbesteden als gevolg van een geconstateerde onrechtmatigheidsfout en extra werkzaamheden ten aanzien van voorzieningen. De auditcommissie heeft de accountant in een gesprek op 7 november gevraagd om een nadere toelichting te geven op de kosten. De auditcommissie vindt dat deze toelichting niet overtuigend is, maar constateert tegelijkertijd dat lastig te achterhalen is waarom er extra inzet nodig was op de onderdelen die hebben geleid tot extra inzet en extra kosten. Alles overwegende adviseert de auditcommissie de raad de tweede meerwerkfactuur van 25.000 euro te betalen. Tegelijkertijd zijn met de accountant afspraken gemaakt over tijdige signalering en schriftelijke afstemming over eventuele meerkosten met de opdrachtgever, de griffier. Dit is vastgelegd in de opdrachtbevestiging 2024. De meerkosten zijn opgenomen in het 2e verzamelbesluit. Het verzamelbesluit wordt besproken in de commissie AZ van 30 november 2023. In die vergadering zal de voorzitter van de auditcommissie een mondelinge toelichting geven.

Secretaris

Voorzitter

B.R. van Henten-Meijer

O. Chang

2