Brief auditcommissie februari 2024

Aan Gemeenteraad Van Auditcommissie Datum 1 februari 2024

Onderwerp: Managementletter 2023, actualiseren financiële verordening 2023 en 2024, VNG-brief, bestuursrapportages, gedragscode en zelfevaluatie rekenkamer Geachte raad, De auditcommissie heeft op 1 februari vergaderd over verschillende onderwerpen. Er zijn een aantal onderwerpen die wij graag onder uw aandacht willen brengen. Managementletter 2023 De auditcommissie besprak de Managementletter 2023. Deze wordt doorgestuurd aan de raad. De managementletter gaat in op de gecontroleerde processen en heeft ook als doel om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2023 te signaleren en onder de aandacht te brengen. De bevindingen, waarnemingen en aanbevelingen in de managementletter hebben als doel ondersteuning te bieden in het proces van het voortdurend verbeteren van de interne beheersing en risicobeheersing van de gemeente. De gemeente neemt de bevindingen mee in de verbetering van de interne beheersing. De auditcommissie constateert dat de verbijzonderde interne controlefunctie (VIC) constructief kritisch het werk kan doen en daarover transparant rapporteert. De accountant gaf in de auditcommissie aan dat de gemeente dit jaar actie heeft genomen en opvolging heeft geven aan diverse aanbevelingen die eerder gedaan waren. Er zijn diverse initiatieven gestart om de kwaliteitsbeheersing te verbeteren.

De auditcommissie besprak met name de bevindingen met betrekking tot een zichtbare (en technisch afdwingbare) inhoudelijke toetsing op de toewijzing van uitkeringen en toekenning van zorg en/of voorzieningen bij de WMO en jeugdzorg. Hiervoor worden dit jaar nieuwe applicaties geïmplementeerd. Ook op het gebied van grondexploitaties zijn afspraken gemaakt over het opstel- en controleproces. De frauderisico-analyse moet geactualiseerd worden, daarover is binnenkort overleg tussen de accountant en de gemeente. Op 8 februari verzorgt de accountant een thema-avond voor de raad over voorzieningen. Zowel de accountant als de organisatie geven aan dat de samenwerking prettig verloopt mede dankzij een heldere planning.

Actualisatie financiële verordeningen 2023 en 2024 De auditcommissie ontving van de organisatie een toelichting waarom er een actualisatie nodig is zo kort na de vaststelling van de financiële verordening 2024 deze zomer. De commissie BBV heeft in november en december 2023 regels gepubliceerd met betrekking tot begrotingsrechtmatigheid. Met name de richtlijnen voor het beoordelen van de lasten, kredietoverschrijdingen en de over- en onderschrijdingen van de baten

1

zijn aangescherpt. Deze aanscherping leidt ertoe dat de financiële verordening 2022 niet voldoet voor 2023. Wanneer geen nieuwe financiële verordening wordt vastgesteld voor 2023 heeft de accountant onvoldoende handvatten om te kunnen controleren. Daarnaast voldoet de gemeente dan niet aan wet- en regelgeving. De wijziging van de financiële verordening 2024 betreft een kleine correctie ten opzichte van de versie van de zomer. De financiële verordening 2023 en de gewijzigde financiële verordening 2024 worden u met een raadsvoorstel voorgelegd.

VNG brief Inzet reserves De auditcommissie wil graag de VNG brief ‘toelichting inzet reserves vanaf 2024’ onder uw aandacht brengen. In de brief wordt aangegeven dat de mogelijkheid van de inzet reserves vanaf 2024 is verruimd. Gemeenten mogen 10% inzetten voor structurele lasten onder voorwaarde dat de solvabiliteit van de gemeente groter of gelijk aan 20% is of blijft. Voor Heerenveen (en vele andere gemeenten) biedt dit geen oplossing voor de structurele tekorten na 2026. Als er in Heerenveen wel toe zou worden overgegaan is de begroting niet structureel sluitend. De auditcommissie is voornemens om een signaal naar de commissie BBV te sturen over het late tijdstip van de wijzigingen.

Brieven toezicht provincie De auditcommissie heeft de brieven van de provincie over de jaarrekening 2022 en de begroting 2024 voor kennisgeving aangenomen.

Bestuursrapportages De auditcommissie heeft de planning van de voorjaars- en najaarsrapportage besproken. Beide rapportages worden in 2024 voor het eerst opgeleverd en zijn in de plaats gekomen van de eerdere verzamelbesluiten. In de financiële verordening is een rapportage over vier maanden en een rapportage over acht maanden afgesproken. De auditcommissie vindt het belangrijk dat iedere rapportage over een zo lang mogelijke periode gaat. Daarnaast ziet de auditcommissie een meerwaarde in behandeling van de voorjaarsrapportage bij de perspectiefnota voor de zomer. Dat geldt ook voor de behandeling van de najaarsrapportage bij de begroting. De raad kan de informatie uit de rapportages dan meenemen in haar afwegingen en besluitvorming bij respectievelijk de perspectiefnota en de begroting. Ook is bijsturing mogelijk omdat het stoplichtmodel inzicht geeft in de haalbaarheid van gestelde doelen.

2

De auditcommissie hecht aan een realistische en zorgvuldige planning voor zowel organisatie als voor college en raad. De commissie concludeert dat het haalbaar is binnen de reguliere procedures en doorlooptijden te voldoen aan de financiële verordening en bovenstaande als het bestuurlijke proces wordt ingekort, waarbij de rapportages minder lang van te voren beschikbaar zijn voor college en raad. Deze rapportages zijn zoals gezegd nieuw in Heerenveen. Het gevolgde proces zal met college, organisatie en auditcommissie eind november geëvalueerd worden. De leerpunten kunnen dan toegepast worden in het proces voor het volgend jaar.

Procedure aanbesteding accountant De procedure voor de Europese aanbesteding van de accountant loopt. Deze week is de beoordelingscommissie, waarin ook drie raadsleden uit de auditcommissie zitten, bij elkaar gekomen. Uit het beoordelingskader met de gunningscriteria volgt een voorlopige gunning. Eind deze week ontvangt u een raadsvoorstel van de gunning ter bespreking in de commissie AZ van 12 februari. Besluitvorming zal plaatsvinden in de raad van 29 februari.

Rekenkamer De rekenkamer heeft in haar onderzoeksprogramma 2024 een zelfevaluatie opgenomen. Daarmee voldoet de rekenkamer aan de verordening waarin is opgenomen dat het functioneren van de rekenkamer iedere twee jaar wordt geëvalueerd. De rekenkamer heeft de opzet gedeeld met de auditcommissie. De rekenkamer heeft haar gedragscode geactualiseerd naar aanleiding van de actualisatie van de gedragscode van de raads- en commissieleden. Daarmee wordt het belang van een integer en weerbaar openbaar bestuur onderschreven. De rekenkamer heeft de opzet gedeeld met de auditcommissie. De auditcommissie heeft naar aanleiding van beide documenten een aantal opmerkingen en vragen meegegeven aan de rekenkamer. De auditcommissie benadrukt het belang van zelfevaluatie vanuit good governance. Jaarplanning auditcommissie Tot slot heeft de auditcommissie haar eigen jaarplanning besproken en is voornemens om voorafgaand aan het bespreken van een nota in de auditcommissie, een ad hoc commissie te vormen die de auditcommissie technisch adviseert.

Secretaris

Voorzitter

B.R. van Henten-Meijer

O. Chang

3