Bijlage 2 Overdrachtsdocument auditcommissie 2022 - 2026

Inhoudsopgave Inleiding ..............................................................................................................2 Leeswijzer ......................................................................................................2 Hoofdstuk 1 Doel, samenstelling, taken, ondersteuning en scholing..............................3 Doel .................................................................................................................3 Samenstelling ....................................................................................................3 Taken ...............................................................................................................4 Bijeenkomsten ...................................................................................................4 Ondersteuning ...................................................................................................5 Scholing raad en auditcommissie ..........................................................................5 Hoofdstuk 2 Reguliere werkzaamheden ....................................................................7 Jaarlijkse werkzaamheden ...................................................................................7 Aandachtspunten ..................................................................................................9 Speerpunten controleplan

....................................................................................9 Rechtmatigheidsverantwoording ...........................................................................9 Actualisatie nota’s en verordeningen ...................................................................10 Hoofdstuk 3 Overige werkzaamheden deze periode ..................................................11 Lopende aandachtspunten .................................................................................11 Duurzaam Gezond Financieel Perspectief ...........................................................11 Proces optimalisering P&C-cyclus .....................................................................12 Afgeronde werkzaamheden ................................................................................13 Aanbesteding accountant ................................................................................13 Werkgroep P&C .............................................................................................13 Begroting en rapportages in 2024-2025 ............................................................14 Werkgroep Verbonden Partijen (nota samenwerken) ...........................................14 Hoofdstuk 4 Partners in controle ...........................................................................15 Accountant

......................................................................................................15 Aanbesteding en benoeming ............................................................................15 Afstemming...................................................................................................15 Overige mogelijkheden inzet accountant ...........................................................15 Rekenkamer ....................................................................................................15 (Her)benoeming leden ....................................................................................16 Voortgangsoverleg .........................................................................................16

1

Inleiding Aan het einde van deze raadsperiode bieden we dit overdrachtsdocument aan. Niet alleen omdat ons reglement dit van ons vraagt, maar vooral omdat wij de meerwaarde zien van verantwoording over de afgelopen jaren en een volledige, zorgvuldige overdracht van lopende dossiers. Daarmee willen wij continuïteit bevorderen en de nieuwe gemeenteraad in staat stellen voort te bouwen op wat in gang is gezet. Een tweede doel is om de herkenbaarheid en affiniteit met de auditcommissie te vergroten. Dit document biedt de nieuwe raad een overzicht van onze werkzaamheden en de ontwikkelingen die zijn opgestart, zodat snel duidelijk is waar we staan, welke keuzes zijn gemaakt en welke stappen nog volgen. Bij het opstellen van het document is gebruik gemaakt van de agenda’s en verslagen van de auditcommissie, de resultaten van de enquête onder raadsleden en de enquete en interviews met leden van de auditcommissie. Daarnaast is de griffier, accountant en concerncontroller om reflectie gevraagd. Waar relevant doen wij aanbevelingen aan de nieuwe auditcommissie. Het is nadrukkelijk aan de nieuwe auditcommissie om te bepalen of en hoe aan deze aanbevelingen verdere invulling wordt gegeven. De aanbevelingen worden per onderwerp tussendoor benoemd, zodat de context bij elke aanbeveling direct zichtbaar is.

Leeswijzer • • • •

Hoofdstuk 1 beschrijft de rol en taken van de auditcommissie. Hoofdstuk 2 schetst de reguliere werkzaamheden Hoofdstuk 3 behandelt de overige werkzaamheden in deze periode. Hoofdstuk 4 gaat in op de relatie met de accountant en de rekenkamer.

Met deze opzet beogen wij een beknopte maar complete overdracht te bieden die zowel als naslagwerk dient alsook richting geeft aan het vervolg. Wij vertrouwen erop dat dit document bijdraagt aan een voortvarende start van de nieuwe raad en auditcommissie.

2

Hoofdstuk 1 Doel, samenstelling, taken, ondersteuning en scholing Doel De auditcommissie is ingesteld door de gemeenteraad met als doel een positieve bijdrage te leveren aan het functioneren van de raad door hem en het college politiek neutraal te adviseren over alle financiële en bedrijfsvoering aspecten, in het bijzonder over de gang van zaken rond gemeentebeleid, de financiële en verantwoordingsaspecten (P&C cyclus) en de risico’s die daarmee samenhangen.

