Auditplan gemeente Heerenveen 2022
Tekst van het document
Auditplan 2022 Gemeente Heerenveen | 14 oktober 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Aan de gemeenteraad van de gemeente Heerenveen Postbus 15000 8440 GA HEERENVEEN Datum
14 oktober 2022 Onderwerp
Auditplan 2022 Ons kenmerk
2210FE9E7A/ATG
Geachte leden van de raad, Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Heerenveen voor het boekjaar eindigend op 31 december 2022. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2022 verrichten. Dit is het eerste auditplan van de nieuwe gemeenteraad. Als kennismaking met u, en om u te informeren over wie uw accountant is, wat onze rol is en hoe de samenwerking met de gemeenteraad plaatsvindt, hebben wij op 7 juli 2022 tijdens de raadsacademie een nadere toelichting op deze elementen gegeven. Daarnaast brengen wij graag nogmaals onder uw aandacht dat wij samen met de Vereniging voor Raadsleden een boekwerk hebben uitgebracht voor nieuwe raadsleden: Goede raad voor een sterke gemeenteraad | Deloitte Nederland. Dit raadsledenboek bevat een meer uitgebreide en algemene beschrijving van de onderwerpen uit dit document. Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren, en onze offerte voor de accountantscontrole. Het auditplan hebben wij op 6 oktober 2022 besproken met de auditcommissie. De input uit deze bespreking is verwerkt in de voorliggende definitieve versie.
Het auditplan is een dynamisch document dat wij zonodig in overleg met u tussentijds bijwerken als actuele ontwikkelingen bij/voor de gemeente Heerenveen hiertoe aanleiding geven. Wij houden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. auditcommissie, uw college als de ambtelijke organisatie. Communicatie neemt zoals u van ons gewend bent sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2022. Dat stelt ons immers in staat continu op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo vullen wij onze certificerende rol én natuurlijke adviesfunctie voor uw gemeente optimaal in. Wij zijn indien gewenst uiteraard graag bereid aan u een nadere toelichting te geven. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022 Auditbudget 2022
C.V. Loeff RA
© 2022 Deloitte The Netherlands
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
2210FE9E7A/ATG/2 2
Uw controleteam
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
De accountantscontrole van het boekjaar 2022 voeren wij uit onder leiding van Cindy Loeff. Zoals u van ons gewend bent, zetten wij een voor en met uw gemeente bekend, ervaren en gedreven controleteam in (waar nodig aangevuld met specialisten, zoals IT-auditors). De sleutelposities in het controleteam zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren, zodat behoud van kennis en consistentie in onze aanpak en werkwijze zijn geborgd.
Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole
Cindy Loeff RA
Alexander van Bolhuis
Nynke Frankena
Audit Partner
Audit Manager
Audit Junior Manager
06 533 882 54
06 535 987 11
06 824 185 04
cloeff@deloitte.nl
avanbolhuis@deloitte.nl
nfrankena@deloitte.nl
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022 Auditbudget 2022
© 2022 Deloitte The Netherlands
2210FE9E7A/ATG/3 3
De planning-en-controlcyclus
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Uw controleteam
Perspectiefnota, begroting en jaarrekening horen bij elkaar De gemeenteraad legt in de perspectiefnota de beleidsdoelstellingen vast, wat vervolgens uitwerking krijgt in de begroting. De begroting bevat de financiële kaders waarmee het college aan de slag gaat. Hiermee geeft u invulling aan uw kaderstellende rol. Het is van belang vast te stellen of de realisatie van de afgesproken doelstellingen plaatsvindt binnen de in de begroting opgenomen financiële afspraken. Het college legt hierover verantwoording af na afloop van het jaar in de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening). Deze verantwoordingsstukken zijn van belang voor uw controlerende taak. De jaarstukken volgen daarin de begroting.
De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Perspectief nota
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Begrotingswijzigingen (verzamelbesluiten) gedurende het jaar
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Themabegroting
© 2022 Deloitte The Netherlands
Themarekening
Auditbudget 2022
2210FE9E7A/ATG/4 4
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Uw controleteam
Relevante aspecten bij onze accountantscontrole zijn onder andere: • De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant.
