8.7. PvA oprichting BVO NoVA versie 1.0

Plan van Aanpak Oprichting BVO NoVA

Datum: Versie: Auteur:

22-08-2024 1.0 (t.b.v. Bestuursoverleg 05-09-2024) Arjan Lam (in afstemming met projectgroep)

1

Inhoudsopgave 1. Doelstelling ...................................................................................................................... 3 2. Mijlpalen .......................................................................................................................... 3 2.1 Mijlpalen bestuurlijke besluitvorming ......................................................................... 3 2.1.1 Scenario’s planning bestuurlijke besluitvorming ................................................... 3 2.1.2 Advies/conclusie .................................................................................................. 5 2.2 Mijlpalen Inrichting bedrijfsvoering NoVA .................................................................. 6 3. Projectorganisatie ............................................................................................................ 8 3.1 Algemene aandachtspunten ....................................................................................... 8 3.2 Toelichting projectorganisatie per onderdeel ............................................................. 9 4. Financiën/capaciteit ....................................................................................................... 12 4.1 Kosten project ..........................................................................................................

12 4.2 Verdeling en dekking kosten project......................................................................... 13 5. Risico’s ........................................................................................................................... 14 Bijlage 1 – Uitwerking taken werkgroepen ......................................................................... 16 Werkgroep JZ / contracten ............................................................................................. 16 Werkgroep ICT ............................................................................................................... 17 Werkgroep P&O ............................................................................................................. 18 Werkgroep FIN ............................................................................................................... 19 Werkgroep Communicatie en concept communicatieplanning ...................................... 20

2

1. Doelstelling Met dit project willen we bereiken dat het Streekarchivariaat NW-Veluwe (SNWV) en het Streekarchief Epe, Hattem, Heerde (SEHH) gaan fuseren en samen verder gaan als Bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief (NoVA). Vanuit deze algemene doelstelling zijn er twee doelstellingen voor het project te benoemen: 1. Bestuurlijke besluitvorming realiseren bij 8 deelnemende gemeenten t.a.v. de oprichting van BVO NoVA en de opheffing van SNWV en SEHH. 2. Inrichten van de bedrijfsvoering van de nieuwe zelfstandige organisatie NoVA en opheffing/overdracht van de oude situatie.

2. Mijlpalen 2.1 Mijlpalen bestuurlijke besluitvorming

2.1.1 Scenario’s planning bestuurlijke besluitvorming Voor de planning van de bestuurlijke besluitvorming zijn 2 scenario’s uitgewerkt: 1. Ingangsdatum 1-7-2025 --> Zeer strakke planning interne afstemming en besluitvorming / uitgaan van geen/weinig zienswijzen 2. Ingangsdatum 1-10-2025 --> Strakke planning interne afstemming en besluitvorming met iets meer ruimte voor uitloop / uitgaan van beperkt aantal zienswijzen NB Zeer belangrijk voor deze planning is dat in het Bestuursoverleg van 5 september tot overeenstemming gekomen kan worden over de tekst van de GR regeling en de kostenverdeling. Zo niet dan schuift de planning op. Mijlpaal 1 Fase 1: Overeenstemming GR-tekst en kostenverdeling in Bestuursoverleg

Scenario 1 5-9-2024

Scenario 2 5-9-2024 3

2 3

4 5 6 7 8

9

10 11 12

Fase 1: Behandeling in 8 Colleges en doorzenden naar Gemeenteraden Fase 1: Ontvangst zienswijzen 8 Gemeenteraden. Optioneel toelichting aanbieden door directeur NoVA, samen met vakambtenaar Fase 1: Akkoord adviesaanvraag OR (Elburg en Epe en wellicht MIZ) Fase 2: Verwerken zienswijzen en maken voorstel voor besluitvorming in Fase 2 Fase 2: Overeenstemming in Bestuursoverleg (nog plannen indien scenario 1) Fase 2: Behandeling voorstel in 8 Colleges Fase 2: Toestemming Gemeenteraden oprichting NoVA en besluit in Gemeenteraden van Epe, Hattem en Heerde over opheffing SEHH Fase 3: Definitieve besluitvorming 8 Colleges over treffen nieuwe GR en opheffen huidige GR (behandeling in Bestuursoverleg kan achterwege blijven indien alle 8 Gemeenteraden toestemming verlenen) Fase 3: Bekendmaking besluit oprichting NoVA door gemeente Elburg (standplaats NoVA) Fase 3: Start NoVA en opheffing SNWV en SEHH Fase 3: Besluitvorming Bestuur NoVA stukken (DVO, RvO, DR, Fin. Verordening etc.)