Samenstelling Op grond van de verordening heeft de raad op 21 april 2022 de leden van de auditcommissie benoemd. De commissie bestaat uit maximaal uit één raadslid per fractie. Leden kunnen bij afwezigheid worden vervangen door een raadslid van dezelfde fractie. In deze periode waren de volgende raadsleden lid van de auditcommissie: Lid Ojanne Chang Ate Eijer Lia de Heij-Nap Jefrey Heerschop-Dekker Bernhard Hoekstra Sybrig Sytsma (tot 30 juni 2022) Jan Elsinga (sinds 30 juni 2022) Tino van der Ven Goffe Walsweer (sinds 27 juni 2024)

Fractie D66 FNP CU GL CDA PvdA GBH VVD

De verordening bepaalt dat de auditcommissie uit haar midden de voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. Op 25 mei 2022 heeft de auditcommissie Ojanne Chang aangewezen als voorzitter en Bernhard Hoekstra als plaatsvervanger. Vanaf 15 oktober 204 vervult Jan Elsinga de rol van plaatsvervanger. Rol voorzitter De voorzitter heeft een belangrijke rol in het voorbereiden en leiden van de vergaderingen. Daarnaast bewaakt de voorzitter de a-politieke setting van de commissie. De voorzitter stimuleert een open overlegcultuur waarin ruimte is voor ieders inbreng. De vergaderingen worden in samenwerking met de griffie voorbereid, met aandacht voor relevantie, helderheid voor alle deelnemers en een overzichtelijke behandeling van de agenda. De voorzitter draagt er zorg voor dat de uitkomsten en adviezen van de auditcommissie helder, feitelijk en tijdig aan de raad worden teruggekoppeld. Rol leden De leden van de auditcommissie beschikken over een analytische en kritische blik en hebben gevoel voor de samenhang tussen beleid, uitvoering en financiën. Leden hoeven geen financiële specialisten te zijn, maar begrijpen wél dat geld een middel is om maatschappelijke doelen te realiseren en dat publieke middelen doelmatig, rechtmatig en transparant moeten worden ingezet. De leden kunnen scherpe vragen stellen, hoofd- en 3

bijzaken onderscheiden en financiële informatie duiden in relatie tot bestuurlijke keuzes en risico’s. Integriteit, onafhankelijkheid en een constructieve houding richting college, organisatie en accountant zijn hierbij vanzelfsprekend. Aanbeveling:  Zorg dat bovenstaande beschrijving van rollen bekend is bij het vinden van potentiële kandidaten voor de auditcommissie.

Taken In oktober 2022 is er aan de hand van een gespreksnotitie “Wat kan de auditcommissie leveren aan de raad” met de raad gesproken over breedte en omvang van de werkzaamheden en over de bijbehorende capaciteit: beschikbare tijd en prioriteit. De auditcommissie heeft op basis van deze uitkomsten een voorstel gedaan aan de raad over de taken, samenstelling en werkwijze. De raad heeft op 13 juli 2023 de Verordening Auditcommissie gemeente Heerenveen 2023 Hiermee is een belangrijke stap gezet in de versterking van de rol en taak van de auditcommissie. Op hoofdlijnen heeft de auditcommissie de volgende taken: - Het opdrachtgeverschap richting accountant - Het verrichten van voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van door de raad te behandelen en te beoordelen financiële kaderstellende sturingsinstrumenten en verantwoordingsinformatie - Het fungeren als aanspreekpunt voor de rekenkamer.

Het is belangrijk om ook aan het begin van deze nieuwe periode met de raad de verwachtingen over en weer af te stemmen: - Welke inzet verwacht de raad van de auditcommissie en welke meerwaarde levert dat op? - Welke onderwerpen komen op de agenda van de auditcommissie en welke onderwerpen worden meer breed in de raad besproken? - In hoeverre is de auditcommissie in staat deze verwachtingen waar te maken, gelet op beschikbare tijd, reguliere inzet, piekmomenten en randvoorwaarden (zoals ondersteuning vanuit organisatie en griffie). - Op welke wijze en op welke momenten koppelt de auditcommissie haar bevindingen en kennis terug aan de raad? Aanbeveling:  Overleg met de raad over de verwachting, rol en het gewenste samenspel. Het Groeimodel voor auditcommissies in lokale overheden - PwC kan daarbij helpend zijn

Bijeenkomsten De auditcommissie werkt sinds 2024 met een jaarplanning. In overleg met de organisatie en de accountant worden in de jaarplanning de vaste documenten uit Planning en 4

Controlecyclus opgenomen. Daarnaast worden de actualisatie van diverse nota’s en verordeningen geagendeerd. De commissie is in deze raadsperiode gemiddeld 4 keer per jaar bijeengekomen. Daarnaast is de auditcommissie deze periode extra bijeengekomen in de voorbereiding op de aanbesteding voor een nieuwe accountant en voor de zelfevaluatie van de rekenkamer. Aanbeveling:  Vergader effectief. Houd rekening met het aantal onderwerpen op de agenda en de lengte van vergaderingen.

