Bijlage bij raadsbrief - Advies huisvesting van de OR

Datum : Van : Aan :

7 oktober 2024 Ondernemingsraad Gemeente Heerenveen Dhr. J. van Leeuwestijn, gemeentesecretaris

Advies scenariokeuze gemeentelijke huisvesting Geachte bestuurder, beste Jeroen, De ondernemingsraad heeft op 10 september 2024 uw adviesaanvraag ontvangen. Deze adviesaanvraag kent een andere route dan gebruikelijk in het kader van snelheid en efficiëntie. Tussen directie en OR is afgesproken dat de adviesaanvraag parallel zal lopen aan de besluitvorming in het college. Direct na het uitbrengen van het advies, zal het voorstel met het advies van de OR met een begeleidende collegebrief over het advies voorgelegd worden aan de gemeenteraad, met daaraan vooraf bespreking in de commissie ruimtelijke ordening en milieu. De OR vindt het belangrijk dat we werken in een cultuur waarin vertrouwen in en waardering voor elkaar centraal staan. Uitgangspunten van de OR zijn: •Zorgvuldigheid; •Goed werkgeverschap met regelingen die aansluiten bij de medewerkers; •Gezonde arbeidsomstandigheden; •Efficiëntie; •Medewerkers betrekken; •Goede communicatie; •Behoud van rechten van medewerkers. Bij alle uitgangspunten vindt de OR het belangrijk dat er regelmatig wordt getoetst op meetbare criteria. Algemeen De adviesaanvraag beschrijft het voorgenomen besluit om het eerder in 2022 door de raad genomen besluit voor vervangende nieuwbouw van het gemeentehuis in te trekken. In plaats daarvan wordt voorgesteld een aantal andere huisvestingsscenario’s verder te onderzoeken.

Het gaat hierbij om nieuwbouw op de ABC-locatie plus huisvesting op een andere locatie. In een eerder advies van de OR zijn een aantal speerpunten van de OR aangegeven. Onderhavig voorstel is getoetst aan deze speerpunten. Een veilige werkomgeving met goede arbeidsomstandigheden is belangrijk voor de medewerkers. In dit kader is een kantooromgeving waarin veilig, gezond, maar ook prettig gewerkt kan worden van belang. Een nieuwe kantooromgeving moet aansluiten bij de wensen van de huidige tijd, maar moet ook aansluiten bij de wensen van medewerkers. De OR begrijpt heel goed dat het een hele opgave is om in dit vraagstuk met veel belangen rekening te houden en dat niks doen geen optie is. Het heldere afwegingskader biedt hierin houvast.

Op basis van onze analyse en overwegingen komen wij tot de volgende adviezen: •

•

Met het voorliggende voorstel wordt de focus gelegd op scenario’s 5 en 6, dit betekent nieuwbouw op de ABC-locatie en huisvesting in Werkstate of op de huidige locatie. De OR vindt dat het eerder door de raad vastgestelde scenario, vervangende nieuwbouw op de huidige locatie nog niet volledig losgelaten moet worden. Bij de scenario’s 5 en 6 is er geen sprake meer van een unilocatie. De verwachting is dat een unilocatie meer gelegenheid geeft tot samenwerking en verbinding dan bij meerdere locaties het geval is. Samenwerking en verbinding zijn speerpunten in het kader van de organisatieverandering. Onder (een deel van) de medewerkers leeft wel de wens voor een unilocatie. In het voorstel wordt tevens weinig tot geen aandacht besteed aan de belangen van de medewerkers. Het is niet duidelijk hoe de verschillende scenario’s de medewerkers zal beïnvloeden. Denk hierbij aan: reistijd, werkplekomstandigheden eventuele verandering in werkprocessen. De OR adviseert daarom om ook scenario 3, vervangende huisvesting op de bestaande locatie, naast de scenario’s 5 en 6 mee te nemen bij de verdere uitwerking.

