8.2. Brief RKC Heerde, Onderzoeksprogramma 2023-2024.pdf

Aan de gemeenteraad van Heerde Postbus 175 8180 AD Heerde

Contactpersoon Johan Kok Datum verzonden 14 maart 2023

Uw brief van/uw kenmerk -

Bijlagen 1 bijlage Ons kenmerk -

Onderwerp

Onderzoeksprogramma 2023

Geachte gemeenteraad,

Hierbij bied ik u namens de rekenkamercommissie van de gemeente Heerde het Onderzoeksprogramma 2023-2024 aan. Onderzoeksprogramma 2023-2024 In dit onderzoeksprogramma gaan wij in op het rekenkameronderzoek naar het accommodatiebeleid van de gemeente Heerde, een gezamenlijk rekenkameronderzoek naar de regio Stedendriehoek, de gevolgen van de inwerkingtreding van de Wet versterking decentrale rekenkamers en overige activiteiten van de rekenkamercommissie in 2023 en 2024. Het onderzoeksprogramma sturen wij ter kennisneming naar uw gemeenteraad en in afschrift naar het college. Daarnaast plaatsen wij dit op www.heerde.nl op de pagina van de rekenkamercommissie. Tot slot Mocht u nog vragen hebben, dan zijn wij bereid een nadere toelichting te geven. U kunt daarvoor contact opnemen met de secretaris van de rekenkamercommissie Johan Kok, bereikbaar via (0578) 69 94 94 of rekenkamer@heerde.nl. Met vriendelijke groet, namens de Rekenkamercommissie van de gemeente Heerde

C.M. Sluiter – Kuilwijk, voorzitter

cc College van burgemeester en wethouders

Jaarplan 2023-2024

1

Inhoud Jaarplan 2023-2024 ....................................................................................................................................1 1.

Inleiding ..........................................................................................................................................3

2.

Taak rekenkamercommissie ...........................................................................................................3

3.

Samenstelling rekenkamercommissie ............................................................................................3

4.

Inventarisatie onderzoeksonderwerpen ........................................................................................3

5.

Onderzoek 2023/2024 ....................................................................................................................3

6.

Onderzoek Cleantechregio .............................................................................................................4

7.

Overige activiteiten.........................................................................................................................4

9.

8.1

Bijeenkomsten NVRR ..............................................................................................................4

8.2

Overleg en afstemming met regionale rekenkamercommissies ............................................5

8.3

Wet Versterking decentrale Rekenkamers .............................................................................5

Financiën .........................................................................................................................................5

BIJLAGE A

ONDERZOEKSONDERWERPEN ...........................................................................................7

Leeswijzer ...............................................................................................................................................7 Tabel 1 Groslijst ......................................................................................................................................7 Bijlage B ......................................................................................................................................................9 Criteria ....................................................................................................................................................9 Bijlage C.................................................................................................................................................... 10 Onderzoeksopzet ................................................................................................................................. 10

2

1.

Inleiding

Wij stellen jaarlijks een onderzoeksprogramma op. In dit jaarplan 2023-2032 gaan wij in op de taak, samenstelling, inventarisatie en selectie van onderzoeksonderwerpen, de keuze van in 2023/2024 uit te voeren onderzoek en het budget. Met dit programma informeren wij de raad over de activiteiten die wij in 2023/2024 willen uitvoeren. Bij de keuze voor de onderzoeksonderwerpen lichten wij toe hoe wij tot deze selectie zijn gekomen.

2. Taak rekenkamercommissie Wij zijn een onafhankelijke commissie benoemd door de gemeenteraad van de gemeente Heerde. De rekenkamercommissie onderzoekt of het gemeentebestuur haar werk doelmatig (efficiënt), doeltreffend (effectief) en rechtmatig (in overeenstemming met de wet) uitvoert. De rekenkamercommissie heeft een onafhankelijke positie met als doel om de gemeenteraad te ondersteunen in haar kaderstellende en controlerende rol. Wij voeren onderzoek uit naar de realisatie en doelmatigheid van het gemeentelijk beleid en naar de efficiency en de effectiviteit van het beleid en de beleidsuitvoering. Wij voeren onderzoeken zelf uit of laten deze, onder onze verantwoordelijkheid, door externe onderzoeksbureaus uitvoeren. Voor elk onderzoek staat voorop dat het doel is om te leren van het verleden. Daarmee willen wij een bijdrage leveren aan het versterken van de rol en het functioneren van de raad.

