8.2. Bedrijfsvoeringsorganisatie H20 jaarstukken 2021 inclusief was getekende controleverklaring.pdf
Tekst van het document
Jaarstukken 2021
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ................................................................................................................................... 2 Voorwoord ......................................................................................................................................... 4 Jaarverslag 2021................................................................................................................................. 6 Analyse exploitatieresultaat .............................................................................................................. 7 Resultaatbestemming ........................................................................................................................ 8 2021 in cijfers ..................................................................................................................................... 9 Overzicht overhead .......................................................................................................................... 10 Paragraaf Bedrijfsvoering................................................................................................................. 11 Paragraaf Financiering .....................................................................................................................
12 Paragraaf Grondbedrijf .................................................................................................................... 16 Paragraaf Lokale heffingen .............................................................................................................. 17 Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen ......................................................................................... 18 Paragraaf Verbonden Partijen ......................................................................................................... 19 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing..................................................................... 20 Jaarrekening 2021 ............................................................................................................................ 21 Grondslagen voor waardering ......................................................................................................... 22 Begrotingsrechtmatigheid ............................................................................................................... 23 Balans ............................................................................................................................................... 24 Toelichting op de balans ..................................................................................................................
25 Niet uit de balans blijkende verplichtingen > €10.000,- .................................................................. 27 Toelichting schatkistbankieren ........................................................................................................ 28 Staat van baten en lasten ................................................................................................................ 29 WNT-verantwoording 2021 ............................................................................................................. 30 Overzicht van incidentele baten en lasten ...................................................................................... 32 Gebeurtenissen na balansdatum ..................................................................................................... 33 Bijlage 1: Overzicht taakvelden ........................................................................................................ 34
Jaarstukken 2021
2
Jaarstukken 2021
3
Voorwoord Geachte leden van de gemeenteraad, Voor u liggen de jaarstukken 2021 van de Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O; i-Dienst. De i-Dienst werkt aan een i-Dienst als serviceprovider die beheert, ondersteunt en infrastructurele oplossingen biedt waarop de informatiebehoefte van de H2O-gemeentes kan worden vormgegeven. Hierbij gaan wij uit van de principes flexibiliteit, schaalbaarheid en continuïteit. Ook in 2021 was de impact van Corona(-maatregelen) op de i-Dienst groot. Ziekte en quarantaine hebben invloed gehad op de inzetbaarheid van medewerkers. En net als in 2021 heeft de i-Dienst weer ruim 800 gebruikers ondersteund op 800 verschillende locaties door al het verplichte thuiswerken. Door dat thuiswerken konden gebruikers ook minder of niet een beroep op elkaar doen bij (kleine) problemen zoals dat in de kantooromgeving wel kan. En internet thuis is niet bij iedere gebruiker even snel en/of stabiel hetgeen ook tot problemen voor de gebruiker kan leiden. Dit heeft tot een groter beroep op support geleid dan in de niet-corona jaren het geval is. Extra kosten door Corona heeft de i-Dienst moeten maken door de externe inhuur bij ondersteuning en begeleiding van projecten. Met een groot verantwoordelijkheidsgevoel en een gevoel voor saamhorigheid heeft de i-Dienst er weer voor gezorgd dat iedereen qua ICT normaal heeft kunnen werken. Thuis en op kantoor.
Corona raakte zowel de manier van werken van aangesloten gemeenten, als de manier waarop de i-Dienst haar diensten kon aanbieden. De overgang naar Teams had daarbij hoge prioriteit. De overgang naar Teams bleek een omvangrijk project dat in gezamenlijkheid met de CIO-office van de gemeenten projectmatig is uitgevoerd. De hiermee gemoeide kosten waren niet opgenomen in de begroting 2021 en veroorzaken een groot deel van de overschrijding die deze jaarrekening laat zijn. Het betreft hier op zich wel kosten die onvermijdelijk waren om de gemeentebesturen en gemeentelijke organisaties in staat te stellen hun werk goed te doen, maar vanuit het oogpunt van grip op financiën had dit aan de voorkant scherper gemaakt kunnen worden en onderdeel kunnen zijn van de begroting 2021 van de i-Dienst. Een deel van het werk (zoals bij Teams en TOPdesk) loopt door in 2022. Eind 2021 hebben het bestuur en de manager van de i-Dienst besloten het dienstverband van de manager met de i-Dienst te beëindigen. De kosten die daarmee gemoeid zijn, zijn ook verwerkt in deze jaarrekening. De gemeentesecretaris van Hattem vervult de rol van waarnemend manager tot in de vacature is voorzien. De i-Dienst sluit het jaar af met een tekort. Dat tekort kan voor een beperkt deel opgevangen worden door een onttrekking aan de reserve.
