Beantwoording technische vragen D66 voor Heerde

Memo Datum 25-06-2025

Van College

Aan Gemeenteraad

Onderwerp Beantwoording openstaande vragen ontwerpbegroting BVO H2O (D66 voor Heerde)

Ik heb nog wat vragen t.b.v de bespreking Ontwerpbegroting 2026 BVO H2O. Uit de M&I benchmark vallen de hoger dan gemiddelde softwarekosten op. Voordat we antwoord geven op de vragen, is het goed om het onderscheid tussen de BVO H2O en de CIO-Office (OCIO) i.h.k.v. de ICT benchmark duidelijk te hebben. De hoofdcomponenten in de ICT benchmark zijn: software, ICT-personeel en ICT-infrastructuur. Software en ICT-personeel zijn binnen de H2O-gemeenten verdeeld over de BVO (Automatisering) en de CIO-Office (Informatiemanagement), de ICT-infrastructuur is alleen bij de BVO is belegd. Voor het component ‘software’ geldt dat de BVO de software voor kantoorautomatisering en de systeemsoftware aanschaft. Via het budget van de CIO-Office wordt software aangeschaft voor de primaire processen, de bedrijfsvoering en de front- en midoffice systemen. De kosten voor de software worden afhankelijk van het gebruik evenredig doorbelast aan de gemeenten of o.b.v. de verdeelsleutel (grondslagen zijn het aantal inwoners en/of accounts). Mijn vragen zijn: 1. Is de verwachting dat deze kosten stijgen of dalen de komende jaren? De algemene lijn is dat de kosten voor software de komende jaar stijgen door prijsindexaties en door toenemende beveiligingskosten tegen cybercriminaliteit. Dit zien we zowel bij de BVO als de CIO-Office.

Daarbij is het van belang dat we al bij de aanbesteding/aanschaf afspraken hebben vastgelegd over de indexaties gedurende de looptijd van de overeenkomst. Grote partijen zoals Microsoft hanteren sterk fluctuerende prijsindexaties waar we als gemeenten geen grip op hebben. Wat we in 2026 zien bij de CIO-Office is dat de kosten voor de software gaan dalen t.o.v. 2025. Deze daling heeft twee voorname oorzaken: o

o

Uitfasering van dure licenties Vanwege de gezamenlijke aanbesteding van nieuwe applicaties, zoals belastingen en datadistributie zullen de licentiekosten fors gaan dalen (M2A-project). M2A1 kosten De afschrijving- en rentekosten voor M2A zijn verdwenen omdat dit SaaS-oplossingen zijn waarop niet mag worden afgeschreven. Het gros van deze kosten is in de exploitaties van 2023 en 2024 verwerkt; de verwachting is dat dit jaar de laatste kosten voor M2A worden gemaakt. Verder zien we dat er steeds minder gebruik gemaakt wordt van applicaties met dezelfde functionaliteit.

1 M2A staat voor Modernisering Applicatie Architectuur. Dit is een project waarin de H2O-gemeenten de kernapplicaties

gezamenlijk hebben aanbesteed, aangekocht en generiek hebben ingericht.

2. Welke ontwikkelingen zorgen voor de verwachte stijging / daling? Zie antwoord op vraag 1. 3. Als de verwachting is dat de kosten dalen, op welke termijn kunnen we dit verwachten en hoe significant zijn de bedragen? (mag schatting zijn, als percentage op gehele software budget). [Ik meen dat er op de H2O bijeenkomst gezegd werd dat de kosten zouden dalen maar ik zou daar iets meer inzicht in willen hebben, hoeveel en welk termijn we het over hebben] In de Meerjarenbegroting CIO-Office 2026-2029 staat het volgende geschreven: Ten opzichte van de raming voor 2025 is de begroting van 2026 met € 723.000,- afgenomen. Hieronder zijn de belangrijkste afwijkingen toegelicht. Personeelskosten De totale personeelskosten zijn met €106.000,- gestegen. Deze stijging is deels het gevolg van de gehanteerde indexering van 3,8% voor salarissen. Het budget van €65.000,- voor inhuur derden ontstaat in feite doordat de manager voor een halve fte in de formatie is opgenomen. Dat is niet als bezuiniging doorgevoerd maar extra beschikbaar voor personeelskosten, bijvoorbeeld voor inhuur. Software kosten De totale software kosten zijn gedaald met €830.000,-. Door uitfasering van dure licenties is er een voordeel van €401.000,- behaald. Doordat de afschrijving- en rentekosten voor M2A in 2026 volledig zijn verdwenen, dalen de kapitaallasten kosten met 469.000,-.

