8. Raadsvoorstel Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 van de gemeente Heerde

Raadsvoorstel Raadsvergadering: Commissie:

30 oktober 2023 4 oktober 2023

Agendapunt: Onderwerp:

8. Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 van de gemeente Heerde

Afdeling: Opsteller: Telefoonnummer: E-mailadres

DIB / Team Control Areanne van Vemde 0578-699494 A.van.Vemde@heerde.nl

Portefeuille: Programma:

Wolbert Meijer Bedrijfsvoering / Interne beheersing

De raad besluit om: 1. Het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 van de gemeente Heerde vast te stellen; 2. De kosten voor de reguliere jaarrekeningcontrole te dekken uit het daarvoor in de begroting opgenomen budget. Tegelijkertijd dit budget te verruimen met EUR 50.000,- en dit bedrag bij de najaarsnota bij te ramen; 3. In te stemmen met het advies van de auditcommissie tot het laten uitvoeren van de volgende drie aanvullende opdrachten/deelonderzoeken door de accountant: Onderzoeksvraag 1: Ter bestrijding van het armoedebeleid kan de inwoner een beroep doen op Loonkostensubsidie, Bijstand, Schulddienstverlening, Bestrijding armoede bij kinderen, het tegengaan van armoede en schulden, Activiteitenbijdrage, Kwijtscheldingen, Bijzondere bijstand en de Gemeentepolis. Vanuit de jaarrekeningcontrole zal de accountant minimaal een uitspraak doen over het volgende onderzoeksvraag: zijn de lasten Loonkostensubsidie, Bijstand en Bijzondere bijstand, zijnde drie budgetten ten behoeve van het tegengaan van armoedebeleid, vanuit de jaarrekeningcontroletolerantie nauwkeurig verantwoord? Hoeveel nieuwe aanvragen waren er in 2022 en hoeveel van deze nieuwe aanvragen hebben tot een toekenning geleid? Mochten er uitgaven beoordeeld worden vanuit de andere categorieën, dan zal de accountant ook daarover een uitspraak doen.

Gezien de controlegrenzen is niet met zekerheid te stellen dat deze uitgaven onderdeel uitmaken van de gecontroleerde steekproef. Onderzoeksvraag 2: Zijn de lasten ten behoeve van de opvang voor vluchtelingen uit de Oekraïne vanuit de jaarrekeningcontroletolerantie nauwkeurig verantwoord en is het proces toereikend opgezet om de nauwkeurigheid en volledigheid van de toerekening van de verantwoorde uitgaven te waarborgen? Onderzoeksvraag 3: Zijn de exploitatieopzetten tot stand gekomen in overeenstemming met het BBV en op welke manieren wordt de raad geïnformeerd over de (financiële) voortgang van grondexploitaties?

1/3

Inleiding De accountant beoordeelt jaarlijks, in opdracht van de raad, de getrouwheid van het gevoerde financiële beleid. De kaders van de controle zijn vastgelegd in het ‘Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023’. Het controleprotocol geeft daarmee de grenzen aan waarbinnen de accountant zijn controle uitvoert. Beoogd doel Kaders vaststellen waarbinnen de accountant de controle op de jaarrekening 2023 uitvoert. Bevoegdheid / Juridisch kader Gemeentewet, artikel 213. Verordening op de auditcommissie, artikel 3.2. Eerdere besluitvorming en kaders Raadsbesluit 20 april 2020: Aanbesteding accountantsdienstverlening 2021-2026; Raadsbesluit 21 december 2020: Gunning aanbesteding accountantsdienstverlening 2021-2026. Argumenten De raad stelt door middel van het controleprotocol de kaders vast waarbinnen de accountant de controle op de jaarrekening uitvoert. Daarbij kan de raad de accountant de opdracht geven om maximaal 3 aanvullende (deel)controles, analyses e.d. uit te voeren en hierover, naast de reguliere werkzaamheden, te rapporteren in het rapport van bevindingen. Deze aanvullende controles vallen binnen de reikwijdte van de reguliere accountantscontrole.

Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Heerde. Het voorstel is de toleranties, net als in de voorgaande jaren, gelijk te stellen aan het wettelijk minimumkader. Kanttekeningen De belangrijkste risico’s zijn: ✓ Het niet behalen van een goedkeurende controleverklaring (rechtmatigheid e/o getrouwheid); ✓ Het risico op meerwerk. Geld Baker Tilly heeft voor het controlejaar 2023 ingetekend op EUR 82.500 exclusief meerwerk (inclusief indexatie). De nota van de accountant over de jaarrekeningcontrole van 2023 komt in de exploitatie van 2023 en 2024 terug afhankelijke van het moment waarop de werkzaamheden zijn verricht. In de afgelopen twee jaren is gebleken dat de extra werkzaamheden die samenhangen met de SiSa controles (die niet voorzien waren in de aanbesteding) enorm zijn toegenomen. Op voorhand ramen we € 25.000,- extra. Communicatie In het controleprotocol is een communicatiematrix (bijlage 1) en een rapportagematrix (bijlage 3) opgenomen. Dit omvat de rapportage- en contactmomenten met de raad en het college.

2/3

Inclusiviteit De jaarrekening en het jaarverslag komt tot stand door een samenwerking tussen de medewerkers van de Gemeente Heerde en de medewerkers van Baker Tilly. Inclusiviteit is hierbij niet van toepassing, er is geen inzet van mensen met een beperking. Cittaslow De jaarrekening en het jaarverslag zijn de (financiële)weergave van de activiteiten van ons als Cittaslow gemeente; gericht op de mens in een duurzame omgeving; kwaliteit van leven voor inwoners, bezoekers en ondernemers. Inkoop en SROI Voor dit contract is in 2020 een Europese Aanbesteding doorlopen in de Inkoop Samenwerking Noord Veluwe (ISNV). Baker Tilly is daarbij geselecteerd als economisch meest gunstige partij voor het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole over de boekjaren 2021 t/m 2026 (4 jaar met optioneel 2 jaar verlenging). Cijfers en jaarverslag is mede een weergave van de Social Return on Investment van de diverse activiteiten van de Gemeente in 2023. Uitvoering Uitvragen van de drie aandachtspunten vindt, conform de afgelopen jaren, plaats in de auditcommissie. Advies commissie(s) Behandeling als B-onderwerp. Heerde, 12 september 2023 Het college van Heerde J.W. Wiggers, burgemeester B. van Zuthem, gemeentesecretaris Bijlagen: 1. Raadsbesluit; 2. Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 van de gemeente Heerde.

Ter inzage: Geen.

3/3