Ondersteuning De auditcommissie wordt ondersteund door de griffie. De griffie (in de persoon van de raadsadviseur) verricht werkzaamheden voor de auditcommissie, te weten: - Verzorgen van het secretariaat van de commissie; - Informatiewisseling en maken van afspraken met organisatie en college; - Opstellen van brieven aan de raad. De Auditcommissie kiest met wie zij wil overleggen en door wie zij zich wil laten adviseren. Deze auditcommissie heeft ervoor gekozen om te overleggen met en zich te laten adviseren door de portefeuillehouder Financiën, de concerncontroller, de teammanager financiën en ambtenaren wiens onderwerp geagendeerd is. Ook de accountant adviseert de commissie. De accountant woont de vergaderingen van de commissie bij en levert daarin gevraagd of ongevraagd zijn inbreng. De commissie heeft ook de mogelijkheid om een adhoc werkgroep in te stellen om meer diepgang aan te brengen in de beoordeling van documenten. Voorbeelden hiervan zijn de werkgroep P&C en de werkgroep Nota Samenwerken. Aanbevelingen:  Bespreek welke ondersteuning vanuit de griffie wenselijk is.  Bespreek als auditcommissie wat je verwacht en wat de rol is van de portefeuillehouder, concerncontroller en ambtenaren.  Gebruik de jaarplanning ook om af te spreken voor welke onderwerpen een adhoc werkgroep ingesteld wordt.

Scholing raad en auditcommissie De gemeenteraad is verantwoordelijk voor de begroting, de jaarrekening, de uitgangspunten voor het financiële beleid, het financiële beheer, de inrichting van de financiële organisatie, de regels voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Dit is geregeld in de Gemeentewet, vanaf artikel 189 en samenhangende bepalingen. 5

Het budgetrecht vormt een kernbevoegdheid en een van de belangrijkste rollen van de raad in zijn kaderstellende en controlerende taak. De financiële documenten zijn dan ook belangrijke instrumenten voor de gemeenteraad. Het is belangrijk dat raadsleden handvatten hebben om hun rol vorm te geven en zo grip te krijgen op de gemeentefinanciën. Dit versterkt de rol van de raad in het maken van keuzes. Er is op 13 juni 2022 een bijeenkomst geweest over Planning en Controlecyclus (P&C cyclus) en bijbehorende documenten. Onderwerpen waren: Kaders, waar heb je ze en waar wil je ze in de P&C cyclus. Wat zijn de stuurmogelijkheden als raad. Hoe monitor je de voortgang? Hoe werken reserves en voorzieningen? Op 7 juli 2022 was er een bijeenkomst in het kader van het inwerken van de nieuwe raad over en met accountant, auditcommissie en rekenkamer. De accountant heeft in januari 2025 met de raad zijn blik gedeeld over de rol van de raad bij de afweging bezuinigingen. Ook in het startprogramma van de nieuwe raad is een avond over financiën gepland. Onderwerpen zijn o.a.: Planning en Controlecyclus, lezen jaarrekening, kennismaking met de accountant, rol auditcommissie.

Aanbevelingen:  Laat training voor de raad over P&C vast onderdeel uitmaken van het scholingsprogramma gedurende de raadsperiode. Dit naast een training in het startprogramma. Raadsleden moeten in ieder geval allemaal snappen: o de basis gemeentefinanciën, wat doet de gemeente, wat kost dat en waaruit wordt dat betaald o de eigen P&C cyclus o sluitende begroting als uitgangspunt: wat houdt dat in, waar zitten beperkingen, hoe wordt hier mee omgegaan o investeringen, activa en kapitaallasten o algemene reserve(s) <-> bestemmingsreserves o voorzieningen o grondexploitaties En vervolgens is het belangrijk dat raadsleden dit meekrijgen: o de kaders van de raad en de impact op P&C en sturing/grip o de impact van “oude” keuzes en gewoonten o sturing via begroting, sturen via beleid en de samenhang tussen die twee o de samenhang tussen meerjarig beleid, doelen, budget, timing informatie en focus vanuit de raad o de samenhang binnen de jaarcyclus en tussen de jaarcycli en hoe inzetten voor sturing & grip o de inzet van specifieke reserves en evt. kosten egalisatiereserves en rol als raad o de rol van de accountant, auditcommissie in relatie tot de raad in P&C o het meerjarig kijken en handelen als raad

