Brief auditcommissie aan raad oktober 2021

Aan Gemeenteraad Van Auditcommissie Datum 14 oktober 2021 Onderwerpen • Controle Jaarrekening 2021 • Nota risicomanagement en weerstandsvermogen • Plan van aanpak P&C cyclus • Verordening Rekenkamercommissie

Beste raad, De auditcommissie heeft op 11 oktober vergaderd over verschillende onderwerpen en de voorbereiding voor de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Heerenveen besproken met de accountant. Er zijn een aantal onderwerpen die wij graag onder uw aandacht brengen. De drie o’s voor verzamelbesluiten Er wordt een definitie voorbereid door de organisatie voor de 3 o’s (onvoorzien, onuitstelbaar, onvermijdbaar) die gelden voor de verzamelbesluiten. Deze definitie wordt in de auditcommissie van 31 januari 2022 besproken en aan u voorgelegd. Voorbereiding controle Jaarrekening 2021 Een aantal documenten zijn besproken ter voorbereiding op de controle Jaarrekening 2021. Intern Beheersingsplan 2021 In het Intern Beheersingsplan (IBP) staat hoe de controle op de interne beheersing van de (financiële) processen binnen de gemeente plaatsvindt, waarbij het streven is om een zelf controlerende organisatie te zijn. Het college zorgt voor een getrouw beeld van de jaarrekening (kloppen de cijfers) en het college verantwoordt de rechtmatigheid; zijn de baten en lasten en vermogensmutaties rechtmatig tot stand gekomen (kloppen de processen). Dit intern beheersingsplan is ook belangrijk in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf 2022 in zijn geheel bij het college neergelegd wordt en niet meer ook bij de accountant.

Controleprotocol jaarrekening 2021 Dit controleprotocol maakt duidelijk welke werkzaamheden de accountant moet uitvoeren voor de controle van de jaarrekening. Het protocol geeft richting aan het werk van de accountant, maakt duidelijk over welke aspecten de gemeenteraad zekerheid wordt gegeven door middel van de accountantscontrole en is een aanvullend document op de eisen die met betrekking tot de controle zijn gesteld in wet- en regelgeving. Voor de accountant is naast dit controleprotocol van de raad ook de Bedrijfsvoering, Auditing Decentrale Overheden (BADO) en het Besluit begroting en verantwoording (BBV) het normenkader. Auditplan jaarrekening 2021 In het auditplan geeft de accountant een samenvatting van de manier waarop de controle van de jaarrekening over 2021 verricht wordt. De aandachtsgebieden zijn: • Interne beheersing: o Gevolgen coronacrisis o Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking o Kwaliteit en voorspellende waarde begroting en tussentijdse rapportages

1

Kwaliteit interne controle op de naleving van de Europese Aanbestedingsrichtlijnen (rechtmatigheid) o Schattingen, betrokkenheid management in het proces (bij grondexploitaties en inschatting vrijval kapitaallasten) o Beheersing en verantwoording sociaal domein (inclusief opvolging bevindingen en aanbevelingen 2020). o Positionering en inrichting interne controle o Rechtmatigheidsverantwoording college o Herijking beheerplan voorziening groot onderhoud o Conversie zorgadministratie sociaal domein (voor jeugdzorg is een overstap naar een nieuw pakket gedaan, er vindt een check plaats op stamgegevens en de volledigheid ervan) Speerpunten samenwerking o doorlooptijd controle o

