Document · PDF

Auditplan 2021 - gemeente Heerenveen

Commissie Gezamenlijk 18 november 2021, gemeente HeerenveenBij agendapunt: Auditplan accountantscontrole 2021 en brief auditcommissie4.957 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Auditplan 2021

Auditcommissie gemeente Heerenveen 28 oktober 2021

Aan de gemeenteraad van de gemeente Heerenveen Postbus 15000 8440 GA HEERENVEEN

Geachte leden van de raad,

Datum

Het auditplan hebben wij op 11 oktober 2021 besproken met de auditcommissie. De input uit deze bespreking is verwerkt in de voorliggende definitieve versie.

28 oktober 2021 Onderwerp

Auditplan 2021 Ons kenmerk

2110003AD8/IK

Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Heerenveen voor het boekjaar eindigend op 31 december 2021. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2021 verrichten. Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren alsook onze offerte voor de accountantscontrole van de boekjaren 2019-2023.

Het auditplan is een dynamisch document dat wij met u tussentijds bijwerken als de actuele situatie bij de gemeente Heerenveen hiertoe aanleiding geeft. De gevolgen van de coronacrisis zijn in ieder geval een belangrijke ontwikkeling die impact heeft op zowel de bedrijfsvoering en de financiën van de gemeente als op de controlewerkzaamheden voor het boekjaar 2021. In het voorliggende auditplan hebben wij in dit kader, voor zover nu bekend en ingeschat, een aantal belangrijke contouren en aandachtspunten geschetst. Wij houden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad, de auditcommissie als de ambtelijke organisatie, en stellen waar nodig het auditplan tussentijds bij. Communicatie neemt een belangrijke plaats in binnen ons auditplan 2021. Dit stelt ons in staat steeds op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo fungeren wij optimaal als certificerend accountant van uw gemeente. Wij gaan ervan uit dat de bijgevoegde informatie u van nut is en zijn graag bereid u een nadere toelichting te geven. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

C.V. Loeff RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoudsopgave

2110003AD9/IK/2

Auditplan 2021 Inhoudsopgave Inleiding en introductie

•

Accountantscontrole

•

Controleproces gemeente Heerenveen

•

Goedkeuringstoleranties

Toelichting opdracht

•

Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit

•

Reikwijdte en kernelementen van onze controle

•

Risico’s en aandachtsgebieden

•

Tijdspad

•

Rapportage en communicatie

•

Auditbudget 2021

Bijlagen

•

A - Het Deloitte-team

•

B - Onafhankelijkheidsbeleid en -procedures

•

C - Onze kwaliteitsbelofte

•

D - ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse

2110003AD9/IK/3

Inleiding en introductie

2110003AD9/IK/4

Inleiding en introductie Accountantscontrole Als accountant controleren wij voor u of de jaarrekening overeenkomstig de regels is opgesteld en of de (financiële) informatie bruikbaar is om een goed politiek verantwoordingdebat te voeren. Relevante aspecten hierbij zijn onder andere: 1.

Raad is opdrachtgever van de accountant.

Accountant controleert jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: • auditplan • managementletter • verslag van bevindingen • controleverklaring

Controleverklaring spreekt zich uit over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid.

Uitgangspunten accountantscontrole zijn het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Controle is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezicht regime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende Controle en overige standaarden (COS).

Verbinding tussen gemeenteraad, auditcommissie en accountant: • auditcommissie is ‘linking pin’ tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer; • overleggen in ieder geval over inrichting van de controle, uitkomsten interim- en jaarrekeningcontrole alsook actuele ontwikkelingen.

2110003AD9/IK/5

Inleiding en introductie (vervolg) Controleproces gemeente Heerenveen Controle als proces De jaarrekeningcontrole voeren wij in fasen uit. Deze fasen - inclusief de bijhorende planning, de activiteiten en resultaten - werken wij in het vervolg van het voorliggende auditplan nader uit.

