Bijlage - Overdrachtsdocument auditcommissie

Overdrachtsdocument Auditcommissie Heerenveen Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................... 2 Hoofdstuk 1 ............................................................................................................................................. 2 Instelling, samenstelling en bijeenkomsten ........................................................................................ 2 Instelling en regelgeving.................................................................................................................. 2 Bijeenkomsten en tijdsbeslag .......................................................................................................... 3 Samenstelling auditcommissie ........................................................................................................ 4 Hoofdstuk 2 ............................................................................................................................................. 5 Rol van de auditcommissie in kaderstelling en (bij)sturing................................................................. 5 Toekomstagenda auditcommissie ...................................................................................................

5 Verzamelbesluiten ........................................................................................................................... 5 Verbeteren van de raadsvoorstellen ............................................................................................... 5 Heldere beleidsdoelen / Sturings- en monitoringsinformatie ........................................................ 6 Onderzoek begrotingsproces .......................................................................................................... 6 Proces Perspectiefnota.................................................................................................................... 7 Strategische agenda ........................................................................................................................ 7 Strategisch Afwegingskader ............................................................................................................ 8 Hoofdstuk 3 ........................................................................................................................................... 10 Rol van de auditcommissie in controle ............................................................................................. 10 Rekenkamercommissie..................................................................................................................

10 Accountant .................................................................................................................................... 10 Verbijzonderde Interne Controle (VIC)-functie en Rechtmatigheidsverantwoording .................. 12

1

Inleiding De auditcommissie vindt het belangrijk om aan het eind van de raadsperiode dit overdrachtsdocument aan te bieden. Niet enkel omdat dit vanuit ons reglement van ons wordt verwacht, maar met name omdat wij als auditcommissie de meerwaarde zien van verantwoording over de afgelopen paar jaren en een volledige en zorgvuldige overdracht van lopende dossiers. Doel is tevens om de herkenbaarheid en affiniteit met de auditcommissie te vergroten en de nieuwe gemeenteraad een goed overzicht te geven van de werkzaamheden en de ontwikkelingen die in gang gezet zijn. Er worden aanbevelingen gedaan aan de nieuwe auditcommissie. Het is aan de nieuwe auditcommissie om daar wel of geen verdere invulling aan te geven. De aanbevelingen worden tussendoor per onderwerp benoemd. Op deze manier is de context in beeld bij iedere aanbeveling. In het eerste hoofdstuk gaan wij in op de instelling, samenstelling en bijeenkomsten. In hoofdstuk twee volgen de gebeurtenissen op hoofdlijnen, met name vanuit de kaderstellende en (bij)sturende rol. In hoofdstuk drie komen de belangrijkste tools aan de orde die de raad in kan zetten om zijn controlerende rol verder te vervullen. Hierin gaat het onder meer over de relatie met de accountant en met de rekenkamercommissie.

Hoofdstuk 1 Instelling, samenstelling en bijeenkomsten Instelling en regelgeving De auditcommissie is ingesteld door de gemeenteraad met als doel de raad te adviseren over alle financiële en bedrijfsvoering aspecten, in het bijzonder over de gang van zaken rond gemeentebeleid, de financiële aspecten en de risico’s die daarmee samenhangen (P&C-cyclus). De taken, samenstelling en werkwijze staan omschreven in de Verordening op de auditcommissie gemeente Heerenveen 2014 (zie bijlage 3). De verordening is vrij ruim in te vullen. De auditcommissie is in deze raadsperiode van small naar large gegaan (zie bijlage 2 p.16). De auditcommissie miste nadere definiëring en afstemming met de raad over de invulling. Hoe meer onderwerpen op het bordje van de auditcommissie, hoe meer dat vraagt van kwaliteit en tijd van de auditcommissie. Het is goed om structureel als raad en auditcommissie met elkaar af te stemmen. - Wat verwacht de raad van de inzet van de auditcommissie en wat levert dat op? - Is de auditcommissie in staat om dat waar te maken? Wat is een normaal deel van je tijd als auditcommissie, wat zijn piekmomenten? - Onder welke randvoorwaarden? (bijvoorbeeld meer ondersteuning en support vanuit organisatie en griffie). En daarbij duidelijkheid te scheppen met betrekking tot: - uitgangspunten - afspraken - werkmethodes - evaluatie.