3.

Samenstelling rekenkamercommissie

De rekenkamercommissie bestaat uit drie externe leden. De rekenkamercommissie wordt ondersteund door de griffie. De secretaris van de rekenkamercommissie is werkzaam op de griffie. De griffier is toegevoegd als adviseur van de rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie bestaat uit: Externe leden : Corine Sluiter – Kuilwijk (voorzitter), Bert Lokhorst, Max van Oort (leden); Ambtelijk secretaris : Johan Kok.

4.

Inventarisatie onderzoeksonderwerpen

Wij hebben bij de fracties uit de gemeenteraad mogelijke onderzoeksonderwerpen geïnventariseerd voor rekenkameronderzoek. De resultaten daarvan hebben wij opgenomen in de groslijst. Daarin staan ook twee onderwerpen die inwoners eerder hebben aangedragen.

5. Onderzoek 2023/2024 Wij hebben besloten een tweejaarlijks programma op te stellen. Voor de raadsperiode 2022-2026 starten wij met een opgeschoonde groslijst waarin de resultaten van de inventarisatie bij de fracties uit de gemeenteraad zijn verwerkt.

3

In 2022 zijn wij een onderzoek gestart naar het accommodatiebeleid van de gemeente Heerde. Dat onderzoek loopt door in 2023 en ronden wij in het eerste kwartaal 2023 af. Uit de onderwerpen van de groslijst hebben wij een gezamenlijk onderzoek naar de Cleantechregio gekozen voor een rekenkameronderzoek in 2023. Daarnaast hebben wij ons aangemeld voor het DoeMeeonderzoek van de NVRR naar de afhandeling van klachten. In 2023 en 2024 zullen wij twee kleine onderzoeken starten met inzet van onze rekenkamerleden. Wij zijn voornemens dat te doen in de vorm van een rekenkamerbrief waarbij wij over een actueel thema via een QuickScan rapporteren aan de raad. Wij denken hierbij aan bijvoorbeeld: -

Rekenkamerbrief grote projecten; Duurzaamheid in samenhang gemeentelijk beleid zonneparken versus de beperkte capaciteit van het elektriciteitsnetwerk; Follow up/doorwerking rekenkameronderzoek inwonerparticipatie en de rol van de raad; Kwaliteit gemeentelijke dienstverlening; Huisvesting kwetsbare doelgroepen; Woningbouwplanning en bouwprocedures.

De overige aangemelde onderwerpen blijven op de groslijst staan. In de loop van 2023 nemen wij de voorbereiding van een volgend onderwerp uit de geselecteerde onderwerpen ter hand.

6.

Onderzoek Cleantechregio

Wij doen met de rekenkamercommissies Apeldoorn, Brummen/Voorst, Deventer, Epe, Lochem en Zutphen gezamenlijk onderzoek naar de Cleantechregio (Stedendriehoek). De samenwerkende rekenkamercommissies hebben afspraken gemaakt over de planning, werkafspraken tijdens het onderzoek en de kostenverdeling. Het doel van dit onderzoek is een oordeel te geven over de doeltreffendheid en doelmatigheid van de Stedendriehoek en de governance van dit samenwerkingsverband door de deelnemende gemeenten. De centrale onderzoeksvraag: In welke mate is de Stedendriehoek doeltreffend en doelmatig en is er sprake van een adequate invulling van de governance door het college van B&W en de gemeenteraad (van de deelnemende gemeenten)? De doelrealisatie staat voor de samenwerkende rekenkamercommissies centraal in dit onderzoek. De rekenkamer(commissie)s zijn geïnteresseerd hoe de Stedendriehoek van toegevoegde waarde (baten/lasten) is/kan zijn voor de deelnemende gemeenten. De samenwerkende rekenkamercommissies voeren het onderzoek uit met ondersteuning van een extern bureau.

7.