1-10-2024

1-10-2024

26-11-2024

26-11-2024

15-12-2024

15-01-2025

31-12-2024

31-01-2025

10-01-2025

10-02-2025

07-02-2025 16-05-2025

04-03-2025 03-06-2025

17-06-2025

16-09-2025

30-06-2025

30-09-2025

01-07-2025 10-07-2025

01-10-2025 10-10-2025

Toelichting Scenario 1 In scenario 1 is een zeer strakke planning opgesteld. Voorwaarden hierbij per stap zijn: 1. Op 5 september (na behandeling stukken in Bestuursoverleg) is er duidelijkheid over de GR-regeling en kostenverdeling. Hierbij zijn er geen grote aanpassingen nodig, aangezien uiterlijk 1 oktober de collegevoorstellen in alle 8 colleges moet zijn behandeld. Er moet nog een keuze gemaakt worden tussen Meerinzicht en Elburg voor wat betreft de te leveren ondersteuning op de onderdelen P&O en Financiën. Deze keuze kan effect hebben op de planning, vanwege extra werkzaamheden en behandeling in colleges en OR (en eventueel lokaal overleg). 2. De interne afstemming per gemeente moet binnen 2 weken afgerond worden, zodat collegevoorstellen tijdig behandeld kunnen worden. 4. We gaan ervan uit dat er geen of zeer beperkt aanpassingen nodig zijn als gevolg van de zienswijzen die door de Gemeenteraden worden ingediend. Anders wordt de ambtelijke voorbereidingstijd groter. 6. De interne afstemming per gemeente moet binnen 2 weken afgerond worden, zodat collegevoorstellen tijdig behandeld kunnen worden. 7. We gaan ervan uit dat de Gemeenteraden geen gebruik maken van het recht om de termijn van 13 weken voor het verlenen van toestemming te verlengen met nogmaals 13 weken. Als 1 gemeenteraad hiertoe wel beslist, dan loopt de planning uit. 8.

De interne afstemming per gemeente moet binnen 2 weken afgerond worden, zodat collegevoorstellen tijdig behandeld kunnen worden. 4

Toelichting Scenario 2 In scenario 2 is de planning is nog altijd redelijk strak, maar houdt iets meer rekening met benodigde tijd voor verwerking van zienswijzen en voor (interne) afstemming. Het belangrijkste verschil zit in de overgang van fase 1 naar fase 2. Hiervoor is meer ruimte gepland voor verwerking zienswijzen en de benodigde afstemming hierover in verschillende gremia. Ook bij de overgang van fase 2 naar fase 3 is er in deze planning meer tijd voor ambtelijke voorbereiding en afstemming. Tot slot speelt ook mee dat in deze planning weer een zomerreces zit, waardoor er ook meer tijd gereserveerd moet worden voor te nemen besluiten. Ook in scenario 2 zitten nog een aantal onzekerheden (bij de volgende stappen). Deze onzekerheden (of risico’s) kunnen mogelijk leiden tot verder uitstel, wat uiteraard zeer onwenselijk is. Grootste risico voor de planning zit in de behandeling van de verschillende voorstellen in de 8 gemeenten. Vanuit het project hebben we beperkt invloed op hoe dit proces verloopt. 1. Pas op 5 september (na behandeling stukken in Bestuursoverleg) is er duidelijkheid over de GR-regeling en kostenverdeling. We gaan er vanuit dat er geen grote aanpassingen nodig zijn, aangezien uiterlijk 1 oktober de collegevoorstellen in alle 8 colleges moet zijn behandeld. Er moet nog een keuze gemaakt worden tussen MIZ en Elburg.

De keuze die gemaakt zal kan effect hebben op de planning, vanwege extra werkzaamheden en behandeling in colleges en OR (en eventueel lokaal overleg). 2. De interne afstemming per gemeente moet binnen 2 weken afgerond worden, zodat collegevoorstellen tijdig behandeld kunnen worden. 7. We gaan er vanuit dat de Gemeenteraden geen gebruik maken van het recht om de termijn van 13 weken voor het verlenen van toestemming te verlengen met nogmaals 13 weken. Als 1 gemeenteraad hiertoe wel beslist, dan loopt de planning uit.

2.1.2 Advies/conclusie Na bespreking in de projectgroep en in afstemming met de leden van de stuurgroep is het voorstel om vooralsnog vast te houden aan scenario 1 van de planning (oprichting per 1 juli 2025). Per fase (of indien nodig eerder) zal geëvalueerd worden of de planning nog altijd haalbaar is. Indien nodig wordt aan het bestuur een voorstel tot aanpassing van de planning voorgelegd. Aan de projectleden van de projectgroep bestuurlijke besluitvorming zal eind augustus ook gevraagd worden aan te geven of de bestuurlijke planning uit dit PvA ook binnen iedere gemeente gehaald kan worden. Mochten hieruit nog issues naar voren komen, dan zal het bestuur hierover tijdens het Bestuursoverleg van 5 september worden geïnformeerd. Vanuit de project- en stuurgroep zullen we de voortgang bewaken en het bestuur hierover informeren.

5

2.2 Mijlpalen Inrichting bedrijfsvoering NoVA De planning voor de inrichting van de bedrijfsvoeringstaken is volgend op de planning voor de bestuurlijke besluitvorming. Zowel een ingangsdatum van 1-7-2025 als 1-10-2025 is haalbaar voor de op te leveren resultaten. Onderstaande planning moet dan ook aangepast worden aan de keuze die in paragraaf 2.1 gemaakt wordt. Verder kan versnelling aangebracht worden in onderstaande planning, indien (bij stap 1) de keuze gemaakt wordt om Elburg de ondersteunende diensten te laten uitvoeren. In de toelichting (onder de planning) is uiteengezet wat consequenties zijn van de verschillende keuzes voor het te doorlopen proces van besluitvorming. Mijlpaal 1 Keuze welke organisatie ondersteunende diensten gaat leveren 2 Organiseren medezeggenschap binnen huidige organisatie SNWV. 3 Bemensing en capaciteit regelen voor projectgroep en werkgroepen. Let op: risico op vertraging afhankelijk van besluit ondersteunende diensten 4 Startbijeenkomst met alle betrokkenen en opstart van alle werkgroepen 5 Alle werkgroepen hebben nadere detailplanning gemaakt voor hun onderdeel op basis van MoSCoW methodiek afgestemd met projectgroep. 6 Overzicht te leveren structurele diensten per onderdeel voor DVO is gereed, incl. kostenoverzicht 7 DVO-regeling is gereed, incl.

