Bijlage bij technische vraag ID 287

Vraag 1 en 2: In onderstaande tabel vindt u de gespecificeerde lijst met de geconstateerde onrechtmatigheden in cijfers.

Vraag 3: Er vindt in opdracht van het college een extern onderzoek plaats naar de oorzaak van de geconstateerde onrechtmatigheden. Doel van dit onderzoek is (praktische) adviezen en aanbevelingen te krijgen om dergelijke onverwachte onrechtmatige aanbestedingen in de toekomst te voorkomen. De uitkomsten van het externe onderzoek zullen richtinggevend zijn voor eventuele nadere verbetermaatregelen. Het college zal, op basis van de bevindingen, passende acties ondernemen om herhaling te voorkomen en de rechtmatigheid bij aanbestedingen te waarborgen. Het College koppelt de resultaten terug aan de Raad zodra zij zelf de rapportage ontvangt. De planning voor de oplevering van het rapport is Q4. Vraag 4: De grootste onrechtmatigheid binnen het sociaal domein wordt veroorzaakt door de opvang van Oekraïense ontheemden (6,5 miljoen) Er zijn twee vormen van opvang van toepassing: - De Gemeentelijke Opvang Oekraine (GOO) wordt door de gemeente uitgevoerd. - De crisisnoodopvang (RCVS) werd tot 1 januari 2024 uitgevoerd door de Veiligheidsregio Fryslan (VRF). Sindsdien voert de gemeente Heerenveen deze taak uit namens de Friese gemeenten. De huurovereenkomst met Hajé loopt van 8 juli 2023 tot 8 juli 2025, verdeeld over twee boekjaren: - 8 juli 2023 – 30 juni 2024: onder staatsnoodrecht (EU-RTB en BAK); vrijstelling aanbestedingsplicht mogelijk → kosten rechtmatig.

- 1 juli 2024 – 8 juli 2025: onder reguliere wetgeving (Tijdelijke wet opvang Oekrainers) → kosten onrechtmatig. Omdat er telkens snel extra opvangplekken nodig waren en er geen andere geschikte locaties beschikbaar waren, was er steeds sprake van dwingende spoed. Het oorspronkelijke contract is in 2023 door onze toenmalige accountant, Deloitte, als rechtmatig beoordeeld, met als onderbouwing de toepasselijkheid van het staatsnoodrecht en de uitzonderingsgrond “dwingende spoed”. De verlenging van het contract voor de periode juli 2024 – juli 2025 is nog voor de nieuwe wet is ingegaan besloten. Daarom zou ook deze verlenging mogelijk als rechtmatig kunnen worden gezien, op basis van dezelfde argumenten. Voor de periode 8 juli 2024 – 8 juli 2025 is het volgende als onrechtmatig beoordeeld: • GOO: € 5.253.486 • RCVS: € 1.239.714 (1 januari 2024 – 1 januari 2025)

De beveiliging van de Oekraïne opvang betreft een tweede grote onrechtmatigheid binnen het Sociaal Domein (1,4 miljoen). Voor de opvang van Oekraïeners is beveiliging ingehuurd. Voor de aanbesteding van beveiligingsdiensten geldt een drempelwaarde van € 750.000,- in plaats van € 221.000. In 2024 bedragen de totale kosten voor deze dienstverlening € 1.377.113,--. Aangezien dit bedrag de drempelwaarde overschrijdt, valt deze opdracht onder de aanbestedingsplicht. De opdracht is echter niet aanbesteed, waardoor deze als onrechtmatig kan worden geclassificeerd. In eerste instantie bleek een deel van de beveiligingsdiensten onder een reeds aanbesteede overeenkomst te vallen, dit bleek bij nader onderzoek echter niet zo te zijn. Bij ICT betreffen de onrechtmatigheden met name aanschaf van noodzakelijke softwarelicenties. Bij aanbestedingen wordt altijd gekeken naar de verwachte uitgaven over een periode van vier jaar. Dit houdt in dat, hoewel de jaarlijkse uitgaven onder de € 50.000 blijven, het totaalbedrag over vier jaar boven de drempel van € 70.000 uitkomt. Hierdoor moet een meervoudige onderhands aanbesteding uitgevoerd worden in plaats van een enkelvoudige procedure, aangezien de totale waarde van de overeenkomst de drempel overschrijdt. De onrechtmatigheid op inhuur is met name ontstaan door verlengingen van in eerste instantie rechtmatig aanbestede overeenkomsten.