Overige activiteiten 8.1 Bijeenkomsten NVRR

Wij zijn als rekenkamercommissie is aangesloten bij de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). Vertegenwoordigers van de rekenkamercommissie zullen (regionale) bijeenkomsten van deze vereniging bijwonen. 4

8.2 Overleg en afstemming met regionale rekenkamercommissies Periodiek worden (regionale) bijeenkomsten georganiseerd van Gelderse rekenkamers en rekenkamercommissies. Daarnaast hebben wij het initiatief genomen voor een overleg met de rekenkamercommissies in de Kop van de Veluwe. Daar stemmen wij onze onderzoeksprogramma’s af en wisselen kennis en ervaringen uit. Ook kijken wij daarbij naar mogelijkheden om in regionaal verband samen te werken bij de uitvoering van rekenkameronderzoek.

8.3 Wet Versterking decentrale Rekenkamers De Wet versterking decentrale rekenkamers is op 1 januari 2023 in werking getreden. Deze wet wijzigt de Gemeentewet, de Provinciewet en de Comptabiliteitswet 2016 in verband met het afschaffen van de decentrale rekenkamerfunctie en het uitbreiden van de bevoegdheden van de rekenkamers. Iedere gemeenteraad stelt op grond van deze nieuwe wet een rekenkamer in. In 2022 hebben wij daarvoor in afstemming met het presidium een aantal uitgangspunten geformuleerd: a. b.

c. d. e.

f.

g.

Samenstelling: drie externe leden met de mogelijkheid van herbenoeming; Vergoeding werkzaamheden rekenkamer: De huidige vergoedingsregeling van een vaste vergoeding per maand continueren, met de mogelijkheid van een uurvergoeding voor eigen onderzoek. Nader onderzoek doen naar de gevolgen van de professionalisering voor de hoogte van de vergoeding; Ondersteuning rekenkamer: de huidige ondersteuning door een ambtelijk secretaris uit de griffie te continueren; Budget: Het jaarbudget te handhaven op € 29.080,- (prijspeil 2022); Werkwijze: In te stemmen met de uitwerking van de werkwijze in het door de rekenkamer vast te stellen Reglement van Orde. Dat inclusief de huidige mogelijkheid dat de externe leden zelfstandig onderzoek kunnen doen en daarvoor een uurvergoeding van € 60, -ontvangen; Contact gemeenteraad: - Een commissie in te stellen die vanuit de raad het contact met de rekenkamer onderhoud, - een klankbordgroep in te stellen voor inhoudelijke informatie-uitwisseling over lopend rekenkameronderzoek en - de rekenkamer één keer per twee jaar gesprekken te laten voeren met de fracties uit de raad over mogelijke onderzoeksonderwerpen. Rekenkamer of gemeenschappelijke rekenkamer: Een zelfstandige rekenkamer voor de gemeente Heerde in te stellen.

De rekenkamer kan met omliggende rekenkamers de mogelijkheden onderzoeken voor informatie- en kennisuitwisseling en samenwerking bij rekenkameronderzoek.

Wij doen in het eerste halfjaar een voorstel aan de raad om een rekenkamer voor de gemeente Heerde in te stellen, daarvoor een nieuwe verordening vast te stellen en drie externe leden te benoemen.

9.

Financiën

Voor de totale werkzaamheden van de rekenkamercommissie is voor 2023 een budget van € 29.080,beschikbaar. Uit dit budget worden onder meer de onderzoekskosten voor het onderzoek 5

“Stedendriehoek” en de vergoedingen aan de leden van de rekenkamercommissie betaald. Budget 2023 vergoeding externe leden

Uitgaven 10.500,00

reiskosten

500,00 18.200,00

onderzoekskosten Overige kosten

580,00 29.780,00

Totaal

Het budget 2024 (totaal € 29.780) zal geïndexeerd worden opgenomen in de gemeentebegroting 2024. Heerde, 8 maart 2023 De rekenkamercommissie van de gemeente Heerde, voorzitter, secretaris,

C.M. Sluiter – Kuilwijk

J. Kok

6

BIJLAGE A

ONDERZOEKSONDERWERPEN

Leeswijzer Deze groslijst tot stand gekomen na een inventarisatie bij de fracties uit de raad en de inwonersinventarisatie. Ook inwoners konden onderwerpen inzenden. De resultaten zijn in tabel 1 opgenomen. De onderwerpen zijn beoordeeld en getoetst aan de selectiecriteria. Op basis van de waardering van de rekenkamercommissie is gekozen voor een rekenkameronderzoek.