De rest van het tekort zal conform de daarvoor vastgestelde verdeelsleutel doorbelast worden aan de aangesloten gemeenten.
Hattem, 7 april 2022
D. van der Weerd Manager i-Dienst (a.i.)
Jaarstukken 2021
4
Jaarstukken 2021
5
Jaarverslag 2021
Jaarstukken 2021
6
Analyse exploitatieresultaat Het jaar 2021 is afgesloten met een negatief saldo van -/- €291.782,-. De afwijkingen ten opzichte van de ramingen worden hieronder kort toegelicht. Huisvestingskosten (tekort -/- €33.420,- kstpl. 505010/4424001) Met ingang van 2020 is de nieuwe kostenverdeelsystematiek tussen de gemeenten van kracht; hierdoor worden er meer kosten in rekening gebracht voor huisvesting van de medewerkers van de iDienst. Deze aanpassing kwam te laat om in de begroting 2021 te kunnen verwerken. Personeelskosten (tekort -/- €54.982,- saldo kstpl. 505020/505030) Net als in 2020 zijn er meer uren dan voorzien besteed voor de ondersteuning en begeleiding van projecten. De reden hiervoor is dat als gevolg van de corona maatregelen grotendeels vanuit huis werd gewerkt en er extra ondersteuning van 2e lijns support heeft plaatsgevonden. Daarnaast is er voor de versnelde invoer van MS-Teams ook extern ingehuurd. Overige bedrijfsvoeringskosten (tekort -/- €10.842,- saldi kstpl. 505040/505050) De overschrijding van deze post is het gevolg van hogere accountantskosten. Software / hardware (tekort -/- €168.238,- saldi overige kstpl. excl. kapitaallasten) Het tekort op dit onderdeel is grotendeels het gevolg van de (versnelde) overgang van Skype naar MS-Teams en de bijbehorende uitgaven voor Office 365, Exchange Online en back-up van deze gegevens in de cloud.
Daarnaast is het antivirus programma vervangen door een nieuwe versie, is een systeem (TOPdesk) voor het professioneel behandelen van gebruikersmeldingen en ondersteuning van beheer aangeschaft en zijn licenties geactualiseerd. Deze kosten waren onvermijdelijk, maar hadden deels onderdeel van de begroting 2021 kunnen zijn.
Kapitaallasten (over €15.638,- saldi alle kapitaallasten) Kapitaallasten bestaan uit afschrijvingskosten en rentekosten van investeringen. Inmiddels zijn er, om de investeringen te betalen, 3 geldleningen afgesloten voor rentepercentages ver onder het percentage waar in de begroting rekening mee is gehouden (1%). Hierdoor zijn de werkelijke rentekosten lager dan geraamd. Tevens is een gering deel van de investeringen later aangeschaft dan gepland; de afschrijvingskosten worden dan ook later in de exploitatie verantwoord (het eerstvolgende jaar na ingebruikname). Onvoorzien (tekort -/- €39.938,-) Op deze post zijn de kosten geboekt die betrekking hebben op het vertrek van de manager van de i-Dienst zoals advocaatkosten en (extra)loonkosten. Voor de post Onvoorzien was €50.000,- geraamd.
Jaarstukken 2021
7
Resultaatbestemming Voorgesteld wordt om het negatieve resultaat van €291.782,- te dekken door een extra onttrekking van €50.000,- uit de reserve. Het resterende negatieve saldo wordt in rekening gebracht bij de deelnemende gemeenten. De hoogte van de reserve daalt hierdoor naar €10.268,-.
Jaarstukken 2021
8
2021 in cijfers 2021 Begroting
2021 Realisatie
2021 Verschil
505010 Huisvesting & Facilitair
33.080
66.500
-33.420
505020 Personeelskosten Primair
819.386
895.707
-76.321
505030 Personeelskosten Secundair
22.500
1.161
21.339
505040 Personeelskosten Overig
11.580
8.952
2.628
505050 Overige kosten
17.750
31.220
-13.470
505200 Hardware algemeen
368.007
258.403
109.605
505220 Hardware werkplek
142.655
140.917
1.738
505240 Hardware specifiek
0
0
0
505300 Netwerk & Data
195.580
214.086
-18.506
505400 Telefonie werkplek
12.061
6.618
5.443
505600 Software werkplek
336.685
603.565
-266.880
Onvoorzien/reservering
50.000
89.938
-39.938
2.009.285
2.317.066
-307.782
2021 Begroting
2021 Realisatie
2021 Verschil
505200 Hardware algemeen
0
-16.000
-16.000
Bijdrage gemeente Hattem
-440.832
-440.832
0
Bijdrage gemeente Heerde
-659.105
-659.105
0
Bijdrage gemeente Oldebroek
-859.347
-859.347
0
Onvoorzien/reservering
-50.000
-50.000
0
-2.009.285
-2.025.284
-16.000
Exploitatie Lasten
Totaal Lasten
Exploitatie Baten
Totaal Baten Aanvullende bijdrage gemeente Hattem Aanvullende bijdrage gemeente Heerde Aanvullende bijdrage gemeente Oldebroek Extra onttrekking uit reserve
Totaal
Jaarstukken 2021
-48.380 - 82.060 -111.342 -50.000 -2.317.066
9
Overzicht overhead Conform BBV-voorschriften moeten de overheadkosten apart inzichtelijk worden gemaakt. Onder overhead wordt verstaan: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Gelet op bovenstaande formulering kan worden geconcludeerd dat alle kosten van de i-Dienst tot de overheadkosten kunnen worden gerekend.