6

inzicht in de eigen P&C en de fun van P&C, voeding voor slimmer werken als raad  Zorg voor een technische uitleg aan de raad bij iedere perspectiefnota, begroting en jaarstukken over hoe deze stukken gelezen moeten worden.  Heb aandacht voor training en focus auditcommissie. Dit is het meest effectief tussen oktober 2026 en februari 2027. Ook gedurende de periode is verdieping op onderwerpen of gerichte (externe) training nuttig. o

Hoofdstuk 2 Reguliere werkzaamheden Jaarlijkse werkzaamheden De auditcommissie verricht jaarlijks de volgende uit de taakomschrijving voortvloeiende werkzaamheden en adviseert indien zij dit nodig acht de raad hierover: - Het doen van procesvoorstellen aan het presidium voor de behandeling van begroting, jaarverslag en jaarrekening en perspectiefnota. - Bespreken Begroting De begroting is een belangrijk financieel sturingsinstrument waarin de voorgenomen uitgaven en inkomsten en de voorgenomen activiteiten door de 7

-

-

-

-

-

-

-

-

raad worden vastgesteld. Daarnaast bevat de begroting paragrafen die inzicht gegeven in de financiële positie van de gemeente. De auditcommissie beoordeelt de kwaliteit, informatiewaarde en de samenhang met de andere P&C documenten. Bespreken Boardletter n.a.v. interim controle De Boardletter is de door de accountant gemaakte samenvatting van de Managementletter. De Boardletter wordt door de accountant aangeboden aan de auditcommissie met daarin de bevindingen, waarnemingen en aanbevelingen van de accountant. Deze hebben als doel ondersteuning te bieden in het proces van voortdurend verbeteren van de interne beheersing en risicobeheersing van de gemeente. Bespreken Controleplan Verbijzonderde Interne Controle Hierin staat op welke wijze interne beheersing bij de gemeente geregeld is en waar de bevoegdheden en verantwoordelijkheden liggen, om te waarborgen dat financiële beheershandelingen getrouw en rechtmatig door de daartoe bevoegde personen worden uitgevoerd.

Overleg met de accountant over controleprotocol en normenkader Het controleprotocol en normenkader dient als afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording Bespreken controleplan van de accountant en mogelijkheid toevoegen speerpunten voor controle Het Controleplan bevat een samenvattend overzicht van de manier waarop de accountant de controle zal uitvoeren Bespreken Accountantsverslag Accountant’s belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening. In het accountsverslag biedt de accountant inzicht in de financiële processen en de controle van de jaarrekeningen. Het verslag toont verbeteringen in processen ten opzicht van voorgaande jaren, maar ook aandachtspunten. Het document helpt de gemeente bij het afleggen van verantwoording over de financiële positie en het beheer van de gemeente. Bespreken Themarekening en rechtmatigheidsverslag college Met de themarekening legt het college verantwoording af over het gevoerde beleid en de financiële resultaten van het afgelopen jaar. De auditcommissie beoordeelt de kwaliteit, informatiewaarde en samenhang met andere P&C documenten.

Bevorderen afstemming diverse onderzoeken en controles door accountant, college en rekenkamer (artikel 182, 212, 213 en 213a) Op grond van Gemeentewet, artikel 213a verricht het college periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur en brengt hierover schriftelijk verslag uit aan de raad. De auditcommissie behandelt deze 213a-rapportages als ingekomen stuk, waarbij zij als schakel fungeert tussen raad, college en rekenkamer, met oog voor samenhang, opvolging en de controlerende rol van de raad. Voortgangsgesprekken rekenkamer Actualisatie financiële verordening

De opgedane kennis, bevindingen en aanbevelingen worden gedeeld middels brieven, die geagendeerd worden in de eerstvolgende commissievergadering. Meestal is dit een

8

commissie Gezamenlijk vanwege de behandeling van P&C documenten en anders is dit de commissie AZ. Vanuit zowel de raad als de auditcommissie wordt opgemerkt dat de brieven aan de raad te weinig benut worden. Het werk van de auditcommissie is weinig zichtbaar. Brief auditcommissie februari 2025 Brief auditcommissie mei 2025 Brief auditcommissie oktober 2025 Brief auditcommissie januari 2026 Aanbeveling:  Vraag actief naar de opvolging van aanbevelingen van de accountant en interne beheersing.  Bespreek bij ieder document of en welke bevindingen en kennis de auditcommissie wil delen met de raad, vanuit meerwaarde voor de raad.