De planning-encontrolcyclus
• Accountant controleert jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: – Auditplan – Managementletter – Verslag van bevindingen – Controleverklaring
Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole
• Controleverklaring spreekt zich uit over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid. • Nieuw met ingang van het boekjaar 2022 is dat wij – mede ingegeven door de maatschappelijke aandacht voor en impact van fraude – in de controleverklaring in een aparte sectie ‘Controleaanpak frauderisico’s’ aangeven op welke wijze wij bij de controle hebben ingespeeld op frauderisico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. In deze beschrijving kan het gaan om: de frauderisico’s die aandacht vereisten bij de controle, een verwijzing naar eventuele toelichtingen in de jaarstukken, een kort overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden; een indicatie van de uitkomst van onze werkzaamheden, belangrijke waarnemingen met betrekking tot fraude aangelegenheid of een combinatie van deze elementen. • Uitgangspunten accountantscontrole zijn het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) en Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). • Controle is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezicht regime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende Controle en overige standaarden (COS).
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
• Verbinding tussen gemeenteraad, auditcommissie en accountant: – auditcommissie is ‘linking pin’ tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer; – overleggen in ieder geval over inrichting van de controle, uitkomsten interim- en jaarrekeningcontrole alsook actuele ontwikkelingen.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Auditbudget 2022
2210FE9E7A/ATG/5 5
Doelstelling van de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Uw controleteam
Doelstelling De primaire doelstelling van de accountantscontrole is een onafhankelijke controleverklaring te verstrekken over de getrouwheid van de jaarrekening over het boekjaar eindigend op 31 december 2022 en de naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van de financiële rechtmatigheid. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen. Het college is primair verantwoordelijk voor het (bij)houden van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige (tussentijdse) financiële rapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad. De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en –processen, en andere gebieden en ontwikkelingen die voor hen relevant zijn. Overige rapportagedoelstellingen Onze rapportagedoelstellingen zijn de volgende:
De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
• Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten en significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
• Het tijdig verstrekken van een constructieve managementletter aan het college. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op voor mogelijke en/of noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsprocessen, en indien van toepassing geconstateerde significante tekortkomingen in de interne beheersing die wij tijdens de controle hebben geïdentificeerd.
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Aansluiting met uw ontwikkelingen Onze controleaanpak voor uw gemeente is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente die zich vertalen in onze risicoanalyse en in specifieke aandachtsgebieden bij onze werkzaamheden en in onze rapportages.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Auditbudget 2022
2210FE9E7A/ATG/6 6
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Wij brengen bij de start van de controle een auditplan uit met de belangrijkste onderwerpen voor de accountantscontrole. Hierbij onderkennen wij voor de controle van boekjaar 2022 de volgende aandachtsgebieden bij onze controle voor uw gemeente: •
Interne beheersing | Positionering en inrichting interne controle.
•
Interne beheersing | Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking.
•
Interne beheersing | Rechtmatigheidsverantwoording college.
•
Interne beheersing | Herijking gemeentelijk beheerplan onderhoud gebouwen i.r.t. de bijbehorende egalisatievoorziening.
•
Interne beheersing | Toepassing richtlijnen notitie Lokale heffingen (belastingen, heffingen en rechten) i.r.t. de bijbehorende voorzieningen en reserves.
•
Interne beheersing | Verlofsparen (wel of geen voorziening te vormen).
•
Interne beheersing | Opvolging (overige) aanbevelingen managementletter en accountantsverslag 2021.
•
Speerpunt auditcommissie | Geen aanvullende speerpunten vanuit de auditcommissie.
Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022 Auditbudget 2022
Speerpunten auditcommissie De auditcommissie kan – als vertegenwoordiging van de gemeenteraad – ter ondersteuning van de controlerende rol specifiek aandacht vragen voor bepaalde posten van de programma’s, gemeentelijke producten, specifieke projecten en/of organisatieonderdelen. © 2022 Deloitte The Netherlands
2210FE9E7A/ATG/7 7
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Bij de risicoanalyse en als uitvloeisel hiervan het bepalen van de benodigde aard, omvang en diepgang van onze controlewerkzaamheden hanteren wij een materialiteit (‘foutmarge’). De materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 bepalen wij in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) op basis van 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves. De gemeenteraad heeft het recht om jaarlijks de goedkeuringstoleranties van de jaarrekeningcontrole vast te stellen. U heeft, net als nagenoeg alle gemeenten, ervoor gekozen de goedkeuringstolerantie te stellen op het wettelijke maximum van 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. Voor de jaarrekeningcontrole 2022 gaan wij vooralsnog uit van de begroting 2022 en komen wij tot de volgende (afgeronde) bedragen: Goedkeuringstoleranties Fouten
1% van het totaal van de lasten ad € 182,9 miljoen =
€ 1,8 miljoen
Onzekerheden
3% van het totaal van de lasten ad € 182,9 miljoen =
€ 5,5 miljoen
Rapporteringstolerantie Fouten en onzekerheden - 5% van het totaal van de materialiteit ad € 1,8 miljoen =
Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
€ 90.000 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022 Auditbudget 2022
© 2022 Deloitte The Netherlands
2210FE9E7A/ATG/8 8
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Voor de jaarrekeningcontrole 2022 hanteren wij een vooraf met uw gemeente afgestemde planning, die aansluit op de agenda van de auditcommissie/gemeenteraad en de planning-en-controlcyclus van de gemeente Heerenveen.
