1.3.3 Participatieplan.pdf

REALISATIE SPORTACCOMODATIE MET MULTIFUNCTIONEEL Participatieplan GEBRUIK Buitenschool

Educatief

Buitenpodia

Cultureel

Opslag

Functioneel

Overkapping

Recreatief

Inhoudsopgave 1 Inleiding ................................................................................................................................................ 3 1.1

Uitganspunt ............................................................................................................................. 3

1.2

Belanghebbenden/stakeholders ............................................................................................. 3

1.3

Projectfasering ........................................................................................................................ 3

1.4 Participatieniveaus ........................................................................................................................ 4 2 Participatieproces ................................................................................................................................. 5 2.1 Proces en wijze van participatie .................................................................................................... 5 2.2 Rollen ............................................................................................................................................. 7 Bijlage 1 Stroomschema – scenario’s ...................................................................................................... 8

REALISATIE MULTIFUNCTIONEEL GEBOUW PAGINA 2 VAN 8

1 Inleiding 1.1 Uitganspunt Dit communicatie en participatieplan hoort bij het Projectplan “Realisatie sportaccommodatie met multifunctioneel gebruik”. Het uitgangspunt van dit plan is een weergave van de communicatiestromen om te komen tot realisatie van de nieuwe accommodatie. Het plan geeft op hoofdlijnen weer wie de belanghebbenden/stakeholders zijn en op welke wijze zij worden betrokken in deze processen en welke rol voor een ieder in het proces is weggelegd.

1.2 Belanghebbenden/stakeholders Als belanghebbenden/stakeholders worden in ieder geval aangemerkt:     

De direct omwonenden: Bewoners van Aise Bruggenswei 1,3 en 4 en Schoterlandseweg 15; OBS It Bûtenplak; Dorpshuis It Pipegaeltsje - Stichting Dorpsbelang Hoornsterzwaag-Jubbega; Gemeente Heerenveen; Stichting Ambion – Onderwijsorganisatie.

Gedurende het project kan blijken dat er meerdere personen stakeholders dan wel belanghebbenden zijn. Een eventuele bijstelling van bovengenoemde opsomming(en) is dan een logisch gevolg. Er is een werkgroep opgesteld met OBS It Bûtenplak, omdat zij als participant, participatie niveau 4 hebben in alle fases van het project. In de volgende paragrafen staan de fasering en het participatieniveau verder omschreven

1.3 Projectfasering Het project kent 6 faseringen. Binnen deze faseringen vinden op verschillende manieren en momenten participatie met stakeholders plaats. De faseringen zijn hieronder weergegeven. Fasering Fase 1: Initiatiefase Fase 2: Definitiefase Fase 3: Ontwerp Fase 4: Voorbereidingsfase Fase 5: Realisatiefase Fase 6: Beheerfase

REALISATIE MULTIFUNCTIONEEL GEBOUW PAGINA 3 VAN 8

Doel fasering Haalbaarheid | oplossingsrichting Planning | Begroting | Projectplan Voorlopig ontwerp | definitief ontwerp Aanbesteding | Financiering Uitvoering Onderhoud

1.4 Participatieniveaus Op basis van de invloed van initiatief op het project is het participatieniveau bepaald. We hebben vier participatieniveaus: 1 Informerend;

Betrokkenen worden geïnformeerd. Bijvoorbeeld door middel van de nieuwsbrief “De Pripper” van de kaatsvereniging of de nieuwsbrief van OBS It Bûtenplak.

2 Raadplegend;

Het verzamelen van ideeën, wensen, meningen en voorkeuren van belanghebbenden, bijvoorbeeld door middel van bijeenkomsten. De betrokkenen worden op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen. Meningen, suggesties, ervaringen en ideeën worden actief geïnventariseerd. Deze worden zoveel mogelijk meegenomen in de afweging en besluitvorming.

3 Adviserend;

Betrokkenen worden om een mening en advies gevraagd. Er kan van het advies worden afgeweken, mits goed gemotiveerd.

4 Coproducerend.

Betrokkenen bepalen samen het plan en ontwerp en zoeken bij problemen samen naar oplossingen. Deze oplossingen zijn bepalend in de besluitvorming.