Doordat overeenkomsten zijn verlengd, ontstond in een aantal gevallen onrechtmatigheid. Inmiddels is besloten dat verlengingen van de inhuur van medewerkers voortaan uitsluitend kunnen plaatsvinden na expliciete besluitvorming door de directie. Bij IBOR is onrechtmatigheid ontstaan door de aanbesteding van onderhoud verhardingen. IBOR voert jaarlijks een meervoudig onderhandse aanbesteding uit voor het asfaltonderhoud, met een jaarlijkse opdrachtwaarde van circa €1.500.000. Hoewel dit bedrag op jaarbasis onder de Europese drempel voor werken blijft (€5.538.000), is hier sprake van een repeterende opdracht met een structureel karakter. Wanneer de opdracht over een periode van vier jaar wordt bezien, bedraagt de totale waarde circa €6.000.000. In 2025 worden stappen gezet om de aanbesteding voor asfaltonderhoud rechtmatig te maken. Samenvattend kunnen we stellen dat er niet in alle gevallen gehandeld is volgens de geldende wet- en regelgeving rondom inkoop en aanbesteding. Hier liggen verschillende oorzaken aan ten grondslag (onder andere onvoldoende bewustzijn en bekendheid met wet- en regelgeving binnen de organisatie, onvoldoende heldere processen, beperkte interne sturing op rechtmatigheid). Wat we ontberen is goed contractmanagement waardoor je beter in control bent en sneller kan signaleren.

Hoewel in een eerder stadium het voornemen bestond om contractmanagement binnen de organisatie in te voeren, is dit door uiteenlopende omstandigheden niet gerealiseerd. Op dit moment wordt opnieuw serieus gekeken naar de structurele inrichting en implementatie van contractmanagement. Vraag 5: Om in de toekomst tot minder onrechtmatigheden te komen, zetten we in op bewustwording en beheersmaatregelen: •

•

Verbeteren van naleving van aanbestedingsregels. Goed contractbeheer en contractmanagement helpen bij het tijdig signaleren van aflopende contracten, het monitoren van uitgaven en het naleven van de aanbestedingsregels. Dit zorgt ervoor dat contracten op tijd worden aanbesteed en er minder risico op overtredingen is. Alle inhuur van personeel wordt via de DAS procedure aanbesteed waardoor de inhuur altijd rechtmatig is.

•

•

• •

Meer grip op contractbeheer en inkoopprocessen. Door inkoop structureel te betrekken bij de beoordeling van contracten en een helder overzicht te maken van risicovolle contracten, wordt de controle op het inkoopproces versterkt en worden fouten sneller opgespoord. Beperken van financiële en juridische risico’s. Door tijdig corrigerende maatregelen te nemen, zoals het opstarten van aanbestedingen en het formaliseren van contracten, worden juridische complicaties en onrechtmatigheden voorkomen. Bij afwijking van de vastgestelde werkwijze dient schriftelijk akkoord te worden verkregen van de verantwoordelijke directeur nadat concerncontrol en inkoop hebben geadviseerd. In het huidige inkoopbeleid zijn weinig kaders opgenomen. Er wordt gewerkt aan een inkoopbeleid met duidelijke kaders. Dit samen met een procesbeschrijving voor het inkooptraject helpt medewerkers om het goede inkooptraject te volgen.