Belanghebbende 2: projectplan Historisch Documentatiecentrum Heerenveen SHH

Projectplan Historisch Documentatiecentrum Heerenveen

juni 2024

Stichting Historie Heerenveen Minckelersstraat 11, 8442 CE Heerenveen Bezoek: Heerenveense School, Veenkamer iedere dinsdag 10.00-12.00 uur, elke laatste zaterdag van de maand 14.00-16.00 uur Website: www.historieheerenveen.nl Secretariaat: secretariaat@historieheerenveen.nl

1

Inleiding Nationaal, provinciaal en lokaal zijn er diverse initiatieven voor het beheren en toegankelijk maken van (digitaal) erfgoed. In 2021 is de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vernieuwd [1]. Deze Nationale Strategie Digitaal Erfgoed (NDE) is samen te vatten in vier uitgangspunten. Ze verwoorden waar het NDE voor staat en naar streeft. • De gebruiker staat centraal De wensen van de erfgoedgebruiker staan voorop. Daarom overbruggen erfgoedinstellingen scheidslijnen tussen collecties en bieden ze de gebruiker met digitale technieken grenzeloze toegang tot het erfgoed in Nederland. • Delen vanuit de bron Erfgoedinstellingen stellen hun erfgoedinformatie zodanig beschikbaar in het netwerk, dat het duurzaam toegankelijk en beheerd, verbonden, verrijkt en gebruikt kan worden. • Netwerkprincipes Erfgoedinstellingen maken gebruik van een gemeenschappelijke informatiearchitectuur (de DERA), faciliteiten en standaarden die in het netwerk voorhanden zijn. Zo maken ze erfgoedinformatie nog beter zichtbaar, bruikbaar en houdbaar. • Iedereen draagt bij Het succes van het netwerk is een optelsom van de bijdragen van alle deelnemers. De kunstensector, de creatieve industrie, erfgoedpartijen en vele andere partners delen faciliteiten, ontwikkelingen, kennis en ervaring dan ook zoveel mogelijk met elkaar.

Open, verbonden en innovatief. De Nationale Strategie Digitaal Erfgoed is niet alleen een strategie voor digitalisering, het is vooral ook een strategie voor samenwerking. Deze laatste factor is van doorslaggevend belang voor het succes. Alle erfgoedinstellingen dragen daarom de kernwaarden ‘open, verbonden en innovatief’ uit. Op provinciaal niveau laat de Stichting Erfgoed & Publiek inwoners en bezoekers erfgoed in Fryslân ervaren [2]. Samenwerken staat centraal. Met elkaar wil men activiteiten realiseren die individueel niet mogelijk zijn. Passend bij de behoefte van het publiek en met doorontwikkeling in de jaren erna. Lokaal zijn er in diverse plaatsen in het land succesvolle samenwerkingsverbanden ontstaan voor het toegankelijk maken van erfgoed, zowel digitaal als fysiek. Zo zijn in Fryslân het Historisch Centrum Leeuwarden, en in Bolsward Cultuur Historisch Centrum De Tiid opgericht en gevestigd in een eigen pand. In de Gemeente Heerenveen wordt door diverse erfgoedinstellingen, ieder op eigen wijze, lokaal (digitaal) erfgoed beheerd: • Archief Gemeente Heerenveen • Museum Heerenveen • Historische Stichtingen en Verenigingen (bv. Stichting Historie Heerenveen, Stichting Oranjewoud Historie, Historische Werkgroep Kynhout, De Knipe, Stichting Akkrum Ald & Nij) • Bibliotheek Heerenveen. Dit beheer gebeurt echter niet volgens de uitgangspunten van de NDE.

De collecties zijn versnipperd, slecht toegankelijk voor het publiek en er wordt niet structureel samengewerkt.

