bijlage - Reglement van orde rekenkamer commissie

Reglement van orde Rekenkamercommissie Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsomschrijvingen Artikel 2. De rekenkamercommissie Artikel 3. De secretaris Hoofdstuk 2: Onderzoek Artikel 4. Jaarplan Artikel 5. Onderzoeksprotocol Artikel 6. Verzoeken tot het verrichten van onderzoek Artikel 7. Kwaliteitseisen uitvoering onderzoek Artikel 8. Onderzoekers Artikel 9. Uitvoering van het onderzoek en rapportage Hoofdstuk 3: Vergaderingen, communicatie en gedragscode Artikel 10. Vergaderingen Artikel 11. Vergaderstukken Artikel 12. Verslaglegging Artikel 13. Quorum en besluitvorming Artikel 14. Gedragscode Artikel 15. Overleggen en communicatie Hoofdstuk 4: Verantwoording Artikel 16. Jaarverslag Artikel 17. Uitleg reglement

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsomschrijvingen 1. In dit reglement wordt verstaan onder: a. lid: lid van de rekenkamercommissie; b. voorzitter: voorzitter van de rekenkamercommissie; c. plaatsvervangend voorzitter: plaatsvervangend voorzitter van de rekenkamercommissie; d. secretaris: secretaris van de rekenkamercommissie; e. rekenkamercommissie: rekenkamercommissie van de gemeente Heerenveen; f. raad: de gemeenteraad van de gemeente Heerenveen; g. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerenveen.

Artikel 2. De rekenkamercommissie 1. De rekenkamercommissie bestaat uit drie leden, te weten de voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en een lid. 2. De rekenkamercommissie is verantwoordelijk voor de taken zoals die op grond van de Gemeentewet en de Verordening op de Rekenkamercommissie Heerenveen aan haar zijn toegekend. 3. De voorzitter is belast met: a. het tijdig en periodiek bijeenroepen van de vergaderingen van de rekenkamercommissie; b. het leiden van de vergadering; c. het bewaken van de uitvoering van de onderzoeksopzet; d. het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming; e. het doen naleven van dit reglement; f. de aansturing van de rekenkamercommissie en haar ondersteuning; g. het binnen de budgettaire kaders aangaan van overeenkomsten met derden. 4. De rekenkamercommissie is belast met het in gezamenlijkheid opstellen en uitvoeren van het jaarplan, het uitbrengen van het jaarverslag, het opstellen van de onderzoeksopzet en het formuleren van conclusies en aanbevelingen bij een onderzoek. 5. Bij of krachtens dit reglement kan de rekenkamercommissie één of meer taken overdragen aan de voorzitter, de andere leden of de secretaris.

Artikel 3. De secretaris De secretaris draagt zorg voor de voortgang van de activiteiten van de rekenkamercommissie en is belast met het secretariaat van de rekenkamercommissie, inclusief inhoudelijke voorbereidingen van vergaderingen en archivering.

Hoofdstuk 2: Onderzoek Artikel 4. Jaarplan 1. De rekenkamercommissie presenteert jaarlijks vóór 1 november een jaarplan. Daarin staat aangegeven welke onderwerpen voor het komende jaar in aanmerking komen voor een onderzoek of quick-scan. Het jaarplan wordt door de rekenkamercommissie ter kennisneming aan de raad aangeboden. 2. Voordat de rekenkamercommissie het jaarplan ter kennisneming aanbiedt, wordt er over de inhoud van het jaarplan gecommuniceerd met het presidium. 3. De rekenkamercommissie beslist vervolgens welke onderwerpen worden onderzocht. 4. De rekenkamercommissie stelt een onderzoeksprotocol op waarin zij de werkwijze van een onderzoek en het proces van het onderzoek vastlegt. De voorschriften worden zoveel mogelijk nageleefd. 5. De onderwerpen passen binnen de criteria zoals beschreven het onderzoeksprotocol. 6. In het jaarplan neemt zij ook haar begroting op.

