8.2. Controleprotocol 2023_definitief

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2023 VAN DE GEMEENTE HEERDE Inleiding De Gemeentewet schrijft voor dat gemeenten een begroting, meerjarenraming, jaarrekening en jaarverslag maken. Ook geeft de wet vereisten waaraan de genoemde documenten dienen te voldoen. De Raad gebruikt deze instrumenten om na te gaan in hoeverre de ambities zijn of worden gerealiseerd. De raad wijst een of meer accountants aan die de controle uitvoeren op de jaarrekening en die daarbij een accountantsverklaring verstrekken en een verslag van bevindingen uitbrengen. De raad heeft Baker Tilly aangewezen als haar accountant voor de periode van 2021-2024 (met een optionele verleningsmogelijkheid tot en met boekjaar 2026). De raad heeft een controleverordening opgesteld voor onze gemeente. Hierin staan spelregels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Er is opgenomen dat de raad jaarlijks, voorafgaand aan de controle van de accountant, een controleprotocol vaststelt. De raad geeft in dit protocol aandachtspunten mee aan de accountant. Eén van de punten is dat de raad drie onderwerpen mag aandragen waaraan de accountant specifiek aandacht dient te besteden bij zijn controle. Een ander punt is welke rapporteringstoleranties de accountant dient te hanteren.

Met dit controleprotocol stelt de raad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2023. Juridisch kader Onder meer: • Art 186, 197, 213 van de Gemeentewet; • Besluit Begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten; • artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; • art. 2 lid 5, art. 7 Controleverordening gemeente Heerde 2013; • Besluit accountantscontrole decentrale overheden (bado).

Verzoek aan de accountant • Uitvoeren van de controle op de jaarrekening en SiSa conform de daarvoor geldende standaarden. • Uitbrengen van rapportage(s) naar aanleiding van de uitgevoerde interim- en jaarrekeningcontrole (accountantsverslag en/of het verslag met bevindingen). Naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole volgt ook een controleverklaring. • Minimaal één mondelinge afstemming per jaar met (een afvaardiging van) de raad; zie daarvoor de bijlage. • Om de door de raad vastgestelde goedkeuringstolerantie voor het controlejaar 2023 te hanteren, in overeenstemming met de eisen zoals deze in onderstaande tabel zijn opgenomen. Op basis van de begroting 2023 van de gemeente betekenen onderstaande percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van minder dan circa € 525.000 (1% van de totale lasten na dotatie reserve ad. € 52.519.598) en een totaal van onzekerheden van minder dan circa € 1.575.000 (3% van de totale lasten na dotatie reserve ad. € 52.519.598) leiden tot een goedkeurende controleverklaring.

•

•

Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke geconstateerde fout of onzekerheid ≥ € 50.000 rapporteert. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. In het kader van de specifieke uitkeringen (SiSa) en de wet normering topinkomens (WNT) gelden andere eisen (deze toleranties loggen vast in artikel 5, lid 4 van het Bado). De raad vraagt de accountant hierover te rapporteren als de fout of onzekerheid deze eisen overschrijden of groter is dan de rapporteringstolerantie.

2

Bijlage 1: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage zijn de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management van toepassing. Bij wijzigende omstandigheden is afwijking van het onderstaand overzicht mogelijk. Communicatie/ overleg

Aantal per jaar

Toelichting

Auditcommissie

Minimaal één keer

De raad is opdrachtgever van de accountant. De Auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering en de wijzigingen daarop. De raad besluit over de voorstellen vanuit de Auditcommissie. De Auditcommissie heeft voorafgaand aan de controle de mogelijkheid om tot een nadere invulling van de controleopdracht te komen. Deze afstemming vindt mondeling of schriftelijk plaats. Indien gewijzigde omstandigheden noodzaken tot bijstelling van de opdracht, dan vindt hierover tussentijds afstemming met de Auditcommissie plaats. Bij de bespreking van de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole in de Auditcommissie is de accountant aanwezig.

Algemeen directeur, wethouder financiën en concern-controller

Periodiek

Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de (concept) bevindingen van de interim-controle (managementletter) en de eindejaarscontrole (rapport van bevindingen).

Afdelingen

PM

Indien noodzakelijk vindt er binnen de afdelingen, in het kader van de controle, nader overleg plaats met de afdelingsmanagers en verantwoordelijken voor de relevante primaire en ondersteunende processen.

College, raad en Auditcommissie

PM

Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college, raad en Auditcommissie.

Afhandeling vragen

PM

Het voorleggen en beantwoorden van vragen aan de accountant verloopt via de griffier en/of de concerncontroller. Vragen rechtstreeks gesteld aan de accountant worden niet door de accountant beantwoord. De vraagsteller zal worden doorverwezen naar voornoemde personen.

3

Bijlage 2: Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole door de gemeente In het overzicht ‘Normenkader 2023 bij Controleprotocol’ is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole door de gemeente Heerde relevante algemene wet- en regelgeving naar de status van 1 januari 2023.

Deze bijlage is separaat aangeleverd.

Alle gemeentelijke verordeningen zijn te vinden op de gemeentelijke website (www.heerde.nl / onder het kopje organisatie en bestuur / beleid en regelgeving).

Bijlage 3: Rapportagemomenten De volgende standaard rapportagemomenten zijn onderkend: Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Gericht aan

Opdrachtbevestiging controle jaarrekening boekjaar x

Voorafgaand aan de controle.

In aansluiting op het contract een nadere uiteenzetting van de voorwaarden rondom de uitvoering van de jaarlijkse jaarrekeningcontrole.

Raad, t.a.v. gemeentesecretaris. Betreft nadere uitvoering contract. Verspreiding ter kennisname aan de auditcommissie

Management- Na afronding van de letter interim-controle.

Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen en overige van belang zijnde onderwerpen.

College, met afschrift ter kennisname aan de auditcommissie

Verslag van bevindingen

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging, rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. De accountant geeft eveneens een oordeel over de zgn. Sisa regelingen.

Raad, met afschrift aan college

Controleverklaring

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Het oordeel van de accountant over de mate waarin de jaarrekening een getrouw beeld geeft in overeenstemming met verslaggevingsvoorschriften.

Raad, met afschrift aan college

5/5