2110003AD9/IK/6

Inleiding en introductie (slot) Goedkeuringstoleranties Toleranties Het begrip ‘tolerantie’ wordt door de accountant toegepast zowel bij het plannen en uitvoeren van de controle, als bij het evalueren van het effect van de geïdentificeerde afwijkingen op de controle en van eventuele niet-gecorrigeerde afwijkingen op de financiële overzichten, alsmede bij het vormen van het oordeel in de controleverklaring. De gemeenteraad heeft het recht om jaarlijks de goedkeuringstoleranties van de jaarrekeningcontrole vast te stellen. U heeft, net als nagenoeg alle gemeenten, ervoor gekozen de goedkeuringstolerantie te stellen op het wettelijke maximum van 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. Onderstaande toleranties zijn gebaseerd op de totale lasten conform de vastgestelde begroting 2021. Voor de vastgelegde materialiteit van de jaarrekeningcontrole geldt dat wij de hoogte hiervan heroverwegen op basis van de omvang van de totale lasten in de jaarrekening 2021 per 31 december 2021. Rapportering Wij zullen alle niet-gecorrigeerde fouten, individueel of gezamenlijk, groter dan 5% van de materialiteit, zijnde € 80.000, rapporteren aan u. Uiteraard kunnen ook fouten kleiner dan genoemd bedrag wegens kwalitatieve overwegingen in ons accountantsverslag worden opgenomen.

Goedkeuringstoleranties Fouten

1% van het totaal van de lasten ad € 159,4 miljoen* =

€ 1,6 miljoen

Onzekerheden

3% van het totaal van de lasten ad € 159,4 miljoen* =

€ 4,8 miljoen

5% van het totaal van de materialiteit ad € 1,6 miljoen =

€

Rapporteringstolerantie Fouten en onzekerheden

80.000

* Voorzichtigheidshalve is initieel uitgegaan van de totale lasten exclusief de toevoegingen aan reserves. De toevoegingen aan de reserves bedragen op basis van de begroting 2021 circa €6,2 miljoen.

2110003AD9/IK/7

Toelichting opdracht

2110003AD9/IK/8

Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit Doelen en kwaliteitsbelofte In overeenstemming met de Europese aanbesteding voor de accountantscontrole 2019-2023 heeft uw gemeenteraad Deloitte aangewezen als accountant. Wij bevestigen de met de gemeente Heerenveen gemaakte afspraken over de opdrachtaanvaarding 2021 nog formeel met een aan de raad uit te brengen opdrachtbevestiging. In dit auditplan presenteren wij de gemeente Heerenveen onze controleaanpak voor de jaarrekening 2021. Doelstellingen Deloitte biedt in dit auditplan de opdracht aan voor de jaarrekeningcontrole 2021: •

Onze primaire doelstelling is een onafhankelijke controleverklaring te verstrekken ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening over het boekjaar eindigend op 31 december 2021 en de naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van de financiële rechtmatigheid. In dit kader rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen. De controle voeren wij uit in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden.

•

Het college is primair verantwoordelijk voor het (bij)houden van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige financiële rapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad.

•

De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en -processen en andere gebieden alsook op ontwikkelingen die voor hen relevant zijn.

Overige rapportagedoelstellingen Onze rapportagedoelstellingen zijn: •

Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten evenals significante tekortkomingen in de interne beheersing.

•

Het tijdig verstrekken van een constructieve managementletter aan het college. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op voor verbeteringen in de bedrijfsprocessen en, indien van toepassing, tijdens onze controle geïdentificeerde significante tekortkomingen in de interne beheersing.

Controle van hoogstaande kwaliteit Wij committeren ons aan het leveren van een hoogwaardige controle. De tijd die wij besteden aan een opdracht is één van de belangrijkste kwaliteitskenmerken. In bijlage C geven wij een meer gedetailleerde toelichting op onze kwaliteitsbelofte.

2110003AD9/IK/9

Reikwijdte en kernelementen van onze controle Risicoanalyse en bijzondere aandachtspunten Naast de reikwijdte van onze controle, vormen de risico-inschattingswerkzaamheden een belangrijke fase van onze controle. Het doel van deze beoordeling is de gebieden te bepalen waarop wij onze controlewerkzaamheden richten tijdens de controle van de jaarrekening. Initiële risicoanalyse Op basis van onze initiële risicoanalyse, spitsen wij onze controlewerkzaamheden toe op de geïdentificeerde aandachtsgebieden. Bij het plannen van onze respons op deze belangrijke controlerisico's houden wij, waar dit van toepassing is, rekening met de interne beheersing van de gemeente Heerenveen. Waar mogelijk maken wij bij onze werkzaamheden gebruik van data analyse. Belangrijkste risico’s Wij hebben hieronder een samenvatting opgenomen van de belangrijkste risico’s die wij hebben gedefinieerd ten aanzien van de jaarrekeningcontrole van gemeente Heerenveen. •

Waardering van de grondexploitatieprojecten als gevolg van de subjectiviteit in de inschatting van de programmering en planning.