2

Aanbeveling:  Overleg met de raad over de verwachting, rol en het gewenste samenspel. Wat heeft de raad nodig om een deel van het werk te delegeren en wat kan en wil de auditcommissie leveren. Betrek hierbij de aanbevelingen uit het rapport van Necker van Naem en de aanbevelingen op de dag van de financiën op 18 september 2021.  Bespreek met de raad op welke wijze de opgedane kennis met de raad gedeeld wordt en wat de wens is over begrijpelijkheid.  Actualiseer de verordening.

Bijeenkomsten en tijdsbeslag De auditcommissie is in deze raadsperiode gemiddeld 3 keer per jaar bijeen gekomen om vaste documenten uit de planning & control cyclus met elkaar, de organisatie en de accountant te bespreken. Documenten zoals het controleplan, concept auditplan, managementletter, themarekening, controleverklaring en accountantsverslag, position paper grondexploitaties en nota risicomanagement en weerstandsvermogen. Deze besprekingen leidden tot adviezen aan de gemeenteraad door middel van brieven met aandachtspunten. De auditcommissie vraagt zich af of deze brieven met aandachtspunten zijn doel bereikt hebben. Daarnaast is de auditcommissie 1x bijeen gekomen in een heidag over het functioneren. Ook is de auditcommissie 7x bijeen gekomen als begeleidingscommissie voor het onderzoek naar het begrotingsproces. Het onderzoek naar het begrotingsproces heeft een extra tijdsbeslag op de auditcommissie gelegd. Het verdient aanbeveling om in gesprek te gaan over dat wat de auditcommissie doet en aankan. Aanbevelingen:  Kies als auditcommissie een basisniveau. De basis moet goed strak neergezet worden en er moet besproken worden wat het basisniveau is en wat dat betekent voor de inzet van de auditcommissie en de organisatie eromheen. Vul dit in, kader af. Wat, hoe, met wie, wat betekent dat voor de raad. Dan kunnen de plussen daarna in beeld gebracht worden.

Deze plussen zijn structurele uitbreiding en eventueel specials. Structurele uitbreiding kan op twee manieren: 1. Iets dat elk jaar terug komt. Dat kun je altijd weer teruggeven aan de raad en terug naar basisniveau. 2. een aantal dingen die gekoppeld zijn aan een gebeurtenis / moment. Bijvoorbeeld een nieuwe financiële verordening die niet in je basispakket zit. Voor een special gaan de raad en de auditcommissie met elkaar in overleg om te onderhandelen, te kijken onder welke randvoorwaarden dit mogelijk is; kunnen we dit realiseren als auditcommissie. Als ja, dan volgt er een raadsopdracht (wat levert de auditcommissie op als eindresultaat), dit wordt dan uitgevoerd als auditcommissie. Stel dat daar ondersteuning bij nodig is, dan moet daarvoor gezorgd worden. Stel dat daarvoor tijdelijke uitbreiding van de auditcommissie nodig is, dan moet daarvoor gezorgd worden. Dit zou kunnen voor het verbeterplan P&C proces.  Heb aandacht voor training en focus van de auditcommissie. Een training van de auditcommissie (incl. essentiële keuzes maken) is het meest effectief tussen juni en oktober 2022.  Wij wensen de komende raad een startprogramma toe om haar kaderstellende en controlerende rol optimaal te vervullen. Het is belangrijk dat de raad weet wat de

3

raad nodig heeft. Het advies is om een specifieke inwerksessie te organiseren over de auditcommissie tussen april en de behandeling van de 1e jaarstukken. In deze sessie zou dit document en de rol van de auditcommissie (zie ook bijlage 2) besproken kunnen worden. Daarnaast zou de accountant daar kunnen uitleggen hoe de jaarrekening gelezen kan worden. Wij constateren ook dat dit niet met 1x in een raadsperiode gedaan is en wensen toe dat dit vaker en een vast onderdeel wordt van het scholingsprogramma van de raad.

