Bijlage - Totaaloverzicht Rekenkamerrapporten en opvolging

Totaaloverzicht stand van zaken Rekenkamerrapporten en opvolging

Versie: 1 januari 2022

Rapporten Rekenkamercommissie Meer werk maken van Sportstad? .................................................................................................................................................................................................... 1 Jeugdzorg, geen zorg voor later… ..................................................................................................................................................................................................... 2 Handreiking voor besluitvorming over Caparis ................................................................................................................................................................................. 2 Beleid en uitvoering Wmo ................................................................................................................................................................................................................. 3 Verkenning naar het raadstoezicht en gebruik raadsinstrumenten 2014-2017 ...............................................................................................................................

3 Subsidiebeleid ................................................................................................................................................................................................................................... 4 Monitoringsonderzoek naar de opvolging van de aanbevelingen die zijn gedaan in eerdere onderzoeken Jeugdzorg, WMO en Sportstad ................................. 5 Kwaliteit van dienstverlening ............................................................................................................................................................................................................ 7 Wijkteams - transformatie binnen het sociaal domein in Friesland door de ogen van de wijkteams.............................................................................................. 8 Informatiebeveiliging ........................................................................................................................................................................................................................ 8 Evaluatie Woonvisie 2015-2020 ......................................................................................................................................................................................................

10 Klaar voor de omgevingswet? ......................................................................................................................................................................................................... 11 Bejegening Bijstandsgerechtigden .................................................................................................................................................................................................. 11

Jaar RKC rapport

Onderwerp rapport

5 Meer werk maken van september Sportstad? 2016

Aanbevelingen in het Rekenkamerrapport

Raadsbesluit

1.Formuleer in dialoog met het college concrete doelstellingen voor de meer procesmatige fase van Sportstad Heerenveen. 2. Monitor de realisering van deze doelstellingen en beleidsontwikkelingen door procesafspraken met het college te

De aanbevelingen van het rapport vast te stellen.

Datum raad Stand van zaken 2022 rapport behandeld 10 oktober Zie bij monitoringsrapport 2016

1

Totaaloverzicht stand van zaken Rekenkamerrapporten en opvolging Jaar RKC rapport

Onderwerp rapport

12 juni 2017

Jeugdzorg, geen zorg voor later…

18 oktober 2017

Handreiking voor besluitvorming over Caparis

Aanbevelingen in het Rekenkamerrapport maken over de raadsinformatie over Sportstad Heerenveen. Raad neem een actieve rol in voor de jeugdzorg: 1: Monitor integraal werken binnen de gemeente en het netwerk van zorgaanbieders. 2: Concretiseer doelstellingen en de bijbehorende monitoring. 3: Meet continu cliëntervaringen en leer ervan.

Raadsbrief met handreiking en feitenrapport 18 oktober 2017 Met de handreiking biedt de rekenkamercommissie enkele inhoudelijke, functiegerichte handvatten voor de komende gedachtewisseling in de gemeenteraad en de commissie Samenlevingszaken met het college en de organisatie toekomstige functie en vorm van Caparis.

Versie: 1 januari 2022 Raadsbesluit

Datum raad Stand van zaken 2022 rapport behandeld

Na verwerking van amendement: 1. De conclusies uit het onderzoek te bekrachtigen. 2. Zijn rol in het sociaal domein samen met de rekenkamercommissie verder vorm te geven. 3. Het college op te dragen om voor de begroting met een voorstel te komen met daarin de uitwerking van de conclusies en aanbevelingen zodat die besproken kan worden met de raad. Voor kennisgeving aannemen

25 september 2017

Zie bij monitoringsrapport

?

Er is op 16 september 2019 een besluit genomen over GR Caparis. Vanuit de raad is gevraagd om informele bijeenkomsten met de vier gemeenteraden, eigenaren van Caparis. Dit verzoek is door de griffie ingebracht bij de andere gemeenten. Er heeft nog geen informele bijeenkomst plaatsgevonden. 2

