Brief auditcommissie aan raad juni 2021

Aan Gemeenteraad Van Auditcommissie Datum 15 juni 2021 Onderwerp Jaarrekening 2020

Beste raad, De auditcommissie heeft op 7 juni het accountantsverslag over de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Heerenveen besproken met de accountant. Er zijn een aantal onderwerpen die wij graag onder uw aandacht brengen. Input vooraf De auditcommissie werkt ten dienste van de raad als geheel en heeft voor haar vergadering de raad om input gevraagd op de conceptagenda. Hierop is 1 reactie binnengekomen en behandeld in de auditcommissie. Accountantsverslag De accountant heeft de jaarrekeningcontrole 2020 uitgevoerd met inachtneming van de toleranties, zoals opgenomen in de door de raad vastgestelde controleverordening. Het accountantsverslag is als bijlage bij de jaarstukken gevoegd. Het accountantsverslag beschrijft op hoofdlijnen de controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die de accountant tijdens de controle in overweging heeft genomen. De jaarrekening 2020 van de gemeente Heerenveen geeft een getrouw en rechtmatig beeld. De vermogenspositie van Heerenveen is ten opzichte van 2019 nagenoeg gelijk gebleven. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten 2020 bedraagt nagenoeg nihil. Per saldo is tussentijds € 2,7 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2020 € 2,7 miljoen voordelig bedraagt.

De exploitatie over 2020 laat een nagenoeg neutraal resultaat zien, ten opzichte van een begroot nadelig saldo van € 3 miljoen (na wijziging). Dit is een (extra) voordeel van € 2,9 miljoen. In de toelichting op de themarekening in het jaarverslag wordt op hoofdlijnen een verklaring gegeven voor de gerealiseerde afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. In de toelichting aan de auditcommissie spreekt de accountant nadrukkelijk haar complimenten richting de organisatie uit. De kwaliteit van de verslaglegging is uitstekend en voldoet aan de eisen. Zeker in de afgelopen jaren is de kwaliteit van verantwoording en controleerbaarheid sterk verbeterd, dit uit zich in een soepel proces en weinig bevindingen. Dit beeld wordt bevestigd vanuit de organisatie. Dit stemt de auditcommissie tevreden. In de vergadering van de auditcommissie zijn vragen gesteld. De auditcommissie wil de aandacht van de raad vestigen op onderstaande bevindingen uit het accountantsverslag. Overhevelen budgetten De raad kan doormiddel van verzamelbesluiten instemmen met het overhevelen van het budget en dus met de toevoeging aan de reserve. Er staat in de verzamelbesluiten echter niet duidelijk wanneer de overgehevelde budgetten uiterlijk moeten zijn benut. De huidige werkwijze is dat als het budget in het volgende jaar niet wordt benut, het budget blijft staan onder de reserves.

De gemeente gaat in 2021 de bedragen die zijn ontstaan

1

2

voor boekjaar 2020 opnieuw voorleggen aan de raad en in de toekomst de besluitvorming rondom het overhevelen van budgetten verduidelijken.  De auditcommissie vraagt zich af of het prognosticerende vermogen van het college dan voldoende groot is. Dit is onderdeel van het verbeterprogramma (zie verderop) en zal verder worden versterkt. Het expliciet voorleggen van de budgetoverheveling behoort bij het budgetrecht van de raad. Kostenoverschrijdingen Op twee thema’s is sprake van een begrotingsoverschrijding op de lasten. Het betreft Thema 2 Zorg en Welzijn (overschrijding € 8,6 miljoen) en Thema 5 Toekomstbestendig en duurzaam (€ 0,2 miljoen). Voor een inhoudelijke analyse van deze overschrijding wordt verwezen naar de toelichting op de programmarekening. Hiermee legt de gemeente verantwoording af over de rechtmatigheid van de lasten over 2020.  De auditcommissie wijst de raad op het feit dat vanaf jaarrekening 2021 de rechtmatigheidsverantwoording bij het college ligt en de raad hier zelf op dient te controleren. Zorg in natura Net als voorgaand jaar komen hier bijzonderheden naar voren. Enerzijds betreffen dat onzekerheden die ontstaan omdat (nog) niet alle zorgaanbieders de verantwoordingsinformatie hebben aangeleverd of de verantwoordingsinformatie hebben aangeleverd met een oordeelhouding.