Aandachtspunten Speerpunten controleplan De accountant biedt de mogelijkheid aan de raad om één of twee specifieke speerpunten mee te geven bij de uitvoering van de controle. Dit komt aan de orde bij de bespreking van het Controleplan door de accountant met de auditcommissie. Over deze speerpunten wordt de raad dan additioneel geïnformeerd door de accountant in het Accountantsverslag. De mogelijke speerpunten worden nu in de auditcommissie bedacht en besproken. Een optie is om de raad vooraf om speerpunten te vragen zodat de auditcommissie deze mee kan nemen in het gesprek met de accountant. Als dit leidt tot meer dan één of twee speerpunten en er moet gekozen worden, kan de auditcommissie een voorstel voorleggen aan de raad. In 2024 heeft de raad netcongestie in relatie tot de grondexploitaties en klimaatrisico’s op de waardering van activa en onderhoudsvoorzieningen als speerpunten meegegeven. In 2025 zijn duurzaamheid en weerbaarheid als speerpunten benoemd. Aanbeveling:  Betrek de hele raad door vooraf speerpunten uit te vragen. Bespreek die speerpunten met de accountant en doe als auditcommissie een voorstel aan de raad als dit leidt tot meer dan één of twee speerpunten en er moet gekozen worden.

Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf boekjaar 2023 legt college verantwoording af rondom rechtmatigheid. Dit betekent dat het college zelf beoordeelt en verklaart of het geld rechtmatig is besteed. De rechtsmatigheidsverantwoording van het college is opgenomen in de Themarekening. Om hieraan te wennen is de verantwoording 2022 voorgelegd aan de auditcommissie (4 okt. 2023).

9

De verbijzonderde interne controle (VIC)1 geeft jaarlijks toelichting op het controleplan en levert bij de behandeling van de Boardletter een memo over de stand van zaken van de interne beheersing en hoe de gemeente uitvoering geeft aan de bevindingen, waarnemingen en aanbevelingen van de accountant. Aanbeveling:  Heb extra attentie voor de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken voor het onderdeel rechtmatigheidsverantwoording.

Actualisatie nota’s en verordeningen Regelmatig worden verordeningen en nota’s voorgelegd aan de raad, waarover de auditcommissie kan adviseren. De volgende verordeningen en nota’s zijn voorgelegd in de auditcommissie. Deze nota’s en verordeningen zijn met een advies van de auditcommissie ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. Nota of verordening Controleverordening (art. 213 Gemeentewet) Rechtsmatigheidsverantwoording Verordening gemeentelijke rekenkamer

Besluitvorming raad 3 juli 2023 Jaarlijks bij themarekening 25 september 2023

Nota weerstandvermogen en risicomanagement Nota waardering en afschrijving vaste activa Financiële verordening

19 december 2024

Nota reserves en voorzieningen

5 maart 2026

Nota samenwerken

5 maart 2026

30 mei 2024 13 november 2025

Wettelijk kader Gemeentewet Artikel 213 Financiële verordening artikel 9 Verordening auditcommissie artikel 20 Financiële verordening artikel 20 Financiële verordening artikel 13 Gemeentewet Artikel 212 Financiële verordening artikel 23 Financiële verordening artikel 22

Het watertakenplan is in overleg met de auditcommissie direct voorgelegd aan de raad. De raad heeft de nota op 24 oktober 2024 vastgesteld. Aanbevelingen:  Maak gebruik van de mogelijkheid om een adhoc werkgroep in te stellen voor verdieping bij actualisatie van een verordening.  Heb oog voor de samenhang en timing voor het vaststellen van kaderstellende documenten als: Nota of verordening Wettelijk kader Financiële Verordening & Spelregels overheveling budgetten

Gemeentewet Artikel 212

1 de VIC is het instrument waarmee het college (en de organisatie) controleert of processen

rechtmatig, doelmatig en volgens vastgestelde regels verlopen, als onderbouwing voor de rechtmatigheidsverantwoording.

10

Nota Grondbeleid (vastgesteld door raad: 19-10-2023) Nota Reserves & Voorzieningen Nota Beheer Kapitaalgoederen Nota Samenwerken (Verbonden Partijen) Controleplan verbijzonderde interne controle (rechtmatigheid) Nota Weerstandsvermogen & risicomanagement Watertakenplan (vastgesteld door raad:24-10-2024)

Financiële verordening Artikel 5 Financiële verordening artikel 23 Financiële verordening artikel 15 Financiële verordening artikel 20 Financiële verordening artikel 22 Financiële verordening artikel 26 Financiële verordening artikel 19 Financiële verordening artikel 20