Visie Voor het beheer en toegankelijk maken van lokaal (digitaal) erfgoed in Heerenveen wordt een Historisch Documentatiecentrum opgericht. De beoogde samenwerkingspartners zijn: Gemeente Heerenveen, Museum Heerenveen, Historische Stichtingen en Verenigingen in de gemeente Heerenveen en de Bibliotheek. 2

Het Historisch Documentatiecentrum Heerenveen is een informatie- en activiteitencentrum voor de geschiedenis van Heerenveen en omgeving. De archieven van de Gemeente Heerenveen en gemeentelijke instellingen, het Museum Heerenveen en de Historische Stichtingen en Verenigingen worden hier bewaard. Iedereen die iets wil weten over de geschiedenis van Heerenveen of de vroegere bewoners, kan hiervoor terecht bij het Historisch Documentatiecentrum. Deskundige medewerkers (beroepskrachten en vrijwilligers) helpen de bezoekers bij hun speurtocht in de archieven, bevolkingsregisters, foto’s, bouwtekeningen, kranten en vele andere bronnen. De samenwerking van de erfgoedorganisaties gebeurt onder het motto “Zichtbaar, Bruikbaar, Houdbaar”. Zichtbaar De Erfgoedorganisaties bundelen hun krachten om de (digitale) dienstverlening optimaal af te stemmen op de uiteenlopende wensen van een brede groep gebruikers, van geïnteresseerden in lokale geschiedenis tot journalisten, van makers tot wetenschappers. Dit bereiken zij door gezamenlijk onlinediensten te ontwikkelen, en kennis uit te wisselen. Ook is er een informatie- en activiteitencentrum (in een eigen gebouw of deel van een gebouw) waar bezoekers terecht kunnen voor informatie en activiteiten. Bruikbaar De Erfgoedorganisaties werken samen aan het standaardiseren en met elkaar verbinden van erfgoedinformatie.

Dit gebeurt bijvoorbeeld door middel van linked open data en door erfgoed met identieke gestandaardiseerde termen te beschrijven. Er wordt gebruik gemaakt van één digitaal collectiebeheer- en registratiesysteem. De archieven worden samengevoegd. Houdbaar De Erfgoedorganisaties werken samen aan het veiligstellen van hun digitale en fysieke informatie. Zij gebruiken daarvoor tools en andere hulpmiddelen die helpen informatieverlies te voorkomen. Op die manier blijven de informatiebronnen op de lange termijn beschikbaar voor gebruikers van erfgoed.

Uitvoering De oprichting van Historisch Documentatiecentrum Heerenveen is een stip op de horizon. Veel overleg tussen de Erfgoedorganisaties zal nodig zijn om te gaan samenwerken, de visie te delen, en bij voldoende draagvlak, tot overeenstemming te komen. Deze fase van overleg kan echter tijdrovend zijn. De Stichting Historie Heerenveen (SHH) wil hier echter niet op wachten en alvast gaan starten met voorbereidingen die niet alleen noodzakelijk zijn om te komen tot een Historisch Documentatiecentrum Heerenveen, maar die het ook mogelijk maken om desnoods zelfstandig een groot deel van de visie te verwezenlijken. SHH stelt zich ten doel de geschiedenis van de plaats Heerenveen levend te houden en de historische waardering ervan te versterken. SHH organiseert de Open Monumentendag, cultuurhistorische wandel- en fietstochten en lezingen, geeft een eigen tijdschrift uit en werkt mee aan incidentele projecten zoals de uitgave van een historisch verzamelalbum Heerenveen. De Stichting heeft ruim 450 donateurs en 40 vrijwilligers en beschikt met de Veenkamer in de Heerenveense School over een eigen ruimte. Deze ruimte van ca. 40 m2 is echter te klein geworden voor het ontvangen van bezoekers en voor andere activiteiten en werkzaamheden die daar worden uitgevoerd. Bovendien is er geen goede opslagruimte voor de groeiende collectie boeken, foto’s en documenten.

