8. Raadsvoorstel Verlenging overeenkomst levering accountantsdiensten 2025-2026

Raadsvoorstel Raadsvergadering: Commissie:

24-06-2024 05-06-2024

Agendapunt: Onderwerp:

8. Verlenging overeenkomst levering accountantsdiensten 20252026

Afdeling: Opsteller: Telefoonnummer: E-mailadres

BB/DIB Minke Koerhuis-de Jong 0578-623163 m.de.jong@heerde.nl

Portefeuille: Programma:

W.I. Meijer Bedrijfsvoering – Financiën - Accountantskosten

De raad besluit om: 1. De huidige overeenkomst m.b.t. de levering van accountantsdienstverlening met onze contractpartij Bakertilly N.V. te verlengen voor de boekjaren 2025 en 2026. 2. Conform de perspectiefnota in de jaren 2025 en 2026 een bedrag van € 107.000 plus een jaarlijkse indexering voor de accountantskosten op te nemen in de begroting.

1/3

Inleiding In december 2020 heeft de gemeenteraad besloten een overeenkomst aan te gaan met Bakertilly N.V. inzake de levering van de accountantsdienstverlening, zijnde de uitvoering van de accountantscontrole op de jaarrekening. De genoemde overeenkomst komt voort uit een Europese aanbesteding van de accountantsdienstverlening 2021-2026 in een samenwerking op het gebied van inkoop door de gemeenten Bunschoten, Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet, Nijkerk, Oldebroek, Putten, Zeewolde, de Omgevingsdienst Noord-Veluwe, GR Meerinzicht en de I-dienst H2O onder de naam Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV). Heerde vormde samen met Elburg, Hattem, Nunspeet, Oldebroek en de I-dienst een perceel, waar Bakertilly N.V. de Economisch Meest Voordelige Partij bleek en de opdracht gegund kreeg. De overeenkomst met betrekking tot de Accountantsdiensten omvat een contractperiode van 4 jaar vast, de boekjaren 2021 tot en met 2024, en bevat een eenzijdige optie tot verlenging met nogmaals twee boekjaren (2025 en 2026). Contractueel is bepaald dat het College uiterlijk zes maanden voor het einde van de dan geldende looptijd een schriftelijke mededeling doet over het verlengen of beëindigen van de overeenkomst.

Beoogd doel Het rechtsgeldig verlengen van de huidige overeenkomst van levering van accountantsdienstverlening met onze contractpartij Bakertilly N.V., statutair gevestigd te Zwolle. Bevoegdheid / Juridisch kader artikel 213, lid 2 Gemeentewet artikel 3.2 Verordening op de auditcommissie gemeente Heerde Eerdere besluitvorming en kaders Besluitvorming eerdere aanbesteding: • Raadsbesluit 21 december 2020: Aanwijzen en contracteren accountantskantoor Bakertilly als accountant voor de boekjaren 2021 tot en met 2024. Argumenten Het huidige contract met de accountant loopt af; 1. De huidige dienstverlening voldoet aan de gestelde eisen; 2. Het controleteam is bekend met de organisatie, hetgeen leidt tot een efficiënte uitvoering van de controlewerkzaamheden. De belasting op de ambtelijke organisatie wordt hiermee beperkt tot het minimum; 3. Het opnieuw aanbesteding vergt een omvangrijke inspanning van de ambtelijke organisatie; 4. De andere gemeenten uit ons perceel (Elburg, Hattem, Nunspeet en Oldebroek) en de I-Dienst kiezen er eveneens voor de optie te lichten. Kanttekeningen Geld Conform contract bedragen de kosten € 76.600 per jaar met vanaf 1 januari 2023 een jaarlijkse indexering.

Het honorarium van de accountant is in de afgelopen jaren daarnaast gestegen met € 30.000 in verband met een uitbreiding van de werkzaamheden vanwege gewijzigde wet- en regelgeving (€ 7.000) en nieuwe Specifieke Uitkeringen (€ 23.000). Dit brengt het honorarium voor 2025 en 2026 op € 107.000 per jaar, waar in de perspectiefnota al rekening mee gehouden is.

2/3

Communicatie Schriftelijke mededeling aan de opdrachtnemer aangaande de verlenging van de overeenkomst. Ondertekening vindt plaats door de burgemeester. De brief is als bijlage toegevoegd. Uitvoering Met het verzenden van een ondertekende brief voldoen wij aan de voorwaarde uit de overeenkomst.

Advies commissie(s) De commissie adviseert behandeling als A-onderwerp. Heerde, 28 mei 2024 Het college van Heerde Mr. O.G. Prinsen, burgemeester B. van Zuthem, gemeentesecretaris Bijlagen: 1. Raadsbesluit Verlenging overeenkomst levering van accountantsdienstverlening voor de boekjaren 2025 en 2026; 2. Brief verlenging accountantsdienstverlening aan huidige contractpartij Bakertilly N.V.. Ter inzage: geen

3/3