Beantwoording technische vragen Voorstel budget upgrade software

149

Voorstel budget upgrade software

PvdA

Algemeen: 1) Wat is de stand van zaken m.b.t. ICT gebeuren binnen de gemeente a. Is het automatiseringsprogramma nog actueel? b. Is het voldoende beschermd voor invloeden (hacken) van buitenaf? c. Staan er op het software gebied nieuwe ontwikkelingen te wachten waardoor er weer (fors) geïnvesteerd moet worden? Specifiek: 2) Klopt het dat het gevraagde budget alleen geldt voor de afhandeling bezwaren en klachten? 3) Er is sprake van niet meer ondersteunen van het huidige programma, welke gevaren lopen wij als gemeente hierdoor? 4) Worden andere programma’s waar de gemeente mee werkt ook niet langer ondersteund? Zo ja welke en wat gaat er dan gebeuren? 5) Krijgen wij als raad nu voor elke (nieuw of verbeterde) module de vraag voorgelegd om extra budget vrij te maken.

Algemeen: 1) Wat is de stand van zaken m.b.t. ICT gebeuren binnen de gemeente a. Is het automatiseringsprogramma nog actueel? Antwoord: We zijn bezig met een nieuw digitaleringsbeleid dat eind 2023 / begin 2024 klaar is, conform ook eerdere toezeggingen aan de raad. b. Is het voldoende beschermd voor invloeden (hacken) van buitenaf? Antwoord: Octopus-web wordt gehost via Truelime (leverancier) bij KPN in een private Cloud MS Azure omgeving. Zowel KPN als de leverancier Truelime zijn ISO27001 gecertificeerd. Naast TrueLime en KPN zijn er geen verdere (sub)verwerkers betrokken. c. Staan er op het software gebied nieuwe ontwikkelingen te wachten waardoor er weer (fors) geïnvesteerd moet worden? Antwoord: We gebruiken als gemeente op alle beleidsterreinen tegenwoordig software en het door ontwikkelen, upgraden, moderniseren, implementeren van nieuwe pakketten of wijzigen van inrichtingen n.a.v. andere wensen of wetgeving is een continue proces. Door verder vooruit te kijken t.a.v. wat gewenst is en wat eraan komt proberen we meer te anticiperen op verandering en

gevraagde kosten en dat dus ook niet per project aan te vragen maar steeds meer als onderdeel van het modern krijgen en houden van de organisatie. Specifiek: 2) Klopt het dat het gevraagde budget alleen geldt voor de afhandeling bezwaren en klachten? Antwoord: Ja, het gevraagde budget ziet op de applicatie die gebruikt wordt voor de afhandeling en het genereren van managementinformatie mbt bezwaren en klachten. Andere processen kennen hun eigen applicaties. 3) Er is sprake van niet meer ondersteunen van het huidige programma, welke gevaren lopen wij als gemeente hierdoor? Antwoord: De huidige "on premise" dan wel desktopversie van de software waarmee gewerkt wordt, faseert op termijn uit. In toenemende mate worden nieuwe technische en maatschappelijke ontwikkelingen dan ook niet meer verwerkt in de desktopversie. Ook neemt het aantal gebruikers van de desktopversie af, omdat ook andere gemeenten en instanties naar de zo genoemde webversie overstappen. Op dit moment zijn de risico’s nog laag, maar deze zullen dus toenemen. Dit willen we voor zijn. Ook met het ook op verwachte wijzigingen in de Awb om te komen tot een burgervriendelijker

bestuursprocesrecht. Bestaande applicaties zullen hierop aangepast moeten worden en in de webversie zijn wijzigingen eenvoudiger en daarmee goedkoper te realiseren. 4) Worden andere programma’s waar de gemeente mee werkt ook niet langer ondersteund? Zo ja welke en wat gaat er dan gebeuren? Antwoord: Zie ook 1c: door meer vooruit te kijken en te anticiperen op ontwikkelingen kunnen we meer vooraf zien wat er gebeurt. Uitgangspunt is dat we altijd up to date willen zijn en als software dreigt niet langer ondersteund te worden zullen we een traject inzetten om over te stappen. Niet ondersteunde software geeft veel te grote risico’s (o.a. ten aanzien van beveiliging). 5) Krijgen wij als raad nu voor elke (nieuw of verbeterde) module de vraag voorgelegd om extra budget vrij te maken. Antwoord: We willen hier graag vanaf stappen (elke keer een aparte vraag), vandaar dat we in het MJP een voorstel opnemen waarin we een bredere reservering vragen om software te kunnen blijven vernieuwen en in te kunnen blijven spelen op veranderingen. Met die reservering kunnen we dan de losse aanvragen ondersteunen in plaats van per keer naar de raad gaan. Dit is ook een gebruikelijke

praktijk in de ICT dat je behalve voor aanschaf ook geld reserveert voor doorontwikkeling en onderhoud. De hoogte van de reservering is ingeschat op basis van de aanvragen van de afgelopen jaren. nb. Bij aanvragen die ondersteunend zijn aan geheel nieuw beleid of hele grote trajecten is het logisch om nog steeds dit apart te benoemen.