Artikel 5. Onderzoeksprotocol De rekenkamercommissie stelt een onderzoeksprotocol op waarin wordt vastgelegd wat de werkwijze is van de commissie bij de uitvoering van onderzoeken. In het onderzoeksprotocol wordt met name aandacht besteed aan de criteria voor de selectie van onderzoeksonderwerpen, het opstellen van de onderzoeksopzet, de samenwerking externe onderzoekers en adviseurs, de gang van zaken inzake hoor en wederhoor, de dossiervorming, de wijze van rapportage, de openbaarmaking van rapporten, de organisatie van publiciteit en het nazorgtraject.

Artikel 6. Verzoeken tot het verrichten van onderzoek 1. De gemeenteraad of individuele leden van de gemeenteraad kunnen de rekenkamercommissie een gemotiveerd voorstel doen tot het verrichten van een onderzoek. 2. Gemeentelijke bestuursorganen kunnen de rekenkamercommissie een gemotiveerd voorstel doen tot het verrichten van een onderzoek. 3. Inwoners van de gemeente en organisaties in de gemeente kunnen de rekenkamercommissie gemotiveerd attenderen op onderzoeksonderwerpen. 4. Voorstellen worden door de rekenkamercommissie aan de criteria, zoals vermeld in artikel 5, getoetst. 5. Indieners van een gemotiveerd voorstel tot het verrichten van een onderzoek krijgen schriftelijk bericht over wat er met het voorstel wordt gedaan. Indien de rekenkamercommissie niet aan het voorstel tegemoet komt, zal zij daarvoor de gronden vermelden. 6. De rekenkamercommissie doet geen onderzoek dat is aangemeld indien: a. het een klacht betreft in de zin van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht over een gedraging van een bestuursorgaan; b. het een bezwaar betreft in de zin van hoofdstuk 7 van de Algemene wet bestuursrecht tegen een besluit van een bestuursorgaan: daar staan de bezwaaren beroepsprocedures voor open.

Artikel 7. Kwaliteitseisen uitvoering onderzoek 1. De rekenkamercommissie is gehouden de volgende kwaliteitseisen te hanteren voor de uitvoering van haar onderzoeken: a. objectiviteit: de leden ondernemen hun werkzaamheden zonder zich door eigen persoonlijk gevoel of voorkeur te laten sturen; b. onafhankelijkheid: de leden doen hun werkzaamheden zonder last of ruggespraak;

c. controleerbaarheid: de onderzoeksresultaten kunnen door derden, zo dit gewenst is, worden gecontroleerd; d. onderbouwing: de onderzoeksresultaten zullen door feiten moeten worden ondersteund; e. zorgvuldigheid: de onderzoeksresultaten zijn op inhoud en procedure inzichtelijk; f. consistentie: de onderzoeksresultaten hebben een samenhang en kennen een causaal verband; g. bruikbaarheid: er moet sprake zijn van bondige, tijdige en toegankelijke informatie waarmee de raad en/of het college verbetering kunnen bewerkstelligen in het functioneren van de gemeente en/of het bevorderen van het lerend vermogen van de organisatie.

Artikel 8. Onderzoekers 1. De rekenkamercommissie is bevoegd om, binnen haar budgettaire kaders, onderzoekers (tijdelijk) aan te trekken ter ondersteuning bij de uitvoering van haar onderzoek. 2. Om de onderzoeken van de rekenkamercommissie naar behoren te kunnen uitvoeren, zijn de stukken die onder oplegging van geheimhouding aan de rekenkamercommissie ter beschikking worden gesteld, ook beschikbaar voor de secretaris en onderzoeker(s) van de rekenkamercommissie en de door de rekenkamercommissie aangewezen onderzoekers. 3. Onderzoekers hebben een geheimhoudingsplicht met betrekking tot informatie en zijn alleen verantwoording verschuldigd aan de rekenkamercommissie. 4. De rekenkamercommissie kan besluiten zelfstandig onderzoek uit te voeren. De kosten worden berekend naar het presentiegeld voor een lid. Het presentiegeld wordt berekend per dagdeel.

