Brief auditcommissie aan raad mei 2022

Aan Gemeenteraad Van Auditcommissie Datum 27 mei 2022 Onderwerpen - Jaarstukken 2021 en Accountantsverslag - Evaluatie met de accountant - IT en Informatieveiligheid - Verbeterplan P&C-cyclus - Concept Nota Activa - Rekenkamercommissie o Onderzoeksprotocol, gedragscode o Groslijst onderzoeken o Opvolging van rekenkamerrapporten - Gesprek over verwachtingen raad van auditcommissie

- Voorzitter en plv. voorzitter auditcommissie

Beste raad, De auditcommissie heeft op 25 mei vergaderd over onder andere de Jaarrekening 2021 en het accountantsverslag. Naast deze onderwerpen zijn er nog een aantal onderwerpen die wij graag onder uw aandacht brengen. De voorzitter van de auditcommissie geeft voorafgaand aan de behandeling van de Jaarstukken in de commissie op 30 mei een korte toelichting. Jaarstukken 2021 en Accountantsverslag Namens Deloitte waren C.V. Loeff RA en A. van Bolhuis bij de bespreking aanwezig en gaven een toelichting op het accountantsverslag over de Jaarrekening. De beleidsverantwoording in het Jaarverslag is een verantwoordelijkheid van het college en is niet besproken in de auditcommissie. Het gesprek gaf inkleuring aan hetgeen is opgeschreven. Zo zijn er naast veel complimenten voor de doorgevoerde verbeteringen ook verbeterpunten gesignaleerd en besproken. De accountant constateerde dat de jaarrekeningcontrole een goed maar intensief traject was. Dit jaar was er een extra kwaliteitsreview. De accountant ziet dat de gemeente stappen heeft gezet in het opstelproces van de jaarrekening waarbij zorg is gedragen voor een tijdige oplevering van de concept jaarrekening en de onderbouwende documentatie.

De tussentijdse afstemming met de ambtelijke organisatie over de voorgang van de controle heeft de accountant als positief ervaren, net zoals de tijdige beantwoording van aanvullende vragen gedurende de controle. Daarnaast brengt de organisatie de accountant tijdig op de hoogte als er bijzondere vraagstukken spelen en zorgt voor een tijdige afstemming. Er wordt nog een kleine wijziging aangebracht in de Jaarstukken 2021. In de SiSa-bijlage is namelijk een technische aanpassing over Thialf nodig. Er zijn wel toegekende middelen maar geen besteding. Dit bedrag zit wel in de jaarcijfers nu, maar nog niet in SiSabijlage en wordt daarin alsnog toegevoegd. De auditcommissie constateert dat het uitdijende aantal specifieke geldstromen vanuit het Rijk een verhoogde administratieve lastendruk met zich meebrengt. De accountants kaarten dit landelijk aan, ook de raad zou er goed aan doen deze signalen te delen bij het Rijk.

1

Momenteel is er geen aanleiding die een mondelinge toelichting van de accountant aan de gehele raad vereist. Al is de accountant daar zeer toe bereid. De accountant is tevens opgenomen in uw raadsacademie (7 juli 2022), daar kunt u kennismaken en meer leren over de rol en dienstverlening . Evaluatie met de accountant Medio juli 2022 evalueert de accountant met de ambtelijke organisatie het opstel-en controleproces van de jaarrekening 2021 om te bepalen op welke terreinen/aspecten verdere verbeteringen mogelijk zijn. De auditcommissie heeft met de accountant afgesproken dat ook een evaluatie plaatsvindt met de raad en de accountant. De voorzitter van de auditcommissie en de griffier voeren dit gesprek waarbij vooraf aan de raad en de auditcommissie wordt gevraagd om een reflectie. IT en Informatieveiligheid Naar aanleiding van het accountantsverslag laat de auditcommissie zich dit jaar informeren over het onderwerp IT vanwege de in het accountantsverslag genoemde bestaande tekortkomingen in de IT-omgeving. Daarbij gaat het ook over het onderwerp cyberrisico en hoe daartegen te beschermen. Er is aandacht gevraagd voor verantwoording over informatieveiligheid aan de gemeenteraad vanuit het ENSIA-verantwoordingsstelsel. Verbeterplan P&C-cyclus De werkgroep vanuit de raad gaat binnenkort van start met het verbeterplan P&C.