verwerkersovereenkomst en mandaatbesluit (NoVA aan Elburg/MIZ) 8 Alle voorbereidende werkzaamheden voor oprichting NoVA zijn gereed 9 Alle formeel te nemen besluiten door het nieuwe bestuur van NoVA verzamelen en via voorstel agenderen voor nieuwe bestuur 10 NoVA is live en laatste formele besluiten worden door Bestuur gedaan voor oprichting (o.a. DVO ondersteunende diensten, financiële verordening, PDC, directiereglement, RvO)

Scenario 1 30-09-2024

Scenario 2 30-09-2024

30-09-2024

30-09-2024

15-10-2024

31-10-2024

15-11-2024

15-11-2024

31-12-2024

31-12-2024

28-02-2025

31-03-2025

30-04-2025

30-06-2025

31-05-2025

31-08-2025

20-06-2025

20-09-2025

10-07-2025

10-10-2025

Toelichting punt 1 planning – keuze organisatie ondersteuning bedrijfsvoering

Voordat dit project van start kan gaan moet er eerst een definitieve beslissing genomen worden welke organisatie de ondersteuning bedrijfsvoering gaat leveren. Elburg heeft begin 2024 een inschatting gemaakt van de kosten voor ondersteuning van de nieuwe BVO NoVA. Deze kosten zijn opgenomen in de raming. In het Bestuursoverleg van begin april 2024 is afgesproken dat Meerinzicht (MIZ) ook offerte kan indienen voor de uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken voor NoVA. 6

Begin juli 2024 heeft MIZ een offerte ingediend voor de onderdelen P&O (HRM) en FIN (uitgewerkt in taken) en voor de onderdelen huisvesting, facilitaire zaken, juridische zaken, inkoop en communicatie (op nacalculatie / tarief per uur). Voor het onderdeel ICT aangegeven dat het voor nu niet opportuun is om de bestaande ondersteuning vanuit Elburg te wijzigen. Dit gezien het feit dat in 2023 binnen SNWV een uitgebreide migratie heeft plaatsgevonden naar Microsoft en binnen Meerinzicht gewerkt wordt binnen een Google-omgeving. Er zal door het Bestuursoverleg op 5 september 2024 een besluit genomen moeten worden welke organisatie de bedrijfsvoering van NoVA gaat ondersteunen op de onderdelen FIN, P&O, COM, JZ, Inkoop. Voor het onderdeel ICT is het al duidelijk dat Elburg de ondersteuning blijft bieden. Er kunnen 3 situaties ontstaan: 1. Elburg blijft de volledige ondersteuning uitvoeren. 2. MIZ gaat ondersteuning gaat volledige ondersteuning (excl. ICT) uitvoeren. 3. MIZ gaat ondersteuning FIN en/of COM en/of JZ en/of Inkoop uitvoeren en P&O blijft bij Elburg De keuze die gemaakt zal worden heeft gevolgen voor de doorlooptijd van het project en het te doorlopen traject met OR (en eventueel lokaal overleg). De te maken keuze kan namelijk gevolgen voor het personeel van het SNWV (o.a.

arbeidsvoorwaarden), personeel Elburg (wegvallen werkzaamheden), personeel MIZ (nieuwe werkzaamheden). Hieronder is (in grote lijnen) per situatie aangeven wat het te doorlopen traject zal zijn: 1. In het geval dat Elburg de ondersteuning blijft bieden dan volgt er een vrij kort traject. De gevolgen voor de medewerkers Elburg zijn beperkt en ook voor de medewerkers SNWV zijn de gevolgen beperkt. Het personeel SNWV krijgt wel een andere werkgever en er gaat een andere CAO gelden. De OR van Elburg is op de hoogte van het traject en in onderling overleg kan de route bepaald worden. De werkzaamheden rondom het overplaatsen van werknemers SNWV naar de nieuwe BVO is voorzien als taak voor de werkgroep P&O (zie ook par. 3.2 projectstructuur). 2. In het geval Meerinzicht alle ondersteunende taken (excl. ICT) gaat uitvoeren, dan moet er een advies opgesteld worden over alle personele, financiële en organisatorische gevolgen. Het opstellen van dit advies neemt de nodige tijd in beslag. Vervolgens moet de uitkomst hiervan (voorzien van ambtelijk advies) voorgelegd worden aan het college van de gemeente Elburg en het bestuur van Meerinzicht om hierover een voorgenomen besluit te nemen. Daarna moet dit advies voorgelegd worden ter advisering aan de Ondernemingsraad van de gemeente Elburg en de Ondernemingsraad van Meerinzicht.

Indien er gevolgen zijn voor arbeidsvoorwaarden, dan zal ook het lokaal overleg erbij betrokken moeten worden. Na advies van OR uit beide organisaties, zal het college van Elburg en bestuur MIZ een definitieve beslissing moeten nemen. Verwachting is dat dit proces 4 tot max. 6 maanden in beslag zal nemen. 3. In het geval Meerinzicht een aantal taken (behalve P&O) gaat uitvoeren, dan zal ook hier een advies voor opgesteld moeten worden aan College van Elburg en Bestuur Meerinzicht. Vervolgens moet dit ook behandeld worden in OR van beide organisaties, waarna definitieve beslissing door college Elburg en Bestuur MIZ genomen kan worden. 7

De inschatting is dat dit traject sneller doorlopen kan worden dan optie 2, aangezien de gevolgen minder groot zijn voor het personeel van SNWV.

