Bijlage 1 - Controleprotocol en normenkader jaarrekening 2025

Controleprotocol en normenkader jaarrekening 2025

Controleprotocol jaarrekening 2025

Inhoudsopgave 1.0 Inleiding 1.1 Algemeen 1.2 Doelstelling 1.3 Wettelijk kader 2.0 Verantwoording en controle 2.1 Rechtmatigheidsverantwoording 2.2 Algemene uitgangspunten voor de controle 2.3 Reikwijdte rechtmatigheidscontrole 3.0 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties (accountant) 3.1 Algemeen 3.2 Goedkeuringstoleranties (accountant) 3.3 Rapporteringstoleranties (accountant) 3.4 Specifieke uitkeringen (SiSa-bijlage in de jaarrekening) 4.0 Te hanteren verantwoordings- en rapporteringsgrens (college) 4.1 Verantwoordingsgrens (college) 4.2 Rapportagegrens (college) 5.0 Normenkader rechtmatigheid Bijlage 1: Criteria Bijlage 2: Standaardtekst rechtmatigheidsverantwoording Bijlage 3: Normenkader

3 3 3 4 5 5 5 7 7 7 7 8 9 9 9 10 10 12 13 14

Controleprotocol jaarrekening 2025

1 Inleiding 1.1

Algemeen

Ter uitvoering van artikel 213 van de Gemeentewet stelt de gemeenteraad de controleverordening vast. In het verlengde van de controleverordening wordt het controleprotocol opgesteld. Dit protocol regelt een aantal zaken ten aanzien van de controle van de jaarrekening, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en het financieel beheer. Als voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole, en de daaruit voortvloeiende controleverklaring, dient de gemeenteraad een aantal zaken op hoofdlijnen nader te regelen. Dit gebeurt door middel van het Controleprotocol en het jaarlijks te actualiseren Normenkader.

1.2

Doelstelling

Dit controleprotocol, waarbij het normenkader als bijlage is bijgevoegd, heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over: 1. de reikwijdte van de accountantscontrole; 2. de daarvoor geldende normstellingen bij deze controle; en 3. de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Heerenveen. Tevens geeft dit controleprotocol de verantwoordingsgrens aan ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de rapporteringsgrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoering paragraaf vast te leggen. De Gemeentewet schrijft in paragraaf 2 (de jaarrekening) onder meer voor dat het college aan de gemeenteraad over elk begrotingsjaar verantwoording aflegt over het gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Wanneer de gemeenteraad de jaarrekening vaststelt dan ontlast dat de leden van het college ten aanzien van het daarin verantwoorde financieel beheer. De accountant controleert de jaarrekening en geeft daar door middel van de controleverklaring een oordeel over de getrouwheid. De controleverklaring omvat een oordeel over de getrouwe verantwoording van baten, lasten en balansmutaties. Er is geen sprake meer van een expliciet oordeel van de accountant over rechtmatigheid.

De gemeente moet zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college van B&W aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rechtmatigheidsverantwoording van het college is wel onderdeel van de controle op getrouwheid door de accountant. Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) geeft de gemeenteraad ruimte om de in de accountantscontrole te hanteren goedkeuringstoleranties en de rapporteringstoleranties scherper te stellen dan in het BADO is voorgeschreven. Dit controleprotocol heeft betrekking op het verantwoordingsjaar 2025.

3

Controleprotocol jaarrekening 2025

1.3

Wettelijk kader

De controle is geregeld in artikel 213 van de Gemeentewet. Lid 1 schrijft voor dat de gemeenteraad bij verordening regels vaststelt voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. De verordening moet waarborgen dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst. Deze verordening is door de gemeenteraad vastgesteld. Lid 2 schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 (van de Gemeentewet) bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. PWC heeft van de gemeenteraad de opdracht gekregen deze accountantscontrole uit te voeren. Lid 3 en 4 schrijven de inhoud van de controleverklaring en van het verslag van bevindingen voor. Lid 5 schrijft de verzending daarvan voor. Lid 6 schrijft voor dat bij AMvB nadere regels gesteld kunnen worden met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaglegging over de accountantscontrole. Deze regels zijn gesteld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het Besluit single - information en single - audit (SiSa) voor specifieke uitkeringen. Lid 7 t/m 9 zijn niet van toepassing op de gemeente Heerenveen.