•

Waardering van de grondexploitatie als gevolg van de uitgangspunten: inschatting projectkosten, rente, opbrengsten en kostenstijgingen, rekenkundige juistheid.

•

Waardering omtrent garantiestellingen en gewaarborgde leningen bij betreffende partijen.

•

Management override of controls: het doorbreken van de intern- beheersingsmaatregelen door het management.

•

De inschatting van de omvang van de voorzieningen is onjuist dan wel onvolledig als gevolg van onjuiste of onredelijke uitgangspunten.

•

De (rechtmatige en getrouwe) verantwoording van investeringen en de bewaking van investeringskredieten.

•

De naleving van de Europese Aanbestedingsrichtlijnen (rechtmatigheid).

•

Continuïteit/evaluatie van de financiële positie van de gemeente.

•

Beoordeling van de raming en verwerking weerstandsvermogen.

2110003AD9/IK/10

Reikwijdte en kernelementen van onze controle Risicoanalyse en bijzondere aandachtspunten (vervolg) Cybersecurity en privacy Cybersecurityrisico’s blijven toenemen, in het bijzonder vanwege de volgende drie oorzaken: •

Het continu stijgende automatiseringsniveau binnen organisaties maakt hen ook kwetsbaarder voor schade aan IT-processen, bijvoorbeeld vanwege cybercrime.

•

Steeds ingenieuzere aanvallen maken dat preventieve veiligheidsmaatregelen alléén niet effectief genoeg zijn.

•

Nieuwe wetgeving is van kracht (zoals de AVG) die organisaties dwingt hun informatiemiddelen efficiënt te beschermen. Indien een organisatie verzuimt de vereiste maatregelen te nemen om inbreuken op de veiligheid te verhinderen of te rapporteren, kunnen aanzienlijke boetes worden opgelegd.

Cybersecurityrisico’s dient u op efficiënte wijze te managen om te voorkomen dat deze uw organisatie hinderen in het behalen van de doelstellingen. Deze risico’s zijn steeds belangrijker, ook voor de jaarrekeningcontrole. Bij onze controle benaderen wij uw organisatie kritisch ten aanzien van het identificeren van cyberrisico’s, de feitelijke beschermingsmaatregelen tegen cyberrisico’s, het identificeren van feitelijke cyberincidenten, de feitelijke reactie wanneer zich cyberincidenten voordoen en het efficiënte en effectieve herstel indien gegevens en systemen schade hebben opgelopen. Aandacht voor de ‘Tone at the Top’ Uit maatschappelijk oogpunt is de ‘Tone at the Top’ een zeer relevant onderwerp. Het is een onderwerp waar verscheidene partijen, zoals college, gemeenteraad, accountants, commissarissen en externe toezichthouders, aandacht aan (zouden) moeten besteden. Bij de ‘Tone at the Top’ gaat om het (rolmodel)gedrag van het management (of de bestuurders). Het gaat daarbij niet zozeer om concrete beheersingsmaatregelen, zoals procedures, functiekwalificaties en fysieke veiligheid, maar is meer een kwestie van factoren die het gedrag van mensen binnen organisaties beïnvloeden: de ‘soft controls’ genoemd. Een meer gedetailleerde toelichting op de ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse is opgenomen in bijlage D.

