Bijlage: raadsbrief Woo 28 april 2022

Aan de leden van de gemeenteraad,

uw brief van:

ons kenmerk:

bijlage(n):

datum: 28 april 2022

Onderwerp: Wet open overheid (Woo)

Geachte raadsleden, In deze brief informeren wij u over de invoering van de Wet open overheid (Woo) per 1 mei 2022 en wat dat betekent voor u als raadslid en voor ons als gemeentelijke organisatie. Als overheid willen we onze inwoners en ondernemers goed van dienst zijn en ervoor zorgen dat relevante informatie snel en digitaal te vinden is voor hen. Op een transparante manier. En daarvoor wordt de Woo ingevoerd. Dit is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo stelt het actief openbaarmaken van informatie aan de samenleving centraal en bevat nieuwe verplichtingen:  het actief openbaar maken van documenten in 11 informatiecategorieën, en  het op orde brengen van de informatiehuishouding van overheden, waaronder gemeenten.

Actief openbaar maken? Actief openbaar maken houdt in dat definitieve documenten in de 11 informatiecategorieën binnen 14 dagen elektronisch gepubliceerd moeten worden via PLOOI. Dat is een platform voor actieve openbaarmaking van overheidsinformatie. De 11 informatiecategorieën worden bij Koninklijk Besluit gefaseerd ingevoerd. Omdat PLOOI nog niet beschikbaar is, publiceren we openbaarmakingen via onze huidige digitale publicatieplatformen zoals onze gemeentelijke website. Het op orde brengen van de informatiehuishouding De Woo verplicht gemeenten om de informatiehuishouding op orde te brengen en de digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden. Dat wordt ook nog eens benadrukt in de Archiefwet. Voor het actief openbaar maken krijgen gemeenten 5 jaar de tijd, voor de informatiehuishouding op orde brengen 8 jaar de tijd. Wanneer deze termijnen gaan lopen is nog onbekend. Hiervoor wachten we op een besluit van de minister van BZK. Om de informatiehuishouding op orde te brengen en te houden en de informatie openbaar te maken moeten we als gemeentelijke organisatie op verschillende vlakken iets veranderen.

1

Gevolgen voor de organisatie Naast dat we als organisatie de actieve openbaarmaking automatiseren moeten we ook inzetten op een andere manier/proces van werken, kwaliteitsverbetering (technisch en begrijpelijkheid), beleid en kaders en cultuurverandering (informatiebewustzijn). We moeten medewerkers uitrusten om deze omslag te maken. Deze zaken maken onderdeel uit van een integrale aanpak met vier hoofdclusters, waar we kijken naar de meerwaarde en effecten voor onze inwoners en onze organisatie. En ook naar noodzakelijke investeringen.:  Cultuur en gedrag  Doelen en beleid  Systemen en informatie  Processen en sturing Wat is tot nu toe gedaan Ter voorbereiding op de Woo hebben we in 2020 een eerste impactanalyse gedaan. Toen de ingangsdatum, eind 2021 bekend werd, hebben we nog een verdiepende analyse gedaan. Hiermee kregen we een compleet en actueel beeld als een goede basis voor vervolgstappen. Via een collegeadvies, van 26 april 2022, hebben we alle noodzakelijke vereisten voor de invoering van de Woo per 1 mei 2022 geregeld. Vervolg De volgende fase bestaat onder andere uit het opstellen van een projectplan voor actieve openbaarmaking en het op orde brengen van de informatiehuishouding. In dat plan komt een inventarisatie van welke informatie we al publiceren en wat nodig is om tot de gewenste situatie te komen.

Per proces moeten we bepalen welke aanpassingen nodig zijn in de ondersteunende vakapplicaties om actieve openbaarmaking mogelijk te maken. Bij voorkeur via een centraal zaak- en archiefsysteem. Dat zal leiden tot aanpassingen in het werkproces zoals nieuwe templates en sjablonen, toekenningen van metadata, maar ook koppelingen tussen applicaties. Ook is de aanschaf van anonimiseringsoftware nodig om privacygevoelige informatie weg te lakken. De uitvoering pakken we projectmatig op met multidisciplinaire teams.

2

Wat betekent de Woo voor u, als raad De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) onderscheidt vier ambitieniveaus:  Beneden-basis = minder doen dan de wet voorschrijft  Basis = wettelijke fasering Woo volgen  Medium = basis + extra documenten  Plus = alles actief openbaar Voor de snelheid van invoeren kan bijvoorbeeld worden gekozen om de actieve openbaarmaking wel of niet sneller dan 5 jaar te realiseren. Met het gekozen ambitieniveau en snelheid van invoeren bepaalt onze gemeente hoe transparant zij wil zijn naar de burger. Het ambitieniveau en de snelheid van invoeren heeft invloed op de kosten. Deze worden in het voorstel aan de raad onderbouwd. Vanuit het Rijk is budget beschikbaar gesteld. Maar de ervaring bij de meeste Nederlandse gemeenten is dat dit onvoldoende is. Daarnaast wordt de Woo nog nader ingekleurd door het Rijk. Wat de eventuele financiële consequenties zijn is nog onbekend. Medio 2022 ontvangt u van het college van burgemeester en wethouders een voorstel om het ambitieniveau en de snelheid van invoeren vast te stellen. Inclusief een onderbouwing van de benodigde middelen.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Heerenveen. De gemeentesecretaris, De burgemeester,

Jeroen van Leeuwestijn

Tjeerd van der Zwan

Signed By: j.vanleeuwestijn@heerenveen.nl {{Signer2}} 29/04/2022 08:53:56 CEST

Signed By: t.vanderzwan@heerenveen.nl {{Signer1}} 28/04/2022 20:03:49 CEST

ID: 991929cb-3ddc-49f2-b688-139a12744eb0 Auth: Consent

ID: 991929cb-3ddc-49f2-b688-139a12744eb0 Auth: Consent

3