Samenstelling auditcommissie Op grond van de verordening heeft de raad op 9 maart 2018 de leden van de auditcommissie benoemd. De commissie bestaat uit maximaal één raadslid per fractie. Leden kunnen bij afwezigheid vervangen worden door een raadslid van dezelfde fractie. De raad benoemt een representatieve vertegenwoordiging uit zijn midden. In deze raadsperiode waren de volgende personen lid van de auditcommissie: Lid

Fractie

Pieter van der Mark (tot 18-6-2018) Ojanne de Vries (sinds 18-6-2018) Wanda Ottens (tot 27-1-2020) Sybrig Sijtsma (sinds 27-1-2020) Jaap van Veen (tot 4-6-2018) Tjeerd Waterlander (sinds 4-6-2018) Erik de Swart Hedwich Rinkes (tot 17-9-2020) Bernhard Hoekstra (sinds 5-10-2020) Retze van der Honing Tino van der Ven Age Hartsuiker Lia de Heij-Nap (sinds 1-7-2021)

D66 PVDA VVD FNP CDA GL GBH HL CU

De verordening bepaalt dat de auditcommissie uit haar midden de voorzitter en één plaatsvervangend voorzitter aanwijst. Op 18 oktober 2018 heeft de auditcommissie Hedwich Rinkes aangewezen als voorzitter en Ojanne de Vries als plaatsvervanger. Na de benoeming van Hedwich Rinkes tot wethouder in september 2020 werd Ojanne de Vries op 8 oktober 2020 benoemd als voorzitter en Sybrig Sijtsma als plaatsvervangend voorzitter.

4

Hoofdstuk 2 Rol van de auditcommissie in kaderstelling en (bij)sturing Toekomstagenda auditcommissie Om de behoefte aan verdere doorontwikkeling van de informatievoorziening aan de raad en de rol van de auditcommissie daarbinnen te bespreken is op 10 september 2020 in een heidag georganiseerd onder leiding van Henk Boshove. Na de heidag werden verschillende mogelijkheden tot verbetering benoemd, om focus aan te brengen, rekening houdend met de mogelijke tijdsinvestering van de commissie, is een toekomstagenda opgesteld waarin een drietal onderwerpen zijn benoemd:  Doorontwikkelen verzamelbesluiten  Verbeteren van de raadsvoorstellen  Heldere beleidsdoelen / Sturingsinformatie  Aanbevelingen uit onderzoek naar begrotingssystematiek opvolgen.

Verzamelbesluiten Het proces en de inhoud van de verzamelbesluiten is verbeterd in overleg met de auditcommissie. In verzamelbesluiten staan de wijzigingen op de begroting in het lopende begrotingsjaar. In tegenstelling tot andere gemeenten heeft de gemeente Heerenveen gekozen voor verzamelbesluiten. Hierdoor worden begrotingswijzigingen beperkt tot 4 keer per jaar.  De raad kan via amendering bij behandeling van het Verzamelbesluit aan geven de afwijking niet te honoreren. Dit als de raad het vanuit (bij)sturing niet wenselijk vindt via een verzamelbesluit geld beschikbaar te stellen voor afwijkingen die betrekking hebben op bestaande budgetten en bestaand beleid en ‘onvermijdbaar’ en ‘onuitstelbaar’ zijn.  Voorafgaande gaat niet op als het college aangeeft dat het een onderwerp is met urgentie en dus achteraf word verantwoord. De raad wordt hiervan van tevoren via een raadsbrief op de hoogte gesteld en het wordt toegelicht in het verzamelbesluit.  De spelregels budgetoverheveling zijn opgesteld en vastgesteld door de gemeenteraad op 8 juli 2021.  Er wordt per 2022 anders gewerkt met inbreng voor verzamelbesluiten.

Alleen wijziging bestaand beleid en onvermijdbare zaken, voorafgegaan door een raadsbrief, kunnen worden opgenomen in verzamelbesluiten (zie de financiële verordening 2022) Aanbevelingen:  Evalueer of de spelregels budgetoverheveling voldoen aan de bedoeling van de raad.  Evalueer met de auditcommissie of de nieuwe werkwijze die geldt voor de verzamelbesluiten voldoet.

Verbeteren van de raadsvoorstellen Het verbeteren van de raadsvoorstellen is een onderwerp dat regelmatig aandacht vraagt. Zo is met de auditcommissie afgesproken dat het effect op het weerstandsvermogen in het voorstel moet worden opgenomen. Af en toe wordt aan de hand van een behandeld raadsvoorstel besproken hoe het beter had gekund. Aanbeveling:  Evalueer het effect op het weerstandsvermogen in de raadsvoorstellen.  Evalueer regelmatig raadsvoorstellen.