Druk

Gelegenheid

2110003AD9/IK/11

Risico’s en aandachtsgebieden Actuele ontwikkelingen Om relevant te zijn én te blijven alsook meerwaarde te bieden aan de gemeente Heerenveen blijven wij op de hoogte van actuele ontwikkelingen en geven deze een plaats in onze risicoanalyse, controleaanpak en rapportages. Uw gemeente heeft voortdurend te maken met diverse ontwikkelingen van binnen en buiten uw organisatie, en in de aard en omvang van de activiteiten die de gemeente Heerenveen uitvoert. Deze ontwikkelingen krijgen - voor zover relevant voor de jaarrekeningcontrole - een plaats in onze risicoanalyse en controleaanpak. Effecten coronacrisis De coronacrisis heeft ook in 2021 belangrijke inhoudelijke en financiële gevolgen, zeker als de rijksoverheid de eerdere steunmaatregelen gaat afbouwen c.q. beëindigen. Het is de vraag wat de exacte gevolgen hiervan zijn op de continuïteit en het betaalgedrag van bedrijven en organisaties, de werkloosheid, et cetera. Ook vraagt de coronacrisis extra aandacht voor de financiële sturing en verantwoording van specifieke geldstromen (zoals de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers, Tozo) en de gevolgen ervan voor het verwachte resultaat en de benodigde financiering van de gemeente.

Het leidt daarnaast tot extra aandacht en vraagstukken bij de accountantscontrole van het boekjaar 2021, zoals de wijze waarop achteraf bepaalde prestaties zijn vast te stellen en hoe om te gaan met situaties waarin de gemeente is gevraagd door te betalen zonder dat er een prestatie is geleverd. Dit kan mogelijk gevolgen hebben voor de mate waarin en de wijze waarop achteraf de getrouw- en rechtmatigheid van bepaalde geldstromen is vast te stellen en afhankelijk van de omvang van de onzekerheden voor de oordeelsvorming over de jaarrekening 2021. Overige actuele ontwikkelingen Een aantal, niet-limitatieve, andere ontwikkelingen zijn: •

Ontwikkelingen bij verbonden partijen (bijvoorbeeld Caparis, SDF, de Veiligheidsregio, Sportstad Heerenveen & Thialf).

•

Beheersing en verantwoording sociaal domein (o.a. inkoop- en contractmanagement, beheersing en verantwoording jeugdzorguitgaven).

•

Extra/nieuwe SiSa-regelingen.

•

Kadernota rechtmatigheid en Notitie paragraaf bedrijfsvoering.

2110003AD9/IK/12

Risico’s en aandachtsgebieden (slot) In samenspraak onderkende aandachtsgebieden Aandachtsgebieden 2021 •

Interne beheersing | Gevolgen coronacrisis.

•

Interne beheersing | Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking.

•

Interne beheersing | Kwaliteit en voorspellende waarde begroting en tussentijdse rapportages.

•

Interne beheersing | Kwaliteit interne controle op de naleving van de Europese Aanbestedingsrichtlijnen (rechtmatigheid).

•

Interne beheersing | Schattingen, betrokkenheid management in het proces (bij grondexploitaties en inschatting vrijval kapitaallasten).

•

Interne beheersing | Beheersing en verantwoording sociaal domein (inclusief opvolging bevindingen en aanbevelingen 2020).

•

Interne beheersing | Positionering en inrichting interne controle.

•

Interne beheersing | Rechtmatigheidsverantwoording college.

•

Interne beheersing | Herijking beheerplan voorziening groot onderhoud.

•

Interne beheersing | Conversie zorgadministratie Jeugd.

•

Speerpunten samenwerking | Doorlooptijd controle.

•

Speerpunten auditcommissie | Geen aanvullende speerpunten vanuit de auditcommissie.

2110003AD9/IK/13

Tijdspad accountantscontrole 2021 Afgestemd op de P&C-cyclus van de gemeente Heerenveen Vooraf afgestemde planning, aansluitend op de agenda van de auditcommissie/gemeenteraad en de P&C-cyclus van de gemeente: Periode

Activiteit

Resultaat

September - Oktober 2021

Evaluatie 2020/concept auditplan 2021

Concept auditplan 2021 Werkafspraken 2021

11 oktober 2021

Oktober - november 2021

Afstemming concept auditplan met auditcommissie

Auditplan 2021

Bijpraten gevolgen coronacrisis met auditcommissie

Actueel beeld (verwachte) corona-effecten

Interim-controle

Op te leveren stukken - Interim-controle Ambtelijke terugkoppeling bevindingen Conceptmanagementletter 2021

November/december 2021

Bespreken managementletter met auditcommissie

Managementletter 2021

Maart - mei 2022 *)

Jaarrekeningcontrole

Op te leveren stukken - Jaarrekening Ambtelijke terugkoppeling bevindingen Conceptaccountantsverslag Controleverklaring

Mei - juni 2022

Bespreken accountantsverslag 2021 en afgifte controleverklaring

Accountantsverslag Controleverklaring

*) Afgestemd op afspraken tussen gemeente Heerenveen en zorgaanbieders/verbonden partijen over verantwoording sociaal domein.