REALISATIE MULTIFUNCTIONEEL GEBOUW PAGINA 4 VAN 8

2 Participatieproces 2.1 Proces en wijze van participatie Onderstaand zijn de participatieniveaus en de participanten per fasering weergegeven.   

Fase 1 Initiatiefase Planning Oktober 2020 Participanten: OBS It Bûtenplak / Dorsphuis It Pipegaeltsje o Participatieniveau Raadplegend

Communicatie: in oktober 2020 is een eerste overleg geweest met OBS It Bûtenplak. In deze bijeenkomst zijn de wensen met betrekking tot een buitenlokaal geïnventariseerd. Bij het overleg waren de verschillende werkgroepen van OBS It Bûtenplak aanwezig. Deze werkgroepen waren samengesteld om de nieuwe fusieschool gestalte te geven. Er is met de verschillende werkgroepen besproken welke wensen er vanuit school en welke wensen er vanuit de kaatsvereniging zijn. In het oriënterende gesprek is gebleken dat een samenwerking de mogelijkheden vergroot. De samenwerkingsscenario’s zijn uitgewerkt en besproken. Dit stroomschema is bijgevoegd als bijlage Er is besloten een werkgroep op te richten met daarin twee afgevaardigden van het kaatsbestuur en twee afgevaardigden vanuit de school. Het schoolbestuur, het kaatsbestuur, De medezeggenschapsraap van de school zijn door de werkgroep geïnformeerd. Met de bestuursleden van Dorpshuis It Pipegealtsje is onderzocht of zij een zelfde betrokkenheid als de school wenselijk achten. Zij hebben aangegeven, graag geïnformeerd te worden over de voortgang, maar achten directe betrokkenheid niet nodig.    

Fase 2 Definitiefase Planning Oktober 2020 – maart 2021 Participanten: OBS It Bûtenplak / Gemeente Heerenveen / Ambion o Participatieniveau Adviserend Participant Dorpshuis It Pipegaeltsje / Medezeggenschapsraad o Participatieniveau Informerend

Er zijn samenwerkingsafspraken gemaakt tussen KF Op ‘e Grins en OBS It Bûtenplak. In deze afspraken zijn zaken m.b.t. communicatie vastgelegd, tevens is er onderzocht waar de verantwoordelijkheden m.b.t. het proces moeten komen te liggen. Deze verantwoordelijkheid zijn gekoppeld aan het eigenaarschap. Beide partijen zijn eensgezind over het feit dat het proces van financiering en vergunningsaanvraag behoort tot de eigenaar van het gebouw. Ambion, de onderwijsorganisatie waar ook OBS It Bûtenplak onderdeel vanuit maakt, is ook geraadpleegd. Op initiatief van Ambion is er een adviesgesprek met Trip advocaten (Leeuwarden) geweest. Op basis van dit advies is het eigenaarschap vastgesteld door de werkgroep en behorend bij de kaatsvereniging. De school is hiermee niet coproducerend, maar adviserend. Ook dit is in gezamenlijkheid besloten. De werkgroep komt frequent bij elkaar. De uitgangspunten van het ontwerp zijn vastgesteld. Onder andere. De vorm, de locatie en het gebruik zijn in deze uitgangspunten gedefinieerd en zijn gebruikt bij de tot standkoming van het ontwerp.

REALISATIE MULTIFUNCTIONEEL GEBOUW PAGINA 5 VAN 8

De medezeggenschapsraad is geïnformeerd over de plannen. Er zijn in november 2020 constructieve gesprekken met de gemeente geweest, omtrent huur van de grond, vergunningstraject en subsidiemogelijkheden. Dorpshuis It Pipegealtsje is door de werkgroep geïnformeerd. Tevens zijn de plannen kenbaar gemaakt via een nieuwsbrief aan de leden van de kaatsvereniging KF Op ‘e Grins en de ouders van de kinderen die op OBS It Bûtenplak zitten.