•

De auditcommissie benadrukt dat het nodig is dat samenwerkingspartijen tijdig aangeven als er risico's zijn. De auditcommissie heeft geen extra aandachtspunten toegevoegd aan het auditplan. Met de accountant is afgesproken dat het proces rondom de accountantscontrole wordt geëvalueerd met de accountant na de behandeling van de jaarrekening. Omdat de auditcommissie de managementletter ontvangt in zijn geheel, is er geen behoefte aan een raadsbrief. Nota risicomanagement en weerstandsvermogen december 2021 De concept nota is besproken met de auditcommissie. De auditcommissie heeft meegegeven dat de consequenties van deze nieuwe nota worden verwoord in het raadsvoorstel. In raadsvoorstel wordt verder opgenomen dat raad en college in ieder voorstel, amendement, verzamelbesluit de financiële consequenties en impact op de ratio in beeld brengt. De auditcommissie geeft de raad mee om zich goed voor te bereiden op de afweging over het naar beneden bijstellen van de vaste risicofactor en van de algehele opslagfactor. Dat betekent een hogere risicoacceptatie. De benodigde weerstandscapaciteit gaat naar beneden. Daarnaast geeft de auditcommissie de raad mee om na te denken over het voorstel over het samenvoegen van de algemene reserve en de reserve weerstandsvermogen.

De auditcommissie vindt het bewustzijn belangrijk dat, als er iets onttrokken wordt aan de algemene reserve, dit negatieve invloed heeft op de ratio. De Nota wordt in december 2021 in de raad behandeld. Plan van aanpak P&C cyclus De raad heeft op 20 mei 2021 het besluit genomen dat er twee plannen van aanpak komen naar aanleiding van het rapport van Necker van Naem: een plan van aanpak van het college en een plan van aanpak van de auditcommissie.

2

Van de dag van de financiën op 18 september 2021 in Thialf zijn een verslag en een praatplaat gemaakt. De aanbevelingen van 18 september worden op de heidag van 20 november aan de hand van de praatplaat kort toegelicht aan de raad. Plan van aanpak college over verbeteringen Het plan van aanpak van het college geldt voor de verbeteringen, die mét de aanbevelingen van 18 september aangescherpt kunnen worden. Afgesproken is dat er een verdiepingsgesprek met de raad plaatsvindt om 18 september concreet te maken en door te spreken met elkaar. Hiervoor wordt breder in de raad uitgenodigd dan alleen de auditcommissie. Het plan van aanpak voor verbeteringen kan daarna in de raad gebracht worden. Plan van aanpak auditcommissie over veranderingen Het plan van aanpak van de auditcommissie gaat over veranderingen; het ordenen van de inhoud en van het proces en over de rol van de auditcommissie. Het verdient aanbeveling dat de nieuwe raad gaat over de veranderingen omdat het uitwerken van de aanbevelingen ingrijpend kunnen zijn in de inhoud van P&C documenten en het proces van de P&C cyclus. Er wordt hiervoor door de huidige raad een verdiepende voorzet gedaan op basis van de opbrengsten van 18 september. Hiervoor is nog een bijeenkomst van de raad nodig.

De aanbevelingen van 18 september met de verdiepende voorzet worden vervat in het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad, zodat de nieuwe raad aan de slag kan met de aanbevelingen en veranderingen. Verordening Rekenkamercommissie Naar aanleiding van het rapport 'Op scherp' is afgesproken dat de auditcommissie een aangepaste verordening op de rekenkamercommissie voorlegt aan de raad. De griffie heeft een conceptverordening opgesteld. De verordening is verder aangescherpt om onduidelijkheden weg te nemen. Tevens is het vaste aanspreekpunt, zijnde de auditcommissie nu verduidelijkt en beantwoordt daarmee aan de behoefte van de rekenkamercommissie. Verder is de mogelijkheid tot het benoemen van burgerleden opgenomen. De vergoeding structuur is gewijzigd. Het jaarplan zal eerst via de auditcommissie worden gestuurd, hiermee kan de raad beter sturen op de balans tussen onderzoeken en zogenaamde quickscans. Het opstellen van een gedragscode voor de rekenkamer is momenteel onderhanden. Na een laatste juridische check wordt de verordening voorgelegd aan de raad voor vaststelling. Auditcommissie Heerenveen, L. Roest-Jonkers

O. de Vries - Chang

secretaris

voorzitter.

3