•

Goede communicatie is één van de speerpunten van de OR. De directie dient medewerkers geregeld te informeren over de voortgang en indien nodig ook te betrekken bij de besluitvorming. De bijpraatsessies die regelmatig georganiseerd zijn kunnen hierbij één van de instrumenten zijn. Daarnaast vindt de OR het belangrijk dat er ook via de ‘lijn’, door leidinggevende gecommuniceerd wordt over de verdere uitwerking van de huisvestingsplannen. Communicatie alleen via het intranet is niet voldoende.

•

Kijkende naar het financiële gevolgen adviseert de OR dat het budget duidelijk moet zijn en de risico’s goed in beeld zijn en regelmatig getoetst worden of het in de lijn ligt en binnen het beschikbare budget blijft. We lezen bijvoorbeeld dat de circulariteit nog steeds fictief geld is en bijvoorbeeld ook dat niet inzichtelijk is wat de eisen ten aanzien van wel of niet verduurzamen met zich mee brengen aan kosten. Daarnaast is de uitloop door het opnieuw introduceren van verschillende scenario’s in de voorbereiding een forse kostenverhogende factor.

Daarnaast wil de OR u de volgende punten meegeven: •

In een eerder stadium hebben medewerkers mee kunnen denken over de huisvestingsplannen, de bijdrage van de medewerkers is meegenomen in de huisvestingsvisie en het plan van eisen. In dit stadium is niet de mogelijkheid geboden tot participatie aan medewerkers.

•

Een zorg van de OR is dat het al enige tijd geleden is dat het plan van eisen tot stand is gekomen. De OR denkt dat het plan van eisen niet meer voldoende aansluit bij de wensen van de medewerkers. Immers waren in Coronatijd de verwachtingen met betrekking tot thuiswerken anders dan op dit moment het geval is. Hiermee zijn in de periode na het vaststellen van het plan van eisen den wensen van medewerkers veranderd. In het kader van het vervolgonderzoek is het in ieder geval van belang dat de mogelijk tot meedenken bestaat voor de medewerkers. In het vervolgonderzoek moet aandacht zijn voor verbinding, ontmoeting en werkgeluk. De huisvesting moet ‘fijn samen werken’ ondersteunen.

•

In het kader van bevoegdheden van de OR willen wij benadrukken dat wat betreft huisvesting de OR niet alleen een rol heeft bij de uiteindelijke directiebesluiten. Ook bij het aanwijzen van een onderzoeksbureau met betrekking tot het onderwerp huisvesting is een rol voor de

OR weggelegd. Daarnaast willen wij nog benadrukken dat over bepaalde aspecten van huisvesting, zoals arbeidsomstandigheden en werkplekinrichting de instemming van de OR nodig is. Op dit moment zijn deze onderwerpen niet aan de orde. Echter is het belangrijk dat in het kader van deze onderwerpen de OR vroegtijdig geïnformeerd blijft en betrokken blijft bij de verdere uitwerking van de huisvestingsplannen. Het verdere proces Aangezien is afgesproken dat in afwijking van de gebruikelijke procedure de adviesaanvraag parallel loopt aan de besluitvorming in het college, wordt het advies van de OR door het college gedeeld met de raad. De OR gaat er hierbij vanuit dat het advies integraal wordt toegestuurd aan de raad en de OR een afschrift ontvangt van de begeleidende brief van het college aan de gemeenteraad over het OR advies. Daarnaast dient de OR tijdig betrokken te worden bij de volgende fases van het huisvestingstraject. Dit vraagt tijdige en volledig informatievoorziening en complete, goed onderbouwde adviesaanvragen zowel inhoudelijk als financieel. In vertrouwen op een goede en constructieve samenwerking ten behoeve van de organisatie en de medewerkers en met vriendelijke groet,

Faroek Ghazi Voorzitter Ondernemingsraad Telefoon 0513 617 530 | Mail ondernemingsraad@heerenveen.nl Ondernemingsraad gemeente Heerenveen | Crackstraat 2, 8441 ES Heerenveen