5

Heldere beleidsdoelen / Sturings- en monitoringsinformatie De raad richt zich op effectiviteit van beleid via beleidsnota’s met indicatoren. De bedoeling is dat het vast te stellen beleid voorzien wordt van doelstellingen en indicatoren (meetbaar, wat is beïnvloedbaar) en dat vastgelegd is hoe rapportage plaatsvindt. Afgesproken is om te werken met een stoplichtmodel. Aanbeveling:  De behoefte aan meer koppeling tussen doel, middelen en beleid te bespreken in het proces van verbeteringen P&C cyclus.  Een interessant traject dat loopt is het Lokaal Akkoord Jeugdhulp. Hierin wordt door de raad nadrukkelijk gekeken naar sturings- en monitoringsinformatie. Zorg dat de auditcommissie is aangehaakt bij dit traject.

Onderzoek begrotingsproces Geconstateerde administratieve fouten bij het opstellen van de conceptbegroting 2021 zijn aanleiding geweest voor de gemeenteraad om een onderzoek te doen naar het begrotingsproces. Doel van het onderzoek was inzicht verkrijgen in de werkwijze bij het opstellen van de P&C documenten, zodat de raad erop kan vertrouwen dat de informatievoorziening van de cijfers betrouwbaar is. Aan de auditcommissie zijn ad hoc commissieleden toegevoegd zodat alle fracties vertegenwoordigd waren. De auditcommissie heeft de onderzoeksopdracht voorbereid. In de raadsvergadering van 5 oktober 2020 is de onderzoeksopdracht vastgesteld door de raad. Daarna heeft de auditcommissie de selectie van het onderzoeksbureau verzorgd en het onderzoeksproces begeleid. Het rapport en de aanbevelingen zijn besproken in de raad van 10 juni 2021. De commissieleden ad hoc zijn daarna weer afgevloeid. Bij de behandeling van het rapport van Necker van Neam in de raad is afgesproken dat zowel het college als de auditcommissie een plan van aanpak maken op basis van de aanbevelingen. Op 18 september 2021 is er een dag van de financiën, met de raad geweest om afspraken te maken over verbetering op korte termijn in het huidige proces en over de langere termijn in een vernieuwd proces.

De organisatie heeft aangegeven een verdiepingsslag te willen op 18 september om het juiste abstractieniveau te bereiken en tegelijkertijd geen dubbelingen met reeds bestaande monitoringrapportages en P&C-documenten te ontwikkelen. Deze verdiepingsslag vond plaats op 10 februari 2022. Er is input gegeven van raadsleden voor de nieuwe raad over de hoofdindeling van begroting, het niveau van doelen en hieraan gekoppeld de middelen en het kunnen volgen van de bijdrage aan de strategische doelen. Er is een verslag van deze bijeenkomst. De nieuwe raad maakt hierin keuzes. Het plan van aanpak van de auditcommissie gaat over veranderingen; het ordenen van de inhoud en van het proces en over de rol van de auditcommissie. Het verdient aanbeveling dat de nieuwe raad gaat over de veranderingen omdat het uitwerken van de aanbevelingen ingrijpend kan zijn in de inhoud van P&C documenten en het proces van de P&C cyclus. Er is op basis van de opbrengsten van 18 september 2021 door de huidige raad op 3 februari 2022 een verdiepende voorzet gedaan, waar onder meer de volgende dilemma’s besproken zijn:  Verandering vraagt tijdsinvestering en opbrengst en van wie moet die komen  Verandering vraagt duidelijkheid over wie waarvan is

6



Teveel of te weinig vertrouwen op het werk van de auditcommissie draagt niet bij aan de controlerende kracht van de raad als geheel.  Heeft de raad als geheel begrip van haar rol en het samenspel tussen raad, auditcommissie, accountant en zijn invloed op onderliggende zaken als nota’s risico inschatting en informatievoorziening.  Aandacht voor bewust vragen om bepaalde informatie en bewust nadenken over het niet meer willen hebben van informatie. De productie van informatie of het gedetailleerder willen controleren kost inspanning en geld. Het bewustzijn is van belang bij de inzet van aanvullende maatregelen of informatie uitvragen. Er is een verslag van deze bijeenkomst. Aanbevelingen naar aanleiding van de bijeenkomsten op 3 en 10 februari zijn verwerkt in dit overdrachtsdocument.