   

Fase 3 Ontwerp Planning April 2021 – september 2022 Participanten: OBS It Bûtenplak / Gemeente Heerenveen o Participatieniveau Adviserend Participant Dorpshuis It Pipegaeltsje / Ambion o Participatieniveau Informerend

De uitgangspunten zijn verwerkt in een voorlopig ontwerp. Het voorlopig ontwerp is besproken in de werkgroep. Hiertoe zijn meerdere fysieke afstemmingen geweest. Op basis van de feedback uit de bijeenkomsten is een 2e voorlopig ontwerp gemaakt. Dit voorlopig ontwerp is bij de gemeente getoetst (afdeling vergunningen). Op basis van deze feedback is een 3e voorlopig ontwerp gemaakt. Dorpshuis It Pipegealtsje is door de werkgroep geïnformeerd. Tevens zijn de leden van de kaatsvereniging KF Op ‘e Grins en de ouders van de kinderen van OBS It Bûtenplak via de nieuwsbrief van de voortgang op de hoogte gesteld.

   

Fase 4 Voorbereidingsfase Planning September 2021 – Augustus 2022 Participanten: OBS It Bûtenplak / Gemeente Heerenveen o Participatieniveau Adviserend Participant Omwonenden o Participatieniveau Informerend

Het 3e voorlopige ontwerp is getoetst via het vooroverleg met de gemeente. De uitkomsten zijn gedeeld met de werkgroep. Het definitieve ontwerp is ingediend bij de gemeente. De gemeente toetst of vergunning verleend kan worden op basis van de aanvraag. De buurtbewoners zijn op 13-5-2022 persoonlijk geïnformeerd over de plannen. Zij geven aan geen bezwaren te hebben tegen de plannen. In dit traject zijn tevens de verschillende subsidies aangevraagd om de financiering te realiseren.

REALISATIE MULTIFUNCTIONEEL GEBOUW PAGINA 6 VAN 8

  

Fase 5 Realisatiefase Planning September 2022 – Maart 2023 Participanten: OBS It Bûtenplak / Dorpshuis It Pipegaeltsje / Omwonenden o Participatieniveau Informerend

Awb kan een ieder een zienswijze op het ontwerpbestemmingsplan inbrengen, waaronder dus ook de belanghebbenden/stakeholders. Na definitieve goedkeuring van de vergunning zullen de leden van de kaatsvereniging en de ouders van de kinderen via de nieuwsbrief van de kaatsvereniging en de nieuwsbrief van de school worden geïnformeerd over de voortgang. Dorpshuis It Pipegealtsje wordt door de werkgroep geïnformeerd. De omwonenden zullen worden geïnformeerd over de aanvang van de werkzaamheden.   

Fase 6 Planning Participanten:

Beheerfase > Maart 2023 -

In deze fase is het traject van participeren afgerond en is communicatie met de participanten niet meer van toepassing.

2.2 Rollen De rol van de kaatsvereniging, als eigenaar van het gebouw, is regie voerend. Er wordt op toegezien dat er een open en transparant proces doorlopen gaat worden. Daarnaast geeft het projectplan richting aan het project. De rol van de gemeente is een toetsende rol. Zij zal in het participatieproces toetsen of aan alle door de gemeente gesteld voorwaarden wordt voldaan. De gemeente is de besluitvormende instantie en kent de vergunning toe. De rol van de werkgroep is bewaken van het proces en de procesvoortgang. Aan hen wordt gevraagd de kwaliteit van het proces mede te bewaken. Van de klankbordgroep wordt een constructieve houding verwacht. Dit betekent dat van hen wordt verwacht dat zij positief kritisch zijn, in staat zijn om oog te hebben voor het algemeen belang, tijd maken voor deelname aan overleg en in staat zijn om zich te verdiepen in de materie. Waar nodig bereiden zij zich voor op bijeenkomsten. De werkgroep is tevens verantwoordelijk voor de communicatie naar de overige betrokkenen.

REALISATIE MULTIFUNCTIONEEL GEBOUW PAGINA 7 VAN 8

Bijlage 1 Stroomschema – scenario’s

REALISATIE MULTIFUNCTIONEEL GEBOUW PAGINA 8 VAN 8