Bijlage 1B Wijzigingen

Bijlage 1 Wijzigingen Wat is er anders ten opzichte van het huidige privacyreglement? 1. Onder paragraaf ‘1.1 Algemeen’ van het privacyreglement wordt het belang (de bescherming van privacy bij het verwerken van persoonsgegevens) voor het Sociale Domein en voor de openbare orde en veiligheid benadrukt. In het nieuwe privacybeleid is dit weggehaald, omdat dit belang bij elke afdeling binnen de gemeente belangrijk is. 2. In het nieuwe privacybeleid is voor de volledigheid paragraaf ‘1.2 Definities en afkortingen’ toegevoegd. 3. Aan paragraaf ‘1.5 Wetten en regels’ van het nieuwe privacybeleid is de Wet politiegegevens (Wpg) en de Wet open overheid (Woo) toegevoegd. Verder zijn de afkortingen van de wetten aangevuld. 4. Belangenafweging wordt in het huidige privacyreglement kort genoemd in paragraaf ‘2.2. Uitgangspunten’. In het nieuwe privacybeleid wordt de belangenafweging uitgewerkt in paragraaf 2.3 onder a. Hierbij wordt het belang van de betrokkene(n), het publiek belang en het belang van betrokkenen ten opzichte van elkaar nader toegelicht. 5. In paragraaf ‘2.1’ van het nieuwe privacybeleid wordt toegelicht op welk vlak het beleid van toepassing is en op wie het betrekking heeft. Dit wordt in het huidige privacyreglement onder paragraaf ‘2.1. Doelstelling’ niet genoemd. 6.

In paragraaf ‘2.3 Uitgangspunten’ van het nieuwe privacybeleid wordt onder ‘Rechtmatig, behoorlijk en transparant’ benadrukt dat betrokkenen op ‘heldere en laagdrempelige wijze’ geïnformeerd zullen worden over de manier waarop met hun persoonsgegevens om wordt gegaan. Dit is niet beschreven in het huidige privacyreglement. 7. In paragraaf ‘2.3 Uitgangspunten’ van het nieuwe privacybeleid zijn de uitgangspunten ‘verantwoording’, ‘verdere verwerking’, ‘dataminimalisatie, bewaartermijn en opslagbeperking’, ‘integriteit en vertrouwelijkheid’, delen met derden’, ‘subsidiariteit’, ‘proportionaliteit’ en ‘technische en organisatorische veiligheid’ toegevoegd en nader toegelicht. 8. In het huidige privacyreglement staat het uitgangspunt ‘rechten van betrokkenen’ met toelichting beschreven in paragraaf ‘2.3 Uitgangspunten’. Dit is in het nieuwe privacybeleid weggelaten, omdat dit in het hoofdstuk ‘4. Rechten van betrokkene(n)’ wordt toegelicht. 9. In paragraaf ‘2.5 Risico’s’ van het nieuwe privacybeleid is benadrukt dat de gemeente voor adequate oplossingen en maatregelen zorgt voor het veilig

overdragen van bijzondere gegevens wanneer dit noodzakelijk is. Dit is niet beschreven in het huidige privacyreglement. 10. In paragraaf ‘3.1 Overzicht’ van het nieuwe privacybeleid is beschreven dat het College verantwoordelijk is voor het naleven van de uitgangspunten uit de privacy wet- en regelgeving en de kaders voor het verantwoord omgaan met persoonsgegevens. In het huidige privacyreglement staat beschreven dat het College in de meeste gevallen eindverantwoordelijk voor de bescherming van de privacy van betrokkenen. In het nieuwe privacybeleid is dit aangepast om te verduidelijken dat het College eindverantwoordelijk is voor de naleving van de privacywetgeving binnen de gemeente (in alle gevallen). 11. In paragraaf ‘3.4 De afdelingshoofden’ van het nieuwe privacybeleid is als verantwoordelijkheid ‘DPIA checklist uitvoeren en DPIA uitvoeren’ omschreven. In het huidige privacyreglement is als verantwoordelijkheid alleen ‘DPIA’ omschreven. Daarnaast is in het nieuwe privacybeleid benadrukt dat het afdelingshoofd wordt ondersteund door de privacy adviseur(s) op de afdeling in de uitvoerig van zijn verantwoordelijkheden. Dit ontbreekt in het huidige privacyreglement 12. In paragraaf ‘3.4.1 Organisatie-ontwikkeling' wordt toegelicht dat er in het tijdsbestek van 2024-2025 een herstructurering binnen de gemeente plaatsvinden.

