brief auditcommissie december 2024

Aan Gemeenteraad Van Auditcommissie Datum 4 december 2024

Onderwerp: Boardletter 2024, decemberbrief, evaluatie voorjaars- en najaarsrapportage, actualiseren financiële verordening, onderzoeksprogramma rekenkamer, jaarbericht auditcommissie

Geachte raad, De auditcommissie heeft op 3 december vergaderd over verschillende onderwerpen. Er zijn een aantal onderwerpen die wij graag onder uw aandacht willen brengen. Boardletter 2024 De auditcommissie besprak de Boardletter 2024. Deze wordt door de accountant doorgestuurd aan de raad. De boardletter gaat in op de gecontroleerde processen en heeft ook als doel om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2024 te signaleren en onder de aandacht te brengen. De bevindingen, waarnemingen en aanbevelingen in de boardletter helpen bij het verbeteren van de interne controle en de risicobeheersing van de gemeente. De accountant gaf in de auditcommissie aan dat er een open houding is waarbij de medewerkers eerlijk zijn over risico’s, aandachtspunten en verbeteringen. De samenwerking is plezierig. De auditcommissie besprak de kernboodschap van de accountant die zich toespitst op een aantal onderwerpen. De interne beheersing kan verbeterd worden door meer controles vooraf. De VIC(Verbijzonderde Interne Controle)-functie kan doorontwikkeld worden, waarbij de betrokkenheid van de VIC bij aanbestedingen is aanbevolen. De aanbestedingen zijn een punt van aandacht met name ten aanzien van uitgaven voor Oekraïners, IT-contracten en inhuur van personeel. Verder werd gewezen op de betekenis van een nieuw organisatiemodel voor de inrichting van mandaten.

Wat betreft frauderisico-analyse wordt geadviseerd dit breder te bespreken. De accountant raadt aan het handboek integriteit te actualiseren. De organisatie is al bezig om de bevindingen actief op te pakken. Decemberbrief De auditcommissie merkt op dat de kwaliteit en de informatiewaarde van de decemberbrief voldoet. De commissie geeft complimenten voor het besluit waarin alle beslispunten duidelijk zijn opgenomen. De decemberbrief is geagendeerd in de commissie AZ en de raad van december. Evaluatie voorjaars- en najaarsrapportage De voorjaars- en najaarsrapportage zijn nieuwe producten, die dit jaar voor het eerst zijn aangeboden aan de raad. Dit naar aanleiding van de nieuwe financiële verordening. In de vergadering hebben de leden van de auditcommissie, de wethouder en de betrokken ambtenaren hun bevindingen gedeeld. Voorafgaand heeft de auditcommissie de

1

bevindingen van de raadsleden opgehaald via de fracties. Hierop is van vijf fracties inbreng ontvangen. Een korte samenvatting van die inbreng is als bijlage bij de brief gevoegd. Er is onder meer gesproken over het aantal, het moment, de omvang, de bedoeling en de inhoud van de rapportages. Daarnaast is ook het sturingsniveau van de raad aan de orde geweest. In het informele gesprek zijn denkrichtingen voor verbeteringen verkend, zowel voor de korte termijn als voor de langere termijn. De verbetervoorstellen strekken zich uit over alle P&C documenten. De leden van de auditcommissie, de wethouder en de medewerkers hebben uitgesproken dat het belangrijk is om gezamenlijk op te trekken en om de denkrichtingen voor verbeteringen van de P&C documenten goed te verkennen voor tot aanpassingen wordt overgegaan. Afgesproken is dat er een plan van aanpak komt om de P&C cyclus te optimaliseren. Met de griffie wordt afgestemd hoe de raad daarbij betrokken wordt. Actualisatie financiële verordening Vanuit de organisatie wordt voorgesteld om een tweetal onderwerpen in de financiële verordening aan te passen. Ook de accountant heeft deze onderwerpen benoemd. 1. Tijdig informeren van de raad bij afwijkingen In de verordening is onvoldoende duidelijkheid over het tijdig informeren van de raad bij afwijkingen. 2.