Tabel 1 Groslijst Onderwerp

Toelichting/vraagstelling

Ambtelijke organisatie

-

Ingebrachte door

Opmerking

Effectiviteit ambtelijke organisatie, toepassing

CDA

Ook in groslijst 2022

van projectorganisatie. Hoe wordt de

D66/GL

beschikbare capaciteit zo goed mogelijk

CU/SGP

ingezet. Relatie met de beleidsopgaven waarvoor de gemeente staat, is de gemeente goed toegerust voor deze nieuwe opgaven (woningbouw, energietransitie, stikstofproblematiek)? -

Kwaliteit van dienstverlening vanuit perspectief van de inwoner. Bereikbaarheid.

Grenzen mandaat

Inwonerparticipatie en de rol ambtelijke

organisatie. Mandatering bij grote projecten, rol en de wijze van invulling mandaat door college en ambtelijke organisatie.

GBP

Wat is (kaderstellende) rol van raad, college en ambtelijke organisatie bij de toepassing van uitnodigingsplanologie?

CDA

Woningbouwprocedures

Onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid vergunningprocedures, mogelijkheden tot versnelling en vereenvoudiging.

VVD

Arbeidsparticipatie 55-

Hoe is de situatie in de gemeente Heerde? Op welke

PvdA

plussers

manier geeft de gemeente invulling aan

Uitnodigingsplanologie

Ook in groslijst 2022

D66/GL

arbeidsparticipatie bij de groep 55-plussers? Wordt er voor elke categorie hetzelfde gedaan als deze categorieën? Moet er voor deze groep iets anders gedaan worden? Armoedebeleid

-

Aandacht voor de groep 100 – 120% van de

PvdA

bijstandsnorm. De kosten van levensonderhoud

Rkc

Ook in groslijst 2022

lopen hard op, deze groep komt niet in aanmerking voor de voedselbank. Welke criteria gelden en zijn deze voldoende? -

In hoeverre is het minimabeleid van de gemeente Heerde efficiënt en effectief?

Sociaal aanbesteden

Op welke wijze wordt “social return” in de aanbesteding

PvdA

opgenomen. Wat is daarvan het resultaat? Huisvesting

Hoe is de huisvesting statushouders georganiseerd, wat

statushouders

zijn de gevolgen daarvan voor de woningvoorraad en de

VVD

toewijzing van woningen aan overige woningzoekenden? Effectiviteit in de zorg

Dienstverlening zorgaanbieders, wat doen de

VVD

zorgaanbieders, effectiviteit en controle daarop. Decentralisatie sociaal

Wat is beoogd met de decentralisaties sociaal domein?

domein

Wat is daarvan het resultaat? Is eruit gekomen wat

VVD

beoogd is?

7

Schoon en leefbaar huis

Algemene voorziening versus maatwerkvoorziening.

VVD

Beheer en onderhoud vastgoed

Efficiënt gebruik van leegstaande gebouwen en sportvoorzieningen.

D66/GL

Kostendekkendheid leges

Onderzoek naar de mate van kostendekkendheid van de leges.

D66/GL

Cleantechregio

Hoe en met welke doelen nemen de gemeenten van de

Rkc

Cleantechregio daarin deel en is er sprake van een adequate invulling van de governance door de colleges en de gemeenteraden. Wat is het resultaat van deze samenwerking? Planning en

Onderzoek naar de P&C-cyclus in relatie tot de

Rkc

controlcyclus

kaderstellende rol van de raad.

Inwonersvoorstel

Handhavingsbeleid ruimtelijk domein.

Groslijst 2022

Inwonersvoorstel

Beleid realisering mantelzorgwoningen.

Groslijst 2022

Coronacrisis

Onderzoek naar verschillende aspecten van de

Rkc

Groslijst 2022

Rkc

Aanmelding onder behoud

bestrijding van de coronacrisis. Klachtenafhandeling

De NVRR voert in 2023 een DoeMee-onderzoekuit gericht op de klachtafhandeling. Hierbij wordt

gedaan in verband met de

samengewerkt met de Nationale Ombudsman.

aanmeldtermijn (Voor 13

De centrale vraag luidt:

februari).