Huisvesting & Facilitair Personeelskosten Primair i-Dienst Personeelskosten Secundair i-Dienst Personeelskosten Overig i-Dienst Overige algemene kosten Hardware Netwerk & Data Telefonie Software Onvoorzien/nieuw beleid
Totale overheadkosten
Jaarstukken 2021
Begroting 2021
Realisatie 2021
Verschil 2021
33.080 819.386 22.500 11.580 17.750 510.663 195.580 12.061 336.685 50.000
66.500 895.707 1.161 8.952 31.220 399.319 214.086 6.618 603.565 89.938
-33.420 -76.321 21.339 2.628 -13.470 111.343 -18.506 5.443 -266.880 -39.938
2.009.285
2.317.066
-307.782
10
Paragraaf Bedrijfsvoering Deze paragraaf omvat de visie op de bedrijfsvoering van de Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O. Omdat bedrijfsvoering tot de verantwoordelijkheid van het bestuur behoort en veelal opgedragen is aan de ambtelijke organisatie, beperkt deze paragraaf zich tot de hoofdlijnen. De Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O, i-Dienst, verzorgt de ICT voor de gemeentes Hattem, Heerde en Oldebroek, samen 54.000 inwoners. De i-Dienst ondersteunt in totaal 800 medewerkers bij het dagelijks gebruik van ICT-systemen en biedt infrastructurele oplossingen waarop de informatiebehoefte van de H2O-gemeentes kan worden vormgegeven. De H2O-gemeentes werken samen op de (ontwikkeling van de) informatievoorziening. De Chief Information Officer (en zijn Office) functioneert als gedelegeerd opdrachtgever naar de iDienst. Er vindt afstemming plaats tussen de i-Dienst en de CIO, waarbij de i-Dienst faciliterend is aan de door de gemeenten gewenste (ontwikkeling van de) dienstverlening en de informatievoorziening. Dienstverlening aan inwoners wordt steeds afhankelijker van goede ICT-systemen en tegelijkertijd worden de systemen steeds complexer. Door goed samen te werken zijn de ICT-systemen minder kwetsbaar en kunnen de aangesloten gemeentes hun dienstverlening verbeteren. De i-Dienst streeft er naar de juiste kennis en kwaliteit in huis te hebben om complexe ICTvraagstukken op te lossen.
De i-Dienst werkt vanuit het gemeentehuis van Hattem.
Jaarstukken 2021
11
Paragraaf Financiering In deze paragraaf wordt de financieringsfunctie beschreven. De belangrijkste taak hiervan is om te zorgen voor voldoende liquide middelen zodat de bedrijfsvoeringsorganisatie H2O alle taken kan uitvoeren. Volgens artikel 11 lid 1 van de ‘Financiële verordening bedrijfsvoeringsorganisatie H2O’ neemt het bestuur bij de uitvoering van deze financieringsfunctie de richtlijnen en kaders in acht zoals opgenomen in de Wet fido en door het algemeen bestuur vastgestelde 'Treasurystatuut bedrijfsvoeringsorganisatie H2O'. Gelet op deze kaders doet het bestuur in deze paragraaf verslag van: • • • • • • • •
De ontwikkelingen; De kasgeldlimiet; De renterisiconorm; De liquiditeitsprognose; Het drempelbedrag schatkistbankieren; De rentevisie; De rentekosten en –opbrengsten; Het renteschema.