3. Projectorganisatie

3.1 Algemene aandachtspunten • • •

•

•

• • •

Draagvlak en structuur is belangrijk. De juiste mensen moeten op het juiste moment aan tafel zitten, is uitgangspunt voor deze projectorganisatie en -inrichting. Verbinding tussen alle activiteiten is belangrijk. Het is de rol van het kernteam om deze verbindingen te bewaken. Dit team neemt geen besluiten. Voordat de Projectgroep Inrichting Bedrijfsvoering aan de slag kan, moet eerst een beslissing genomen worden over welke organisatie de ondersteuning gaat leveren. Bedoeling is om deze beslissing in september te nemen. In dit PvA kunnen we dan ook nog niet de bemensing etc. goed beschrijven. Dit kan pas na de keuze. Mocht besluit worden genomen om 1 of meerdere bedrijfsvoering onderdelen bij Meerinzicht te beleggen, dan zal er een (uitgebreider) advies opgesteld moeten worden waarin de personele, organisatorische en financiële consequenties in beeld gebracht worden. Het opstellen van het advies en begeleiden van de behandeling in Colleges en OR (en wellicht lokaal overleg) zal meer tijd in beslag nemen (art 25 WOR). De projectgroep bestuurlijke besluitvorming levert een generieke toelichting en beschrijving beslispunten voor de op te stellen College- en Raadsvoorstellen. Het opstellen van deze voorstellen binnen de gemeente en de interne afstemming daarvan is de verantwoordelijkheid van de medewerker van de gemeente die deelneemt aan de projectgroep.

De interne afstemming met medewerkers van het SNWV, is verantwoordelijkheid van medewerker van het SNWV die deelneemt aan de projectgroep/kernteam. Algemene financiële, personele en/of juridische afstemming om de juiste resultaten vanuit het project op te leveren is wel een taak die vanuit het project wordt georganiseerd. Onder de projectgroep Inrichting Bedrijfsvoering NoVA zullen een 5-tal werkgroepen worden gevormd. Voor iedere werkgroep zal een eindverantwoordelijke worden 8

benoemd. Deze werkgroepen moeten het inhoudelijk werk uitvoeren. De werkgroepen rapporteren aan de projectgroep over de voortgang. De rol van de projectgroep is het zorgen voor coördinatie, verbinding en escalatie.

3.2 Toelichting projectorganisatie per onderdeel Bestuursoverleg Taak/resultaten

Samenstelling

Overleg

Continuering van de huidige situatie, waarbij bestuurders van de 8 deelnemende gemeenten gezamenlijk bestuurlijk sturing geven aan dit project en bestuurlijke besluitvorming in 8 gemeenten voorbereiden. Jan Nathan Rozendaal (Elburg, voorzitter), Marleen Sanderse (Hattem) Celine Blom (Nunspeet) Wilco Mazier (Harderwijk) Olaf Prinsen (Heerde) Arap-John Tigchelaar (Ermelo) ,Ben Engberts (Oldebroek) Gert van den Berg (Epe) Voor nu gepland: 5-9-2024, 5-12-2024, 10-02-2025, 15-05-2025. Afhankelijk van de ingangsdatum van NoVA zal kort daarop een Bestuursoverleg gepland moeten worden om diverse besluiten te nemen voor oprichting (denk bijv. aan DVO Elburg, Financiële verordening etc.)

Stuurgroep Taak/resultaten

Samenstelling

Overleg

Continuering van de huidige situatie, waarbij door de stuurgroep met vertegenwoordigers uit het management van Elburg, Epe en Harderwijk ambtelijk sturing wordt gegeven aan het project. Jan Hofstede (Elburg, voorzitter en opdrachtgever), Cees Klaasen (Harderwijk), Theo Gerritsen (Epe), Rudolf Bosch (SNWV, gedelegeerd opdrachtgever) en Arjan Lam (projectleider, opdrachtnemer). Iedere 4-6 weken

Projectgroep bestuurlijke besluitvorming Taak/resultaten

Samenstelling

Overleg

• • •

Voorbereiden stukken voor bestuurlijke besluitvorming Begeleiden bestuurlijke besluitvorming en behandeling in OR Stukken voor bestuurlijke besluitvorming: GR-regeling, Regelement van Orde, Directie-regelement, Producten en Diensten Catalogus, Financiële verordening, DVO gebruiksruimten Arjan Lam (voorzitter), Rudolf Bosch (SNWV), Peter Bakker (SNWV, plaatsvervanger Rudolf), Jolanda van den Berg (projectondersteuning), Jan-Jaap Fleurke (Elburg), Jan Hasselt (Epe), Tessa Lodeweges (Ermelo), Bert Brons (Harderwijk), Ellard de Vries (Hattem) ,Marja Vink (Heerde), André ten Dolle (Nunspeet), Stefanie Korenberg (Oldebroek, afwezig tot medio november, wordt tot die tijd vervangen door Bas Disco en/of Suzanne Dekker) Iedere 4 weken (of vaker indien nodig) 9

Projectgroep Inrichting Bedrijfsvoering NoVA Taak/resultaten

Samenstelling Overleg Escalatie

•

Begeleiding van de inrichting bedrijfsvoeringstaken van de nieuwe BVO op basis van de inventarisatie van de incidentele bedrijfsvoeringstaken noodzakelijk voor oprichting. • DVO-regeling ondersteuning bedrijfsvoering Elburg/MIZ: afspraken rondom de te leveren producten en diensten worden vastgelegd o Bijlage: PDC (overzicht van de te leveren producten en diensten vanuit Elburg/MIZ) o Bijlage: verwerkersovereenkomst tussen Elburg/MIZ en NoVA o Bijlage: Mandaatbesluit NoVA aan Elburg/MIZ o Bijlage: kostenoverzicht producten en diensten Elburg/MIZ o Oplegger voor behandeling in bestuur NoVA Arjan Lam (voorzitter), Rudolf Bosch (SNWV), Peter Bakker (SNWV), Jolanda van den Berg (projectondersteuning), voorzitters werkgroepen Iedere 4 weken Zoals in par. 4.1 beschreven zal het inhoudelijke werk vanuit de werkgroepen gedaan moeten worden. De bemensing hiervan is afhankelijk van welke organisatie de ondersteuning gaat bieden. Mochten er problemen binnen de werkgroep ontstaan, dan is escalatie binnen die organisatie nodig. Voor Elburg is dat Mathijs Degeling.

