Brief auditcommissie juni 2024

Aan Gemeenteraad Van Auditcommissie Datum 3 juli 2024

Onderwerp: Voorjaarsrapportage

Beste raad, De auditcommissie heeft op 20 juni vergaderd over de Voorjaarsrapportage en brengt graag haar bevindingen onder uw aandacht. De gemeente Heerenveen maakte tot en met 2023 gebruik van verzamelbesluiten om de begroting in de loop van het jaar aan te passen. De verzamelbesluiten waren vooral financieel ingericht. Vanaf 2024 worden deze verzamelbesluiten vervangen door twee tussenrapportages: een voorjaarsrapportage en een najaarsrapportage en een decemberbrief. Deze tussenrapportages geven naast de financiën (wat heeft het gekost) ook inzicht in de voortgang op de activiteiten; doelen (wat willen we bereiken) en tussendoelen (wat hebben we gedaan). Na vaststelling van de tussenrapportage wordt dit de gewijzigde begroting. Deze voorjaarsrapportage is het eerste product in deze vorm en geeft inzicht in de eerste vier maanden van het jaar 2024. De inhoud staat voorop, het geld volgt. De auditcommissie is positief over de kwaliteit en informatiewaarde van deze eerste tussenrapportage. Met name de stoplichtsystematiek geeft snel overzicht. De auditcommissie is van mening dat met dit document de raad beter in staat wordt gesteld om haar controlerende rol op te pakken en het budgetrecht uit te oefenen. Sturing door de raad is met name mogelijk bij mutaties genoemd onder bijsturingsvoorstellen, collegebesluiten en investeringen. Er zijn veel doelen.

Afgesproken is dat er gestreefd wordt in de begroting 2025 het aantal doelen terug te brengen en smart te formuleren. Aandachtspunt is het zichtbaar maken van de DIN’s uit raadsagenda en hoofdlijnenakkoord in de thema’s. De auditcommissie heeft een aantal tips meegegeven om de informatiewaarde en de leesbaarheid van de tussenrapportage verder te vergroten:

1

-

Geef ook bij een groen stoplicht procesmatige informatie zodat inzichtelijk wordt waar men mee bezig is; - Verbeter de leesbaarheid van tabellen; - Geef een uitleg van begrippen zoals O&O (onvermijdelijk en onuitstelbaar)-mutaties; - Verbeter de verbinding tussen ‘wat mag het kosten’ en de toelichting die er onder staat; - Leg uit waarom investeringen zijn opgenomen (vaststellen is bevoegdheid raad); - Maak helder inzichtelijk waar de raad bijsturingsmogelijkheid heeft; - Maak zichtbaar waar geld voor een investering bij een bijsturingsvoorstel vandaan komt (zit het in hetzelfde taakveld of niet); - Zorg dat bij aanpassingen vergelijkbaarheid van documenten mogelijk blijft. Deze tips worden verwerkt in de najaarsrapportage die in november, tegelijk met de begroting, in de raad wordt geagendeerd. Mocht u nog andere tips hebben ter verbetering, laat het dan weten.

Auditcommissie Heerenveen, B.R. van Henten-Meijer,

O. Chang,

Secretaris

Voorzitter

2