2110003AD9/IK/14

Rapportage en communicatie Rapportages op maat voor elk gremium De uitvoering van onze controlewerkzaamheden leidt tot de volgende rapportages: Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Auditplan

Voor aanvang van de interim-controle

Samenvatting van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2021 verrichten en van de in samenspraak onderkende aandachtsgebieden.

Managementletter voor het college en de directie

Na afronding van de interim-controle

Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen.

Accountantsverslag voor de auditcommissie/gemeenteraad

Na afronding van de controle van de jaarstukken

Resterende onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging. De opmerkingen zijn nimmer van dien aard dat ze afbreuk doen aan de strekking van de controleverklaring.

Controleverklaring voor de auditcommissie/gemeenteraad

Na afronding van de controle van de jaarstukken

Ons oordeel over de mate waarin de jaarrekening een getrouw beeld geeft conform verslaggevingsvoorschriften (BBV), alsmede over de financiële rechtmatigheid.

2110003AD9/IK/15

Auditbudget 2021 Een faire prijs voor de hoogste kwaliteit Het basis auditbudget voor 2021 is in overeenkomst met onze inschrijving op de Europese aanbesteding van de accountantscontrole 2019-2023 en de naar aanleiding hiervan met uw gemeente afgesloten meerjarige overeenkomst. Voor het boekjaar 2021 zijn op dit moment geen wijzigingen bekend in de wet- en regelgeving (waaronder BBV) en de reikwijdte van de accountantscontrole. Zoals vermeld onder ‘Actuele ontwikkelingen’ heeft de coronacrisis een belangrijke invloed op de aard en reikwijdte van de accountantscontrole voor het boekjaar 2021 en mogelijk ook op de oordeelsvorming over de jaarrekening 2021. De exacte impact ervan is op dit moment nog niet in te schatten en de verwachte benodigde extra werkzaamheden zijn daarom hierna in de opbouw van de auditfee 2021 als ‘PM’ opgenomen. Gedurende de controle bespreken wij periodiek met de organisatie en de auditcommissie de (mogelijke) gevolgen voor de controlewerkzaamheden en auditfee. Opbouw auditfee Basis auditbudget 2021

Extra werkzaamheden als gevolg van coronacrisis

Auditfee 2021 in € 105.000

Nieuwe SiSa-regelingen*

5.000

Indexatie basisbudget (CBS productengroep 6920A1 – 2,9%)

3.045

Communicatie accountant centrumgemeente Leeuwarden Tozo (waaronder versturen auditinstructies, (tussentijdse)afstemming bevindingen, dossierreview)

5.000

Auditfee 2021

118.045

Mochten zich andere belangrijke ontwikkelingen of wijzigingen voordoen in de wet- en regelgeving (waaronder het BBV), de reikwijdte van de accountantscontrole, het bestaan of de effectieve werking van de in opzet aanwezige interne-beheersingsmaatregelen en/of afwijkingen in de financiële overzichten die in de huidige en voorgaande perioden zijn vastgesteld, die impact (kunnen) hebben op de auditfee 2021, dan treden wij hierover tijdig in overleg met u. * Met ingang van verantwoordingsjaar 2020 is sprake van een substantiële uitbreiding van het aantal te verantwoorden regelingen die gemeenten, op macroniveau, via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening moeten verantwoorden aan het Rijk. Deze uitbreiding van het aantal regelingen was nog niet bekend op het moment van het uitbrengen van onze offerte. De uitbreiding van het aantal SiSa-regelingen betekent concreet dat de scope van de accountantscontrole uitgebreid is. Over verantwoordingsjaar 2020 was sprake van negental nieuwe SiSa-regelingen welke - bovenop het basisbudget 2020 – separaat zijn afgerekend. Op het moment van schrijven van dit auditplan heeft het ministerie de definitieve verantwoordingslijst over 2021 nog niet gepubliceerd. Hierdoor is nog niet bekend hoeveel extra regelingen de gemeente over verantwoordingsjaar 2021 dient te verantwoorden ten opzichte van de in onze offerte ingecalculeerde regelingen.