Totaaloverzicht stand van zaken Rekenkamerrapporten en opvolging

Versie: 1 januari 2022

Jaar RKC rapport

Onderwerp rapport

Aanbevelingen in het Rekenkamerrapport

Raadsbesluit

2 oktober 2017

Beleid en uitvoering Wmo

 Raad kom meer in positie en maak zelf keuzes welke informatie de raad van het college nodig heeft om inzicht te krijgen in de kwaliteit van de uitvoering van de Wmo2015.  De transformatie vraagt niet alleen van het college, maar ook van de gemeenteraden een andere sturingsfilosofie. De Transitiecommissie Sociaal Domein wijst er in haar eerder genoemde rapportage op dat gemeenteraden niet kunnen sturen op details als je wilt dat professionals zelf hun eigen afwegingen mogen en kunnen maken voor het maatwerk dat nodig is. De nadruk moet meer liggen op inhoudelijke kwaliteitscriteria, klanttevredenheid en op maatschappelijk resultaat. Doordenk op welke wijze de raad hieraan invulling kan geven. Horizontaal raadstoezicht inclusief de informatieverzameling buiten het gemeentehuis te herijken, en daarbij de beide andere kerntaken van kaderstelling en volksvertegenwoordiging te betrekken.

De raad besluit: 1. De conclusies en aanbevelingen uit het algemene deel van het rapport te onderschrijven; 2. De conclusies en aanbevelingen uit het Heerenveense deel te bekrachtigen.

juni 2018

Verkenning naar het raadstoezicht en gebruik raadsinstrumenten 2014-2017

Datum raad Stand van zaken 2022 rapport behandeld 27 Zie bij monitoringsrapport november 2017

Afgesproken wordt om het rapport te bespreken in de bijeenkomst over sturing in sociaal domein in januari 2018 en het resultaat van die bijeenkomst over te dragen aan de nieuwe raadsleden/nieuwe raad na de verkiezingen in maart 2018.

Geen raadsbesluit te vinden

Onbekend

Onbekend

3

Totaaloverzicht stand van zaken Rekenkamerrapporten en opvolging

Versie: 1 januari 2022

Jaar RKC rapport

Onderwerp rapport

Aanbevelingen in het Rekenkamerrapport

Raadsbesluit

1 mei 2019

Subsidiebeleid

Aan het college:

1. De conclusies van de rekenkamer commissie genoemd in het rapport Subsidiebeleid in Heerenveen, te onderschrijven en de aanbevelingen over te nemen. 2. Het college opdracht te geven uitvoering te geven aan de gedane aanbevelingen.

- blijf aandacht besteden aan het duidelijk omschrijven van de maatschappelijke ambities die met de gesubsidieerde activiteiten worden nagestreefd; - leg in het verlengde daarvan verantwoording af over de mate van realisatie van die ambities; - versterk de kwaliteit van het subsidiebeleid door het proces van leren en verbeteren binnen de organisatie systematisch toe te passen. - versterk op basis daarvan de informatievoorziening aan de gemeenteraad.

Datum raad Stand van zaken 2022 rapport behandeld 20 mei Onbekend 2019

Aan de raad: - benut de informatievoorziening van het college door het onderwerp subsidie periodiek aan de orde te stellen - betrek daarbij de effecten van subsidiëring bij het bereiken van maatschappelijke ambities. - intensiveer de eigen controlerende en sturende verantwoordelijkheid door actief kennis te nemen van de realisatie van de ambities, deze te beoordelen en op basis daarvan de doelen aan te scherpen.

4

Totaaloverzicht stand van zaken Rekenkamerrapporten en opvolging

Versie: 1 januari 2022

Jaar RKC rapport

Onderwerp rapport

Aanbevelingen in het Rekenkamerrapport

Raadsbesluit

2 april 2020

Monitoringsonderzoek naar de opvolging van de aanbevelingen die zijn gedaan in eerdere onderzoeken Jeugdzorg, WMO en Sportstad

1. De kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad op het terrein van jeugdzorg, WMO en Sportstad BV te verbeteren door de raad ook meer bij het voortraject van de beleidsvorming te betrekken. 2. De griffie de door de raad overgenomen aanbevelingen van de rekenkamercommissie te laten vastleggen en periodiek te laten monitoren om zodoende te voorkomen dat de aanbevelingen niet worden opgevolgd.

De aanbevelingen in de monitoringsonderzoeken over te nemen en vorm te geven door uit te spreken: 1. De raad wil betrokken zijn in het voortraject van de beleidsvorming Jeugdzorg en de conclusies en aanbevelingen uit 2017 betrekken in deze beleidsvorming. 2. De raad wil concrete richtlijnen voor de uitvoering van het (te herijken) beleid Wmo vaststellen waarin de aanbevelingen meegenomen worden, en in de beleidsvorming afspraken maken over monitoring van de prestatiedoelstellingen Wmo. 3. De raad wil betrokken zijn in het voortraject van de beleidsvorming rond het exploitatietekort van het Gemeentelijke Sportcentrum BV en het gemeentelijke sportcentrum in 2026 en de positie van de holding Sportstad Heerenveen BV daarin, en in de beleidsvorming afspraken maken over monitoring.

