Brief auditcommissie februari 2025

Aan Gemeenteraad Van Auditcommissie Datum 3 februari 2025

Onderwerp: actualisatie financiële verordening

Geachte raad, De auditcommissie is schriftelijk geconsulteerd over de actualisatie van de financiële verordening. De uitkomst daarvan wil de auditcommissie graag onder de aandacht brengen. Actualisatie financiële verordening In de brief van december 2024 heeft de auditcommissie u geïnformeerd dat vanuit de organisatie is voorgesteld om een tweetal onderwerpen in de financiële verordening aan te passen. Ook de accountant heeft deze onderwerpen benoemd als aandachtspunten. In de brief stond: 1. Tijdig informeren van de raad bij afwijkingen In de verordening is onvoldoende duidelijkheid over het tijdig informeren van de raad bij afwijkingen. 2. Niveau waarop de verantwoording op rechtmatigheid van het college plaatsvindt Er is nu vastgelegd dat het college op taakveldniveau verantwoording aflegt, ook ten aanzien van de rechtmatigheidsverklaring. Voor alle 65 taakvelden zal de financiële verantwoording gelijk blijven, voor de rechtmatigheidsverklaring is het verzoek om in de verordening een hoger niveau op te nemen voor de rechtmatigheidsverklaring. De auditcommissie zal schriftelijk geconsulteerd worden over de financiële verordening. De financiële verordening wordt u in februari met een raadsvoorstel voorgelegd.

Inbreng van auditcommissie De auditcommissie heeft ten aanzien van het niveau waarop de verantwoording op rechtmatigheid van het college plaatsvindt aangegeven open te staan voor een ander abstractieniveau, maar niet het autorisatieniveau zomaar omhoog te willen tillen. De zorg is namelijk dat er geschoven kan worden tussen grote en kleine beleidsvelden zoals tussen jeugd, Wmo en participatie. Wanneer hier een beheersmaatregel op wordt ontworpen, kan deze zorg weggenomen worden. Als mogelijke oplossing is aangedragen dat voor de rechtmatigheidsverantwoording het abstractieniveau thema wordt gekozen maar voor de financiële autorisatie niet, omdat de administratie toch al op taakveldniveau wordt ingericht. Een andere observatie is : Het enkel rapporteren van afwijkingen op thema-niveau vervult niet meteen de behoefte om de letters met de cijfers aan elkaar te koppelen. Dat is voor de auditcommissie (en breder in de raad) een belangrijker behoefte.

1

Verwerking door het college van de inbreng Er zijn twee smaken van verantwoording, te weten het niveau van taakveld en het niveau van thema. De huidige financiële verordening is op het niveau van taakveld. Dat is in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording een te laag niveau. Dat zou betekenen dat alle afwijkingen op de taakvelden (dat zijn er ongeveer 65) per taakveld in de rechtmatigheidsverantwoording terecht komen. Dat wordt dan een lijvig document dat zijn doel voorbijschiet. Daarom wordt voorgesteld om dit op het niveau van thema te brengen. Helaas kan dat niet zonder ook het autorisatieniveau van de raad op themaniveau te leggen. In de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV (die de basis is voor de rechtmatigheidsverantwoording) staat hierover het volgende: Kadernota rechtmatigheid 2024 (oktober 2024): 4.2 Begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft.

4.2.1 De normen voor het begrotingscriterium De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever bepaald (artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet) en worden door de raad zelf nader ingevuld en geconcretiseerd. De raad bepaalt zelf op welk niveau de budgetten in de begroting en investeringen worden geautoriseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.

Er kan dus maar één autorisatieniveau in de financiële verordening worden opgenomen. Dit is kortgesloten met onze accountant (PwC) en deze deelt bovenstaande uitkomst. Daarmee is de door de auditcommissie gegeven optie niet mogelijk, daarom hebben we naar een andere oplossing gezocht. Het college heeft er voor gekozen om de autorisatie op het niveau van het thema op te nemen in de aangepaste financiële verordening. Daarentegen hebben we in artikel 3 lid 5 wel expliciet aangegeven dat de verantwoording in de jaarrekening op taakveldniveau plaatsvindt en de afwijkingen boven de € 50.000 zullen worden toegelicht. Dit is een lager niveau dan we in de afgelopen jaarrekening 2023 hebben gedaan. Voor bijvoorbeeld jeugd zal er in de jaarrekening 2024 over de volgende taakvelden worden gerapporteerd: -

6.751 Jeugdhulp ambulant lokaal 6.752 Jeugdhulp ambulant regionaal 6.753 Jeugdhulp ambulant landelijk 6.761 Jeugdhulp met verblijf lokaal 6.762 Jeugdhulp met verblijf regionaal 6.763 Jeugdhulp met verblijf landelijk 6.792 PGB Jeugd 6.821 Jeugdbescherming 6.822 Jeugdreclassering

2

En dus niet alleen over het product Jeugd. Door dat op deze manier te doen verwachten we tegemoet te zijn gekomen aan de beheersmaatregel die de auditcommissie in zijn reactie heeft benoemd. De door de auditcommissie aangedragen opmerking over meer verbinding tussen de activiteiten/doelen en de daarvoor benodigde financiële middelen is een ontwikkeling die op termijn wordt opgepakt via het plan van aanpak optimalisatie P&C-cyclus. Daar zal de auditcommissie en de raad bij betrokken worden. Ten slotte De actualisatie van de financiële verordening is geagendeerd voor de commissievergadering van 13 februari.

Secretaris

Voorzitter

B.R. van Henten-Meijer

O. Chang

3