Bijlage Memo programma structuur centrum

Aan B&W/Raad Van Anke Beeksma/Haaije Jorritsma Datum

Programma Centrum Heerenveen

4 maart 2021/4 april 2021HJ

Voorstel programma-organisatie

Aanleiding In de centrumvisie “CENTRUM HEERENVEEN: ook ’n Gouden Plak!” hebben we gezamenlijk de volgende ambitie geformuleerd: “Een sfeervol en gastvrij centrum voor bezoekers, die langer blijven en vaker komen.” Dit willen we bereiken aan de hand van drie thematische opgaven: 1. Compact en Compleet; 2. Ontvangen en Ontmoeten; 3. Bruisen en Beleven. De opgaven vragen om een gezamenlijke aanpak (‘Stimuleren en Samenwerken’), waarin ondernemers (retail en horeca), vastgoed, de cultuursector, marketingorganisatie, inwoners én de gemeente samenwerken. We geven invulling aan de thematische opgaven en werken aan verschillende gebiedsdeals. In dit document doen we een voorstel voor de programma-organisatie om de geformuleerde ambitie en opgaven gezamenlijk te realiseren. Aan het voorstel voor de programma-organisatie is daarnaast een investeringsagenda gekoppeld. De investeringsagenda laat de beoogde financiële inzet van de gemeente Heerenveen als betrokken partij zien.

Voorstel programma-organisatie Om de verschillende partijen die van belang zijn voor het functioneren van het centrum én de onderlinge relaties te verduidelijken hebben we een (concept)organogram gemaakt. Deze is opgenomen in bijlage 1. Hierna gaan we per organisatiedeel in op ieders rol, taken en verantwoordelijkheden. Het (concept)organogram en de beschrijving van ieders rol, taken en verantwoordelijkheden zijn besproken met de klankbordgroep op 13 januari 2021. De opmerkingen/suggesties die door de verschillende leden van de klankbordgroep zijn gedaan, hebben we in het organogram (zie ook bijlage 1) en in de beschrijving aangepast.

De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het conceptvoorstel zijn:  

 





De kerngroep van de klankbordgroep is komen te vervallen; Het aantal leden in de klankbordgroep wordt per discipline beperkt (met name op verzoek van de cultuursector en de centrumondernemers). Het afstemmen met en informeren van de achterban vindt plaats via bestaande overlegstructuren/-momenten. De opzet van een kerngroep in combinatie met een (te grote) klankbordgroep vraagt teveel van de deelnemers/ondernemers en zou besluitvaardigheid in de weg staan; Genoemde leden in het concept blijven we wel informeren (nu aangeduid als agenda-lid); Welzijnsorganisatie Caleidoscoop maakt geen deel meer uit van de klankbordgroep, maar wordt wel blijvend geïnformeerd over hetgeen wordt besproken (NB. de betrokkenheid van de inwoners in de klankbordgroep is voldoende geborgd); De vertegenwoordiging van ’n Gouden Plak beperken we tot de expertgroep i.v.m. focus op inhoudelijke inzet (NB. De klankbordgroep is bedoeld voor het vertegenwoordigen van de belangen in het centrum); In het verlengde daarvan: het programmateam beperken we tot de ambtelijke inzet onder leiding van de (nog te werven) programmamanager.

Rol, taken en verantwoordelijkheden per organisatiedeel Rol programmateam: Inhoudelijke voorbereiding en uitvoering van centrumprojecten en gebiedsdeals. Het programmateam, onder leiding van de programmamanager, zorgt ervoor dat het programma Centrum wordt uitgevoerd, rekening houdend met de ambitie en opgaven van de centrumvisie. Het programmateam is verantwoordelijk voor de kwaliteit en voortgang van het programma en bewaakt de integraliteit. Dit onder verantwoordelijkheid van het college.

Taken en verantwoordelijkheden:       

Aansturing (inhoud en proces) door programmamanager (zie bijlage 2 voor functieomschrijving programmamanager); Insteek programmateam: mensen (ambtelijke inzet) die vanuit hun achtergrond expertise leveren, coördineren en “aansturen”; Aandachtsvelden in het programmateam zijn: o Communicatie, stedenbouw, EZ, IBOR, MO, veiligheid, handhaving; Stemt af met de klankbordgroep en monitorgroep; Stuurt de verschillende werkgroepen aan; Adviseert college en gemeenteraad; Vraagt advies aan expertgroep.

2

Rol klankbordgroep In de klankbordgroep zijn alle betrokken partijen vertegenwoordigd, die van belang zijn voor het functioneren van het centrum. De klankbordgroep adviseert het programmateam over het voorleggen van besluiten aan college en raad. Afstemming op inhoud, maar ook ondersteuning/invulling van de werkgroepen (zorgen voor vertegenwoordiging vanuit achterban in de werkgroepen) en zorgdragen voor draagvlak bij en het informeren van stakeholders/achterban.

Taken en verantwoordelijkheden:     



De klankbordgroep kiest een voorzitter, uit eigen gelederen; Klankbordgroep op basis van vrijwilligheid/onbezoldigd; Vertegenwoordigers belangengroepen maken een integrale afweging in de klankbordgroep en stemmen af met de eigen achterban; Indicatie frequentie en tijdsbesteding: de klankbordgroep komt 4 tot 5x per jaar bijeen (naar schatting ca. 2 uur per bijeenkomst, voorbereiding/leestijd bedraagt ca. 2 uur); Klankbordgroep bestaat uit vertegenwoordigers van: o Retail: Frank de Bruijn (aangevuld met de agendaleden: Sebastiaan Kuipers (VZ HOV), Eduard Kuijt); o Horecaondernemers: Christel Koning (VZ KHN) (agendaleden: Geert Bosman, Sem van Sebaz); Noot: bestuur CPH overlegd nog of Horeca separaat vertegenwoordigd wil zijn of dat Frank de Bruijn namens Retail én horeca optreedt; o Vastgoed: vacature; o Centrummanagement: Peter de Vries; o Cultuur: Geert Dijkstra (agendaleden: Linda Trip/tijdelijk vervanger Rachid Tamourt); o Kerngroep Monitorgroep G1000: Ids Hemminga (lid kerngroep en maakt tevens deel uit van het ambtelijk overleg tussen Kerngroep monitorgroep G1000 en de gemeente); o Inwoners centrum: Wytze Heida (agendaleden: Taeke Wahle, Gwen Agema); Ondersteuning vanuit gemeente (op inhoud, proces, communicatie en secretariële ondersteuning).