Hoofdstuk 3 Overige werkzaamheden deze periode Lopende aandachtspunten Duurzaam Gezond Financieel Perspectief In maart 2024 is advies gevraagd van de auditcommissie over het plan van aanpak Duurzaam Gezond Financieel Perspectief. Aanleiding voor dit proces is een negatieve trend in het begrotingssaldo vanaf 2025. De belangrijkste oorzaken liggen in de terugloop van de algemene uitkering van het Rijk in 2026, het stijgende rentepercentage met als gevolg oplopende financieringslasten en het grote geplande investeringsvolume voor de komende jaren. 11

De doelstelling is: Het bereiken van een gezond en duurzaam financieel perspectief, wat resulteert in een wendbare, flexibele, en transparante organisatie die adequaat inspeelt op toekomstige ontwikkelingen. Het college en de raad moeten in positie gebracht worden om verantwoorde en integrale keuzes te maken. Met de auditcommissie wordt afgesproken dat de hele raad nauw bij dit project betrokken wordt door middel van het tussentijds informeren en dialoogsessies. Hieronder een overzicht van de raadsbrieven: o o o o o o

Raadsbrief ID 2788 29 april 2024: plan van aanpak project Duurzaam en Gezond Financieel Perspectief Raadsbrief ID 2866 30 mei 2024: voortgang project Duurzaam en Gezond Financieel Perspectief Raadsbrief ID 3445 6 december 2024: Voortgang project Gezond Financiële Positie Raadsbrief ID 3594 23 januari 2025: Terugkoppeling dialoogsessie project Gezond Financiële Positie Raadsbrief ID 3721 6 maart 2025: Terugkoppeling dialoogsessie project Gezond Financiële Positie Raadsbrief ID 3985 14 mei 2025: Voortgang Project Gezonde Financiële Positie

In de perspectiefnota 2025 zijn keuzes gemaakt, die zijn uitgewerkt in de begroting 2026. Door een incidentele bijdrage van het Rijk is het structureel tekort doorgeschoven naar 2028. Er is nog steeds onzekerheid over de algemene uitkering van het Rijk. Afgesproken is geen structureel sluitende meerjarenbegroting vast te stellen in verband met de onduidelijkheid over de algemene bijdrage van het Rijk. Dat betekent dat bij ongewijzigd beleid en ongewijzigde middelen vanuit het Rijk 2028 een gat laat zien. Aanbeveling:  Het is van belang dat raad, college en organisatie afspraken maken over hoe om te gaan met het opstellen van de perspectiefnota aan de hand van de ombuigingen- en investeringsbundel. Zorg hierbij voor goede ondersteuning van financiën.

Proces optimalisering P&C-cyclus Hoewel belangrijke stappen zijn gezet in het verbeteren van de plannings- en controle cyclus (P&C-cyclus) liggen er nog kansen om deze verder te versterken. Zo is er behoefte aan een betere aansluiting tussen doelen, middelen en effecten, meer inzicht tussen nieuw en bestaand beleid en een strakkere inrichting van de programma’s in de begroting. De opzet van de P&C cyclus, zoals de frequentie en inhoud van P&C documenten kan efficiënter en effectiever worden ingericht. Over verbetermogelijkheden is meermaals met de auditcommissie gesproken, zoals over meer sturing- en monitoringsinformatie, koppeling van doelen en middelen De nieuwe raadsperiode en de nieuwe organisatiestructuur zijn een logisch moment voor verdere optimalisatie. In oktober 2025 is een plan van aanpak hiertoe afgestemd met de auditcommissie. Ook zijn de rol van de auditcommissie en raad geduid. In november is een dialoogsessie 12

gehouden waar de herziening van de P&C-cyclus onderwerp was. In januari 2026 zal hiervoor een raadsvoorstel worden voorgelegd. In de dialoogsessie is ook gesproken over de programma-indeling. Er zal een opzet gemaakt worden. Het is aan de nieuwe raad om hier keuzes in te maken. Tot slot is gesproken over de ondersteuning vanuit de organisatie en griffie bij de P&C documenten. De genoemde verbeterpunten zullen verder uitgewerkt worden en waar mogelijk vertaald naar concrete voorstellen. Hieronder een overzicht van de raadsbrieven en het raadsvoorstel en -besluit: o Raadsbrief ID 4593 10 november 2025: Plan van Aanpak Optimalisatie P&CCyclus o Raadsbrief ID 4710 10 december 2025: Terugkoppeling dialoogsessie project Optimalisatie P&C-cyclus o Raadsvoorstel Deelopdracht 1 Optimalisatie P&C-Cyclus o Raadsbesluit Deelopdracht 1 Optimalisatie P&C-Cyclus o Notitie deelopdracht 1_ Herziening P&C-cyclus Aanbevelingen:  Het is van belang dat raad, college en organisatie in de periode april-juli met elkaar in gesprek gaan en hoofdkeuzes maken op basis van het proces optimalisering P&C cyclus voor wat betreft de indeling van de P&C documenten.