Niveau waarop de verantwoording op rechtmatigheid van het college plaatsvindt Er is nu vastgelegd dat het college op taakveldniveau verantwoording aflegt, ook ten aanzien van de rechtmatigheidsverklaring. Voor alle 70 taakvelden zal de financiële verantwoording gelijk blijven, voor de rechtmatigheidsverklaring is het verzoek om in de verordening een hoger niveau op te nemen voor de rechtmatigheidsverklaring. De auditcommissie zal schriftelijk geconsulteerd worden over de financiële verordening. De financiële verordening wordt u in februari met een raadsvoorstel voorgelegd. Onderzoeksprogramma Rekenkamer De rekenkamer stelt elk jaar een jaarplan met begroting vast. De verordening op de rekenkamer zegt dat de auditcommissie hierover gehoord wordt. De rekenkamer heeft haar onderzoeksplan en de begroting 2025 toegelicht. Het onderzoeksprogramma bestrijkt 2025 en 2026. De rekenkamer is voornemens in 2025 de onderwerpen ‘toezicht en handhaving in de fysieke leefomgeving’ en ‘inhuur derden’ te onderzoeken. In 2026 staan ‘woonbeleid op het onderdeel sociale huurwoningen en duurzaamheid’ en ‘subsidiebeleid’ op de agenda. Daarnaast worden zowel in 2025 als in 2026 monitoringsonderzoeken gedaan naar de opvolging van aanbevelingen uit eerdere onderzoeken. Per onderwerp zal afgewogen worden welk type onderzoek past en of dit door de rekenkamer zelf gedaan wordt of uitbesteed.

De auditcommissie waardeert het initiatief om onderzoeken met meer diepgang te programmeren en wenst de rekenkamer veel succes met de werkzaamheden. De rekenkamer stuurt het onderzoeksprogramma 2025 - 2026 en de begroting binnenkort ter kennisname aan de raad.

2

Jaarbericht auditcommissie Tot slot heeft de auditcommissie besproken om een jaarbericht uit te brengen met haar werkzaamheden van het afgelopen jaar. Dit jaarbericht ontvangt de raad begin volgend jaar. Secretaris

Voorzitter

B.R. van Henten-Meijer

O. Chang

3

Bijlage: Korte samenvatting van de ontvangen inbreng uit de fracties Indeling van de rapportages Aangegeven is dat de indeling overzichtelijker en leesbaarder kan, met minder gebruik van "groene stoplichten". Er is behoefte aan betere koppeling tussen maatschappelijke effecten en financiën, evenals duidelijke presentatie van bestaand beleid en kosten. Er is behoefte aan zichtbaarder strategische focus, en non-financials hebben moeite met de complexe taal. Aanvullingen zoals managementinformatie en gebruik van infographics worden aanbevolen voor kortere, heldere samenvattingen. Aantal rapportages per jaar Aangegeven is dat twee rapportages per jaar volstaan, maar de timing beter kan. De najaarsrapportage viel samen met de begroting, wat werkdruk verhoogt en sturing bemoeilijkt. Door de timing te verschuiven en de najaarsrapportage eerder te publiceren, wordt het overzicht verbeterd, informatie actueler, en is er meer tijd voor beleidsaanpassingen en bijsturing. Omvang en inhoud van de rapportages Aangegeven is dat documenten compacter kunnen en meer gefocust op afwijkingen, met uitgebreide rapportage van rode stoplichten en compactere toelichting bij groene. SMART-geformuleerde doelen en informatie over de gevolgen van beslissingen ontbreken vaak. De voorjaarsrapportage wordt als minder relevant ervaren, terwijl er wel behoefte is aan controle, sturing en verantwoording.

Sturingsniveau Aangegeven is dat er behoefte is aan belangrijke informatie, zoals de stand van de algemene reserve en actuele gegevens zoals de meicirculaire. Ook zijn duidelijke koppelingen met strategische documenten nodig, en betere aandacht voor alternatieve scenario's en risicoanalyses. Er is betere informatie nodig dan nu nodig voor kaderstellend en controlerend werk, vroegtijdige betrokkenheid bij nieuwe projecten en aanbestedingen kan waardevol zijn. De raad kan beter worden gefaciliteerd met keuzeopties, inzicht in risico’s en mogelijkheden om effectief te sturen. Doorlooptijd van processen De doorlooptijd van processen wordt soms als te lang ervaren, bijvoorbeeld door onhandige timing van rapportages zoals de meicirculaire. IT-systemen kunnen helpen processen te versnellen en informatie actueler te maken. Door beter te anticiperen op investeringen en aanbestedingen en de raad eerder te informeren over lopende zaken, kan het proces efficiënter worden. Twee rapportages per jaar volstaan, met een focus op interne controle door de organisatie. De tijd voor de begroting wordt over het algemeen als voldoende ervaren, terwijl de tijd voor de voorjaars- en najaarsrapportage als kort wordt beschouwd. Begroting en perspectiefnota worden het best behandeld in een gesloten cyclus, zonder tussenliggende raadsvergaderingen.

4