De gemeenteraad heeft op 13 juli 2023 de verordening ex. artikel 213 Gemeentewet vastgesteld. In de “Controleverordening gemeente Heerenveen 2023” is de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Heerenveen vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad het kader vast dat voortvloeit uit de wetgeving en de gemeentelijke regelgeving.

4

Controleprotocol jaarrekening 2025

2 Verantwoording en controle

2.1

Rechtmatigheidsverantwoording

Het wetsvoorstel ‘versterking decentrale rekenkamers’ is op 31 mei 2023 aangenomen door de Tweede Kamer. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is ook een onderdeel van dit wetsvoorstel. Het college van Burgemeester en Wethouders (hierna college van B&W) is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid binnen de organisatie. Het college geeft een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Daarmee valt de rechtmatigheids-verantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Met de inwerkingtreding van de rechtmatigheidsverantwoording is de opzet van het controleprotocol en normenkader aangepast. De controle van de rechtmatigheid is hiermee geen verantwoordelijkheid meer van de accountant, maar van het college zelf. Dit controleprotocol is derhalve niet alleen bedoeld voor de controleopdracht aan de accountant, maar ook de basis voor de af te geven rechtmatigheidsverantwoording van het college. Goed is om te onderstrepen dat rechtmatigheid, tenzij anders besloten door de gemeenteraad, toeziet op financiële rechtmatigheid. Niet-financiële rechtmatigheid (bijvoorbeeld het overschrijden van termijnen of juridische rechtmatigheid) valt niet onder het rechtmatigheidskader voor de jaarstukken.

2.2

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid)

Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven vindt de controle van de jaarrekening (zoals bedoeld in artikel 197 Gemeentewet) plaats door de door de raad benoemde accountant. Met ingang van 2023 is het college van B&W verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. Onder rechtmatigheid wordt, volgens de definitie in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, begrepen dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”. In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend:

In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Ondanks dat deze criteria door de accountantscontrole worden afgedekt, 5

Controleprotocol jaarrekening 2025 worden deze door de organisatie door de verbijzonderde interne controle, waar van toepassing, ook meegenomen bij de rechtmatigheidsonderzoeken. Voor de oordeelsvorming m.b.t. de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt specifiek aandacht besteed aan volgende criteria: • het begrotingscriterium; • het voorwaardencriterium; • het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium). Deze rechtmatigheidsverantwoording dient door het college te worden afgelegd. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De toelichting op de criteria wordt in bijlage 1 nader toegelicht. De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, als een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over de rechtmatigheid (met uitzondering van SiSa). De accountant geeft een expliciet oordeel over de rechtmatigheid van specifieke uitkeringen (SiSa). Dit oordeel komt in een aparte sectie in de accountantsverklaring. Ook het college moet deze fouten/afwijkingen opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Bij de controle op getrouwheid toetst de accountant in hoeverre de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouwe weergave is van de werkelijkheid.

De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en activa en passiva; • de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; • de bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in art 58a van het Besluit Begroting en Verantwoording

(voortaan BBV).

De bij de controle uit te voeren werkzaamheden worden nader bepaald door: • de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid Gemeentewet, Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BADO); • de Kadernota en adviezen van de Commissie BBV en; • de Richtlijnen voor de Accountantscontrole van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA).

6

Controleprotocol jaarrekening 2025

2.3

Reikwijdte rechtmatigheidscontrole

De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De commissie BBV heeft een standaardtekst (zie bijlage 2) opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst wordt door de gemeente opgenomen in de jaarrekening. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheids-verantwoording. Bijvoorbeeld: constatering van een verslaggevingsfout is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de constatering dat een post in de jaarrekening niet voldoet aan de uitgangspunten van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. De toelichting over de criteria wordt nader uiteengezet in bijlage 1.

3.0

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties (accountant)

3.1

Algemeen

Tijdens de controle accepteert de accountant bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of financiële handeling die binnen de gemeente wordt verricht, maar richt de controle zodanig in dat hij voldoende zekerheid verkrijgt over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief het getrouwe beeld van de rechtmatigheidsverantwoording.