Beleidskader De Wet financiering decentrale overheden (Wet fido), de Wet houdbare overheidsfinanciën (Wet hof) en de Gemeentewet zijn kaderstellend voor deze paragraaf. Ontwikkelingen In 2021 is er opnieuw een langlopende geldlening afgesloten; dit keer voor een bedrag van €750.000,-. Over deze lening wordt een rentevergoeding van 0,47% betaald. In totaliteit is het openstaande leningbedrag eind 2021 €2.000.000,- (3 leningen). Gelet op de opgestelde liquiditeitsprognose hoeft er in 2022 waarschijnlijk geen nieuwe geldlening te worden aangetrokken. In 2021 is er €2.750,- aan rentekosten betaald over de geldleningen. Kasgeldlimiet De rente onzekerheid voor de korte termijn wordt uitgedrukt in de kasgeldlimiet. Voor 2021 bedraagt deze limiet €165.000,- (8,2% van het begrotingstotaal). Het is niet toegestaan om voor langere tijd (> 2 achtereenvolgende kwartalen) deze limiet te overschrijden door 'rood' te staan of dit tekort af te dekken met kort vreemd geld (< 1 jaar). De oplossing is dan om een langlopende lening (> 1 jaar) af te sluiten. Wanneer het overschrijden van de kasgeldlimiet van tijdelijke aard is dan mag van bovenstaande regel worden afgeweken mits de toezichthouder van de provincie hiervoor goedkeuring verleend. Uit onderstaand overzicht blijkt dat de kasgeldlimiet niet is overschreden.
Jaarstukken 2021
12
Periode
Kasgeldlimiet
Gemiddelde netto vlottende schuld Overschrijding / onderschrijding
1e kwartaal 2021
165.000
-1.201.401
1.366.401
2e kwartaal 2021
165.000
-829.943
994.943
3e kwartaal 2021
165.000
-520.264
685.264
4e kwartaal 2021
165.000
-733.680
898.680
Renterisiconorm De rente onzekerheid voor de lange termijn wordt uitgedrukt in de renterisiconorm. Het percentage voor de renterisiconorm is vastgesteld op 20% van het begrotingstotaal. Spreiding van de looptijd van de leningen en/of leningen afsluiten waarbij jaarlijks wordt afgelost verkleinen de kans op een overschrijding van de renterisiconorm. De aflossingen van de 3 geldleningen (voor 2021 €150.000,en voor de jaren erna €225.000,-) zijn in het onderstaande overzicht verwerkt. Renterisiconorm
2021
2022
2023
2024
2025
1 Renteherzieningen
0
0
0
0
0
2 Aflossingen
150.000
225.000
225.000
225.000
225.000
3 Renterisico (1+2)
150.000
225.000
225.000
225.000
225.000
4 Renterisiconorm
401.857
471.340
484.447
488.938
493.289
5a Ruimte onder de renterisiconorm
251.857
246.340
259.447
263.938
268.289
0
0
0
0
0
2.009.285
2.356.698
2.422.236
2.444.688
2.466.447
20
20
20
20
20
401.857
471.340
484.447
488.938
493.289
5b Overschrijding van de renterisiconorm
Berekening renterisiconorm 4a Begrotingstotaal 4b Percentage regeling 4 Renterisconorm (4a*4b/100)
Liquiditeitsprognose Voor 2021 is er een eenvoudige liquiditeitsprognose opgesteld; deze prognose stelt de organisatie in staat om tijdig te anticiperen op het ontstaan van liquiditeitstekorten. De liquiditeitsprognose wordt jaarlijks, ten tijde van het opstellen van de kadernota, geactualiseerd. De Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O heeft een rekeningnummer bij de BNG (Bank voor Nederlandse Gemeenten). Er wordt geen gebruik gemaakt van contante geldmiddelen. Drempelbedrag schatkistbankieren Het Rijk heeft gemeenten maar ook gemeenschappelijke regelingen verplicht om overtollige middelen aan te houden in ‘s Rijks schatkist (schatkistbankieren). Wel mag er een maximumbedrag in ‘eigen beheer’ worden gehouden; het zogenaamde drempelbedrag. Voor de
Jaarstukken 2021
13
Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O is dit drempelbedrag €250.000,- voor de 1e helft van 2021; daarna geldt een drempelbedrag van €1.000.000,-. In onderstaand overzicht is te zien dat het drempelbedrag niet is overschreden in 2021.
Rentevisie en -kosten Rentevisie kan kortweg worden omschreven als de toekomstverwachting over de renteontwikkeling, zowel op de geldmarkt (< 1 jaar) - als op de kapitaalmarkt (> 1 jaar). Hoe verder deze periode in de toekomst ligt, hoe moeilijker het is om hierover een voorspelling te doen. De rente, zowel voor korte als voor lange geldleningen is momenteel zeer laag; het afgelopen jaar is deze zelfs tijdelijk negatief geweest. De verwachting is dat de lage rentetarieven voorlopig niet noemenswaardig zullen veranderen. Renteschema Conform de BBV-richtlijnen is onderstaand renteschema opgenomen. In 2021 zijn alle gemaakte rentekosten toegerekend naar de betreffende producten; vandaar dat er geen renteresultaat resteert in dit schema.
