Brief auditcommissie aan raad oktober 2022

Aan Gemeenteraad Van Auditcommissie Datum 1 november 2022

Geachte raad, De auditcommissie heeft op 6 oktober vergaderd over onder andere de uitgangspunten voor de financiële controle over 2022. De auditcommissie heeft de Begroting 2023 niet behandeld. De auditcommissie adviseert de raad: 1. Om de opdracht aan het college te geven om aan de slag te gaan met het aantal subsidieregelingen. Dit harmoniseren vermindert de administratieve lasten- en controle druk. De auditcommissie vindt het aantal subsidieregelingen in het normenkader opvallend hoog. 2. Om verhoogde administratieve lastendruk door SISA-regelingen landelijk aan te kaarten door een signaal af te geven aan het Rijk. 3. Om nu het budget van de rekenkamercommissie niet structureel te verhogen. Mochten er extra onderzoeken nodig zijn, dan kan de raad worden gevraagd om extra budget beschikbaar te stellen. De auditcommissie heeft de volgende afspraken gemaakt: 1. Geen aandachtspunten aan te dragen bovenop de aandachtspunten van de accountant voor de accountantscontrole over 2022. 2. In het controleprotocol 2022 dat aan de raad wordt voorgelegd, wordt de rapportagetolerantie verduidelijkt. 3. De accountant komt in ieder geval tweejaarlijks in de commissie AZ bij behandeling van de jaarrekening. 4. De griffie start het proces op voor herbenoeming van rekenkamercommissielid Greet Seinen per 18 maart 2023.

Ook start de griffie het proces op voor benoeming van een nieuw rekenkamercommissielid in de plaats van Emina Lukovac per 5 oktober 2023. 5. In de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie wordt een advies behandeld over een modulair raadsinformatie dashboard. De voorzitter van de auditcommissie geeft voorafgaand aan de behandeling van het controleprotocol en het auditplan in de commissie op 17 november een mondelinge toelichting. In de volgende pagina’s wordt bovenstaande uitgebreider toegelicht en worden nog een aantal onderwerpen onder uw aandacht gebracht.

1

Voorbereiding financiële controle 2022 De voorbereidingen voor de financiële controle over 2022 zijn in volle gang. Hieronder worden de verschillende bijbehorende documenten met uitgangspunten toegelicht. Auditplan Namens Deloitte waren C.V. Loeff RA en A. van Bolhuis bij de bespreking aanwezig en gaven een toelichting op het Auditplan. Het auditplan is deze keer wat meer op hoofdlijnen. De accountant vindt Heerenveen een prettige gemeente om mee samen te werken. Een deel van de aandachtsgebieden voor de controle over 2022 (pagina 7 van het Auditplan) zijn afkomstig uit het accountantsverslag van vorig jaar en er is gekeken naar wat gerapporteerd is in de managementletter. De auditcommissie heeft de gelegenheid om onderwerpen ter controle aan te dragen die zij belangrijk vindt en waarin niet is voorzien in het auditplan. De auditcommissie heeft geen onderwerpen aangedragen. Het is de verwachting dat het aantal specifieke geldstromen vanuit het Rijk (SISAregelingen) wederom toeneemt. Dit brengt een verhoogde administratieve lastendruk met zich mee en extra accountantskosten. De accountants kaarten verhoogde administratieve lastendruk door SISA-regelingen landelijk aan, ook de raad zou er goed aan doen deze signalen te delen bij het Rijk. Momenteel is er geen aanleiding voor een mondelinge toelichting van de accountant aan de gehele raad.

Al is de accountant daar zeer toe bereid. Er is afgesproken dat de accountant aanwezig is in de commissie AZ bij de behandeling van de jaarrekening en dan een specifiek thema toelicht, af te stemmen met de auditcommissie. Controleprotocol inclusief normenkader Het normenkader voor de accountantscontrole heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente. Op verzoek van de auditcommissie wordt de rapportagetolerantie verduidelijkt in het controleprotocol dat op 17 november en 1 december wordt behandeld in respectievelijk raadscommissie en raad. De rechtmatigheid en getrouwheid wordt gecheckt over 2022. De accountant is voor 2022 nog verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Vanaf 2023 is het deel rechtmatigheid expliciet voor het college en het deel getrouwheid voor de accountant. De auditcommissie vindt het aantal subsidieregelingen in het normenkader opvallend hoog. De auditcommissie adviseert de raad om de opdracht aan het college te geven om aan de slag te gaan met het aantal subsidieregelingen. Dit harmoniseren vermindert de administratieve lasten- en controle druk.