3.2

Goedkeuringstoleranties (accountant)

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. Voorheen hanteerde de accountant aparte toleranties voor fouten (1%) en onzekerheden (3%) van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves). Die zijn nu samengevoegd tot één goedkeuringstolerantie van 2% van de totale lasten (exclusief toevoegingen aan reserves). Een fout in een jaarrekening kan ontstaan doordat bijvoorbeeld een jaarrekeningpost onvolledig is opgenomen, een toelichting ontoereikend is of dat een waarderingsgrondslag onjuist is. Gemeenten zijn afhankelijk van aanlevering van productieverklaringen van zorgaanbieders voor het vaststellen van de prestatielevering. Een onzekerheid over de rechtmatigheid kan voorkomen omdat de gedeclareerde zorgkosten niet tijdig worden onderbouwd met productieverklaringen. Deze onzekerheden in het sociaal domein tellen mee in het oordeel van de accountant (binnen de goedkeuringstolerantie van 2%).

7

Controleprotocol jaarrekening 2025 In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals vast te stellen voor het controlejaar. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) zijn minimumeisen voor de te hanteren goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de controleverklaring. Artikel 2 schrijft ook voor dat de gemeenteraad de goedkeuringstoleranties op een lager percentage kan vaststellen. Controleverklaring Materialiteit Goedkeurend Afwijkingen in ≤ 2% de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle

Beperking

Oordeelonthouding/afkeurend

> 2% - ≤ 4%

> 4%

Voor dit controleprotocol zijn de bovenstaande goedkeuringstoleranties van toepassing. De omvang van de begroting 2025 bedraagt in totaal € 226.591.000,- (exclusief toevoegingen aan de reserves). Op basis daarvan betekenen de goedkeuringstoleranties dat een totaalbedrag aan afwijkingen (fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld) in de jaarrekening van € 4.500.000,- (afgerond) een goedkeurende controleverklaring niet zullen aantasten. Deze bedragen zijn ter illustratie en gebaseerd op de begrote lasten exclusief toevoegingen aan de reserves.

3.3

Rapporteringstoleranties (accountant)

Naast de goedkeuringstoleranties is er een rapporteringstolerantie. De geconstateerde en niet-gecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerheden worden gerapporteerd door de accountant aan de gemeenteraad in het verslag van bevindingen. Bij de rapportering wordt een rapporteringstolerantie in acht genomen die bepalend is voor het al dan niet rapporteren van een fout en/of onzekerheid. De rapporteringstolerantie kan als volgt worden gedefinieerd: “Een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie”. Een lagere rapporteringsgetolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen”. Berekening van de rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is 5% van de goedkeurende materialiteitsgrens. De rapporteringstolerantie wordt niet meer bepaald door een hard getal, maar wordt bepaald door een werkbare rekensystematiek toe te passen. Het vaststellen van deze berekeningswijze in plaats van een hard getal heeft als voordeel dat de fluctuatie (groei/daling) van de omvang van de gemeentelijke uitgaven steeds automatisch wordt vertaald in een passend berekende rapporteringstolerantie.

8

Controleprotocol jaarrekening 2025

3.4

Specifieke uitkeringen (SiSa-bijlage in de jaarrekening)

Gemeenten kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen waarvan de verantwoording verloopt via de SiSasystematiek (eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantsverklaring). Het college is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, waarin het vermogen en resultaat getrouw dienen te worden geven in overeenstemming met het BBV. Daarin is begrepen de rechtmatigheids-verantwoording, waarin het college rapporteert over de rechtmatige totstandkoming van de in de jaarrekening (inclusief SiSa-bijlage) opgenomen lasten, baten en balansmutaties. Als gevolg hiervan moeten de fouten en onduidelijkheden die voortvloeien uit de verantwoording van de specifieke uitkeringen opgenomen worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Voor de accountant geldt voorts dat op basis van artikel 213, lid 3b van de Gemeentewet in de controleverklaring aandacht geschonken moet worden aan de rechtmatige totstandkoming van de specifieke uitkeringen. Dit betekent dat naast het getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening als geheel nog een uitspraak van de accountant wordt gevraagd bij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Het BADO schrijft voor specifieke uitkeringen (van het Rijk) in artikel 5 de onderstaande minimale rapporteringstolerantie(s) voor.