Jaarstukken 2021
14
Renteschema 2021
a1. Rentelasten over het lang vreemd vermogen
€
2.750
a2. Rentelasten over het financieringstekort (0,75%)
€
-
€
2.750
€
-
€
2.750
€
-
b.
Externe rentebaten Totaal door te rekenen externe rente
c1. Rentelasten doorberekend aan Grondexploitatie
€
-
c2. Rentelasten van projectfinanciering
€
-
Door te rekenen externe rente aan de programma's (taakvelden)
d1. Rente over eigen vermogen
€
-
d2. Rente over voorzieningen
€
-
Door te rekenen interne rente aan de programma's (taakvelden)
Totaal door te rekenen rente aan de programma's (taakvelden)
€
2.750
e.
Werkelijk aan de programma's (taakvelden) toegerekende rente (renteomslag)
€
2.750
f.
Renteresultaat op het taakveld Treasury
€
-
Jaarstukken 2021
15
Paragraaf Grondbedrijf De Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O heeft geen grondbedrijf in het takenpakket. Deze paragraaf is daarom verder niet uitgewerkt.
Jaarstukken 2021
16
Paragraaf Lokale heffingen De Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O int geen belastingen en/of andere heffingen. Deze paragraaf is daarom verder niet uitgewerkt.
Jaarstukken 2021
17
Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen De Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O heeft geen kapitaalgoederen in onderhoud. Deze paragraaf is daarom verder niet uitgewerkt.
Jaarstukken 2021
18
Paragraaf Verbonden Partijen De Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O heeft geen relatie met verbonden partijen. Deze paragraaf is daarom verder niet uitgewerkt.
Jaarstukken 2021
19
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing De Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O heeft in principe geen weerstandsvermogen nodig; tegenvallers in de exploitatie en de bedrijfsvoering van deze gemeenschappelijke regeling worden opgevangen door de deelnemende gemeenten Hattem, Heerde en Oldebroek. Eventuele risico’s zijn opgenomen in de desbetreffende paragrafen bij deze gemeenten. Conform art. 18 lid 1 van de GR kan er wel een reserve tot maximaal 10% van het begrotingstotaal worden opgebouwd.
Jaarstukken 2021
20
Jaarrekening 2021
Jaarstukken 2021
21
Grondslagen voor waardering Activa Materiële vaste activa Economisch nut De materiële vaste activa met een economisch nut zijn gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met afschrijvingen en/of bijdragen van derden (voor zover er een directe relatie bestaat met het actief).
Liquide middelen De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Overlopende activa De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Passiva Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit de reservering van het resultaat na bestemming volgend uit deze rekening.
Overige schulden De overige schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Overlopende passiva De overlopende passiva zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Jaarstukken 2021
22
Begrotingsrechtmatigheid Begrotingsrechtmatigheid exploitatie in € (+=vermeerdering positief; -=vermindering negatief) Onderdeel Huisvesting & Facilitair Personeelskosten primair Personeelskosten secundair Personeelskosten overig Overige kosten Hardware algemeen Hardware werkplek Netwerk & Data Telefonie werkplek Software werkplek Onvoorzien
Begrote lasten 33.080 819.386 22.500 11.580 17.750 368.007 142.655 195.580 12.061 336.685 50.000 2.009.285
Werkelijke lasten 66.500 895.707 1.161 8.952 31.220 258.403 140.917 214.086 6.618 603.565 89.938 2.317.066
Verschil Toelichten -33.420 ja -76.321 ja 21.339 nee 2.628 nee -13.470 nee 109.604 nee 1.738 nee -18.506 nee 5.443 nee -266.880 ja -39.938 ja -307.782
Huisvesting & Facilitair De hogere lasten van €33.000,- zijn het gevolg van een tussen de deelnemende gemeenten afgesproken nieuwe kostenverdeelsystematiek. Personeelskosten primair Als gevolg van Corona is er extra ondersteuning in de 2e-lijns support geleverd en is er extra ingehuurd voor de invoering van MS-Teams. Dit verklaart de overschrijding van €76.000,- bij personeelskosten. Software werkplek De versnelde overgang naar MS-Teams en de bijbehorende gemaakt kosten voor de invoering van Office 365, Exchange Online, back-up, antivirus en invoering van TOPdesk zijn de oorzaak van de forse overschrijding van €267.000,-. Onvoorzien Op deze post zijn de kosten geboekt van het onverwachte vertrek van de manager. Voor onvoorziene kosten was €50.000,- geraamd, de werkelijke kosten bedroegen €90.000,-; een overschrijding van €40.000,-.