Afgeronde werkzaamheden Aanbesteding accountant In 2023 liep het contract met de accountant Deloitte af. Dat betekent dat er in 2024 een aanbesteding heeft plaatsgevonden om te komen tot een nieuwe accountant. Deze aanbesteding is voorbereid door de auditcommissie en heeft plaatsgevonden in een zorgvuldig proces onder leiding van Inkoop. Een drietal leden van de auditcommissie maakte onderdeel uit van de beoordelingscommissie. Op voorstel van de auditcommissie heeft de raad op 19 oktober 2023 het programma van eisen en het beoordelingskader met de selectiecriteria vastgesteld. De opdracht is gegund aan PwC bij raadsbesluit op 29 februari 2024.

Werkgroep P&C Op 10 mei 2022 is de werkgroep P&C ingesteld door het presidium. Deze werkgroep heeft advies uitgebracht aan de auditcommissie en uiteindelijk aan de raad over: - Blokverdeling thema begroting - Koppeling doelen - middelen gemeentebreed. De werkgroep kreeg de volgende kaders mee: • Het advies richt zich op de begroting 2024 • De uitkomst van de werkgroep is een voorstel aan de raad voor een nieuwe themaindeling • Binnen de werkgroep worden geen politieke beslissingen genomen. Er is door de auditcommissie een positief advies gegeven over de voorgestelde blokverdeling thema begroting: Sociale leefomgeving\fysieke leefomgeving\economische leefomgeving\mensen, middelen en bestuur. De thema’s worden uitgewerkt in

13

taakvelden. De inhoud is leidend. Er is ook positief advies gegeven op matrixindeling voor begroting (koppeling doelen en middelen gemeentebreed). De werkgroep is opgeheven op 17 juli 2023. De auditcommissie fungeerde vanaf dat moment weer als aanspreekpunt voor P&C documenten.

Begroting en rapportages in 2024-2025 De organisatie heeft het advies verder uitgewerkt in een plan van aanpak voor de begroting 2024 en voor de bestuursrapportages. In de begroting moesten raadsagenda, hoofdlijnenakkoord en aanvullende programma’s samengebracht worden in de vier nieuwe thema’s. Ook werd een meerjarenplanning voorgesteld waarin de raad keuzes moest kunnen maken. Bij de verdere uitwerking is de auditcommissie steeds geconsulteerd. De raad heeft op 13 juli 2023 ingesteld met de voorgestelde indeling. Uitvloeisel van het advies van de werkgroep P&C is ook om, in plaats van de verzamelbesluiten die niet aan de wensen van de raad voldeden, met ingang van 2024 te gaan werken met een voorjaars- en najaarsrapportage en een decemberbrief. Bedoeling is dat de rapportages meer inzicht geven in de voortgang van de gestelde doelen in de begroting en meer financieel inzicht in inkomsten en uitgaven, in lopende investeringen en de gevolgen van de financiële resultaten op de reserves en het resultaat. Er moest een koppeling tussen doel en middelen zichtbaar worden. Doel is dat de gemeenteraad beter in staat gesteld wordt om zijn controlerende rol te pakken en het budgetrecht uit te oefenen. Op advies van de auditcommissie is de financiële paragraaf in het nieuwe format raadsvoorstellen inhoudelijk verbeterd door effecten te benoemen op reserves en weerstandsvermogen.

Het nieuwe format van raadsvoorstellen is nog niet in gebruik genomen. Voorzien wordt dat dit in 2026 zal gebeuren.

Werkgroep Verbonden Partijen (nota samenwerken) De aanbeveling van de Rekenkamer in haar rapport ‘De raad en de gemeenschappelijke regeling: een tandeloze tijger?’ leidde tot de opdracht aan het college om bij het actualiseren van de nota samenwerken met (een deel van) de raad in gesprek te gaan over het betrekken van de raad bij niet-gereguleerde vormen van samenwerking. Er is een werkgroep uit de raad samengesteld. Deze werkgroep heeft meegedacht over wat nodig is om als raad grip te hebben op zowel verbonden partijen als niet-gereguleerde vormen van samenwerking. De Nota Samenwerken 2026 -2029 wordt behandeld worden in de raadsvergadering van 5 maart 2026, Raadsvoorstel Nota Samenwerken 2026 – 2029.

