Brief auditcommissie aan raad februari 2022

Aan Gemeenteraad Van Auditcommissie Datum 12 februari 2022 Onderwerpen • Rekenkamercommissie • Nieuwe tabel voor paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen • Verbeterplannen P&C cyclus • Managementletter 2021 • P&C Planning 2022 • Actualiseren financiële verordening 2022, het treasurystatuut 2022 en de nota reserves en voorzieningen 2022 • De drie o’s voor verzamelbesluiten • Overdrachtsdocument auditcommissie aan nieuwe raad

Beste raad,

De auditcommissie heeft op 31 januari vergaderd over verschillende onderwerpen. Er zijn een aantal onderwerpen die wij graag onder uw aandacht brengen. Rekenkamercommissie De benoemingstermijn van de voorzitter van de rekenkamercommissie is afgelopen. De voorzitter kan voor nog één termijn herbenoemd worden. De raadsleden S. Sijtsma en O. de Vries hebben een gesprek gevoerd met de twee leden van de rekenkamercommissie en aansluitend met de voorzitter van de rekenkamercommissie. De voorzitter ziet uit naar het verder ontwikkelen van de rekenkamercommissie. S. Sijtsma en O. de Vries adviseren positief over herbenoeming van R. Afman. Dit advies nam de auditcommissie over. U ontving een raadsvoorstel om de heer R. Afman te herbenoemen. De auditcommissie ging akkoord met verhoging van het uurtarief voor het eigen onderzoek door de rekenkamercommissie naar 60 euro per uur. De auditcommissie nam het Jaarverslag Rekenkamercommissie 2021 voor kennisgeving aan. Het jaarverslag staat op de lijst ingekomen stukken (LIS) voor de raad van 3 maart 2022.

Nieuwe tabel voor paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen Er wordt voor de paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen in de jaarrekening en de begroting een nieuwe tabel gemaakt die weergeeft hoeveel de verschillende labels/onderwerpen in waarde bijdragen aan het bedrag dat nodig is de risico’s af te dekken (de benodigde weerstandscapaciteit). Dit naar aanleiding van de auditcommissie van oktober waarin de Nota risicomanagement en weerstandsvermogen is behandeld en technische raadsvragen rond de begroting. Bij de beantwoording van de technische vragen is aangegeven dat de tabel wordt afgestemd met de auditcommissie. De auditcommissie gaf aan een overzicht te willen van de waarde per onderwerp. Op verzoek van de auditcommissie worden de risico's die nu op label bedrijfsvoering staan opnieuw doorberekend en gecheckt of daar iets vreemds in opvalt. De eerdere top 10

1

wordt een top 25. Jeugdzorg en WMO waren de grootste risico’s en zijn er uit gevallen doordat er middelen beschikbaar zijn gesteld in de begroting. Van verbonden partijen ontvingen we de jaarstukken te laat in eerdere jaren. Op verzoek van de auditcommissie wordt nagegaan of we invloed kunnen uitoefenen zodat de jaarstukken eerder komen en de raad op tijd gewaarschuwd en geïnformeerd kan worden als er iets speelt. Verbeterplannen P&C cyclus De raad heeft op 20 mei 2021 het besluit genomen dat er twee plannen van aanpak komen naar aanleiding van het rapport van Necker van Naem: een plan van aanpak van het college en een plan van aanpak van de auditcommissie. Op 18 september is hierover een eerste gesprek gevoerd. De auditcommissie besprak de plannen van aanpak voor het verbetertraject P&C voor de organisatie en het bestuur. De stukken worden voorgelegd aan de raad op 3 maart 2022. De auditcommissie pleit voor een onafhankelijke rol voor concern control. En vraagt extra aandacht voor de cultuuromslag, bewustzijn van rollen en verantwoordelijkheden en financieel bewustzijn in de organisatie. Raad, college en organisatie moeten met elkaar uitzoeken hoe om te gaan met monitoren en bijsturen van de opgaven in de strategische agenda.

En raad, college en organisatie moeten met elkaar uitzoeken hoe het raadsakkoord te vertalen naar concrete doelen met timing en gekoppeld aan middelen zodat ook daarop gemonitord en bijgestuurd kan worden. Op 3 februari en 10 februari zijn gesprekken gevoerd over bovenstaande en over de rol van de auditcommissie. De auditcommissie geeft de volgende raad mee om direct te bespreken hoe vormgegeven moet worden aan het vervullen van een klankbordfunctie tussen raad en organisatie om het diepere vervolggesprek te voeren over het koppelen van doelen aan budgetten. Dit gesprek kan niet gevoerd worden met de gehele raad vanwege de grootte van deze raad. De auditcommissie zou dit kunnen doen, of een deel vanuit de auditcommissie, of een ander groepje vanuit de raad. Daarbij moet afgesproken worden wat de opdracht is, hoe de raad vinger aan de pols houdt, waar de grenzen liggen en welke rol deze klankbordgroep heeft (klankbord, adviesrol, vinger-aan-de-pols-rol, toetsende rol, etc.). Managementletter 2021 De auditcommissie besprak de Managementletter 2021 met bijbehorend memo. Deze worden doorgestuurd aan de raad. De managementletter is gericht aan het college en gaat in op de gecontroleerde processen.