NB. De marketingorganisatie (Heerenveen ’n Gouden Plak, vertegenwoordigt door Siepie de Groot) en welzijnsorganisatie Caleidoscoop (vertegenwoordigt door Ellen Akkerman) informeren we over hetgeen is besproken in de klankbordgroep. Beide organisaties maken geen deel uit van de klanbordgroep. Wethouder Jelle Zoetendal schuift als vertegenwoordiger van het college én vanuit zijn rol als portefeuillehouder ‘Centrumontwikkeling’ regelmatig aan bij de klankbordgroep.

3

Rol Kerngroep van de G1000-monitorgroep: De Kerngroep van de G1000-monitorgroep, gevormd naar aanleiding van het G1000participatieproces, geeft (on)gevraagd advies aan de gemeenteraad.

Taken en verantwoordelijkheden:    

Waarborgen dat de gemeenteraad handelt en besluit ‘In de geest van de centrumvisie’; Op basis van vrijwilligheid/onbezoldigd; Een lid van deze kerngroep maakt deel uit van de klankbordgroep; Deze vertegenwoordiger stemt af en informeert de monitorgroep over datgene wat wordt besproken/besloten in de klankbordgroep.

Rol College Burgemeester &Wethouders: Besluiten over voorstellen vanuit het programmateam. Het informeren van de gemeenteraad en het voorleggen van voorstellen aan de gemeenteraad (uitwerking centrumvisie en budget investeringsagenda). Wethouder Jelle Zoetendal schuift als vertegenwoordiger van het college én vanuit zijn rol als portefeuillehouder ‘Centrumontwikkeling’ regelmatig aan bij de klankbordgroep. Rol Gemeenteraad: Besluitvorming over de uitwerking van de centrumvisie en inzet van middelen vanuit de gemeente op basis van investeringsagenda (aandacht voor urgentie en prioritering), op basis van voorstellen vanuit college B&W. De gemeenteraad krijgt (on)gevraagd advies van monitorgroep en gaat zelfstandig op zoek naar draagvlak in de maatschappij. Rol werkgroepen: Onder aansturing van de programmamanager invulling en inhoud geven aan de verschillende thematische opgaven en doelstellingen vanuit een integrale aanpak, zoals verwoord in de centrumvisie, bestaande uit:    

Compact en Compleet; Ontvangen en Ontmoeten; Bruisen en Beleven; Gebiedsdeals (belang van fasering!).

Aandachtspunten bij uitwerking van de thematische opgaven:    

Programmateam en klankbordgroep zorgen voor een goede invulling van de werkgroepen; Omvang werkgroepen compact houden; Werkgroep wisselende samenstelling afhankelijk van prioriteiten op bepaald moment; Advisering vanuit expertgroep.

4

Aandachtspunten, specifiek voor de werkgroepen Gebiedsdeals:     

Doelgericht op niveau van deelgebied; Afgebakend in tijd (doorlooptijd projecten); Alleen stakeholders aan tafel (directe belangen); Advisering vanuit expertgroep; Voorstellen voor advies en draagvlak via programmateam (integraliteit en prioritering) naar klankbordgroep (draagvlak).

Rol expertgroep: Inspireren, aanjagen en adviseren op basis van ervaring en expertise, rekening houdend met de ambitie en opgaven van de Centrumvisie. De programmamanager stuurt dit aan.

Taken en verantwoordelijkheden:     



Inspireren, aanjagen en adviseren klankbordgroep en kerngroep; Adviseren aan programmamanager en programmateam; Adviseren de thematische werkgroep(en) en de werkgroepen op niveau van de gebiedsdeals; Advies tegen betaling; Experts vanuit verschillende disciplines: o Regiomarketing (Siepie de Groot); o Expert centrummanagement (Leo Hoksbergen); Noot: CPH bespreekt dit voorstel; o Vastgoed (pm/vacature); o Cultuur (pm/vacature); o Lokale democratie en communicatie (nog in te vullen); o Bij uitwerking van de centrumvisie evt. verder aanvullen met experts waar op dat moment behoefte aan is (suggesties klankbordgroep: groen, verkeer, logistiek). Ondersteuning vanuit de gemeente (op inhoud en proces).

Tot slot “Basis op orde”: professionele en efficiënte samenwerking Naast inzet op een stevige, tijdelijke programmastructuur centrum, is inzet op een professionele, structurele samenwerking van belang voor de lange termijn, door:    

Een goede overlegstructuur op bestuurlijk niveau (besturen HOV/KHN/CPH, wethouder EZ, en ambtelijke ondersteuning); Blijvende inzet centrummanagement; Een goede overlegstructuur op uitvoerend niveau (centrummanager en ambtelijke contactpersonen, voortzetting pilot centrumcoördinatie en bijbehorende integrale aanpak); Blijvende aandacht voor: “Schoon, heel en veilig!”.

5

Bijlagen: Organogram ‘Programma-organisatie Heerenveen Centrum’;

6

Functieprofiel programmamanager centrum Heerenveen

7