Er wordt een vraag uitgezet in de raad voor bezetting van de werkgroep vanuit de raad, waarbij 3 a 4 raadsleden worden gevraagd voor de werkgroep. De auditcommissie blijft dit proces met belangstelling volgen. De werkgroep rapporteert rechtstreeks aan de raad. Concept Nota Activa Om verdere diepgang aan te brengen in hetgeen wij in de auditcommissie behandelen hebben wij een auditcommissielid en een niet auditcommissielid gevraagd de nota activa te lezen en bespreken met de ambtelijke organisatie. Dit heeft een memo opgeleverd met vragen en antwoorden over de nota en een aantal kleine taalkundige/technische wijzigingen voor de nota activa. De nota activa wordt ter kennisgeving aan de raad gestuurd samen met de memo die een mooie brug slaat tussen de techniek en wat de raad ermee kan. Rekenkamercommissie De auditcommissie heeft het Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie Heerenveen 2022 en de Gedragscode Rekenkamercommissie Heerenveen 2022 voor kennisgeving aangenomen. ➢ Groslijst onderzoeken De groslijst voor onderzoeken door de Rekenkamercommissie is besproken in de auditcommissie. Dit jaar voert de rekenkamercommissie onderzoeken uit naar armoede en monitoring van subsidies. Er is nog ruimte voor een onderzoek na de zomer.

De auditcommissie stelt voor om dit jaar het onderwerp 'andere overheid: burgerparticipatie' te onderzoeken en vraagt de raad om op dit voorstel te reageren voor 30 juni 2022.

2

In september/oktober 2022 wordt een bijeenkomst georganiseerd met de raad waarin de raad onderwerpen voor de groslijst kan aandragen voor 2023 en 2024. De rekenkamercommissie bepaalt aan de hand van de groslijst, na consultatie van de auditcommissie, de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast. ➢ Opvolging van raadsbesluiten over aanbevelingen in rekenkamerrapporten In het raadsinformatiesysteem zijn de raadsbesluiten en aanbevelingen bij elk uitgevoerd rekenkameronderzoek verzameld onder overzichten – rekenkameronderzoeken. De auditcommissie heeft afgesproken om tweemaal per jaar het overzicht met de stand van zaken van opvolging van raadsbesluiten over de aanbevelingen in rekenkamerrapporten, te agenderen in de raadsvergadering. Agendering van een onderwerp gaat vervolgens net zoals de lijst ingekomen stukken: de raadsleden kunnen agenderen voor de commissie of afdoen. Gesprek over verwachtingen raad van auditcommissie De auditcommissie organiseert in het najaar een bijeenkomst o.l.v. Henk Boshove. In de bijeenkomst is de hoofdvraag aan de raad 'Wat verwacht de raad dat de auditcommissie gaat doen?’. Basis voor dit gesprek zijn de aanbevelingen in het overdrachtsdocument van de auditcommissie 2018-2022.

Dit overdrachtsdocument heeft als doel om de herkenbaarheid en affiniteit met de auditcommissie te vergroten en de nieuwe gemeenteraad een goed overzicht te geven van de werkzaamheden en de ontwikkelingen die in gang gezet zijn. In het overdrachtsdocument zijn aanbevelingen gedaan aan de nieuwe auditcommissie. Voorzitter en plaatsvervangend voorzitter auditcommissie De auditcommissie heeft O. de Vries aangewezen als voorzitter en B. Hoekstra als plaatsvervangend voorzitter. Auditcommissie Heerenveen, L. Roest-Jonkers

O. de Vries - Chang

secretaris

voorzitter.

3