Datum raad rapport behandeld 7 september 2020

Stand van zaken 2022

Jeugdhulp In de pilot BZK Lokaal Akkoord Jeugdhulp zetten we voor jeugdhulp op een rij welke informatie de raad van het college nodig heeft om inzicht te krijgen in de kwaliteit van de uitvoering, en op kwaliteitscriteria, klanttevredenheid en maatschappelijk resultaat. De ervaring in de pilot kan meegenomen worden in andere beleidsterreinen, zoals WMO. WMO In juni 2019 heeft de raad de Wmo verordening 2020 vastgesteld. Op 22 november 2021 is de raad geïnformeerd over de ombuiging Wmo. Er zijn (nog) geen richtlijnen vooraf vastgesteld door de raad. Er zijn (nog) geen afspraken gemaakt over monitoring van prestatiedoelstellingen. Er is hierop vanuit de raad geen actie ondernomen. Sportstad 5

Totaaloverzicht stand van zaken Rekenkamerrapporten en opvolging Jaar RKC rapport

Onderwerp rapport

Aanbevelingen in het Rekenkamerrapport

Versie: 1 januari 2022 Raadsbesluit

4. De griffie geeft vorm aan de monitoring van aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Het is aan de raad zelf om vinger aan de pols te houden als het gaat om de daadwerkelijke opvolging van aanbevelingen.

Datum raad Stand van zaken 2022 rapport behandeld Op 19 december 2019 is de raad geïnformeerd over Sportstad. Toezegging Commissie AZ maandag 9 maart 2020: De raad wordt betrokken in het proces waarin de gemeente zich beraadt over mogelijke maatregelen met het oog op de huurovereenkomst met Sportstad Heerenveen BV. Op 8 februari 2021 is de raad geïnformeerd over Sportstad. Op 22 november 2021 is de raad geïnformeerd over Sportstad. Er zijn vooraf (nog) geen uitgangspunten vastgesteld door de raad voor beleidsvorming van het Gemeentelijke Sportcentrum BV en het gemeentelijke sportcentrum in 2026 en de positie van de holding Sportstad Heerenveen BV. Het is aan de raad om in de gaten te houden dat de aanbevelingen ook 6

Totaaloverzicht stand van zaken Rekenkamerrapporten en opvolging

Versie: 1 januari 2022

Jaar RKC rapport

Onderwerp rapport

Aanbevelingen in het Rekenkamerrapport

Raadsbesluit

november 2020

Kwaliteit van dienstverlening

- Blijf de ingezette ‘Koers van Heerenveen. Samen voor Goud’ volgen en werk deze verder uit in organisatorische kaders en afspraken. - Actualiseer de dienstverleningsvisie en servicenormen. - Overweeg het aantal ‘eigen’ telefoonnummers en e-mailadressen terug te brengen. - Geef bij ieder contactmoment aan wat de verwachte reactietermijn is en hou burgers/ondernemers op de hoogte van de voortgang. - Investeer in kanaalsturing ten behoeve van een efficiëntere en effectievere dienstverlening. - Koester de klantgerichtheid van medewerkers. - Verbeter de telefonische bereikbaarheid. - Monitor op structurele wijze de ervaringen en tevredenheid van klanten. - Zorg als raad voor een actievere en betrokken rol ten aanzien van de dienstverlening.

1. De aanbevelingen gebruiken als input bij het opstellen van de visie op dienstverlening. 2. De startnotitie (uitgangspunten voor de) visie op dienstverlening laten vaststellen door de raad.

Datum raad Stand van zaken 2022 rapport behandeld daadwerkelijk worden opgevolgd. 22 april De procesnotitie 2021 dienstverleningsvisie is vastgesteld door de raad op 22 april 2021. De uitgangspunten voor de visie op dienstverlening zijn in een dialoogsessie besproken op 13 januari 2022. De uitgangspunten voor de dienstverleningsvisie worden daarna door de raad vastgesteld. Vervolgens wordt een dienstverleningsvisie opgesteld die door de raad wordt vastgesteld. Het is aan de raad om in de gaten te houden dat de aanbevelingen ook daadwerkelijk worden opgevolgd.