Jaarstukken 2021
23
Balans Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O
ACTIVA Omschrijving
31-12-2021
31-12-2020 Omschrijving
VASTE ACTIVA Materiële activa - Investeringen met een economisch nut
Totaal vaste activa
EIGEN VERMOGEN 1.560.621
1.381.959
1.560.621
1.381.959
1.560.621
1.381.959
PASSIVA 31-12-2021
31-12-2020
-231.514
110.268
Reserves
60.268
96.025
- Algemene Reserve
60.268
96.025
Resultaat na bestemming Totaal eigen vermogen
-291.782
14.243
-231.514
110.268
2.000.000
1.400.000
2.000.000
1.400.000
475.211
113.459
VASTE PASSIVA vaste schulden met een rentetypische looptijd langer dan één jaar - Binnenlandse banken en overige financiële instellingen
Totaal vaste schulden VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen < 1 jaar
VLOTTENDE PASSIVA 301.831
264.440
- Vorderingen op openbare lichamen
118.827
262.036
- Uitzettingen in ’s Rijks schatkist
183.004
0
netto-vlottende schulden, met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige kasgeldleningen - Overige schulden
- Overige vorderingen
Liquide middelen
0 113.459
2.404
149.967
772.782
149.967
772.782
Overlopende activa
426.570
272.811
Totaal vlottende activa
878.368
1.310.033
- Banksaldi
0 475.211
Overlopende passiva
195.291
1.068.264
- Te betalen kosten/verplichtingen
195.291
270.747
- Van de Europese en Nederlandse
0
0
0 670.502
1.181.723
2.438.988
2.691.992
rentetypische looptijd korter dan één jaar overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen - overige vooruit ontvangen bedragen
TOTAAL GENERAAL
2.438.988
Totaal vlottende passiva
2.691.992 TOTAAL GENERAAL Gewaarborgde geldleningen
Jaarstukken 2021
-
797.517
-
24
Toelichting op de balans
1. Vaste activa a. Materiële vaste activa -Investeringen met een economisch nut (alle activa worden in 5 jaar afgeschreven; 20% per jaar) Totaal
31.12.2021
31.12.2020
2021 1.560.621 1.560.621
2020 1.381.959 1.381.959
2021 118.827
2020 262.036 2.404
Het verloop van de posten is als volgt: Investeringen met een economisch nut: 31.12.2020 overige mat.vast activa totaal De voornaamste investeringen zijn: overige mat.vast activa overige mat.vast activa overige mat.vast activa overige mat.vast activa
1.381.959 1.381.959
investering
bijdr.derden/ desinvestering
9.750 457.668 467.418
afschrijving
-
Hardware werkplek Hardware algemeen Netwerk & Data (GT-vast)
31.12.2021
288.756 288.756
1.391.709 168.912 1.560.621
2021
2020
190.778
489.801 652.373 90.267 1.232.442
265.890 456.668
2. Vlottende activa a.
Uitzettingen < 1 jaar Vorderingen op andere publiekrechtelijke lichamen Overige vorderingen Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar totaal uitzettingen < 1 jaar
Toelichting: Voornaamste vorderingen op andere publiek rechtelijk e lichamen: Gemeente Oldebroek Gemeente Heerde Belastingdienst
b.
Liquide middelen bank saldi: BNG rekening
c.
Overlopende activa Van Europese overheidslichamen te ontvangen voorschotbedragen Van het Rijk te ontvangen voorschotbedragen Van overige Nederlandse overheidslichamen te ontvangen voorschotbedragen Overige te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde kosten
Vooruitbetaalde k osten, belangrijk ste posten: Licenties softwarepaketten, anti virus, database, Top desk Mimecast
Jaarstukken 2021
183.004 301.831
2021
118.779
264.440
2020 13.267 5.514 243.255
2021
2020
149.967
772.782
149.967
772.782
2021
16.386 410.184 426.570 2021 367.868
2020 272.811 272.811 2020 177.648 11.413
25
2. Eigen vermogen a. Reserves Algemene reserve Totaal 31.12.2020 96.025 96.025 b.
toevoeging 14.243 14.243
Saldo rekening van baten en lasten
Vaste schulden vaste schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar Geldlening Waterschapsbank
3. Vlottende passiva a. netto-vlottende schulden, met een rentetypische looptijd korter dan één jaar -Overige kasgeldleningen -Overige schulden totaal
Specificatie van overige schulden: Schulden aan publiekrechtelijke lichamen Schulden aan crediteuren privaatrechtelijk
50.000 50.000
31.12.2020
2021 60.268 60.268
2020 96.025 96.025
2021 291.782-
2020 14.243
2021 2.000.000
2020 1.400.000
2.000.000
1.400.000
2021
2020 113.459 113.459
31.12.2021 60.268 60.268
475.211 475.211
2021
totaal
b.