Bovenstaande berekening gaat er van uit dat er over verantwoordingsjaar 2021 geen nieuwe regelingen zijn toegevoegd in vergelijking met 2020. Voor regelingen die later worden toegevoegd zullen wij vooraf met u in gesprek gaan om de extra kosten in te calculeren. © 2021 Deloitte The Netherlands

2110003AD9/IK/16

Auditbudget 2021 Inzet van data-analyse Innoveren van onze controle. Ons streven naar continue innovatie vormt de kern van het verbeteren van de auditkwaliteit en efficiency van de controle. Wij investeren aanzienlijk in het transformeren van de manier waarop wij de financiële overzichten controleren, onderzoeken manieren om meer controle-informatie te beoordelen, verschuiven de inspanningen van onze goed opgeleide professionals van routinetaken naar taken waarvoor professionele oordeelsvorming nodig is, en gebruiken technologie om diepgaande inzichten in uw organisatie te verkrijgen. Onze controleaanpak is gebaseerd op data-analysetools die voor de controle van toegevoegde waarde zijn, omdat zij de efficiëntie en effectiviteit van de controlewerkzaamheden verhogen. Onze data-analyse bevordert de efficiëntie en de focus tijdens het toetsen van transacties en saldi. Toepassing van deze technieken zorgt ervoor dat fouten en uitzonderingen snel worden geïdentificeerd. Wij kunnen ons dan richten op de vraag hoe hierop is gereageerd en hoe deze kwesties zijn opgelost, in plaats van een steekproef te doen om uitzonderingen te identificeren. Hieronder hebben wij de tools opgenomen die wij zullen gebruiken bij het uitvoeren van onze controle.

Deloitte Connect Online samenwerken en het delen van informatie vergemakkelijkt een tweerichtingsdialoog tussen cliënten en controleteams, helpt de workflow te beheren en stelt cliënten in staat controleopdrachten continu te beoordelen en te monitoren. Excel analytics Een Deloitte-tool die is gefocust op transacties met een hoog risico en de controlewerkzaamheden stroomlijnt. Spotlight Versnelt en vereenvoudigt het verzamelen van cliëntgegevens in een formaat dat geschikt is voor verbeterde analyses. De tool is flexibel en schaalbaar, zodat organisaties van verschillende groottes gemakkelijk zijn te analyseren. Het testen van journaalposten is een van de meest voorkomende toepassingsgebieden.

2110003AD9/IK/17

Auditbudget 2021 De belangrijkste werkafspraken voor de jaarrekeningcontrole 2021 Belangrijkste uitgangspunten voor de jaarrekeningcontrole 2021 •

Wij streven samen met de gemeente naar een kortere doorlooptijd van de jaarrekeningcontrole. Wij hebben met de ambtelijke organisatie en het management afspraken gemaakt om deze korte doorlooptijd te realiseren.

•

Wij gaan uit van een effectieve samenwerking. Wij willen wij deze bewerkstellingen door middel van een proactieve houding van ons en van de gemeente, en met behulp van tijdige, heldere en duidelijke communicatie.

•

Het naleven van overeengekomen tijdsplanning (zowel door ons als door de gemeente).

•

Het plannen van voorcontroles (Europees aanbesteden, dossiercontroles) in de periode december 2021/januari 2022, voor een betere spreiding van de controle en de hiermee samenhangende werkzaamheden.

•

Wij verwachten een adequate en tijdige oplevering van de gevraagde controle-informatie en –documentatie.

•

Bij aanvang van de controle van de jaarrekening zijn de conceptstukken zonder openstaande punten beschikbaar. Dit impliceert dat de te controleren jaarrekening en de verantwoordingsstukken tijdig gereed zijn en voldoen aan de van toepassing zijnde regelgeving en verslaggevingsvoorschriften.

2110003AD9/IK/18

Bijlagen

2110003AD9/IK/19

Bijlage A - Het Deloitte-team

De accountantscontrole voor het boekjaar 2021 wordt uitgevoerd onder leiding van Cindy Loeff. In verband met de toenemende complexiteit, het hogere activiteitenniveau en de hoge kwaliteitseisen die worden gesteld aan de (wettelijke) accountantscontrole van een gemeente zetten wij een ervaren en gedreven controleteam in met ervaring binnen de gemeentelijke sector. De rollen en de verantwoordelijkheden van de mensen die de leiding hebben over het controleteam zijn hieronder weergeven.