7

Totaaloverzicht stand van zaken Rekenkamerrapporten en opvolging

Versie: 1 januari 2022

Jaar RKC rapport

Onderwerp rapport

Aanbevelingen in het Rekenkamerrapport

Raadsbesluit

9 oktober 2020

Wijkteams transformatie binnen het sociaal domein in Friesland door de ogen van de wijkteams

- nadrukkelijker in de opdracht aan de toegangsteams de transformatiebelofte “kostenefficiënt handelen” op te nemen. - de monitoring in het sociaal domein te verbeteren, zodat er betere stuurinformatie beschikbaar komt. - onderzoek te doen ter verbetering van de efficiency van de dienstverlening en specifiek in te gaan op de wijze waarop de dienstverlening (Wmo, Jeugd) is ingekocht, bekostigd en hoe invulling gegeven wordt aan het contractbeheer. - werken aan het realiseren van algemene, laagdrempelige, collectieve voorzieningen. - samenwerking tussen preventieteam, toegangsteams en het (passend) onderwijs en de kinderopvang te verbeteren door de vindbaarheid van het TJG en Preventieteams te vergroten door o.a. bijeenkomsten te organiseren. Indien de gemeenteraad hier aanleiding toe ziet, kan een vervolgonderzoek worden gedaan in de vorm van een evaluatief onderzoek. Hierin kan verdieping worden gezocht op de eerste bevindingen van dit monitoringsonderzoek.

Het college is gevraagd om: 1. een voorstel voor te leggen aan de raad over kosten bewust en kostenefficiënt werken in het Sociaal Domein, met daarin antwoord op de vragen: - wat is (de ernst van) het probleem? - wat zijn mogelijke oplossingen? - wat zijn de consequenties van de oplossingen? 2. een voorstel voor te leggen aan de aan de raad over versterken van preventie in het Sociaal Domein, met daarin antwoord op de vragen: - wat is (de ernst van) het probleem? - wat zijn mogelijke oplossingen? - wat zijn de consequenties van de oplossingen?

2020/2021 Informatiebeveiliging

Voor kennisgeving aangenomen.

Datum raad Stand van zaken 2022 rapport behandeld 22 april Het college heeft nog geen 2021 voorstel voorgelegd aan de raad. Het is aan de raad om in de gaten te houden dat de aanbevelingen ook daadwerkelijk worden opgevolgd.

LIS 01-07Vanuit de raad is geen verzoek 2021 gekomen om naar aanleiding (Raadsbrief) van de raadsbrief een vervolgonderzoek te doen.

8

Totaaloverzicht stand van zaken Rekenkamerrapporten en opvolging Jaar RKC rapport

Onderwerp rapport

Aanbevelingen in het Rekenkamerrapport

Versie: 1 januari 2022 Raadsbesluit

Datum raad Stand van zaken 2022 rapport behandeld

Er zou hier ingezoomd kunnen worden op de vier aspecten op het gebied van informatiebeveiliging: - Juridisch: aan de juridische kant is het verstandig (en verplicht) om bewerkersovereenkomsten af te sluiten met partijen die persoonsgegevens opslaan. - Mens: het mensgerichte deel betreft kennis, houding en gedrag van de medewerkers op het gemeentehuis m.b.t. de informatiebeveiliging. - Organisatorisch: databeveiliging is een ingebed onderdeel van de bedrijfsprocessen. Bijv. het invoeren van een registratiesysteem waarin verschillende soorten data in de organisatie geclassificeerd worden naar gevoeligheid en waarin eisen worden gesteld aan de omgang met de verschillende soorten data. - Technisch: beveiligingstechnieken, het up-to-date houden van besturingssystemen, regelmatige en versleutelde back-ups maken etc. Ook zou dan de vraag kunnen worden beantwoord in welke mate het gemeentelijk informatiebeveiligingsbeleid efficiënt, effectief en conform de procedures wordt uitgevoerd. Er zouden daarbij ook penetratietests uitgevoerd kunnen worden en een beoordeling gedaan kunnen worden op de beveiliging van de belangrijkste applicaties.

Voor de uitvoerbaarheid van dit brede onderzoek is specifieke expertise en ervaring vereist. Daarom zou het vervolgonderzoek onder begeleiding van de rekenkamercommissie door een externe partij c.q. onderzoeksbureau worden uitgevoerd. 9

