Beantwoording technische vragen Programma digitalisering softwarepakket Wmo en Participatiewet

ID

Onderwerp

Fractie

Vraag

Antwoord

Agendapunt

14

Programma digitalisering - toch al eerder?

D66

Is het gevraagde bedrag in aanvulling op het eerder gedane voorstel?

Het op 9 juni 2022 toegekend bedrag is voor de inzet van extra menskracht om alle processen te optimaliseren voor de Wmo en Participatiewet en vervolgens een aanbesteding uit te voeren voor nieuwe vakapplicatie(s). Ook de werkzaamheden die behoren bij de implementatie/conv ersie van een nieuwe vakapplicatie(s) worden via die middelen al afgedekt. Het nu gevraagde bedrag is voor de feitelijke aanschaf van een daadwerkelijke vakapplicatie(s) voor de Wmo en Participatiewet,

Commissie SAZA 03-04-2023 5. Programma digitalisering softwarepakket Wmo en Participatiewet

zowel incidenteel als structureel. 13

vragen PvdA Programma digitalisering WMO en Participatiewet

Verschillende aspecten van het voorgestelde besluit roepen bij de PvdA de volgende vragen op: 1. Zijn er andere (al dan niet aangrenzende) gemeentes in onze regio die met deze zelfde uitdaging worstelen? En zo ja, kan samenwerking met deze gemeentes bij een dergelijke vervanging een positief effect hebben op de noodzakelijk te maken kosten? 2. De huidige leverancier vervangt vanaf volgend jaar haar applicatie door een SAAS-omgeving (software as a service). De aanbesteding suggereert dat de

1. Een soortgelijke vraag is gesteld bij de behandeling van het raadsvoorstel van 9 juni 2022. Het antwoord is dat gemeenten met verschillende vak applicaties werken en ook qua duur en afspraken verschillende contracten hanteren. Daarbij komt dat de (werk)processen, van aanvraag tot beschikking, veelal ook van elkaar verschillen omdat de uitvoering anders is ingericht. Wij zien daarom geen positief effect ontstaan in relatie

Commissie SAZA 03-04-2023 5. Programma digitalisering softwarepakket Wmo en Participatiewet

gemeente voorsorteert op overstap naar een SAAS-omgeving. Worden leveranciers met een wel passende applicatie maar géén SAASoplossing dus van aanbesteding uitgesloten? 3. Waarom vraagt overstap in 2024 nu al om implementatiekosten ? 4. Gelet op de omvang van die implementatiekosten (€ 197.275 en € 437.660) is een specificatie op hoofdlijnen misschien geen slecht idee? 5. De jaarlijkse kosten nemen met € 48.000 toe tot jaarlijks € 163.000 Welke extra functionaliteit rechtvaardigt deze

tot de noodzakelijk te maken kosten. 2. Nee, die worden op voorhand niet uitgesloten. Wel gaat de voorkeur uit naar een volledige SAASoplossing omdat dan bijvoorbeeld het technisch applicatiebeheer door de leverancier wordt verricht. De afweging welke leverancier het meest passende is gaat via kwaliteitseisen (weegt voor 70% mee) en de kostprijs (weegt voor 30% mee). Een volledige SAAS-oplossing zal dan wat hoger scoren op het onderdeel kwaliteit. 3. Zodra de aanbesteding is

substantiële verhoging? 6. Als ook de huidige leverancier als verwacht gaat aanbieden en deze de aanbesteding wint, waarom komen de kosten voor tijdelijk twee applicaties (de oude en de SAASoplossing) niet voor zijn rekening? 7. Algemene vraag: Hoort deze vraag meer thuis bij de commissie SaZa of is bespreking in AZ (bedrijfsvoering) meer op z’n plaats?

afgerond, begint het moment waarop de implementatie en conversie van oud naar nieuw moet gaan plaatsvinden. Dat moment zal tijdens de komende zomer zijn. Vanaf dan draait het de nieuwe vak applicatie naast de bestaande. Gelet op de risico’s die er zijn voor onze bedrijfsvoering (stagneren uitbetalingen bijvoorbeeld), is het noodzakelijk dat de nieuwe vak applicatie eerst volledig wordt ingericht via lean (werk)processen en uitgebreid getest alvorens de oude vak applicatie beëindigd kan

worden. Voor het inrichten en de conversie hebben we tijd nodig waarbij we de risico’s binnen onze bedrijfsvoering willen voorkomen dan wel beheersen. 4. De specificatie op hoofdlijnen is als volgt. Voor dubbele licentiekosten (oude en nieuwe vakapplicatie gelijktijdig laten draaien) circa € 331.000 aan incidentele kosten. Voor implementatiekosten circa € 110.000, voor conversie van data circa € 75.000 aan kosten, voor aanschaf 6 noodzakelijke koppelingen met bestaande systemen

circa € 57.000 aan kosten en voor onvoorzien circa € 63.000 aan kosten. Zie verder ook antwoord op vraag 6. 5. De te verwachten stijging van de kosten zit tot nu toe niet zozeer in een extra functionaliteit, maar in het feit dat we deze vak applicaties al circa 20 jaar niet hebben aanbesteed. Er zal sprake zijn van inflatie. Applicaties, maar ook de toepassing van bredere mogelijkheden, worden nu eenmaal duurder. Het streven is deze structurele kostenstijging zo laag als mogelijk te

houden, maar het belang is in eerste instantie vak applicaties in te kopen die aan hoogwaardige kwaliteitseisen voldoen. Gericht op een optimale dienstverlening voor onze inwoners en gebruiksgemak voor onze medewerkers. 6. Als de huidige leverancier ook weer de nieuwe leverancier wordt dan zullen wij uiteraard zeer scherp kijken naar de te maken incidentele kosten. Wij verwachten dat er dan meerdere parameters (zie antwoord vraag 4) komen te vervallen. Indien dat aan de orde is, zullen de

niet bestede incidentele middelen via de jaarrekening (en of verzamelbesluit) terugvloeien naar de algemene middelen. 7. Deze vraag is in eerste instantie voor de griffie en of agendacommissie. Ambtelijk gezien vinden wij de commissie SAZA het meest passend. Enerzijds omdat het enkel en alleen betrekking heeft op de uitvoering van onze verplichtingen binnen het sociaal domein. Het raakt niet alleen onze bedrijfsvoering maar ook onze dienstverlening richting een omvangrijke groep inwoners. En anderzijds omdat de

commissie SAZA vorig jaar ook betrokken is bij het programma Digitalisering Sociaal Domein.