De bevindingen, waarnemingen en aanbevelingen in de managementletter hebben als doel ondersteuning te bieden in het proces van voortdurend verbeteren van de interne beheersing en risicobeheersing van de gemeente. Inhoudelijk wordt de managementletter gebruikt als voortraject voor de jaarrekening 2021. De gemeente neemt de bevindingen mee in de verbetering van de interne beheersing.

2

De accountant gaf in de auditcommissie aan dat de interim-controle goed is verlopen en voldoet aan verwachtingen. Er is met name gekeken naar de harde zichtbare controles. In gesprekken is ook gekeken naar de zachte kant, de cultuur en hoe, verantwoordelijkheidsgevoel en diepgang. Dit heeft niet geleid tot aanpassingen van de aanpak. Er is expliciet gekeken naar de rechtmatigheidsverantwoording. Het sociaal domein heeft extra aandacht gehad, er is alle vertrouwen dat de accountant met deze basis een goede jaarrekeningcontrole kan voeren. De auditcommissie besprak waarom er geen risicogradatie / -kwantificering in de managementletter staat met enerzijds de kans en anderzijds de ernst/impact. De accountant gaf aan dat de bevindingen met gradatie 3 zijn: de waarschijnlijke impact/ernst is laag, de kans is laag. De accountant heeft de indruk dat er met precisie en diepgang risicocontrole wordt uitgevoerd. Het risico van bevinding 8 (Jeugdzorg) is wel significant, controle vindt altijd plaats op uitgaande geldstromen. Er wordt door de organisatie op gekoerst om de bevindingen die terugkomen uit 2020 niet meer terug te laten komen in de volgende rapportage, of in ieder geval met een groen vinkje. P&C Planning 2022 De P&C Planning 2022 levert geen vragen op en wordt ter vaststelling voorgelegd aan het presidium.

Actualiseren financiële verordening 2022, het treasurystatuut 2022 en de nota reserves en voorzieningen 2022 De auditcommissie besprak deze documenten niet inhoudelijk. Er werd een toelichting gegeven door de organisatie. De raad geeft spelregels aan het college over financiële handelingen. Voor een deel is dit samengevat in de financiële verordening. Detailregels staan in individuele nota's, zoals het treasurystatuut voor het inhalen en uitzetten van geld en Reserves en voorzieningen voor inzetten, gebruiken en vormen van voorzieningen. Elke vier jaar moeten deze nota’s opnieuw worden vastgesteld volgens onze financiële verordening, voor een aantal nota’s is dit een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld de nota reserves en voorzieningen). Bij het herzien van de verordeningen is gekeken naar: snappen we wat er staat, klopt het bij de manier van werken en helpt het ons met de doelen. Het treasurystatuut was verouderd en daar is veel regelgeving bij gekomen. In de financiële verordening is nu de rechtmatigheid toegevoegd, en aanpassingen naar de praktijk zoals dat de raad stuurt op thema’s en niet op taakvelden. Er is een was-wordt tabel bij de verordening gevoegd. De verantwoordingsgrens jaarrekening is naar beneden bijgesteld op 50000 euro omdat we zien dat voor de omvang van deze begroting dit een betere en informatieve grens is. Binnenkort volgt ook de nota activa.

Er is in deze documenten niet vooruitgelopen op dat wat in verbetertraject P&C wordt uitgesproken. Die slag kan daarna plaatsvinden als dat nodig is. De financiële verordening 2022, het treasurystatuut 2022 en de nota reserves en voorzieningen 2022 worden ter vaststelling voorgelegd aan de raad op 3 maart 2022.

3

De auditcommissie wijst de raad erop om af te wegen wat de raad vindt van de looptijd van de nota’s in relatie tot de raadsperiodes. De auditcommissie geeft mee om nieuwe nota’s of actualisatie van de financiële verordening / nota’s met meer diepgang met de raad voor te bereiden, al dan niet via de auditcommissie. De drie o’s voor verzamelbesluiten Eerder was afgesproken dat er een definitie zou komen voor de 3 o’s (onvoorzien, onuitstelbaar, onvermijdbaar) die gelden voor de verzamelbesluiten. De definitie is er niet, maar de financiële verordening is aangepast op dit punt. In verzamelbesluiten kan volgens de geactualiseerde financiële verordening alleen bestaand beleid en geen nieuw beleid worden ingebracht. Als iets onvermijdbaar is dan wordt in een raadsbrief (informerend) toegelicht waarom. De financiële verwerking accordeert de raad, of niet (middels amendement), in een raadsbesluit ‘verzamelbesluiten’. Bij amendement kan de raad altijd een apart raadsvoorstel vragen. Overdrachtsdocument auditcommissie aan nieuwe raad De auditcommissie levert een overdrachtsdocument aan de nieuwe raad. Dit document wordt de huidige raad ter kennisneming toegestuurd. Auditcommissie Heerenveen, L. Roest-Jonkers

O. de Vries - Chang

secretaris

voorzitter.

4