Kernteam Taak/resultaten

Samenstelling Overleg

•

Bewaken verbinding en sturing op het geheel. Dit team neemt geen besluiten. • Voorbereiden stuurgroep- en bestuurdersoverleg. Arjan Lam (voorzitter), Rudolf Bosch (SNWV), Peter Bakker (SNWV), Jolanda van den Berg (projectondersteuning) Wekelijks

Werkgroepen FIN, P&O, ICT, JZ/Inkoop Taak/resultaten

Samenstelling

•

Op basis van de inventarisatie opgenomen in bijlage 1 een detailplanning maken van de uit te voeren acties/op te leveren producten. De acties ook prioriteren op basis van MoSCow, om meer grip te krijgen op de inzet/capaciteit. Indeling in “Must have”, “Should have”, “Could have”, “Won’t have”. • Tijdige, juiste en volledige uitvoering van de acties opgenomen in de detailplanning. • Tijdige communicatie/afstemming met projectgroep over voortgang. • Leveren input/opzet van de op te stellen DVO. Eindverantwoordelijke per werkgroep: Samenstelling bepalen na keuze Elburg/MIZ 10

• • • • •

Overleg

Werkgroep Communicatie – Vacature Elburg of ……..MIZ Werkgroep ICT – Peter Baars (Elburg) Werkgroep P&O – Jurgen van der Horst (Elburg) of …….. MIZ Werkgroep FIN – Antoon Koehorst (Elburg) of Elske Maas MIZ Werkgroep JZ/Inkoop – Bianca de Hoop (JZ, Elburg), Marit Klercx (inkoop Elburg) of …….MIZ De werkgroepen bepalen zelf de overlegstructuur Projectondersteuner (Jolanda) heeft regelmatig afstemming over voortgang met eindverantwoordelijken per werkgroep.

Er is geen werkgroep huisvesting/facilitair opgenomen, aangezien het uitgangspunt wordt gehanteerd dat de medewerkers van NoVA bij alle deelnemende gemeenten een werkplek kunnen hebben. Wel worden de medewerkers van NoVA vanuit Elburg voorzien van de juiste ICT werkplekondersteuning. Adviesgroepen FIN en JZ Taak/resultaten

Samenstelling

Overleg

Deze adviesgroepen kunnen ingezet worden om resultaten uit de 2 projectgroepen te controleren of om advies te geven over te behalen resultaten. Voorbeelden waar aan gedacht kan worden. Opstellen/controleren tekst DVO of opzet incidentele kosten en de verdeling daarvan. Adviesgroep JZ: Bianca de Hoop (Elburg), Judith van Veluw (Ermelo), Gea Sterenborg (Harderwijk), Machteld Zilverberg (Heerde en Hattem), Nicolet de Ruiter (Nunspeet), Suzanne Dekker (Oldebroek) en Jolien Lentink (Epe). Adviesgroep FIN: Antoon Koehorst (Elburg), Maureen Idema (Epe), Rick Broekhof (Ermelo), Elske Maas (Harderwijk), Wim Dasselaar (Hattem), Rudi Kamp (Heerde), Ferdinand ten Cate (Nunspeet), Alex Klein (Oldebroek) De adviesgroepen worden ad hoc benaderd. Afhankelijk van het onderwerp zal dit in de vorm van een overleg zijn of via mail.

11

4. Financiën/capaciteit 4.1 Kosten project Werkelijke kosten project tot 1 augustus 2024 Onderdeel Kosten 2023 1 Kosten projectleiding (Telengy)* 2 Kosten inhuur juridische ondersteuning (Nysingh) 3 Kosten projectondersteuning (Nexus) Totale kosten 2023

Bedrag 33.250 8.838 1.540 43.628

Kosten 2024 tot 1 augustus 1 Kosten projectleiding (Telengy) 33.215 2 Kosten projectleiding vanaf 1 juli 2024 (Nexus) 6.490 3 Kosten begeleiding werkgroep bedrijfsvoering en advisering 13.200 (Nexus) 4 Kosten inhuur juridische ondersteuning (Nysingh) 20.674 5 Projectkosten samenvoeging (Gemeente Epe) 11.405 Totale kosten 2024 tot 1 augustus 84.984 * Dit betreft de kosten voor inhuur Eric Leroi. De kosten van inhuur Ron de Vet (voorgaande projectleider Telengy) voor opstellen PvA (1e helft 2023) zijn hierin niet meegenomen. Deze voorbereidingskosten zijn verdeeld over SNWV, Epe, Hattem en Heerde in 2023 (ieder 25%). Prognose kosten 1 augustus 2024 tot einde project 1-11-2025 (bij scenario 2 planning) Onderdeel 1 Projectleiding inhuur 1-8-24 t/m 1-11-25 (16 uur per week) 2 Inhuur juridische ondersteuning Nysingh 3 Kosten naamsverandering (communicatie ed.) 4 Projectondersteuning (12 uur per week) 5 Ondersteuning inrichting bedrijfsvoering ICT Elburg 250 uur 6 Ondersteuning inrichting bedrijfsvoering Inkoop/JZ 250 uur 7 Ondersteuning inrichting bedrijfsvoering HRM 250 uur 8 Ondersteuning Communicatie 250 uur 9 Ondersteuning inrichting bedrijfsvoering FIN 250 uur 10 Ondersteuning inrichting bedrijfsvoering FIN 400 uur externe inhuur (er ontbreekt capaciteit binnen vaste formatie voor uitvoering) 11 Post onvoorzien: Mogelijke extra kosten voor o.a.