Intern beheersingsplan en managementletter Het intern beheersingsplan en de managementletter worden ter kennisgeving aan de raad toegestuurd.

2

Evaluatie met de accountant De auditcommissie heeft met de accountant afgesproken om de controle 2021 te evalueren met de raad en de accountant. De voorzitter van de auditcommissie en de griffier hebben dit gesprek gevoerd waarbij vooraf aan de raad en de auditcommissie is gevraagd om input voor het gesprek. Het volgende is besproken: • Het jaarrekeningproces is verkort, wat de raad helpt in de opmaat naar de Perspectiefnota. De accountant heeft de stukken tijdig aangeleverd gekregen van de organisatie. Er kwam een kwaliteitsreview binnen Deloitte zelf bij, waardoor de accountant later dan gepland de jaarrekening kon goedkeuren. • Het toenemende aantal SiSa-regelingen en controle (met extra kosten voor gemeenten) wordt landelijk aangekaart door Deloitte. • De zorg van Deloitte rondom IT betreft twee delen: beveiliging vanuit risico management en cultuur/houding en inregelen rechten en verantwoordelijkheden. De auditcommissie heeft in juni afgesproken om zich te laten informeren over het onderwerp IT vanwege de in het accountantsverslag genoemde tekortkomingen in de IT-omgeving. • De accountant komt tweejaarlijks in de commissie AZ om de relatie te onderhouden. De accountant kan inhoudelijk iets vertellen over wat opvalt in de controle, bijvoorbeeld rioolheffing of IT.

• Op de uitvraag in de raad om zaken mee te geven voor het gesprek met de accountant, kwam de vraag of de accountant kan ingaan op de voorgenomen punten uit raadsagenda, hoofdlijnenakkoord in relatie tot haar controle-ruimte en voornemen om in programma’s te gaan werken. De accountant gaf aan dat het omgooien van programma's het vergelijken bemoeilijkt. In een vertaaltabel kan dit weer samen gebracht worden. Rekenkamercommissie In aanwezigheid van de heer R. Afman, voorzitter van de rekenkamercommissie, zijn onderstaande onderwerpen besproken. Groslijst onderzoeken Op het voorstel van de rekenkamercommissie om nog dit jaar het onderwerp 'andere overheid: burgerparticipatie' te onderzoeken is positief gereageerd door de fracties. Voor het onderzoeksprogramma 2023 is onlangs input bij de fracties gevraagd om nieuwe onderwerpen aan te dragen waarna er op 17 november 2022 een sessie met de raad plaatsvindt om tot volledige invulling van het onderzoeksprogramma 2022-2023 te komen. De auditcommissie heeft aan de rekenkamercommissie meegegeven om te zorgen voor een evenwichtig onderzoeksprogramma en een goede verdeling over domeinen en in soort onderzoeken. De rekenkamercommissie bepaalt aan de hand van de groslijst, na consultatie van de auditcommissie, de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast.

3

Opvolging van raadsbesluiten over aanbevelingen in rekenkamerrapporten In het raadsinformatiesysteem zijn de raadsbesluiten en aanbevelingen bij elk uitgevoerd rekenkameronderzoek verzameld onder overzichten – rekenkameronderzoeken. Er is afgesproken om tweemaal per jaar het overzicht met de stand van zaken van opvolging van raadsbesluiten over de aanbevelingen in rekenkamerrapporten, te agenderen in de raadsvergadering. Agendering van een onderwerp gaat net zoals de lijst ingekomen stukken: de raadsleden kunnen agenderen voor de commissie of afdoen. Door de griffier en gemeentesecretaris wordt hiervoor een proces ontwikkeld. Herbenoeming en vacature rekenkamercommissie De 1e zittingstermijn van rekenkamercommissielid Greet Seinen eindigt op 18 maart 2023. Greet Seinen geeft aan graag in aanmerking te willen komen voor herbenoeming. De rekenkamercommissie stelt voor om deze herbenoemingsprocedure op te starten. De 2e zittingstermijn van rekenkamercommissielid Emina Lukovac eindigt op 5 oktober 2023. Volgens de verordening gemeentelijke rekenkamercommissie Heerenveen 2021 is zij niet herkiesbaar en moet er een vacature worden opengesteld. De rekenkamercommissie stelt voor de vacature in het voorjaar van 2023 open te stellen om daarmee de continuïteit van de rekenkamercommissie te waarborgen. Er is afgesproken dat beide processen worden opgepakt door de griffie.