Cindy Loeff RA Audit Partner 06 5338 8254 cloeff@deloitte.nl

Alexander van Bolhuis Audit manager 06 5359 8711 avanbolhuis@deloitte.nl

Jan-Harmen de Vries RE RA Director Audit & Assurance 06 1258 1919 jhdeVries@deloitte.nl

2110003AD9/IK/20

Bijlage B - Onafhankelijkheidsbeleid en -procedures

Het handhaven van en toezicht houden op onze onafhankelijkheid vergt een gezamenlijke inspanning van ons als accountant alsook van het college en de gemeenteraad van de gemeente Heerenveen. Onze onafhankelijkheid bevestigen wij schriftelijk in de opdrachtbevestiging alsook in het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad. Wij identificeren eventuele zaken waarvan naar onze mening redelijkerwijs is te veronderstellen dat deze van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onafhankelijkheidsmaatregelen Onderdelen van onze onafhankelijkheidsmaatregelen zijn onder andere: •

Een cultuur waarin wij het belang van onafhankelijkheid benadrukken.

•

Diepgaande monitoringprocessen.

•

Strikt beleid dat Deloitte duidelijk communiceert.

•

Training voor alle partners, directors en professionals.

•

Een ‘restricted entity list’ en toezicht op persoonlijke financiële belangen.

•

Jaarlijkse onafhankelijkheidsverklaringen door partners, directors en werknemers.

•

Beleid ten aanzien van het rouleren van partners, langdurige betrokkenheid van seniorleden van het controleteam, goedkeuring vooraf van aanvullende/overige dienstverlening en zakelijke relaties alsook geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid.

•

Openbaar maken van de fees.

•

Besprekingen van het controleteam.

Specifieke waarborgen en procedures Deloitte heeft belangrijke waarborgen en procedures om (veronderstelde) bedreigingen voor onze onafhankelijkheid en objectiviteit tegen te gaan. Hieronder staan de volgende punten: •

Jaarlijks rapporteren wij onze beoordeling van de objectiviteit en onafhankelijkheid aan de gemeenteraad.

•

Voorafgaand aan het aanvaarden van een verzoek tot aanvullende dienstverlening of een herbenoeming voor de controleopdracht, vindt een formele overweging en beoordeling plaats om te zien of aanvaarding van deze diensten dan wel voortzetting van de controleopdracht gepast is.

2110003AD9/IK/21

Bijlage C - Onze kwaliteitsbelofte

De voordelen van onze kwaliteitsbelofte voor de gemeente Heerenveen. Het dienen van het publiek belang in de rol van extern accountant past naadloos in de global purpose van Deloitte: to make an impact that matters. Deloitte en haar medewerkers streven dagelijks met volle overtuiging naar het maken van een relevante en betekenisvolle impact op de maatschappij. Dit doen zij met een professioneel-kritische instelling. Niet alleen op het gebied van accountancy, maar ook op werkvelden als IT, cybersecurity en door de inzet van data analytics als onderdeel van onze controleaanpak, evenals de opname in het controleteam van experts op het gebied van bijvoorbeeld corruptie, belastingen, waarderingen en pensioenen. Onze professionals zijn zich er terdege van bewust dat het leveren van een consistent hoge kwaliteit hierbij van essentieel belang is. Deloitte streeft continu naar de hoogste kwaliteit van dienstverlening. Ons robuuste beleid, onze procedures en controlemethodiek worden aangevuld met een strakke organisatie van kwaliteitscontrole, een sterke overlegcultuur, een gedegen beoordelingsproces en risicomanagementsysteem, en ons voornaamste goed: de kwaliteit van onze professionals en de reputatie die daarop is gebouwd. Kwaliteit is de kern van de strategie die Deloitte volgt en wij zijn trots op ons stelsel van kwaliteitsbeheersing.

