8. Raadsvoorstel Ontwerpbegroting 2025 (2e helft) Noord-Veluws Archief (NoVA)

Raadsvoorstel Raadsvergadering: Commissie:

02-06-2025 19-05-2025

Agendapunt: Onderwerp:

8. Ontwerpbegroting 2025 (2e helft) Noord-Veluws Archief (NoVA)

Afdeling: Opsteller:

DIB Marja Vink

Portefeuille: Programma:

Olaf Prinsen N.v.t.

De raad besluit om: 1. Kennis te nemen van de ontwerpbegroting 2025 (juli t/m december) NoordVeluws Archief 2. Geen zienswijze(n) in te dienen op de ontwerpbegroting 2025 (juli t/m december) Noord-Veluws Archief

Inleiding De Gemeenschappelijke Regeling Noord-Veluws Archief (NoVA) wordt naar verwachting per 1 juli 2025 opgericht. Ter voorbereiding hierop is een gezamenlijke begroting opgemaakt voor de 2e helft van 2025, waarmee het bestuur van NoVA moeten instemmen. Het bestuur van NoVA bestaat uit afgevaardigden van de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten. De gemeenteraden worden op grond van de nieuwe regeling om een zienswijze gevraagd. De ontwerpbegroting NoVA is in samenwerking met de financieel deskundigen vanuit de verschillende gemeenten opgesteld, op basis van de afspraken die de opstart voor de gemeenschappelijke regeling zijn gemaakt. De portefeuillehouders, als toekomstig bestuur van NoVA, zijn akkoord gegaan met de ontwerpbegroting Doordat de GR NoVA per 1 juli start is voor het eerste half jaar een aparte begroting opgemaakt. In de loop van dit jaar volgt de meerjarenbegroting. N.b. Voor de 1e helft van 2025 en de resterende kosten is een begroting opgemaakt door het Streekarchief Epe, Hattem, Heerde en hiermee is ingestemd door ons college (collegebesluit 2 juli 2024). Beoogd doel Het vaststellen van de begroting 2025 NoVA, is noodzakelijk voor het kunnen uitvoeren van de werkzaamheden binnen de GR. Hiermee kunnen de financiën ter beschikking worden gesteld.

1/3

Bevoegdheid / Juridisch kader Wet Gemeenschappelijke Regelingen Archiefwet 1995 Eerdere besluitvorming en kaders Collegebesluit toestemming GR Noord-Veluws Archief en opheffen GR EHH (11 maart 2025) Collegebesluit oprichting Noord-Veluws Archief (21 oktober 2024) Raadsvoorstel aangaan GR Noord-Veluws Archief (4 november 2024) Argumenten 1.1 Kennis te nemen van de ontwerpbegroting De begroting voor NoVA 2e helft 2025 is besproken met de financiële adviseurs, vakambtenaren en de archiefcommissie. Bij de opzet van de begroting is rekening gehouden met de financiële kosten voor de oprichting en de gevolgen daarvan. Daar waar mogelijk zijn bezuinigingen doorgevoerd en de uitgangspunten verhelderd, conform de zienswijzenota zoals meegeleverd met het collegebesluit toestemming GR Noord-Veluws Archief en opheffen GR EHH. 2.1 Afzien van zienswijzen De begroting is in samenspraak opgesteld met de verschillende disciplines. Bij het opstellen zijn de zienswijzen van de raden meegenomen ten aanzien van de Gemeenschappelijke Regeling NoVA. Het is een goede begroting. De begroting is besproken met de deelnemende gemeenten en akkoord bevonden. De voorliggende begroting is goed beargumenteerd en geeft geen aanleiding tot het indienen van zienswijzen.

Kanttekeningen 1.1 Vervanging servers collectiebeheersysteem en e-depot Voor het gebruik van het Collectiebeheersysteem en het e-depot wordt gebruikt gemaakt van servers die zijn toegewezen aan het Streekarchief Noord-West Veluwe (SNWV) door de gemeente Elburg. Deze zijn afgeschreven en moeten worden vervangen. Dit is niet meegenomen in de ontwerpbegroting, maar worden in principe gedekt vanuit de besparing die het herzien van het contract voor het e-depot oplevert, welke is afgesloten door het SNWV, mede voor NoVA. 1.2 Begroting Streekarchief Epe, Hattem, Heerde 2025 Voor het beheer en onderhoud van het archiefdepot in Epe is een aparte begroting beschikbaar, welke door het college is vastgesteld op 2 juli 2024. 1.3 Project wegwerken achterstanden Voor aansluiting bij NoVA is het noodzakelijk dat de archieven die nu in Epe geplaatst zijn, op orde worden gebracht. Het betreft hier zowel overgedragen als uitgeplaatst archief. Hiervoor is een plan van aanpak gemaakt door DocFactory. Het project zal worden uitgevoerd worden over meerdere jaren. De financiering van het project is niet opgenomen in de begroting 2025 NoVA. Dit kan mogelijk worden opgelost binnen de bestaande gereserveerde gelden voor NoVa.

Geld De totale begroting voor de 2e helft 2025 voor NoVA bedraagt € 929.000,-. De bijdrage van Heerde bedraagt € 66.885,00. Dit is meegenomen in de totale reservering voor de begroting voor het Streekarchief.

2/3

Communicatie Het Noord-Veluws Archief. en de streekarchivaris worden door middel van een mailbericht op de hoogte gesteld van het besluit van de Raad van de gemeente Heerde. Uitvoering Voor het indienen van zienswijzen geldt een termijn van 12 weken. Advies commissie(s) De commissie adviseert behandeling als A-onderwerp. Heerde, 15 april 2025. Het college van Heerde Mr. O.G. Prinsen, burgemeester B. van Zuthem, gemeentesecretaris Bijlagen: 1. Raadsbesluit begroting 2e helft 2025 Noord-Veluws Archief 2. Ontwerpbegroting 2e helft 2025 Noord- Veluws Archief

3/3