Dit heeft als gevolg dat de verantwoordelijkheden van de afdelingshoofden, na de wijziging van de organisatie bij de teammanagers zullen worden ondergebracht. 13. In paragraaf ‘3.5 De Functionaris Gegevensbescherming (FG)’ van het nieuwe privacybeleid is de verantwoordelijkheid ‘het toezien op naleving van de Wet Politiegegevens (Wpg)’ toegevoegd en de verantwoordelijkheid ‘controleren van verwerkersovereenkomsten’ - zoals beschreven in het huidige privacyreglement – weggehaald, omdat dit onder de taken van de privacy officer valt. 14. In paragraaf ‘3.8 De Privacy Officer (PO)’ van het nieuwe privacybeleid is onder de taken ‘het bevorderen van bewustwording op het gebied van privacy en informatieveiligheid binnen de organisatie’ toegevoegd. Daarnaast is onder de taken ‘het opstellen van een algemeen privacybeleid (inclusief verklaringen, reglementen en procedures)’ omschreven. In het huidige privacyreglement is naast verklaringen en reglementen alleen ‘procedures’ omgeschreven. Verder is onder de taken het ‘controleren van verwerkersovereenkomsten’ toegevoegd. Bij ‘ondersteunt en adviseert de afdelingen bij het uitvoeren van DPIA’s’ is ‘ondersteunt’ vervangen door ‘coördineert’. 15. Aan het nieuwe privacybeleid is paragraaf ‘3.9 De Privacy Adviseur (PA)’ toegevoegd. Hierin wordt beschreven met die de PA nauw samenwerkt en wat

hun taken met betrekking tot privacy zijn. In het huidige privacyreglement ontbreekt dit hoofdstuk. 16. In het nieuwe privacybeleid is hoofdstuk ‘4. Bewustwording’ toegevoegd en toegelicht. In het huidige privacyreglement ontbreekt dit hoofdstuk.

17. De informatie in paragraaf ‘4.3. Meldplicht datalekken’ van het huidige privacyreglement is verouderd. In paragraaf ‘5.2. Datalekken’ van het nieuwe privacybeleid is de informatie geactualiseerd. Daarin wordt onder andere beschreven binnen welk termijn de FG een datalek moet melden bij de AP, maar ook dat (potentiele) datalekken door medewerkers via het intranet gemeld worden en hoe dit wordt opgepakt en geregistreerd. 18. In paragraaf ‘4.1.4. Data Protection Impact Assessment (DPIA)’ van het huidige privacyreglement staat verouderde informatie over welk model wordt gemaakt. Bovendien staat er summier beschreven hoe de gemeente door middel van een DPIA de privacy risico’s kan bepalen en ontbreekt de informatie over het herzien van een DPIA. In paragraaf ‘5.3. Data Protection Information Assessment (DPIA)’ van het nieuwe privacybeleid staat geactualiseerde informatie, meer uitgebreid en daaraan toegevoegd een toelichting over het herzien van een DPIA. 19. Paragraaf ‘4.1.3 Privacy by design of privacy by default’ van het huidige privacyreglement is in het nieuwe privacybeleid hernoemd naar ‘5.4. Gegevensbescherming door ontwerp en standaardinstellingen’ en daarbij is in het nieuwe privacybeleid meer toelichting gegeven, zoals hoe deze maatregelen worden gewaarborgd.