inhuur externe expertise, kosten leveranciers voor aanpassingen etc. Totaal

Bedrag 105.000 5.000 10.000 Interne uren 13.000 13.000 13.000 13.000 13.000 45.000

20.000 250.000

12

NB De inzet van andere medewerkers in het project vanuit de diverse gemeenten en SNWV worden niet als projectkosten opgevoerd. Totale kosten project oprichting NoVA Onderdeel 1 Kosten 2023 werkelijk 2 Kosten 2024 werkelijk tot 1 augustus 2024 3 Prognose kosten project vanaf 1 augustus 2024 Totale kosten project

Bedrag 43.628 84.984 250.000 378.612

4.2 Verdeling en dekking kosten project T.a.v. de verdeling van de incidentele kosten van het project oprichting BVO NoVA zijn de volgende afspraken in de stuurgroep en bestuursoverleg gemaakt: • De gemaakte kosten tot en met december 2023 hadden vooral betrekking op werkzaamheden t.a.v. toetreding van Epe, Hattem en Heerde tot SNWV. Deze kosten worden als volgt verdeeld: SNWV 25%, Epe 25%, Hattem 25% en Heerde 25% • De gemaakte kosten vanaf januari 2024 tot aan het einde van het project worden verdeeld op basis van inwoners. T.a.v. de dekking van de kosten van het project oprichting BVO NoVA zijn de volgende afspraken in de stuurgroep en bestuursoverleg gemaakt: • De bijdragen van de huidige SNWV-gemeenten worden gedekt uit de algemene reserve van het SNWV. • De bijdragen van Epe, Hattem en Heerde worden gedekt uit het hiervoor beschikbaar gestelde budget van 50.000 euro per gemeente. Verdeling kosten 2023 Onderdeel Kosten 2023* 25% SNWV 25% Epe 25% Hattem 25% Heerde Totale kosten 2023 * Antoon checkt nog of de kosten al in rekening zijn gebracht.

Bedrag 10.907 10.907 10.907 10.907 43.628

13

Verdeling kosten 1 januari 2024, tot einde project 1-11-2025 (bij scenario 2 planning) De totale te verdelen kosten zijn 334.984 euro. Gemeente Inwoners Aandeel Bijdrage Dekking Elburg 24.037 11,00% 36.852 Alg.res. SNWV* Ermelo 27.496 12,58% 42.155 Alg.res. SNWV* Harderwijk 48.906 22,38% 74.980 Alg.res. SNWV* Nunspeet 28.731 13,15% 44.049 Alg.res. SNWV* Oldebroek 24.264 11,11% 37.200 Alg.res. SNWV* Epe 33.283 15,23% 51.028 Budget voor project Hattem 12.563 5,75% 19.261 Budget voor project Heerde 19.214 8,79% 29.458 Budget voor project Totaal 218.494 100,0% 334.984 * De hoogte van de algemene reserve per 1-1-2024 is 236.321. Dit is (net) voldoende voor de dekking van de incidentele kosten voor de huidige SNWV gemeenten.

5. Risico’s Hieronder een opsomming van de risico’s die vooraf geïdentificeerd zijn: Risico Draagvlak/ communicatie

Planning

Planning

Planning

Capaciteit

Gezien de eerste stappen in dit project is wel gebleken dat door de grote hoeveelheid betrokkenen/stakeholders in dit project, groot risico is dat draagvlak ontbreekt voor besluiten in het project. Door de nieuwe projectstructuur zijn alle stakeholders betrokken in het proces en kunnen dus invloed hierop uitoefenen. Draagvlak voor besluiten zal daarmee (naar verwachting) toenemen. In de planning zitten nog enkele onzekerheden (zie ook par 2.1). Belangrijk dat zowel project- als stuurgroep de status strak monitoren en dat alle actoren duidelijkheid hebben over hun rol. De planning van de bestuurlijke besluitvorming is afhankelijk van de interne besluitvormingsprocessen in 8 gemeenten. De stuurgroep en Bestuursoverleg zullen moeten bepalen hoeveel bestuurlijke ruimte er gegeven wordt, indien termijnen niet gehaald worden door individuele gemeenten. Er moet nog een keuze gemaakt worden tussen MIZ en Elburg voor ondersteuning P&O en FIN. De keuze die gemaakt zal worden kan effect hebben op de planning, vanwege extra werkzaamheden en behandeling in colleges en OR (en eventueel lokaal overleg). Er zijn in het project veel medewerkers die capaciteit moeten leveren. De kans dat hierin issues ontstaan is vrij groot. Aan de voorkant (o.a.

via dit PvA) trachten we dit zo goed mogelijk te managen, maar het is ook belangrijk om een goed escalatiekanaal te hebben bij iedere gemeente op bestuurlijk en ambtelijk niveau. Iedere deelnemende gemeente moet 14

Capaciteit

Personeel

eventuele capaciteitsproblemen binnen de gemeente zelf oplossen. In de contacten die ik tot nu toe heb met vakambtenaren en andere betrokkenen blijkt dat de exacte rol die ze hebben in het project niet altijd duidelijk is. Bij enkele gemeenten is ook nog onduidelijk wie bijv. de voorstellen gaan schrijven en sommige zijn ook nog op vakantie. Met name voor de eerste fase van de bestuurlijke besluitvorming is dit een risico. In de komende periode zal projectleider en directeur NoVA werken aan duidelijkheid en bewustwording. Het personeel van SNWV verkeert al lang in onzekerheid. Daarnaast voeren zij extra werkzaamheden voor de 3 nieuwe gemeenten uit en zijn enkele medewerkers betrokken bij het project. De onzekerheid in combinatie met extra werk, kan er voor zorgen dat medewerkers vertrekken. Door Bestuursoverleg is besloten om de extra formatie al in te gaan zetten, zodat een deel van het risico verkleind wordt. Daarnaast is het aan het kernteam om medewerkers goed op de hoogte te houden en mee te nemen in het project.