Uw opdrachtteam is verantwoordelijk voor alle ten aanzien van de opdracht genomen beslissingen. Onze aanpak gaat uit van sterke partnerbetrokkenheid: wij onderscheiden ons door de tijd die onze partners aan de controle besteden en aan de dienstverlening aan de cliënt gedurende het hele jaar. De goede naam en ons vermogen om onze reputatie, die van onze cliënten en van onze professionals te beschermen vormen de kern van de kwaliteit van onze professionele dienstverlening. De kernpunten van onze kwaliteitsbeheersing zijn: •

Leiderschap - Ervoor zorgen dat onze mensen zich houden aan de hoogste integriteitsstandaarden en hen stimuleren de juiste beslissingen te nemen.

•

Standaarden - Onze mensen informeren over onze gedragscode, professionele standaarden en standaarden voor dienstverlening.

•

Onafhankelijkheid - Monitoringproces om naleving van onafhankelijkheidsregels vast te stellen.

•

Consultatie - Stimuleren van consultatie over complexe interpretaties van wet- en regelgeving en procedures op het gebied van controle, onafhankelijkheid en verslaggeving.

•

Professionele ontwikkeling - Investeren in diverse programma's die zijn gericht op persoonlijke groei en ontwikkeling.

•

Continu veranderingsproces - Leren van het verleden zodat wij ons beleid, onze procedures en controleaanpak verder kunnen versterken om zo aan de behoeften van onze cliënten en de voortdurend veranderende omgeving te kunnen voldoen.

Verdere details van onze kwaliteitsagenda zijn toegelicht in ons transparantieverslag. Wij zetten altijd de beste professionals in op alle niveaus. Al onze professionals volgen sectorspecifieke trainingen, om hun sectorkennis te vergroten en ervoor te zorgen dat onze professionals diepgaande kennis hebben van de gemeentesector. Zo is de kwaliteit van onze dienstverlening aan de gemeente Heerenveen geborgd.

2110003AD9/IK/22

Bijlage D - ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse

De ‘Tone at the Top’ is een essentieel onderdeel van de soft controls in een organisatie en ziet voornamelijk toe op gedrag. Het hoogste management dient hierbij het goede voorbeeld te geven. Als onderdeel van onze controle verkrijgen wij relevante informatie, indrukken en standpunten over de ‘Tone at the Top’ bij de gemeente Heerenveen. Het stelt ons in staat waar nodig waarnemingen te delen met het college en de gemeenteraad. Uw verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college en de raad en betreft ook het onderhouden van interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten. Deze verantwoordelijkheid omvat tevens het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de frauderisicoanalyse als geïntegreerd onderdeel van de interne beheersing, een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico's en de ondernomen acties om frauderisico's te beperken, inclusief de risico's van omkoping, corruptie en cybersecurity.

Daarnaast zijn het college en de raad verantwoordelijk voor het monitoren van het risico op managementfraude, het bepalen of de interne-beheersingsmaatregelen voldoende zijn om frauderisico's te identificeren en de beoordeling van de competentie en integriteit van het management. Onze verantwoordelijkheden Wij dienen een fraudediscussie te voeren en bevestigingen te verkrijgen van uw management en anderen binnen de gemeente ten aanzien van de interne beheersing, risico-inschattingen (inclusief de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen), en eventuele kennis met betrekking tot (vermoede) fraude. Verder zijn wij verplicht het management te verzoeken om informatie die zij eventueel aan het college en de raad heeft meegedeeld over de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen, en om informatie die het management eventueel aan zijn werknemers heeft meegedeeld over zijn visie op bedrijfsvoering en ethisch gedrag. Daarnaast dienen wij inzicht te krijgen in de wijze waarop het college en de raad toezicht uitoefenen op de door het management gevolgde processen om de risico's op fraude in de stichting te identificeren en hierop in te spelen.

Als accountants verkrijgen wij in dit kader een redelijke, maar geen absolute, mate van zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten. Kenmerken van fraude Afwijkingen in de jaarrekening kunnen het gevolg zijn van fraude of fouten. De onderscheidende factor tussen fraude en fouten is of de onderliggende actie die leidt tot een afwijking in de jaarrekening al dan niet opzettelijk is. Voor accountants zijn 2 soorten opzettelijke afwijkingen relevant: afwijkingen als gevolg van frauduleuze financiële verslaggeving en afwijkingen als gevolg van oneigenlijke toe-eigening van activa.

2110003AD9/IK/23

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries and territories serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 286,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2021 Deloitte The Netherlands

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Heerenveen&id=3dc04c85-99b2-4714-80bd-7a1590f75fb3