Net als voorgaande jaren dienen de zorgaanbieders met een omzet van € 125.000 of meer de gemeente te voorzien van productieverantwoording met controleverklaring. De zorgaanbieders met een omzet beneden de € 125.000 leveren veelal productieverantwoording zonder controleverklaring.  De auditcommissie constateert in gesprek met de accountant dat de bevindingen onder de toleranties blijven aangezien de interne controlewerkzaamheden voldoende zekerheid geven. Het is aan de raad het stelsel aan interne controlemaatregelen te blijven monitoren en de afgedekte risico’s af te wegen tegen de daarvoor gepleegde inzet. PGB’s In voorgaande jaren heeft de accountant van het SVB een afkeurend oordeel gegeven over de PGB verantwoording. In die jaren dienden wij de PGB last bij de gemeenten dan ook volledig als onzeker te beschouwen. Begin 2018 is echter (eindelijk) verduidelijking gekomen over de wijze waarop gemeenten op een praktische wijze werkzaamheden kunnen verrichten om zo de onzekerheden rondom de PGB’s (zelf) terug te dringen. De werkzaamheden, die de gemeente kan uitvoeren, zijn opgenomen in een handreiking. De gemeente heeft de werkzaamheden uitgevoerd. De accountant is van mening dat de evaluatie en documentatie van de werkzaamheden voor verbetering vatbaar zijn.

 Het is aan de raad het stelsel aan interne controlemaatregelen te blijven monitoren en vast te stellen of dit onderdeel is van het verbeterprogramma van het college. Position paper grondbedrijf In de auditcommissie is diepgaander ingegaan op de uitgangspunten die worden gehanteerd bij de waardering van het grondbedrijf. De auditcommissie adviseert de raad kennis te nemen van de leeswijzer en de position paper. De keuzes die worden gemaakt

3

in de woonvisie zullen uiteindelijk leiden tot aanpassing van de position paper en de waardering van de gronden. Perspectiefnota, ombuigingenbundel en investeringenbundel In de auditcommissie is met name beoordeeld of de raad nu voldoende in positie is gebracht met de verstrekte informatie. De auditcommissie constateert dat er ten opzichte van voorgaand jaar zichtbare verbeteringen zijn doorgevoerd en acht de stukken voldoende om keuzes te kunnen maken. Mogelijke verdere verbeteringen worden gezien in het verder doorvoeren van aanbevelingen uit het rapport ‘Onderzoek P&C Processen’ (Necker van Naem) ten aanzien van rapporteren en verantwoorden over doelen, middelen en (maatschappelijke) effecten en het uitvoeren van een high level review. Wij adviseren de raad op deze elementen te blijven sturen. Verbeterplan De organisatie voert momenteel verbeterslagen door in het P&C proces en de beheersmaatregelen daarbinnen. De auditcommissie geeft gevraagd en ongevraagd advies ten aanzien van de prioritering en het schetsen van verwachtingsmanagement daaromtrent. De plannen zullen worden gedeeld in het plan dat door het college is toegezegd en zal belangrijk onderdeel/ samenwerking worden in het verbeterprogramma dat gezamenlijk met de raad vorm zal krijgen eind 2021.

Rekenkamercommissie In de AZ commissie van 17 mei is de wens uitgesproken een vast aanspreekpunt voor de Rekenkamercommissie te beleggen. Een van de suggesties die is gedaan is om dit bij de auditcommissie te beleggen. De auditcommissie heeft dit besproken en overwogen. Wij constateren dat de behoefte van de Rekenkamercommissie verder geduid moet worden. In diezelfde commissie AZ is de wens uitgesproken de onderzoeksopzetten en resultaten in díe commissie te bespreken waarop het onderzoek betrekking heeft. Momenteel lopen er tevens initiatieven om ad hoc klankbordgroepen vanuit de raad te betrekken bij een onderzoek. Dit draagt bij aan de verdere betrokkenheid van de raad bij onderzoeken van de Rekenkamercommissie. Auditcommissie Heerenveen, L. Roest-Jonkers

O. de Vries - Chang

secretaris

voorzitter.