Aanbeveling:  Het is van belang dat raad, college & organisatie in de periode april – september 2022 hoofdkeuzes maken op basis van verbetertraject P&C en elkaar vinden op 5 cruciale aspecten: o Raadsakkoord o Uitwerking Raadsakkoord - keuzes en uitwerking door raad en college o Begroting 2023-2026 o Nieuwe opzet Perspectiefnota- keuzes en uitwerking door college en raad o Perspectiefnota o Uitwerking nieuwe Begroting - keuzes en uitwerking door college en raad o Begroting 2024-2027 Hiervoor zijn diepere vervolggesprekken nodig tussen april 2022 en september 2022 tussen raad, college & organisatie. Het gaat om inhoud, hoofdkeuzes, indeling thema’s, doelen, prioriteiten, timing, formele kaders en inhoudelijke spelregels.  Het is van belang dat de nieuwe raad zo snel mogelijk bespreekt hoe vormgegeven moet worden aan het vervullen van een klankbordfunctie tussen raad en college/organisatie om het diepere vervolggesprek te voeren over het koppelen van doelen aan budgetten. Dit gesprek kan niet gevoerd worden met de gehele raad vanwege de grootte van deze raad. De auditcommissie zou dit kunnen doen, of een deel vanuit de auditcommissie, of een ander groepje vanuit de raad.

Daarbij moet afgesproken worden wat de opdracht is, hoe de raad vinger aan de pols houdt, waar de grenzen liggen en welke rol deze klankbordgroep heeft (klankbord, adviesrol, vinger-aan-de-pols-rol, toetsende rol, etc.).

Proces Perspectiefnota In de auditcommissie wordt gevraagd en ongevraagd advies gegeven aan het college ter verbetering van de informatievoorziening die in de perspectiefnota is opgenomen. Het inzichtelijk krijgen van alle eerder vastgestelde ambities en mogelijke ombuigingen zijn in 2021 op initiatief van de organisatie verwoord in een investeringsbundel en lijst van ombuigingen zonder onderbouwing. Het hanteren van een ombuigingsbundel en prioriteren van investeringen door de raad als geheel was lastig. Er is een strategisch afwegingskader ontwikkeld om op proces meer inzicht te geven in de genomen besluiten.

Strategische agenda In het najaar van 2020 is in opdracht van het presidium een traject opgezet om te komen tot een strategische agenda. Een agenda die ook richting zou kunnen geven aan

7

de financiële vertaling en verantwoording. Het presidium zag samenhang met de strategische agenda, het onderzoek naar het begrotingsproces en de investeringen- en later ombuigingenbundel. De raad heeft in 2020/2021 de Strategische Agenda 2022-2040 opgesteld als uitgangspunt voor de toekomstige koers van Heerenveen. De Strategische Agenda 20222040 is in de raad behandeld op 22 april 2021 en daarbij heeft de raad het college opdracht gegeven om op basis van het Strategisch Afwegingskader de documenten van de P&C-cyclus op te stellen. Deze Strategische Agenda als toekomstige koers en het Strategisch Afwegingskader zijn het resultaat van een leer- en experimenteertraject van de raad om vanuit samenhang meer richting mee te geven aan de voorkant. In de Strategische Agenda staan de (on)gewenste effecten en de opgaven van de ontwikkelingen die raadsperioden en de politieke belangen overstijgen. De opgaven zijn vertaald in doelen en subdoelen voor korte én langere termijn. In de Strategische Agenda zijn de uitgangspunten van bijvoorbeeld de Kadernota Sociaal Domein, het Duurzaamheidsprogramma en de Omgevingsvisie vertaald naar zes kernkwaliteiten en de ontwikkelingen die op de gemeente afkomen. Deze kernkwaliteiten staan in willekeurige volgorde. De uitgezette koers op de verschillende onderwerpen is vertaald naar een algemene strategie.

En geeft daarmee houvast voor nog te maken beleid en de samenhang daarvan met al bestaand beleid. De Strategische Agenda hanteren als uitgangspunt geeft de vrijheid om in een later stadium besluiten te nemen met de inzichten die er dan zijn. Dat komt in de praktijk op het volgende neer: beleidsvoorstellen worden gemaakt op basis van de uitgezette koers en door de raad beoordeeld op de voor- en tegenargumenten, verwachte beleidseffectiviteit en risico’s en op de positieve en negatieve neveneffecten.