onttrekking
31.12.2021
475.211 475.211
Belangrijk ste schuld aan privaatrechtelijk e crediteuren: Vodafone Software One Central Point ABP Belangrijk ste schuld aan publiek rechtelijk e crediteuren: Gemeente Hattem Gemeente Heerde Belastingdienst
2021 294.963 78.069
Overlopende passiva Te betalen kosten/verplichtingen Van de Europese overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen Van het Rijk ontvangen voorschotbedragen Van overige Nederlandse overheidslichamen Overige vooruit ontvangen bedragen
2021 195.291 -
99.624
totaal
te betalen k osten/verplichtingen, belangrijk ste posten: (loon) kosten ex manager Belastingdienst Loonheffing Gemeente Hattem Gemeente Heerde Gemeente Heerde (financiële ondersteuning) Accountant overige vooruitontvangen bedragen: Gemeente Heerde
Jaarstukken 2021
195.291
2021 79.107 47.490 9.497 32.640 13.690
2020 67.854 45.605 113.459
2020
16.603 9.189 49.122 13.218 5.514 2020 270.747 -
797.517 1.068.264
2020 147.971 33.578 32.243 32.000
797.517
26
Niet uit de balans blijkende verplichtingen > €10.000,-
Omschrijving
Verplichting Looptijd
SoftwareOne/Comparex (Oracle database)
€63.000,- t/m december 2022
SoftwareOne/Comparex (Microsoft licenties)
€168.000,- t/m mei 2023
Comsenso (Firewall)
€33.000,- t/m oktober 2024
Sophos (anti virus)
€64.000,- t/m maart 2024
SoftwareOne/Comparex (Citrix)
€11.000,- t/m juni 2022
SoftwareOne/Comparex (Veeam back-up)
€87.000,- t/m begin juni 2024
Diverse kleinere contracten (< €10.000,-)
€37.000,€463.000,-
Jaarstukken 2021
27
Toelichting schatkistbankieren De Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O mag gemiddeld maximaal €250.000,- ‘ in kas’ hebben over de 1e helft van 2021, over de 2e helft van 2021 mag het saldo gemiddeld maximaal €1.000.000,- bedragen. Het restant dient te zijn afgestort in de schatkist. In onderstaand schema is weergegeven hoeveel geld er gemiddeld per kwartaal beschikbaar was en wat de overschrijding/onderschrijding is t.o.v. het drempelbedrag.
Jaarstukken 2021
28
Staat van baten en lasten Lasten
Begroting Primaire Begrotings begroting wijzigingen PR1 Bedrijfsvoeringsorganisatie € 2.009.284 Totaal € 2.009.284 € -
Begroting na wijzigingen € 2.009.284 € € 2.009.284 €
Baten
Begroting Primaire Begrotings Begroting na begroting wijzigingen wijzigingen PR1 Bedrijfsvoeringsorganisatie € -2.009.284 € -50.000 € -2.059.284 € Totaal € -2.009.284 € -50.000 € -2.059.284 €
Saldo Primaire begroting PR1 Bedrijfsvoeringsorganisatie € Totaal € -
Jaarstukken 2021
Begroting Begrotings Begroting na wijzigingen wijzigingen € -50.000 € -50.000 € € -50.000 € -50.000 €
Realisatie Storting in reserve 2.317.066 € 2.317.066 € -
Voor
Na € €
Realisatie Onttrekking uit reserve -1.975.284 € -50.000 € -1.975.284 € -50.000 € Voor
Realisatie Mutaties met reserve 341.782 € -50.000 € 341.782 € -50.000 €
Voor
2.317.066 2.317.066
Na -2.025.284 -2.025.284
Na 291.782 291.782
29
WNT-verantwoording 2021 De Wet Normering Topinkomens (WNT) is van toepassing op de Bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) H2O. De essentie van de WNT is dat de topinkomens niet hoger zijn dan het inkomen van de minister-president. Voor de BVO is het algemene bezoldigingsmaximum van toepassing. Deze is in 2021 vastgesteld op €209.000,-. Er zijn binnen de BVO geen functionarissen met een bezoldiging op of over dit bedrag. 1. Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen, gewezen topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling Gegevens 2021 bedragen x € 1
W. Kotkamp
Functiegegevens
Manager I-Dienst
Aanvang en einde functievervulling in 2021 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking?
01-01 – 20-12 0,6667 Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
€57.907
Beloningen betaalbaar op termijn
€10.396
Subtotaal
€68.303
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
€133.974
-/- Onverschuldigd betaald bedrag en nog niet terugontvangen bedrag
N.v.t.
Bezoldiging
€68.303
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan
N.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
N.v.t.
Gegevens 2020 bedragen x € 1
W. Kotkamp
Functiegegevens
Manager I-Dienst
Aanvang en einde functievervulling in 2020 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking?