14

Hoofdstuk 4 Partners in controle Accountant Aanbesteding en benoeming Er is een aanbesteding geweest in2023/2024 waarin de dienst voor de jaarrekeningen 2024-2027 is ingekocht met de optie om maximaal twee keer twee jaar te verlengen. De aanbesteding heeft geleid tot een nieuwe accountant, PwC. De heer Sytse Jan Dul is samen met zijn team onder leiding van Jurjen Eikenaar vanaf de zomer 2024 onze accountant. Tot en met de jaarrekening 2023 was dat mevrouw Cindy Loeff van Deloitte.

Afstemming De auditcommissie is namens de raad opdrachtgever van de accountant. In ieder geval drie keer per jaar is er een overleg met de accountant en de auditcommissie. Tijdens deze overleggen worden het controleplan, de boardletter en het accountantsverslag besproken. Daarnaast heeft de griffier samen met de secretaris van de auditcommissie en zo nodig ook de voorzitter van de auditcommissie eens per kwartaal overleg met de accountant. Als er iets speelt, zoekt de accountant contact met de griffier. Jaarlijks vindt er ook een evaluatie plaats van de werkzaamheden. Deze evaluatie wordt ook besproken met de auditcommissie.

Overige mogelijkheden inzet accountant De accountant kan ook advies geven over of meelezen in financiële onderwerpen. Zo heeft de accountant de raad in januari 2025 geadviseerd over haar rol bij bezuinigingen in het proces duurzaam financieel gezonde perspectief. De accountant zal ook bijdragen aan het startprogramma. Aanbevelingen:  Bespreek met de accountant wat je verwacht. Maak meer gebruik van kennis en ervaring accountant om verdieping te brengen of mee te lezen in onderwerpen.  Laat de accountant een bijdrage verzorgen in het startprogramma. Enerzijds door het delen van informatie voor nieuwe raadsleden, anderzijds door in gesprek te gaan met de nieuwe raad om de samenwerking verder vorm te geven.

Rekenkamer De auditcommissie heeft een drietal taken m.b.t. de rekenkamer: -

Voorbereiden (her)benoemen leden Gehoord worden over reglement van orde, onderzoeksprotocol, gedragscode en jaarplan. Twee keer per jaar overleg over de voorgang van de werkzaamheden

15

(Her)benoeming leden De commissie bereidt (her)benoeming van de leden van de rekenkamer voor. In maart 2023 is er een gesprek geweest met Greet Seinen voor herbenoeming. De raad heeft mevrouw Seinen in maart 2023 herbenoemd. In oktober 2023 is een vacature ontstaan door het vertrek van Enima Lukovac. De benoeming van een nieuw lid is voorbereid. Een aantal leden van de auditcommissie heeft samen met de leden van de rekenkamer de werving- en selectieprocedure gevoerd. Op voordracht van de auditcommissie is Roland Bakker in september 2023 benoemd door de raad als lid tot 1 oktober 2029. Als gevolg van de Wet versterking decentrale rekenkamers heeft de auditcommissie ook een geactualiseerde verordening voor de rekenkamer voorbereid voor de raad. De gemeenteraad heeft deze verordening vastgesteld op 25 september 2023. Deze wijziging maakte het ook nodig om de andere leden Rom Afman en Greet Seinen opnieuw te benoemen. Per 1 januari 2026 heeft Rom Afman afscheid genomen als voorzitter. De auditcommissie de werving- en selectie voor een voorzitter en lid voorbereid. De raad heeft op 11 december 2026 Greet Seinen benoemd als voorzitter tot 1 oktober 2029 en Jamila Ennour als lid tot 1 januari 2032.

Voortgangsoverleg In de agenda van de auditcommissie is twee keer per jaar ruimte en tijd ingeruimd voor het voortgangsoverleg met de Rekenkamer. In dit overleg komt ook jaarlijks het onderzoeksjaarplan aan de orde. In september 2024 is het onderzoeksplan voor de periode 2024-2026 voorgelegd. In februari 2024 heeft de auditcommissie kennisgenomen van de gedragscode van de rekenkamer. In 2024 heeft de rekenkamer voor de eerste keer een zelfevaluatie uitgevoerd. De auditcommissie is gehoord over het plan van aanpak en heeft op verzoek van de rekenkamer een gezamenlijk gesprek gevoerd over de uitkomsten. Naar aanleiding van deze evaluatie is afgesproken dat er meer tijd wordt gereserveerd voor het voortgangsoverleg. Daarnaast is besproken dat meer informeel contact tussen voorzitter rekenkamer en voorzitter auditcommissie gezocht kan worden als dat wenselijk is. Aanbeveling:  Houd oog voor het vormgeven van het structureel overleg met de rekenkamer.

16