Strategisch Afwegingskader Het afwegingskader geeft de prioriteiten aan, op basis waarvan het college beargumenteerd de voorstellen kan doen aan de raad die eraan bijdragen dat er voldoende geld is om nu en in de komende jaren, de ambities en dat wat nodig is te betalen. Het afwegingskader is een instructie aan het college waar de raad niet aan gebonden is. Het college kan aan de hand van het afwegingskader beargumenteerd helder maken hoe het college gekomen is tot de voorstellen in de P&C documenten. Het afwegingskader biedt houvast bij zowel afwegingen en keuzes in het kader van de ombuigingen als bij de afwegingen en keuzes over nieuw beleid en investeringen. Met het meerjarenperspectief als kader. Voor een groot deel van het geld van de gemeente ligt al vast waar het aan uitgegeven moet worden, dat is voor elke gemeente gelijk. De gemeente heeft de wettelijke plicht om de regels en taken die vanuit het Rijk worden opgelegd uit te voeren. Het afwegingskader is vooral belangrijk bij dat deel waarover de gemeente zelf besluiten mag nemen. Het volgen van het afwegingskader of daar juist van afwijken met een goed onderbouwd amendement, zorgt ervoor dat het besluit altijd goed uit te leggen is aan de inwoners.

Aanbevelingen:  Het is van belang dat raad, college & organisatie afspraken maken over hoe om te gaan met informatie, monitoren en bijsturen van de opgaven in de strategische agenda.  Het is van belang dat raad, college & organisatie afspraken maken over hoe om te gaan met het opstellen van de perspectiefnota aan de hand van de ombuigingenen investeringsbundel, gebruik van het strategisch afwegingskader. Bekijk dit ook

8

vanuit de blik sturende rol van de raad (vb: Lelystad). Zorg hierbij voor goede ondersteuning van financiën.  Wij constateren dat de raad gebaat is bij een technische uitleg bij iedere perspectiefnota, begroting en jaarstukken over hoe deze stukken gelezen moeten worden. Bespreek ook het cultuuraspect in de raad over bijvoorbeeld het uitleggen dat je de begroting nog steeds kunt steunen ondanks dat je op punten hebt ingeleverd.  Heb oog voor de samenhang en timing (zie bijlage 1) van kaderstellende documenten als: o Financiële Verordening & Spelregels overheveling budgetten o Nota Grondbeleid o Nota Reserves & Voorzieningen o Nota Beheer Kapitaalgoederen o Kwaliteitsplan kapitaalgoederen en beheer o Nota Samenwerken (Verbonden Partijen) o Rechtmatigheid – IBP jaarplan (interne beheersplan) o Nota Weerstandsvermogen & risicomanagement  Zorg voor een vaste plek/bibliotheek waar alle financiële afspraken te vinden zijn. Dit geldt overigens ook voor de looptijd van beleid en de daarbij horende budgetten.

P&C cyclus Heerenveen 2018-2022

Strategisch Afwegings kader

Strategische Agenda

Investerings agenda / Ombuigingen bundel

Documenten: Voorbereiding op controle:  Intern beheersingsplan  Auditplan en controleprotocol Tijdens/interim-controle:  Managementletter Na controle:  Accountantsverslag & Jaarstukken

Verzamelbesluit 1

Verzamelbesluit 2

Verzamelbesluit 3

Verzamelbesluit 4

Jaarstukken

Perspectiefnota

Begroting

9

Hoofdstuk 3 Rol van de auditcommissie in controle In dit hoofdstuk gaan we in op de partners in controle: de rekenkamercommissie, de accountant, de Verbijzonderde Interne Controle (VIC)-functie en andere instrumenten voor controle.

Rekenkamercommissie Benoeming De auditcommissie motiveert voorgestelde benoemingen van rekenkamercommissieleden aan de raad. Communicatie De auditcommissie is per 2 december 2021 het aanspreekpunt voor de rekenkamercommissie. Hiermee kan de auditcommissie ook beter invulling geven aan haar taak om onderzoeken uitgevoerd binnen de organisatie en door de rekenkamercommissie af te stemmen. Het jaarplan met begroting van de rekenkamercommissie wordt eerst naar de auditcommissie gestuurd, hiermee kan de raad beter sturen op de balans tussen onderzoeken en zogenaamde quickscans. Tenminste twee keer per jaar vindt een voortgangsoverleg plaats tussen de rekenkamercommissie en de auditcommissie, en wordt het functioneren van de rekenkamercommissie iedere twee jaar geëvalueerd met de auditcommissie. De rekenkamercommissie overlegt met de auditcommissie over het regelement van orde en het onderzoeksprotocol. Aanbeveling:  Heb aandacht voor het vormgeven van structureel overleg met de rekenkamercommissie omdat dit een nieuwe werkwijze is.