01-01 – 31-12 0,6667 ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
€60.219
Beloningen betaalbaar op termijn
€10.347
Jaarstukken 2021
30
Subtotaal
€70.566
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
€134.000
Bezoldiging
€70.566
1d. Topfunctionarissen met een bezoldiging van €1.700 of minder Naam topfunctionaris
Functie
Y. Cegerek
Bestuurslid (onbezoldigd)
B. Engberts M. Hospers
Bestuurslid (voorzitter; onbezoldigd) Bestuurslid (onbezoldigd)
D. van der Weerd
Interim manager (onbezoldigd)
2. Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen met of zonder dienstbetrekking Gegevens 2021 bedragen x € 1
W. Kotkamp
Functiegegevens Functies bij beëindiging dienstverband
Manager I-Dienst
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
0,6667
Jaar waarin dienstverband is beëindigd
2021
Uitkering wegens beëindiging van het dienstverband Overeengekomen uitkering wegens beëindiging dienstverband
28.671
Individueel toepasselijk maximum
50.002,50
Totaal uitkering wegens beëindiging dienstverband
€28.671
Waarvan betaald in 2021
€2.695
Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
€0
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan
N.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
N.v.t.
3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Evenmin als de hierboven vermelde topfunctionaris, zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2021 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen.
Jaarstukken 2021
31
Overzicht van incidentele baten en lasten Overzicht van incidentele baten en lasten per onderdeel Onderdeel Omschrijving Hardware algemeen Verkoop afgeschreven servers Onvoorzien Kosten vertrek manager
Jaarstukken 2021
uitgaaf/inkomst inkomst uitgaaf
Bedrag -16.000 89.938 73.939
32
Gebeurtenissen na balansdatum Impact Coronavirus Ook in 2021 heeft de i-Dienst te maken gehad met het Covid-19 virus. Zoals in de afgelopen periode is gebleken is vanuit huis werken geen probleem voor de systemen; de aangesloten gemeenten merken hier over het algemeen weinig van. Op afstand is alles te beheren; ook al vraagt dit meer inzet en menskracht. Het werken op de verschillende locaties wordt streng gecoördineerd. Hiervoor geldt dat gelijke expertise nooit samen op locatie is. De dienstverlening aan de drie gemeenten kan hiermee zijn normale doorgang vinden. Gezien het feit dat de i-Dienst een bedrijfsvoeringsorganisatie is, is de financiële continuïteit niet in het geding. De i-Dienst verwacht, nu het Covid-19 virus op zijn retour lijkt te zijn, geen problemen meer aan de leverancierskant als gevolg van het virus in de komende periode. Gezien de aard van de balansposten ziet de i-Dienst geen bedreiging in de waardering van deze posten.
Jaarstukken 2021
33
Bijlage 1: Overzicht taakvelden Lasten 0.4 0.5 0.8
Overhead Treasury Onvoorzien
2.224.378 2.750 89.938
Baten 0.4
Jaarstukken 2021
Overhead
-/- 2.317.066
34
Accountants
Baker Tilly (Netherlands) N.V. Burgemeester Roelenweg 14-18 Postbus 508 8000 AM Zwolle
Aan het bestuur van Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O
T: +31 (0)38 425 86 00 zwolle@bakertilly.nl www.bakertilly.nl KvK: 24425560
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2021 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2021 van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O te Hattem gecontroleerd. Naar ons oordeel:
Geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O op 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); Zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader.
De jaarrekening bestaat uit: 1. De balans per 31 december 2021; 2. Het overzicht van baten en lasten over 2021; en 3. De toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het bestuur en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2021 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
Baker Tilly (Netherlands) N.V. trading as Baker Tilly is a member of the global network of Baker Tilly International Ltd., the members of which are separate and independent legal entities.
Alle diensten worden verricht op basis van een overeenkomst van opdracht, gesloten met Baker Tilly (Netherlands) N.V., waarop van toepassing zijn de algemene voorwaarden, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nr. 24425560. In deze voorwaarden is een beperking van aansprakelijkheid opgenomen.
Accountants
Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2021 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 22.400. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2021. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado.
Wij zijn met het bestuur overeengekomen dat wij aan het bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 5.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve, SiSa- of WNT-redenen relevant zijn. B. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie De jaarstukken omvatten andere informatie, naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV. C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de jaarrekening Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV.
Het bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader. In dit kader is het bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.
2
Accountants
Het bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol dat is vastgesteld door het bestuur, het Controleprotocol WNT 2021, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.
Onze controle bestond onder andere uit:
Het identificeren en inschatten van de risico’s: o Dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude; o Dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controleinformatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;
Het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling;
Het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan;
Het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en
Het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.
3
Accountants
Wij communiceren met het bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Zwolle, 7 april 2022
Baker Tilly (Netherlands) N.V.
Was getekend drs. E.H.J.D. Damman RA
4