Advies griffie aan raad nav rapport op scherp

Memo Rekenkamercommissie Heerenveen

Inleiding In 2019 en 2020 heeft de RKC onderzoek gedaan op welke wijze de aanbevelingen van drie rekenkamerrapporten zijn opgevolgd. Op 2 april 2020 heeft de RKC de resultaten van deze monitoringsonderzoeken aan de gemeenteraad gestuurd. Het blijkt dat er onvoldoende gemonitord wordt op welke wijze de aanbevelingen worden opgepakt. Het gaat dan om de implementatie/uitvoering van de door de raad overgenomen aanbevelingen en de (beoogde) resultaten daarvan. Ook is er onduidelijkheid over de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende bij rekenkameronderzoeken betrokken partijen. Het college herkende de conclusies van dit rapport en heeft daarom zelf onderzoek gedaan hoe de aanbevelingen in de toekomst beter gemonitord kunnen worden. Het onderzoek is intern opgepakt en heeft zich gericht op een documentenanalyse en het voeren van interviews met raadsleden, leden van het college, de voorzitter van de rekenkamercommissie, de griffie en met medewerkers van de ambtelijke organisatie. Met als resultaat het rapport ‘Op scherp’. => lees de aanbevelingen uit het rapport ‘Op scherp’ op pagina 3 Wat zijn de in het rapport geconstateerde problemen? ‘er is onduidelijkheid over ieders rol’ ‘de raad kan meer in positie’ ‘de raad wordt onvoldoende in staat gesteld te sturen’ In deze memo geven we als griffie advies over ‘hoe nu verder’.

We geven aan wat de raad kan doen om de problemen op te lossen.

Advies 1: Onderschrijf het proces dat het college voorstelt en vul stap 6 aan met ‘inclusief monitoring’ Het college geeft in de raadsbrief van 2 maart 2021 aan de rode draden uit het rapport ‘Op scherp’ te herkennen: ‘er is onduidelijkheid over ieders rol’, ‘de raad kan meer in positie’ en ‘de raad wordt onvoldoende in staat gesteld te sturen’. Daarom stelt het college voor het proces aan te passen zodat het college en de gemeenteraad meer helderheid hebben over de rolverdeling wat ten goede komt van de onderlinge samenwerking 1. De rekenkamercommissie voert onderzoek uit. 2. De rekenkamercommissie levert een concept rapport aan bij het college voor hoor- en wederhoor. 3. Het college reageert op feitelijke onjuistheden en ondersteunt de getrokken conclusies wel of niet. 4. De gemeenteraad krijgt het rekenkamerrapport ter bespreking aangeboden, samen met de reactie van het college.

5. De gemeenteraad besluit over het rapport en geeft het college zo nodig opdracht om te komen met een plan van aanpak. 6. Het college laat in een plan zien op welke wijze de conclusies van het rekenkamer rapport opgepakt kunnen worden, inclusief monitoring. 7. De gemeenteraad stemt met het plan in of past het plan aan. 8. De uitvoering van het plan begint. Het is de bedoeling dat in het plan bij punt 6 ook de manier van monitoring wordt opgenomen. De manier van monitoring is onderwerp afhankelijk. Waarom dit advies? Met dit nieuwe procesvoorstel wordt duidelijke wie welke rol heeft en kan de raad positie nemen door vooraf te bespreken of het geconstateerde feit door de Rekenkamercommissie ook door de raad als probleem wordt gezien en hoe groot dat probleem gevonden wordt. Advies 2: Neem een besluit over, door de auditcommissie voorgestelde wijzigingen in de verordening op de Rekenkamercommissie. Om de aanbevelingen en het procesvoorstel van het college vast te leggen in het proces van de raad. De rekenkamer werkt altijd onafhankelijk. Uit de aanbevelingen blijkt dat het goed is dat er opnieuw bepaald wordt samen met de raadsleden hoe intensief en in welke vorm de raad betrokken is bij de rekenkamercommissie. In de verordening helder opnemen wie waar verantwoordelijk voor is + hoe het gaat met afstemming en vaststelling van de onderzoeksopzet.

De Rekenkamercommissie vragen om vervolgens een hierop aangepast Reglement van orde en Onderzoeksprotocol op te stellen. Waarom dit advies? Met een gewijzigde verordening worden duidelijkere afspraken gemaakt over opdrachtgeverschap van de raad, waardoor je als raad dus beter kunt sturen.