Totaaloverzicht stand van zaken Rekenkamerrapporten en opvolging

Versie: 1 januari 2022

Jaar RKC rapport

Onderwerp rapport

Aanbevelingen in het Rekenkamerrapport

Raadsbesluit

2020

Evaluatie Woonvisie 2015-2020

- Formuleer de doelstellingen in de Woonvisie, hierna Omgevingsvisie of programma- zodanig dat objectief en op eenvoudige wijze kan worden vastgesteld of de doelstellingen zijn gerealiseerd. Koppel streefcijfers aan doelstellingen; - Stel reële ambities in de prestatieafspraken op en leg als gemeente de lat niet te hoog (optie: wederkerigheid inbouwen door als gemeente ook met een bod te komen qua prestaties); - Betrek zorginstellingen en zorgaanbieders bij het formuleren en uitvoeren van prestatieafspraken op het thema wonen-welzijn-zorg. Dit vergroot de kans op realisatie van deze prestatieafspraak; - Monitor de resultaten van de jaarlijkse prestatieafspraken, benoem de afwijkingen en biedt inzicht in de oorzaken daarvan. Leg de uitkomsten daarvan voor aan de raad en ga daarover met de raad in gesprek.

Op 21 juni 2021 is toegezegd dat de aanbevelingen meegenomen worden in de woonvisie en prestatieafspraken.

Datum raad Stand van zaken 2022 rapport behandeld 21-06-2021 De procesnotitie met het plan infosessie van aanpak woonvisie is vastgesteld op 22 september 2021. De startnotitie met uitgangspunten voor de woonvisie wordt vastgesteld op 27 januari 2022. Het is aan de raad om in de gaten te houden dat de aanbevelingen ook daadwerkelijk worden opgevolgd.

10

Totaaloverzicht stand van zaken Rekenkamerrapporten en opvolging

Versie: 1 januari 2022

Jaar RKC rapport

Onderwerp rapport

Aanbevelingen in het Rekenkamerrapport

Raadsbesluit

2021

Klaar voor de omgevingswet?

Het college is gevraagd om: 1. In het eerste kwartaal van 2022 inzicht te bieden in de financiële consequenties van de Omgevingswet na 1 juli 2022. 2. De raad te informeren over het plan van aanpak voor het bereiken van de gewenste cultuuromslag in de organisatie.

2021

Bejegening Bijstandsgerechtigden

- Bied als college zo spoedig mogelijk inzicht aan de raad over de financiële consequenties van de Omgevingswet na 1 juli 2022. - Ga als organisatie het gesprek aan met de medewerkers hoe zij denken om te gaan met het gedachtengoed van de Omgevingswet en hoe dit zijn plek kan krijgen in de organisatie (gewenste cultuuromslag). 1. Informeer bijstandsgerechtigden beter over hun rechten en plichten. 2. Zorg voor meer inzicht in de doelgroep. 3. Besteed aandacht aan nazorg bij terugvorderingsprocedures. 4. Bouw in de administratieve organisatie meer checks en balances in. 5. Begeleid/school medewerkers in het werken vanuit de bedoeling. 6. Bied een luisterend oor voor medewerkers die geraakt zijn door de recente klachten. 7. Geef prioriteit aan verbeteren van het digitale systeem. 8. Stuur op afhandeltermijnen en informeer cliënten tijdig. 9. Informeer cliënten bij wisseling van ‘vaste’ contactpersonen.

Het college is gevraagd om binnen drie maanden een plan van aanpak aan de gemeenteraad voor te leggen, waarin staat op welke wijze de conclusies en aanbevelingen opgepakt kunnen worden, inclusief monitoring.

Datum raad Stand van zaken 2022 rapport behandeld 7 oktober Geen informatie ontvangen. 2021 Het is aan de raad om in de gaten te houden dat de aanbevelingen ook daadwerkelijk worden opgevolgd.

16-12-2021

Geen plan van aanpak ontvangen. Het is aan de raad om in de gaten te houden dat de aanbevelingen ook daadwerkelijk worden opgevolgd. In de commissievergadering van 7 december 2021 is aangegeven dat het vanuit de raad op prijs wordt gesteld als er één plan van aanpak komt voor zowel de aanbevelingen uit dit rapport als de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport over de rechtmatigheid. Het onderzoeksrapport over de rechtmatigheid wordt 11

Totaaloverzicht stand van zaken Rekenkamerrapporten en opvolging Jaar RKC rapport

Onderwerp rapport

Aanbevelingen in het Rekenkamerrapport 10. Informeer cliënten proactief over wijzigende wettelijke regelingen of vergoedingen. 11. Bekommer je om de ‘oude’ bijstandscliënten. 12. Waardeer medewerkers in de uitvoering. 13. Evalueer de huidige klachtenprocedure. 14. Voer cliëntenonderzoek uit.

2022 2022

Versie: 1 januari 2022 Raadsbesluit

Datum raad Stand van zaken 2022 rapport behandeld waarschijnlijk in feb/mrt behandeld.

Armoede Fietsgemeente

12