Accountant Benoeming Onze accountant is Deloitte. De heer Dirk Kuperus is tot en met de jaarrekening 2020 als accountant verantwoordelijk geweest. Vanaf de zomer 2021 is mevrouw Cindy Loeff accountant. Er is een aanbesteding geweest in 2018/2019 waarin de dienst voor 3 jaar werd ingekocht met de optie om maximaal twee keer te verlengen. In het najaar van 2021 is van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Het contract met de accountant loopt daarom van 1 april 2019 tot en met 30 april 2024. Er zal dus een aanbestedingstraject plaatsvinden dat start in het najaar van 2023. De auditcommissie begeleidt het aanbestedingstraject en adviseert de raad.

Communicatie In ieder geval tweemaal per jaar is er een overleg met de accountant en de auditcommissie. Daarnaast heeft de voorzitter van de auditcommissie samen met de griffier als nodig een overleg met de accountant. Als er iets speelt, zoekt de accountant contact met de griffie.

10

Auditplan en controleprotocol In het najaar bespreekt de auditcommissie het auditplan en het controleprotocol met de accountant. Dit ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening. In het auditplan beschrijft de accountant op welke manier de controle op de jaarrekening verricht wordt. Vanuit de raad kunnen speerpunten benoemd worden. Het controleprotocol, dat jaarlijks wordt voorgelegd door het college, maakt duidelijk welke werkzaamheden de accountant moet uitvoeren voor de controle van de themarekening. De organisatie bespreekt het controleprotocol met de auditcommissie. De raad stelt het controleprotocol inclusief normenkader vast. Het wettelijk kader voor de controle van de themarekening is vastgelegd in de Gemeentewet (artikel 213). Het BADO (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) geeft de raad de ruimte om de in de accountantscontrole te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties scherper te stellen dan in het BADO is voorgeschreven. Deze mogen voor elke jaarrekening opnieuw worden bepaald door de raad.

Managementletter In het najaar rapporteert de accountant in de managementletter, gericht aan het college, die ingaat op de gecontroleerde processen. De bevindingen, waarnemingen en aanbevelingen in deze managementletter hebben als doel ondersteuning te bieden in het proces van voortdurend verbeteren van de interne beheersing en risicobeheersing van de gemeente. Inhoudelijk wordt de managementletter gebruikt als voortraject voor de jaarrekening over dat jaar. De gemeente neemt de bevindingen mee in de verbetering van de interne beheersing. Deze rapportage ontvangt de raad onverkort met een memo van de afdeling financiën. Als auditcommissie waarderen wij deze open werkrelatie met het college, wat maakt dat de auditcommissie van mening is dat een separate raadsbrief van de accountant niet nodig is.

Accountantsverslag In het voorjaar wordt gerapporteerd over de controle van de jaarrekening in het accountantsverslag. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen de controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die de accountant tijdens de controle in overweging heeft genomen. In de auditcommissie wordt deze rapportage besproken en waar nodig wordt de raad geïnformeerd over bijzonderheden of aangelegenheden die aanvullend aandacht behoeven.

Specifieke afspraken met de accountant over lopend jaar Voor planning van behandeling documenten, zie de vergaderplanning P&C cyclus. Voor het auditplan jaarrekening 2021 zijn geen extra speerpunten aangedragen door de auditcommissie. Het auditplan jaarrekening 2021 is op 18 november 2021 als ingekomen stuk geagendeerd voor de commissie AZ, samen met een brief van de auditcommissie. Het controleprotocol voor de jaarrekening 2021 is op 2 december 2021 vastgesteld door de raad. De opdrachtbevestiging jaarrekening 2021 is in november 2021 ondertekend door de griffier en toegezonden aan de accountant. Behandeling jaarrekening 2021 De auditcommissie bespreekt op 25 mei 2022 het accountantsverslag jaarrekening 2021 met de accountant. Als er geen directe noodzaak is dat de accountant zelf in de commissie AZ een toelichting geeft, is het gebruikelijk dat de voorzitter van de

11

auditcommissie voorafgaand aan de behandeling jaarstukken 2021 in de commissie AZ een korte toelichting geeft.

Aanbevelingen:  Laat de accountant een bijdrage verzorgen in het inwerkprogramma. Enerzijds door het delen van informatie voor nieuwe raadsleden, anderzijds door in gesprek te gaan met de nieuwe raad om de samenwerking verder vorm te geven.