15

Bijlage 1 – Uitwerking taken werkgroepen Werkgroep JZ / contracten Het is van belang dat zo snel mogelijk alle bestaande contracten worden gelicht en beoordeeld of deze aangepast moeten worden. Deze contracten kunnen direct betrekking hebben op het SNWV en EHH of indirect als onderdeel van contract met Elburg/Epe. Vandaar dat op dit moment al gestart is met de inventarisatie van de contracten en naar juridische mogelijkheden om contracten om te zetten naar de nieuwe BVO NoVA. Activiteiten Bedrijfsvoeeringsonderdeel Taak

Taakverdeling BVO DVO Intern Elburg

Inkoop Incidentele taken oprichting BVO * Contracten inventariseren op naam zetten / afsluiten als NOVA / of van rechtswege over laten gaan * Beoordelen contracten of er extra licenties afgenomen moeten worden. * Beoordelen of inkoop- en aanbestedingsbeleid afgenomen kan worden of specifiek voor BVO moet worden opgesteld. * Specifiek voor NoVA werkzaamheden VIC beschrijven * Aanpassen contractbeheersysteem * DVO Elburg: uitwerken afspraken te leveren diensten

x

x

x

x x

x

x x x

Juridische Zaken Incidentele taken oprichting BVO * De oprichting/inschrijving van de nieuwe BVO (denk aan KvK) ook publiceren/bekendmaken in register/KOOP/Overheid.nl/provincie/WOO * Contracten inventariseren * Contracten op naam zetten / afsluiten als NOVA / van rechtswege over laten lopen

x

*

x

* * * *

Wet elektronische publicaties (registreren bij KOOP, met account wijzigingen doorvoeren). Accounthouder aanwijzen WMEBV: verplichting digitale producten af kunnen nemen. Klachtenmanager aanwijzen.of afnemen en klachtenprocedure beschrijven. Onder het contract met Nysingh opnemen vragen over auteurswetgeving (en wellicht andere aandachtsgebieden) in afstemming met SNWV. DVO Elburg: uitwerken afspraken te leveren diensten

x

x

x x x

x x

x

x

16

Werkgroep ICT Activiteiten Bedrijfsvoeeringsonderdeel Taak

Taakverdeling BVO DVO Intern Elburg

Informatievoorziening / ICT Incidentele taken oprichting BVO * Inventariseren bestaande ICT-contracten en alle software (specifiek waar ingelogd wordt met een Elburg account). * Contracten overzetten op naam nieuwe BVO NoVA * Aanbesteding e-depot/vervanging Picturee per 1-1-2025 * Software is ondergebracht bij broker Protinus. Onderzoek of contract Maisflexis omgezet/overgezet moet worden naar nieuwe BVO * Omzetten licenties MS * Aanpassen telefooncentrale * Server infrastructuur/AD/etc. omzetten naar NoVA * Afnemen/overnemen beleid informatieveiligheid Elburg * Inrichten beheerorganisatie (technisch- applicatie en functioneel beheer) * DVO Elburg: uitwerken afspraken te leveren diensten

x x x

x x

x x

x x x x x x

17

Werkgroep P&O Activiteiten Bedrijfsvoeeringsonderdeel Taak

Taakverdeling BVO DVO Intern MIZ/Elburg

Personeel Incidentele taken oprichting BVO * Selecteren en inrichten personeels- en salarisadministratie * BVO moet keuze maken op welke wijze uren- en verlofregistratie ingericht moet worden. * Selecteren en inrichten tijdregistratie systeem * Beoordelen of bestaande arbeidscontracten aangepast moeten worden. * *

* * * *

x x x x

Uitzoeken of BVO kan aansluiten bij bedrijfsarts Elburg of apart contract moet worden afgesloten. Opstellen personeelshandboek voor BVO (op basis van handboek Elburg)

Opstellen functieboek nieuwe organisatie en plaatsen medewerkers in functie. Beoordelen of er een sociaal statuut en wellicht andere beleidsdocumenten specifiek voor BVO gemaakt moeten worden. Opstellen en begeleiden adviesaanvraag OR DVO Elburg/MIZ: uitwerken afspraken te leveren diensten

x x

x

x x

x x

x x

Organisatie Incidentele taken oprichting BVO * Meerjarenbeleidsplan BVO * Servicenormen dienstverlening BVO * Gemeenschappelijke regeling BVO * Reglement van orde * Organisatiebesluit * Directieregelement * Mandaatbesluit / directiebesluit? * Instellen OR of personeelsvertegenwoordiging voor NoVA * Organogram

x x x x x x x x x

x x x x

18

Werkgroep FIN Activiteiten Bedrijfsvoeeringsonderdeel Taak

Taakverdeling BVO DVO Intern Elburg/MIZ

Financiën Incidentele taken oprichting BVO * Oprichten BVO * KvK-nummer * BTW nummer * Bankrekeningnummer * Aanbesteding accountant.

