Antwoord op toezegging ID 98

Antwoord op toezegging ID 98 Naar aanleiding van het agendapunt Begraafplaatsverordeningen is in de vergadering van de commissie AZ op 30 november gevraagd naar de mogelijkheden van het lokaliseren van graven op de gemeentelijke begraafplaatsen via een website/app. Toegezegd is om dit nader te onderzoeken i.r.t. gegevensbescherming. Middels deze mail beantwoord ik die vraag, waarbij ik ook in ga op de (on)mogelijkheden voor onze gemeente. Gegevensbescherming aan de hand van de Wet op de Lijkbezorging en de AVG Beheerders van een begraafplaats moeten volgens de Wet op de Lijkbezorging registers bijhouden waarin graflocatie en gegevens over de overledene zijn aangegeven. Deze registers zijn openbaar. Het betreft gegevens zoals deze vaak ook op de grafmonumenten zijn weergegeven: naam, datum van geboorte en overlijden, en geboorteplaats. Apps en websites zoals online-begraafplaatsen of graftombe.nl gebruiken gegevens uit openbare registers of van grafstenen. CONCLUSIE: De Wet op de Lijkbezorging schrijft openbare registers voor, deze openbare gegevens kunnen voor een app/website gebruikt worden. De AVG is in deze situatie niet van toepassing omdat deze voor gegevens van natuurlijke/levende personen geldt. Gegevens van overleden personen zijn geen persoonsgegevens volgens de AVG.

Er zijn meerdere mogelijkheden om graflocaties met openbare persoonsgegevens van overledenen ter beschikking te stellen. Als volgt: “Module” Grafzoeker Voor de begraafplaatsadministratie gebruiken we het programma Key2Begraven van Centric. Het is mogelijk om in aansluiting daarmee - met behulp van de module ‘Grafzoeker’ van Centric - locatiegegevens te ontsluiten voor bezoekers van een begraafplaats. De gemeente bepaalt de te ontsluiten gegevens. Bezoekers kunnen de URL openen of een QR-code scannen met hun smartphone. Deze module gebruiken we (nog) niet omdat we tot nu toe geen klachten over onvindbaarheid van graven ontvangen en er kosten aan het implementeren verbonden zijn. De beheerders van de begraafplaatsen zijn telefonisch goed bereikbaar en/of op locatie en kunnen vragen over de locatie van graven snel beantwoorden. Ze kunnen ook persoonlijk naar de graven begeleiden. De kosten voor toepassing van Grafzoeker betreffen ca €900,- per jaar. Implementatie van de module vraagt een inhaalslag wat betreft het op kaart vastleggen van graven en koppeling van administratieve gegevens, ten behoeve van een digitale plattegrond. Deze gegevens zijn voor de begraafplaatsen in voormalig Boarnsterhim nog niet volledig. De hoogte van de hieraan verbonden kosten hebben we nog niet in beeld.

De module Grafzoeker heeft als bijkomend voordeel dat er contact gezocht kan worden met nabestaanden door vragen/mededelingen naar nabestaanden op te nemen. Ook kunnen gegevens - als de afloop van graftermijnen - opgenomen worden t.b.v. de rechthebbenden. Gebruikers kunnen eventuele onjuistheden melden waarmee we een kwaliteitsslag kunnen maken. Openbare websites derden Er zijn meerdere websites die gegevens over locatie, naam overledene en data geboorte en overlijden aangeven. Deze worden gevuld door vrijwilligers. Het is mogelijk om gegevens vanuit het openbare register aan te leveren voor publicatie via deze websites. We hebben dan echter geen controle op de gegevens en evt. wijzigingen/fouten. Informatieborden

Iedere begraafplaats heeft informatieborden om bijvoorbeeld nabestaanden te zoeken/attenderen. Het is mogelijk om ook registers in een informatiebord op te hangen. Dit is echter op de grotere begraafplaatsen geen optie/niet leesbaar in verband met de hoeveelheid gegevens. De registers moeten bovendien regelmatig vervangen/aangevuld worden bij wijzigingen. Advies Als we gegevens willen ontsluiten voor bezoekers heeft de module Grafzoeker (of een vergelijkbare app) de voorkeur. Het is gebruiksvriendelijk, gegevens worden op alle begraafplaatsen op dezelfde wijze ontsloten en de gemeente heeft de te verstrekken gegevens in eigen beheer. Gestart kan worden met de begraafplaatsen Schoterhof, Binnenweg en De Knipe en later worden andere begraafplaatsen toegevoegd. Als u het de module grafzoeker van meerwaarde vindt en u besluit voor aanschaf en toepassing hiervan, dan kunnen we voor de begraafplaatsen Schoterhof, Binnenweg en De Knipe de module vooruitlopend alvast aanbieden aan bezoekers. Een gemeente brede toepassing kan dan vervolgens worden meegenomen in het programma dienstverlening wat u in maart 2024 ter besluitvorming wordt aangeboden.