Accountantsverslag Lasten specifieke uitkering Rapportage fout of onzekerheid

≤ € 125.000,-€ 12.500,--

> € 125.000,-- en ≤ € 1.000.000,-10% van de lasten

> € 1.000.000,-€ 125.000,--

Voor lasten en baten anders dan de specifieke uitkeringen schrijft het BADO in artikel 5 de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties als minimale rapporteringstolerantie(s) voor. Hetzelfde artikel schrijft voor dat de gemeenteraad de bedragen voor de rapporteringstolerantie(s) op een lager bedrag kan vaststellen. Dat met uitzondering van de rapporteringstolerantie(s) voor specifieke uitkeringen waarvan niet mag worden afgeweken.

4.0

Te hanteren verantwoordings- en rapporteringsgrens (college)

4.1

Verantwoordingsgrens (college)

Naast de bovengenoemde toleranties is de verantwoordingsgrens onderkend. Deze wordt als volgt gedefinieerd: “De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording”. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. De grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen, wordt door de raad bepaald en bedraagt maximaal 2% van de totale lasten (exclusief toevoegingen aan de reserves). Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Fouten en onduidelijkheden worden bij elkaar opgeteld. Voor de jaarrekening 2025 is de verantwoordingsgrens vastgesteld op 2%. 9

Controleprotocol jaarrekening 2025 Deze sluit aan met de grens van 2% welke de accountant hanteert in het kader van de materialiteit. Ondanks dat de verantwoordingsgrens gaat over verantwoorden, wordt door de accountant geadviseerd om de grens te laten aansluiten bij de materialiteitsgrens voor de controle van de accountant. Ook uit de evaluatie van de rechtmatigheidsverantwoording (commissie BADO) blijkt dat het verwarrend kan zijn dat er voor de accountant een andere grens wordt gehanteerd dan de verantwoordingsgrens van het college.

4.2

Rapporteringsgrens (college)

Het college is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de bedrijfsvoering paragraaf, indien de geconstateerde onrechtmatigheden de verantwoordingsgrens overschrijden. In deze paragraaf beschrijft het college ook welke maatregelen worden genomen om de vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. De hoogte van de rapporteringsgrens is gelijk aan het bedrag dat de accountant hanteert bij de jaarrekeningcontrole. De berekeningssystematiek van 5% van de materialiteitsgrens wordt hierbij gevolgd. Het vaststellen van deze berekeningswijze in plaats van een hard getal heeft als voordeel dat de fluctuatie (groei/daling) van de omvang van de gemeentelijke uitgaven steeds automatisch wordt vertaald in een passend berekende rapporteringstolerantie.

5.0

Normenkader rechtmatigheid

Het normenkader (zie bijlage 3) is de inventarisatie van de voor de rechtmatigheidsverantwoording en de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. De inventarisatie bestaat uit de externe wetgeving en de eigen regelgeving, waarbij de verordeningen, raadsbesluiten en de collegebesluiten kunnen worden onderscheiden. Het normenkader moet actueel worden gehouden en aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. De controle op rechtmatigheid is limitatief gericht op: (1)

De naleving van externe regelgeving (van hogere overheden) zoals die in het bijgaande normenkader rechtmatigheid is opgenomen. Alleen regelgeving die bepalingen bevat over financiële beheershandelingen is van belang.

(2)

De naleving van eigen regelgeving zoals die in het bijgaande normenkader rechtmatigheid is opgenomen. Alleen regelgeving en besluiten die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen zijn van belang. Aan eigen regelgeving en / of besluiten worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan bepalingen die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen.