De collectie is niet gedigitaliseerd en er is geen collectiebeheersysteem. Voor de korte termijn staat SHH voor ogen om te komen tot een eigen Historisch Documentatiecentrum dat te zijner tijd gemakkelijk is in te passen in het Historisch Documentatiecentrum 3

Heerenveen. Het Historisch Centrum Meppel van de Stichting Oud-Meppel kan daarbij als voorbeeld dienen [3]. Ruimte Voor het archiveren, digitaliseren en beheer van de collectie, als ook voor allerlei andere werkzaamheden en overleggen, en voor het ontvangen van bezoekers is uitbreiding van de ruimte met ca. 100 m2 noodzakelijk. Deze ruimte kan mogelijk worden gevonden in de Heerenveense School. Een alternatief zou kunnen zijn verhuizing naar een eigen pand of een onderkomen, dat bijvoorbeeld deel uitmaakt van een Cultuurcentrum. De totaal benodigde oppervlakte is dan ca. 140 m2. Bezoekers moeten hier laagdrempelig terecht kunnen voor informatie of activiteiten. Zichtbaar zijn is dus wel een vereiste. Op korte termijn is overleg met de gemeente Heerenveen gewenst over de wensen en mogelijkheden. Digitalisering Onlangs is uit eigen middelen een systeem aangeschaft voor het digitaliseren van boeken en documenten. Voor het digitaliseren van foto’s dient een opstelling met bijbehorende software te worden aangeschaft. Dit zal in 2024 worden gerealiseerd. Collectiebeheersysteem Voor het beheer en online toegankelijk maken van de eigen collectie boeken, documenten en foto’s dient een collectiebeheersysteem te worden aangeschaft (“Zichtbaar, Bruikbaar, Houdbaar”).

Het digitaliseren en opzetten van een collectiebeheersysteem is een apart project met als onderdelen oriëntatie, aanschaf en uitvoering. Dit project start in 2024 en zal tot eind 2027 duren. Bij de oriëntatie kunnen de Informatieplanner en het Spoorboekje Digitalisering Erfgoedcollecties behulpzaam zijn [4, 5]. Het collectiebeheersysteem dat uiteindelijk wordt gekozen dient NDE compatibel te zijn en gemakkelijk converteerbaar naar het leidende collectiebeheersysteem van Historisch Documentatiecentrum Heerenveen [6]. Ook dient te worden overwogen om aan te sluiten bij of samen te werken met Noorderstruun, een initiatief van Stichting Erfgoed & Publiek, om erfgoed in Noord-Nederland digitaal toegankelijk te maken [7].

Financiën Ruimte - huur Momenteel huurt SHH ruimte in de Heerenveense School (de Veenkamer). Hiervoor ontvangt SHH jaarlijks een subsidie van de Gemeente Heerenveen. Bij uitbreiding van de ruimte in de Heerenveense School of verhuizing naar een andere locatie is verhoging van de jaarlijkse subsidie door de Gemeente Heerenveen noodzakelijk. Ruimte – inrichting, digitalisering en collectiebeheersysteem Voor het inrichten van de ruimte (werkplekken, ontvangst bezoekers, kasten voor archiveren), een opstelling met bijbehorende software voor het digitaliseren van foto’s en een collectiebeheersysteem (abonnement of koop) zijn de totale te verwachten kosten € 20.000,-. SHH zal uit eigen middelen € 5.000,- bijdragen. De rest van de kosten zal door fondsenwerving en subsidies (bv. Cultuurfonds Fryslân) moeten worden gefinancierd.

Literatuur 1. 2.

Nationale Strategie Digitaal Erfgoed. Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, maart 2021. https://www.erfgoedpubliek.nl geraadpleegd op 3 juni 2024 4

3. 4. 5.

6. 7.

Stichting Oud Meppel https://www.oudmeppel.nl/, geraadpleegd op 3 juni 2024 Informatieplanner, beschikbaar via https://www.museumconsulenten.nl/informatieplanner/ Spoorboekje Digitalisering Erfgoedcollecties https://digitaalerfgoedcoach.online/spoorboekje/#begin-stappenplan-gedeelte, geraadpleegd op 3 juni 2024 DERA Digitale Erfgoed Referentie Architectuur Versie 4.0, Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, juni 2021 https://www.noorderstruun.nl geraadpleegd 4 juni 2024.

5