Artikel 9. Uitvoering van het onderzoek en rapportage 1. De rekenkamercommissie stelt per onderzoeksonderwerp de kaders van het onderzoek vast. Hierin besteedt zij in ieder geval aandacht aan de afbakening van het onderzoeksterrein; de formulering van de onderzoeksopdracht; onderzoeksvragen; onderzoeksmethode; de eventuele randvoorwaarden; begroting en planning. 2. De rekenkamercommissie kan eventuele betrokkenen tussentijds informeren over de voortgang van een onderzoek dat is ingesteld. 3. Onverminderd het bepaalde in artikel 185 van de Gemeentewet stelt de rekenkamercommissie betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die ten minste twee weken bedraagt, de onderzoeksfeiten te controleren (ambtelijk hoor en wederhoor) of hun reactie te geven op de conclusies en/of aanbevelingen (bestuurlijk hoor en wederhoor). 4. De rekenkamercommissie stelt de onderzoeksresultaten, de conclusies en de aanbevelingen vast. De raad debatteert over de conclusies en kan de aanbevelingen overnemen.

Hoofdstuk 3: Vergaderingen, communicatie en gedragscode Artikel 10. Vergaderingen 1. De rekenkamercommissie vergadert zoveel als noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken. Tevens kan een lid de voorzitter verzoeken een extra vergadering te beleggen. 2. De vergaderingen zijn besloten, tenzij de rekenkamercommissie anders beslist. 3. De voorzitter of een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit tijdig voor aanvang van de vergadering aan de secretaris weten.

Artikel 11. Vergaderstukken 1. De voorzitter stelt de voorlopige agenda op. De secretaris draagt zorg voor de tijdige verzending van de vergaderstukken (i.c. de agenda en bijbehorende stukken) uiterlijk vijf werkdagen voor een vergadering,. In spoedeisende gevallen kan van de termijnen worden afgeweken. 2. Bij aanvang van de vergadering stelt de rekenkamercommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid kan de rekenkamercommissie een agendapunt toevoegen of afvoeren of de volgorde van punten wijzigen.

Artikel 12. Verslaglegging De secretaris stelt een besluitenlijst op van de vergadering. De besluitenlijst is openbaar nadat het door de rekenkamercommissie is vastgesteld.

Artikel 13. Quorum en besluitvorming 1. Besluiten zijn bindend als ten minste twee ter vergadering aanwezige leden voor zijn. 2. De rekenkamercommissie streeft naar unanimiteit en besluit bij meerderheid van stemmen. 3. Indien één van de leden daarom vraagt, kan een stemming worden gehouden. 4. Indien de stemmen staken, heeft de voorzitter een doorslaggevende stem. 5. In besluiten-/ afsprakenlijst van de vergaderingen wordt desgewenst melding gemaakt van een eventueel minderheidstandpunt. De leden van de rekenkamercommissie dragen het standpunt van de rekenkamercommissie uit.

Artikel 14. Gedragscode 1. Bedrijven en/of organisaties waarbij een lid werkzaam en/of bestuurslid en/of toezichthouder is, kunnen geen opdrachten voor de rekenkamercommissie uitvoeren. 2. In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling of nauwe betrokkenheid met onderwerp of organisatie, zal het betreffende lid zich niet met het onderzoek bezighouden en geen deel uit maken van de betreffende beraadslagingen. 3. De leden van de rekenkamercommissie en haar medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. 4. Informatie die de leden van de rekenkamercommissie en haar medewerkers hebben verkregen, in en buiten vergadering, dient vertrouwelijk te worden behandeld, tenzij de informatie middels rapportages openbaar is gemaakt.

Artikel 15. Overleggen en communicatie Algemeen overleg vindt plaats met het Presidium van de raad en het afstemmingsoverleg vindt plaats met de de Auditcommissie van de raad van Heerenveen.

Hoofdstuk 4: Verantwoording Artikel 16. Jaarverslag De rekenkamercommissie stelt elk jaar vóór 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande kalenderjaar. Het jaarverslag wordt door de rekenkamercommissie ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 17. Uitleg reglement Daar waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit reglement, beslist de rekenkamercommissie op voorstel van de voorzitter. Aldus vastgesteld in de vergadering van 7 december 2015, De Rekenkamercommissie, secretaris,

voorzitter,