(3)

Kaderstellende collegebesluiten welke bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen en op basis van externe regelgeving, verordeningen en/of raadsbesluiten moeten worden genomen. De accountant controleert of het besluit daadwerkelijk is genomen en of het voldoet aan eventuele eisen die daaraan zijn gesteld. De accountant controleert niet de naleving van deze besluiten, met uitzondering van: (a) Wettelijk verplichte kaderstellende collegebesluiten waarbij is voorgeschreven dat een rechtmatigheidstoets moet worden uitgevoerd. (b) Kaderstellende collegebesluiten die de gemeenteraad aanvullend opneemt in het normenkader. 10

Controleprotocol jaarrekening 2025

(4)

Alle overige collegebesluiten vallen niet onder het rechtmatigheidsoordeel.

(5)

De naleving van de themabegroting, zoals uitgewerkt in het bijgaande normenkader begrotingsrechtmatigheid.

(6)

De aanwezigheid, actualiteit, naleving en werking van maatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik van regelgeving en / of besluiten te voorkomen.

11

Controleprotocol jaarrekening 2025 Bijlage 1: Criteria Afbakening: welke aspecten van rechtmatigheid raken de verantwoording Er worden negen aspecten van rechtmatigheid onderscheiden. In onze Verbijzonderde interne controle worden alle 9 criteria meegenomen. De criteria 1 t/m 6 worden afgedekt door de toets van de accountant over getrouwheid, en behoeven niet afzonderlijk te worden opgenomen in de rechtmatigheids-verantwoording. Vanzelfsprekend maken zij wel onderdeel uit van de reguliere jaarrekeningcontrole. De criteria 7 t/m 9 (voorwaardencriterium, begrotingscriterium, en M&O criterium) zijn specifieke rechtmatigheidscriteria en hierover moet vanaf 2023 verantwoording worden afgelegd door college in de rechtmatigheids-verantwoording. In het onderstaande schema is dit nader toegelicht. Criteria

Omschrijving

Voorbeeld

1. Calculatiecriterium

De geregistreerde (vastgestelde) bedragen zijn juist berekend.

Legesbedragen, facturen.

2. Valuteringscriterium

Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist.

Aangaan en verantwoording van contracten en verplichtingen.

3. Leveringscriterium

Juistheid van ontvangen goederen en/of diensten. Is de prestatie geleverd?

Inkoop van goederen en/of diensten.

4. Adresseringscriterium

De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende).

Betalingsverkeer.

5. Volledigheidscriterium

Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord.

Legesopbrengsten, onroerende zaakbelastingen, rioolheffingen, afvalstoffenheffing, grondverkopen.

6. Aanvaardbaarheidscriterium

De financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen.

Inkoop van goederen en/of diensten, verstrekken van subsidie.

7. Begrotingscriterium

Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Het totaal moet passen binnen het opgestelde en geautoriseerde programma.

Over – en onderschrijdingen van de begrote lasten en baten en overschrijdingen van investeringskredieten moeten ‘tijdig’ aan de gemeenteraad worden gemeld. Niet door de raad vastgestelde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves.

8. Voorwaardencriterium

Nadere eisen die worden gesteld bij de Subsidievoorwaarden, aanbesteding, uitvoering van financiële belastingwetgeving. beheershandelingen.

9. Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium

De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (= misbruik).

Subsidieregelingen, kwijtschelding, uitkeringen, Aanbestedingen (Staatssteun).

De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (= oneigenlijk gebruik)

12

Controleprotocol jaarrekening 2025 Bijlage 2 Modelverantwoording (verplicht) Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op <datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.

Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt <x>% (maximaal 2%) van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € <x>. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV van september 2025. Bevinding Het college stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedrag € <Y> bedraagt. Dit is lager/hoger dan de daarvoor gestelde grens van € <X>. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het college overigens een bedrag van € <Z> acceptabel op basis van de door de gemeenteraad vastgestelde afspraken. De geconstateerde afwijkingen betreffen: • In de paragraaf Bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

13

Controleprotocol jaarrekening 2025 Bijlage 3 Normenkader versie september 2025

14

Controleprotocol jaarrekening 2025

15

Controleprotocol jaarrekening 2025

Colofon Opdrachtgever: Opdracht: Versie: Omvang rapport: Auteur:

Raad Controleprotocol 2025 Raad 16 Concerncontrol en Auditing

16