Door ‘Software ad hoc’ zien we een stijging van de kosten. Software ad hoc zijn kosten voor software en licenties die niet in beeld waren ten tijde van het opstellen van de begroting, maar in het volgende jaar wel worden aangeschaft (o.b.v. wensen van individuele gemeentes). We houden in 2026 er rekening mee dat voor 6% aan software kosten door ‘Software ad hoc’ ontstaat. Dit is een stijging van €40.000,- t.o.v. 2025 (voorheen 3%). Vanaf 2027 verwachten we weer een stijging door prijsindexaties. Zie ook bijlage 1. Op pg 20 van M&I benchmark is een analyse van “digitale volwassenheid”. Daar staat: “H2O scoort zichzelf met betrekking tot de digitale volwassenheid in het kwadrant traditioneel: een relatief complexe omgeving (ICT-landschap en processen) waarbij de digitalisering sterk afdeling gedreven is.” 4. Hoe wordt gereflecteerd op deze bevinding en welke stappen gaan er evt. genomen worden om hier verandering in te brengen? We herkennen deze classificatie binnen de H2O-gemeenten. De H2O-gemeenten hebben al wel één gezamenlijke ICT-infrastructuur (die wordt beheerd door de BVO), maar we zien nog een complex applicatielandschap en nog niet overal generieke inrichting van applicaties en bedrijfsprocessen.

Dat betekent dat we als H2O-gemeenten samen én als individuele gemeente nog niet heel wendbaar zijn bij veranderende omstandigheden door (nieuwe) wet- en regelgeving en/of nieuwe wensen vanuit de business. Hier willen we verandering in brengen door het sturen op de uitvoering van het strategisch informatiebeleidsplan (project portfolio), het verbeteren van afstemming tussen business en IT (het zogenaamde Business-IT-alignement) en daarmee de IV-governance verbeteren, en het werken onder architectuur (wat moet leiden tot (meer) standaardisering en een minder complex applicatielandschap). Door ook in te zetten op ICT-samenwerking willen we de kwetsbaarheid verlagen en de kwaliteit verhogen. Vragen 17 juni 2025 5. Staat in raadsvoorstel dat we de begroting van BVO en OCIO in samenhang moeten bezien. De begroting van BVO ligt voor ons. Waar is dan die van OCIO?

2/4

Tekst raadsvoorstel: Kanttekeningen 2.1. Begroting BVO en OCIO in samenhang bezien De gemeentelijke ICT-kosten bestaan uit kosten voor automatisering en informatisering. Zoals bekend hebben de samenwerkende H2O-gemeenten de automatisering (hardware) ondergebracht in de BVO (i-Dienst). Daarnaast is de Informatisering (software, informatiebeveiliging en informatiemanagement) voor de H2O-gemeenten ondergebracht in een aparte afdeling bij Oldebroek (OCIO). Daarmee zijn dus de I- en A-functie gesplitst, hebben ze elk een eigen organisatie en elk een eigen begroting. Belangrijk is om beide begrotingen in samenhang te bezien. Zie Geld. Geld Het tekort in de jaarrekening 2024 bedraagt €39.038,-. Het aandeel voor Heerde bedraagt ca. 34% oftewel €15.727,-. Dit bedrag wordt meegenomen in onze eigen gemeentelijke jaarrekening. Het financiële effect van de ontwerpbegroting BVO 2026 e.v. leidt voor Heerde tot meerkosten van ruim €63.000,- (2026) oplopend tot €96.000,- (2028). Dit negatieve effect komt terug in onze Perspectiefnota 2026 e.v. Tegenover het tekort van de BVO staat een overschot op de begroting van de OCIO van ca. €80.000,- per jaar (wordt eveneens betrokken in onze Perspectiefnota 2026 e.v.). Daarmee ontwikkelen de totale kosten ICT zich per saldo budget neutraal. De begroting van de BVO wordt elk jaar voor een zienswijze aangeboden aan de drie raden.