*

* * * * * * * *

Opstellen beleidsdocumenten * Financiële verordening * Controleverordening * Treasurystatuut * Nota Reserves en Voorzieningen * Rechtmatigheidsverantwoording * Regeling budgethouders Selecteren en inrichten financiële administratie Opzetten P&C documenten (format) Opzet en indeling posten begroting. Wensen hiervoor afstemmen met SNWV. Risicomanagement inrichten Inrichten urentoerekening / tijdregistratie Opstellen Mjb 2025-2028 Opstellen kostenverdeling gemeenten DVO Elburg/MIZ: uitwerken afspraken te leveren diensten

x

x x x x x

x x x x x x

x x x x x x x x x x x x x x x

19

Werkgroep Communicatie en concept communicatieplanning Activiteiten Bedrijfsvoeeringsonderdeel Taak

Taakverdeling BVO DVO Intern Elburg

Communicatie Incidentele taken oprichting BVO * Communicatieplanning maken voor project (hieronder concept) * Voorbereiden communicatie-uitingen NoVA in oprichting * Communicatiebeleid opstellen/afnemen * Persprotocol * Social media beleid en protocollen * Inrichten website * Inrichten intranet * Logo waar relevant toepassen/oude logos verwijderen

x x x x x x x x

x x

x x

Concept communicatieplanning Aanleiding Voor de aansluiting van streekarchief Epe, Hattem en Heerde (EHH) bij het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) en de overgang van die organisaties als bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief (NoVA) is het nodig dat het publiek kennis neemt van deze veranderingen en de nieuwe organisatie zoveel mogelijk naamsbekendheid krijgt. Planning De verwachting is dat de Colleges van de aangesloten gemeenten bij SNWV en EHH in september 2025 (of juni 2025) een definitieve beslissing nemen over het voorstel om EHH bij SNWV te laten aansluiten en deze nieuwe bedrijfsvoeringsorganisatie onder de naam Noord-Veluws Archief (NoVA) verder te laten gaan. De besluitvorming gaat in 3 fases. Bij iedere fase moet een persbericht opgesteld worden voor de pers en naar andere relaties van SNWV en EHH. Acties per fase: 1. Persbericht opstellen à Doet SNWV dit of gemeenten? 2. Verspreiden via perslijst van de acht gemeenten à doet SNWV dit of gemeenten? 3. Bericht naar vrijwilligers EHH en SNWV à SNWV 4. Verspreiden via relatielijst à SNWV 5. Relatielijst opstellen à SNWV 6. Bericht intranetten acht gemeenten Per 1 oktober 2025 (of 1 juli 2025) gaan de organisaties officieel over naar naam NoordVeluws Archief (NoVA). Onze kanalen moeten hiervoor worden aangepast (we gaan geen nieuwe kanalen aanmaken). 20

Kanalen: • Www.snwv.nl en https://www.streekarchiefepe.nl/ doorlinken naar www.noordveluwsarchief.nl (dit kan voorbereid worden, hoeft niet op datum overgang) • Aanpassen website naar nieuwe huisstijl + alle teksten doorlopen op nieuwe naam • Websites gemeente Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet, Oldebroek, Epe, Hattem en Heerde aangepast over de archiefpagina. • Emailadressen aanpassen en doorlinken • Googleaccount naam aanpassen + locatie Epe toevoegen + avatar (op datum overgang). • Facebook account naam + avatar + banner + bio aanpassen (op datum overgang). • X account naam + avatar + banner + bio aanpassen (op datum overgang). • Instagram account naam + avatar + banner + bio aanpassen (op datum overgang). Acties: 1. Contact met De Ree en Marloes Otten over vormgeving website + op de achtergrond al aanpassen (voorjaar ’24) 2. Uren Evelien vrijmaken voor aanpassen namen op huidige website 3. Integratie E,H,H, op website (locatie, contact, zoektoegangen etc) 4. Teksten schrijven voor socials (biografieën, berichten over overgang naar nieuwe naam) 5. Tekst en beeld voor gemeentelijke websites (kan in principe zelfde, maar wel op locatie toespitsen) 6. Toegankelijkheidsverklaring laten opstellen 7. Vormgeving (Marloes Otten – Krekwerk) 8.

Archivering van website Streekarchief EHH? > Wie? Branding De naam Noord-Veluws Archief (NoVA) moet ingeburgerd raken bij de inwoners van de acht gemeenten. Hiervoor is het nodig om in de communicatie voor en na 1 oktober 2025 of 1 juli 2025 zoveel mogelijk aan de branding te werken. Bijvoorbeeld door: • Blogs op de website: bv. Onder noemer ‘SuperNoVA’ • Reclameadvertenties online, via Google, Facebook, Twitter • Reclameuitingen fysiek: posters, bushokjes, etc • Ludieke publieksactie à zoja, wat? Winacties, participatie-actie, zomervakantie, beschuit met muisjes? • Kranten en ander media inschakelen • Een feestje? Acties: 1. Sparren over publieksacties 2. Blogs schrijven van te voren 3. Reclameteksten 4. Poster ontwerp 5. Verspreiding 6. Kranten en andere media inschakelen, bv. Item door Ridders van Gelre.

21

Vragen: 1. Houden we de huidige slogans aan? (SNWV is het duurzaam, collectieve geheugen van de regio en maakt bronnen zichtbaar) 2. Moet de website EHH gearchiveerd worden? Aanpassingen producten • Logo • Website • Signing studiezalen • Briefpapier + enveloppen • Visitekaartjes • E-mailhandtekeningen • Powerpoint sjabloon • Stempels • signing gemeentehuizen (buitenkant). Aanpassing andere producten / websites? • Gemeentegidsen • Mais-Flexis • Cultuuraanbieders regio • Staan we gelinkt op websites historische verenigingen? • HKH Harderwijk > logo + naam aanpassen

22