Budget rekenkamercommissie Vanuit het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers komt naar voren dat op basis van gesprekken met gemeenten is geconstateerd dat er minimaal 1,30 euro per inwoner aan de rekenkamer als ondergrens gehanteerd zou moeten worden. Om zo tot een toereikend onderzoeksbudget te komen. Dit zou voor Heerenveen een verhoging van het budget van € 44.000,- naar € 66.000,- betekenen. In de auditcommissie kwam de vraag aan de orde of dit aan de raad moet worden voorgelegd. De auditcommissie adviseert om nu het budget van de rekenkamercommissie niet structureel te verhogen. Mochten er extra onderzoeken nodig zijn, dan kan de raad worden gevraagd om extra budget beschikbaar te stellen. Gesprek over verwachtingen raad van auditcommissie De auditcommissie heeft op 31 oktober 2022 een overleg met de raad over de verwachting, rol en het gewenste samenspel. Wat heeft de raad nodig om een deel van het werk te delegeren en wat kan en wil de auditcommissie leveren. De auditcommissie wil nadere definiëring en afstemming met de raad over de invulling. De auditcommissie is ingesteld door de gemeenteraad met als doel de raad te adviseren over alle financiële en bedrijfsvoering aspecten, in het bijzonder over de gang van zaken rond gemeentebeleid, de financiële aspecten en de risico’s die daarmee samenhangen (P&C-cyclus).

De taken, samenstelling en werkwijze staan omschreven in de Verordening op de auditcommissie gemeente Heerenveen 2014. De verordening is vrij ruim in te vullen. Het gesprek zal een nadere duiding geven van het samenspel in deze bestuursperiode.

4

Basis voor het gesprek zijn de aanbevelingen in het overdrachtsdocument van de auditcommissie 2018-2022. Dit overdrachtsdocument heeft als doel om de herkenbaarheid en affiniteit met de auditcommissie te vergroten en de nieuwe gemeenteraad een goed overzicht te geven van de werkzaamheden en de ontwikkelingen die in gang gezet zijn. In het overdrachtsdocument zijn aanbevelingen gedaan aan de nieuwe auditcommissie en de nieuwe raad, welke zullen worden besproken. Presentatie raadsinformatie dashboard Er is een presentatie gegeven over Gemeenteboard. Dit is een modulair raadsinformatie dashboard dat wordt afgestemd op de specifieke behoefte van de raad. Geen cijferbrij, maar relevante, toegespitste informatie met een heldere toelichting. Het raadsinformatie dashboard laat zien waar de gemeente staat. Hoe de lokale belastingen zich verhouden tot die van andere gemeenten, wat de gemeente bereikt op het sociaal domein, welke voortgang er wordt geboekt op de afspraken uit de raadsagenda, wat de belangrijkste resultaten zijn van de verbonden partijen, hoe rijksinkomsten zich ontwikkelen en hoe de gemeente presteert op de wettelijk verplichte beleidsindicatoren. Dit kan naar wens aangevuld worden met andere gegevens die voor de gemeente van belang zijn. De auditcommissie heeft afgesproken dat er in de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie een advies hierover behandeld wordt.

Advies werkgroep P&C themabegroting en koppeling doelen/middelen De raad heeft afgesproken dat de werkgroep P&C een advies uitbrengt aan de raad via de auditcommissie over de blokverdeling thema begroting en de koppeling doelen middelen gemeentebreed. In het presidium is afgestemd dat het advies van de werkgroep P&C zich richt op de Begroting 2024. De werkgroep P&C bespreekt in het vierde kwartaal 2022 een conceptadvies. Als alles volgens planning verloopt, volgt er in het eerste kwartaal 2023 een advies aan de auditcommissie en raad. Zodat dit door de raad getoetste advies in de Perspectiefnota 2023 verwerkt kan worden, gevolgd door de Begroting 2024. Auditcommissie Heerenveen, L. Roest-Jonkers

O. de Vries - Chang

secretaris

voorzitter.

5