De CIOOffice (OCIO) is ondergebracht als afdeling bij gastheergemeente Heerde. Dat betekent dat de begroting van de CIO-Office onderdeel is van de begroting van Heerde. Tekort wordt deels verklaard door toenemende licentiekosten software. Morgen is het ALV van de VNG. Op de agenda staat daar Resolutie Als één sterke bestuurslaag regie op de Digitale Samenleving. Daarmee wordt verklaard te werken aan verregaande collectivisering van de gemeentelijke digitalisering. Dit moet kwetsbaarheden en afhankelijkheden beperken en kosten beheersen. Gaat ons college instemmen met deze resolutie? De Manager I&A/CIO heeft hierin positief geadviseerd. Het college is dan ook voornemens in te stemmen met deze resolutie. Note: de collectivisering van de gemeentelijke digitalisering is in lijn met het antwoord op vraag 4. 6. In het meerjarenperspectief stijgt de begroting van volgend jaar (2026) met 9.2% t.o.v. 2025. Is de wethouder van mening dat dit een wenselijke verhoging van het budget is? De stijging van de begroting 2026 t.o.v. 2025 komt, naast de toegepaste indexatie, met name door de personeelskosten. Naast de gehanteerde indexering van 3,8% voor salarissen, is de formatie van de i-Dienst uitgebreid met een functioneel beheerder Digitale Werkplek Ondersteuning (€94.000,-). Deze formatie is overgeheveld vanuit de gemeentelijke begrotingen naar de begroting van de BVO.

Door deze formatie-uitbreiding is de verhoging in werkelijkheid minder. 7. De afgelopen jaren heeft uw raad een zienswijze ingediend die het bestuur van de BVO opriep om kostenbeheersing te bevorderen en financieel in control te komen. Ik heb een grafiek gemaakt die goed illustreert waarom deze raad hierom gevraagd heeft. Als de wethouder deze ziet, is deze nog steeds van mening dat een nieuwe zienswijze geen toegevoegde waarde heeft?

3/4

De ICT-benchmark laat zien dat de ICT kosten elk jaar stijgen. Ook is te zien dat de ICT-kosten als percentage van de gemeentelijke begroting blijven toenemen. Als (H2O-)gemeenten zien we de uitdagingen op gebied van cyberdreigingen op ons afkomen, steeds veranderende wet- en regelgeving, verbeterde dienstverlening aan inwoners en bedrijven en meer behoefte aan ICToplossingen vanuit de ambtelijke organisaties. De kostenposten ‘Onvoorzien’ en ‘Vervanging bij ziekte’ zijn al eerder uit de begroting gehaald, waardoor elke ruimte die nog in de begroting zat is wegbezuinigd, ondanks dat we jaarlijks te maken hebben met onverwachte kosten en langdurig ziekteverzuim. Nog meer bezuinigen op ICT-kosten zou niet verantwoord en realistisch zijn en ten koste gaan van de (kwaliteit van de) ICT-dienstverlening aan de H2O-gemeenten en de digitale veiligheid. De kostenbeheersing zit met name in de begroting van de CIO-Office en minder bij de BVO, zie ook antwoord op vraag 1. 8. In 2024 heeft H2O meegedaan aan de jaarlijkse ICT benchmark van M&I. Gaat dat in 2025 weer gebeuren? Nee, H2O-gemeenten doen dit jaar niet mee aan de ICT-benchmark gemeenten van M&I. Het advies is in 2027 weer mee te doen aan de ICT benchmark die gaat over het jaar 2026. Dat is het jaar waarin we een meer realistische weergave krijgen van de ICT-kosten.

Overigens zijn zowel de tijdsbesteding als de kosten fors voor het uitvoeren van een benchmark. Verder is het advies om de H2O-gemeenten niet als één gemeente van ca. 56.000 inwoners te benchmarken, maar als drie individuele gemeenten die samenwerken op gebied van I en A. 9. Hoe heeft de organisatie gekeken naar de M&I benchmark en welke concrete verbeterpunten gaat de BVO uitwerken n.a.v. de bevindingen van de benchmark? De volgende verbeterpunten hebben de BVO én CIO-Office opgepakt o Doorgaan met het gezamenlijk aanbesteden en generiek inrichten van applicaties, dit heeft een positief effect op de licentie- en personeelskosten; Samenwerken loont! o Vervangen inhuur door medewerkers met een vast dienstverband; o Centraliseren functioneel beheer; o Investeren in informatisering functies als Enterprise architect, project portfoliomanager en BI-functies; o Laat over het jaar 2026 een ICT-benchmark uitvoeren voor 3 individuele gemeenten;

4/4