SEPTEMBER – OKTOBER 2022 Evaluatie 2021 Auditplan 2022
OKTOBER 2022 Interim-controle 2022
MEI – JUNI 2023 Accountantsverslag en controleverklaring 2022
Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Besprekingen bevindingen en aanbevelingen Doelstelling van de accountantscontrole
MAART – MEI 2023 Jaarrekeningcontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
NOVEMBER – DECEMBER 2022 Managementletter 2022 Besprekingen bevindingen en aanbevelingen
© 2022 Deloitte The Netherlands
JANUARI – FEBRUARI 2023
Auditbudget 2022
Voortgang jaarrekening (voorbereiding)
2210FE9E7A/ATG/9 9
Auditbudget 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Het basis auditbudget voor 2022 is overeenkomstig onze inschrijving op de Europese aanbesteding van de accountantscontrole 2019-2023 en de naar aanleiding hiervan met uw gemeente afgesloten meerjarige overeenkomst. Met ingang van verantwoordingsjaar 2020 is sprake van een substantiële uitbreiding van het aantal te verantwoorden regelingen die gemeenten, op macroniveau, via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening moeten verantwoorden aan het Rijk. Deze uitbreiding van het aantal regelingen was nog niet bekend op het moment van het uitbrengen van onze offerte. De uitbreiding van het aantal SiSa-regelingen betekent concreet dat de scope van de accountantscontrole uitgebreid is. Op het moment van schrijven van dit auditplan heeft het ministerie de definitieve verantwoordingslijst over 2022 nog niet gepubliceerd. Hierdoor is nog niet bekend hoeveel extra regelingen de gemeente over verantwoordingsjaar 2022 dient te verantwoorden ten opzichte van de in onze offerte ingecalculeerde regelingen. Voor regelingen die later worden toegevoegd zullen wij vooraf met u in gesprek gaan om de extra kosten in te calculeren. Wij doen op basis van voorgaande ontwikkeling en de bekende regelingen vanuit verantwoordingsjaar 2021 het volgende voorstel voor de auditfee van 2022: Opbouw auditfee Basis auditbudget conform offerte accountantscontrole 2019-2023
Auditfee 2022 in € 105.000
Additionele SiSa-regelingen 2020
5.000
Communicatie accountant centrumgemeente Leeuwarden Tozo (waaronder auditinstructies, (tussentijdse)afstemming bevindingen, dossierreview)
5.000
Indexatie basisbudget 2021 (CBS productengroep 6920A1 – 2,9%)
3.045
Honorarium 2021
118.045
Additionele SiSa-regelingen 2021
15.000
Extra SiSa-regelingen ingaande 2022 (nog niet bekend)
Honorarium 2022
De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
PM 133.045
Indexatie basisbudget 2022 (CBS productengroep 6920A1 – 6,4%)
Uw controleteam
Auditbudget 2022
8.515 141.560
Mochten zich andere belangrijke ontwikkelingen of wijzigingen voordoen in de wet- en regelgeving (waaronder het BBV), de reikwijdte van de accountantscontrole, het bestaan of de effectieve werking van de in opzet aanwezige interne beheersingsmaatregelen en/of afwijkingen in de financiële overzichten die in de huidige en voorgaande periode zijn vastgesteld, die naar verwachting impact (kunnen) hebben op de auditfee 2022, dan treden wij hierover tijdig in overleg met u. © 2022 Deloitte The Netherlands
2210FE9E7A/ATG/10 10