Op welke wijze geven decentrale overheden beleidsmatig en organisatorisch vorm aan de afhandeling van klachten, tot welke resultaten leidt dit beleid en op welke wijze wordt hierover gerapporteerd aan de volksvertegenwoordiging? Cleantechregio

De rekenkamer(commissie)s beogen met dit onderzoek

Rkc in samenwerking

een oordeel te geven over de doeltreffendheid en

met de

doelmatigheid van de Cleantech Regio en de governance

rekenkamercommissies

van dit samenwerkingsverband door de deelnemende

Apeldoorn,

gemeenten.

Brummen/Voorst, Deventer, Epe, Lochem

Bij deze doelstelling hoort de volgende centrale vraag:

en Zutphen

In welke mate is de Cleantech regio doeltreffend en doelmatig en is er sprake van een adequate invulling van de governance door het college van B&W en de gemeenteraad (van de deelnemende gemeenten)?

Controleprotocol accountant De Auditcommissie heeft voor het Controleprotocol 2023 onderstaande onderwerpen voor deelonderzoeken aangedragen: 1. Uitgaven voor Oekraïense vluchtelingen; 2. IT; 3. De gemeentelijke Accommodatie- en vastgoedportefeuille 213a onderzoeken College In de begroting 2023 is geen doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek door het college ingevolge artikel 213a Gemeentewet opgenomen.

8

Bijlage B Criteria De Rekenkamercommissie beoogt bij de keuze van haar onderwerpen een zo groot mogelijke bijdrage aan haar missie en doelstelling. Hierbij worden in overeenstemming met het onderzoeksprotocol de volgende criteria gehanteerd: 1. Het organisatorisch, bestuurlijk, maatschappelijk belang van een onderwerp 2. De mate van risico met betrekking tot doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid 3. Het financiële belang van een onderwerp Toelichting op de selectiecriteria: Maatschappelijke relevantie Het is van belang om bij de keuze van de onderzoeksonderwerpen aandacht te schenken aan de maatschappelijke relevantie van het onderwerp. Hierbij kan gedacht worden aan frequent voorkomende klachten van burgeres, thema's die aandacht krijgen van de landelijke politiek en dergelijks. Risicoprofiel Financieel belang en risicoprofiel gaan niet altijd samen. Er kunnen beleidsterreinen of onderwerpen zijn waar weinig of zelfs geen geld aan wordt uitgegeven, maar waar wel hoge risico's mee gepaard gaan.

Naast deze criteria wordt bij de selectie van een onderzoeksonderwerp ook rekening gehouden met enkele specifieke aandachtspunten, zoals:  De lengte van de beleidsperiode  Het leren voor de toekomst  Een evenwichtige verdeling van onderzoeken over de sectoren  Heeft het onderzoek voldoende toegevoegde waarde? - Rechtvaardigen de te verwachten leereffecten en nieuwe inzichten de onderzoeksinspanning? - Is het onderwerp niet onlangs onderzocht door anderen?  Is er sprake van subsidiariteit: is de onderzoeksvraag niet op een andere meer eenvoudige wijze te beantwoorden?  Is het voor de rekenkamer haalbaar en past dit binnen de financiële en organisatorische mogelijkheden?  Zijn de onderwerpen en de onderzoeken communiceerbaar naar de samenleving?

9

Bijlage C Onderzoeksopzet Nadat de Rekenkamercommissie een onderzoeksonderwerp heeft bepaald, stelt de Rekenkamercommissie de onderzoeksopzet vast. Als tussenstap wordt eerst de centrale vraag en de deelvraag teruggelegd bij de fracties om op te halen of iedereen hetzelfde beeld heeft. De onderzoeksopzet zal minimaal de volgende onderdelen gaan bevatten: a. Oriënterend vooronderzoek b. Aanleiding en achtergronden van de onderzoeksvraag c. Doel van het onderzoek d. Centrale vraagstelling en deelvragen e. Omschrijving normenkader f. Globale onderzoeksopzet: keuze van de onderzoeksinstrumenten g. Organisatie: tijdpad, inhuur externen, expertise en kosten h. Wijze van rapporteren De definitieve onderzoeksopzet wordt ter kennisneming toegezonden aan de raad, het college, de gemeentesecretaris. Daarbij wordt ook aangegeven wie het onderzoek zal uitvoeren.

10