Verbijzonderde Interne Controle (VIC)-functie en Rechtmatigheidsverantwoording Verbijzonderde interne controle (VIC) Om te komen tot een verklaring over de (financiële) rechtmatigheid en getrouwheid steunt de accountant deels op zelf-uitgevoerde werkzaamheden en ook op werkzaamheden die door de gemeente worden uitgevoerd voor interne beheersing door lijncontrole en de onafhankelijke, verbijzonderde interne controle (VIC). Er wordt getoetst op de kwaliteit van de opzet, het bestaan en de werking van de belangrijkste interne controlemaatregelen voor – in eerste instantie - de door de accountant als significant aangemerkte processen. De resultaten uit lijncontroles, VIC en onderzoeken geven informatie over in hoeverre de gemeente beheersing heeft over de (financiële) processen, oftewel ‘in control’ is qua getrouwheid en rechtmatigheid. De VIC start vanuit een duidelijk gedefinieerd plan; het intern beheersingsplan. In het najaar bespreekt de auditcommissie het intern beheersingsplan met de organisatie. In het intern beheersingsplan wordt aangegeven hoe de interne beheersing bij de gemeente wordt opgepakt en waar de bevoegdheden en verantwoordelijkheden liggen. Het is een plan voor de organisatie om te waarborgen dat (financiële) beheers-handelingen getrouw en rechtmatig door de daartoe bevoegde en verantwoordelijke personen worden uitgevoerd.

Het is van belang dat interne controles zichtbaar en aantoonbaar worden vastgelegd, intern voor het management en bestuur en extern voor de accountant. Rechtmatigheidsverantwoording Bij de besteding van publiek geld willen we namelijk weten of het zinnig, zuinig en zorgvuldig is gedaan. Een belangrijk principe hierbij is dat publieke middelen altijd om publieke, democratische, controle vragen. Bij rechtmatigheid draait het steeds om de vraag: is het geld wel volgens de regels besteed? De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 sluit hier naadloos op aan. Naar aanleiding van de voorstellen van de commissie Depla, in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ legt met ingang van het verslagjaar 2021 het College van burgemeester en wethouders bij een gemeente in de jaarrekening verantwoording af over de rechtmatigheid. Naar verwachting moeten gemeenten voor het verslagjaar 2022 voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Dit onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring.

Om de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in verslagjaar 2021 mogelijk te maken zijn wetsaanpassingen noodzakelijk in de Financiële Verhoudingswet, de Gemeentewet en de Provinciewet, maar ook om lagere regelgeving, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). De ingangsdatum is afhankelijk van de parlementaire behandeling. De VNG adviseert gemeenten om alvast te oefenen met controlejaar 2021. 12

Om te kunnen voorbereiden op deze wijziging, vooruitlopend op de aanpassing van de wetgeving, is door het college een stappenplan opgesteld hoe vanaf 2021 invulling te geven aan de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. In het stappenplan worden onderdelen van de bedrijfsvoering en accountantscontrole aangestipt die raken aan de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit plan is intern gedeeld en met college, audit-commissie en raad. Het is aan de raad om de verantwoordingsgrens te bepalen en of hij dit wil uitbreiden met controle op voldoen aan andere regels zoals AVG en Informatiebeveiliging. In de themarekening zal in de paragraaf bedrijfsvoering jaarlijks worden gerapporteerd over constateringen, waar de raad zelf conclusies aan zal moeten verbinden. Aanbevelingen:  Structureel contact met de Verbijzonderde Interne Controle (VIC)-functie en de auditcommissie is nodig, ook in het licht van de rechtmatigheidsverantwoording (in de afgelopen raadsperiode is geen contact geweest tussen de Verbijzonderde Interne Controle (VIC)-functie en de auditcommissie).  Evalueer aan de hand van het Stappenplan de eerste keer dat rechtmatigheidsverantwoording op deze manier plaats heeft gevonden.  Heb extra attentie voor de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken voor het onderdeel rechtmatigheidsverantwoording.

13

Bijlage 1 Samenhang binnen de P&C:

14

Bron: presentatie Henk Boshove 18 september 2021, dag van de financiën

15

Bijlage 2 Rol & inzet Auditcommissie

16

17

Bron: presentatie Henk Boshove 10 september 2020, heidag auditcommissie

18

Bijlage 3 – Verordening auditcommissie Link naar webdocument

19