Uit rapport Op Scherp: 1.1 Aanbevelingen voor de raad 1.Stel een sturingscommissie in of gebruik de huidige auditcommissie als vast aanspreekpunt voor de rekenkamercommissie en voor het vormgeven van de monitoring en/of voor specifieke thema’s. 2.Formuleer heldere raadsbesluiten. Bekijk op welke manier het dictum meer sturend geformuleerd kan worden en geef daarbij het college een opdracht. Het is sterker wanneer de formulering van de aanbevelingen in losse raadsbesluiten geherformuleerd worden in het dictum (Een raadsvoorstel dat je kunt ‘afvinken’) dan in één keer alle aanbevelingen over te nemen; 3. Organiseer zicht op de uitvoering en resultaten van aanbevelingen;  Maak concrete afspraken met het college, bij ieder onderzoek een plan van aanpak met concrete stappen om tot implementatie te komen (bv. vorm monitoring, controle op de uitvoering, uitvoeringsplan, paragraaf jaarverslag)  -Maak gebruik de langetermijnagenda, al dan niet in combinatie met de P&C cyclus (afhankelijk van het soort aanbevelingen) en de perspectiefnota als instrumenten voor monitoring. 4. Organiseer een gesprek met het college om de eigen werkwijze en die van het college te verbeteren. Maak concrete afspraken, bereid deze voor in een (audit)commissie samen met de griffier en de burgemeester. 5. Versterk de eigen informatiepositie door deze beter te organiseren.

Investeer in de samenwerking met het college, de ambtelijke organisatie, de RKC en de griffie. 6. Bekijk samen met de griffier welke ondersteuning raadsleden nodig hebben (in werkprogramma en structurele aandacht) om hun rolinvulling te versterken. 7. Neem kennis van de bijlage VOORBEELDEN VAN ANDERE GEMEENTEN1 en de Monitor Rekenkameronderzoeken Stichtse Vecht 2018. Deze kunnen bijdragen aan het (deels) doorbreken van de geconstateerde rode draden van dit onderzoek. 1.2 Aanbevelingen voor het college 1.Voorzie de bestuurlijke reactie, naast een feitenverificatie, van een visie op de voorgestelde oplossingsrichtingen, argumenten om bepaalde aanbevelingen wel/niet uit te voeren en de financiële consequenties ervan. - Stel een uitvoeringsplan/plan van aanpak op, inclusief termijnen, voor de uitvoering van de aanbevelingen. 2.Maak gebruik van de langetermijnagenda, al dan niet in combinatie met de P&C cyclus (afhankelijk van de soort aanbevelingen) en de perspectiefnota als instrumenten voor monitoring. 3. Organiseer een gesprek met de raad om de eigen werkwijze en die van het raad te verbeteren. Maak concrete afspraken over bijvoorbeeld tussentijdse terugkoppelingen en het zicht op het vervolgproces/acties van het college na behandeling van een rapport in de raad. Bereid deze voor met de griffier, de ambtelijke organisatie en de gemeentesecretaris. 4.

Maak afspraken met de rekenkamercommissie over vaste contactmomenten zowel jaarlijks (zoals bij de commissie bezwaar en beroep) als tijdens een onderzoek. 1.3 Aanbevelingen voor de rekenkamercommissie In tegenstelling tot vroegere ervaringen is er een meer coöperatieve houding van de rekenkamercommissie richting de raad, het college en de ambtelijke organisatie aangetroffen. Belangrijk is om dit verder uit te bouwen zowel voor de raad als het college en ambtelijke organisatie. 1. Maak werkafspraken over vaste contactmomenten met het college, zowel jaarlijks; als tijdens een onderzoek. 2. Organiseer nog meer verbinding met de raad door laagdrempelige communicatie en presentatie. 3. Maak een heldere samenvatting of korte presentatie/infographic bij de oplevering van een rapport, de uitgebreide feitelijke bevindingen in de bijlagen. 4. Zoek naar andere mogelijkheden/manieren van om te komen tot de groslijst van onderwerpen en de onderzoeksvraag/opzet waarbij de raad en/of inwoners meer invloed krijgen zoals de burger-wissel speler (zie nr. 6) 5.Faciliteer de ontwikkeling van de sturende rol van de raad door gerichte aanbevelingen, het werken met een checklist die de raad ondersteunt bij de besluitvorming (naar voorbeeld Assen, zie hierna onder 6).

Dit is ook behulpzaam voor het lerend effect (doel rekenkamercommissie) 6.Neem kennis van de handreiking good practices rekenkamerwerk, april 2018, NVVR, Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies. Hier zijn voorbeelden op het gebied van onderzoeksmethoden en het onderhouden van contact met stakeholders, de presentatie van bevindingen, het vaststellen van het onderzoeksprogramma en het opstellen van een onderzoeksopzet te vinden 1.4 Aanbevelingen voor de ambtelijke organisatie 1. Onderzoeken zorgen voor een tijdelijke druk binnen de ambtelijke organisatie mb.t. het aanleveren/coördineren van grote aantallen documenten. Organiseer een gesprek met de rekenkamercommissie over ervaringen en verwachtingen voor de toekomst; 2. Bekijk samen met de rekenkamer hoe aanbevelingen het beste kunnen landen zodat ze in het beleidsproces ‘op tijd komen’, oftewel dat aanbevelingen en beleid goed aansluiten; 3. Faciliteer zicht op de uitvoering van aanbevelingen en beoogde resultaten door het geven van tussentijdse terugkoppelingen.

1 Zie bijlage 2 in rapport.