7. Raadsvoorstel Zienswijze gemeenschappelijk regeling Noord-Veluwe Archief

Raadsvoorstel Raadsvergadering: Commissie:

4 november 2024 21 oktober 2024

Agendapunt: Onderwerp:

7. Zienswijze gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief

Afdeling: Opsteller: Telefoonnummer: E-mailadres

DIB Marja Vink 06-29535694 m.vink@heerde.nl

Portefeuille: Programma:

Olaf Prinsen N.v.t.

De raad besluit om: 1. Kennis te nemen van het ontwerp van de gemeenschappelijke regeling “Bedrijfsvoeringorganisatie Noord-Veluws Archief”, afgekort “GR NoVA” met bijbehorende stukken; - directiereglement; - financiële verordening; - producten- en dienstencatalogus; - reglement van orde; 2. Af te zien van het indienen van een zienswijze op de ontwerpregeling, genoemd onder 1. 3. Kennis te nemen van het voornemen de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Epe, Hattem en Heerde 2007 op te heffen bij de inwerkingtreding van de GR NoVA. 4. Akkoord te gaan met de verdeling van: de incidentele kosten voor de oprichting van de BVO NoVA en dekking vanuit het daarvoor geraamde budget bij de gemeenten Epe, Hattem en Heerde. 5. Akkoord te gaan met de structurele bijdrage (zie financiële paragraaf), conform kostenmodel zoals opgenomen in de financiële verordening. Inleiding De Archiefwet 1995 vraagt aan overheidsorganisaties de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te houden, ongeacht hun vorm (fysiek of digitaal). Voor gemeenten dienen de colleges van B&W als zorgdrager voldoende mensen en middelen beschikbaar te stellen. Huidige situatie De gemeenten Epe, Hattem en Heerde hebben sinds 1982 deze wettelijke taken geregeld via de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Epe, Hattem en Heerde (GR EHH).

De gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek hebben hun wettelijke taken rondom het archiefbeheer belegd via de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (GR SNWV).

1/6

Voor doorontwikkeling van zowel de kwaliteit als de dienstverlening van het Streekarchief en daarnaast het moeten aansluiten bij een e-depot voor het bewaren van digitale informatie, is gekozen voor het oprichten van het Noord-Veluws Archief (NoVA). Dit is een samenwerking tussen het Streekarchief Epe, Hattem, Heerde (EHH) en het Streekarchivariaat Noordwest Veluwe (SNWV). In 2022 is EHH gestart met een onderzoek naar mogelijkheden voor het aansluiten bij een e-depot en daarnaast zowel de kwaliteit als de capaciteit binnen het Streekarchief te verbeteren. De conclusie was dat aansluiten bij een bestaande organisatie en deze eventueel opschalen beter zou zijn. De archiefcommissie EHH heeft hiermee ingestemd. Momenteel wordt capaciteit ingehuurd via het SNWV, mede vanwege de pensionering van de vorige streekarchivaris. Hieronder valt ook de archiefinspectie, streekarchivaris en capaciteit voor het Streekarchief Gezien de wens van EHH om samen te gaan werken met een bestaande organisatie, is er gekeken naar verdere bestendiging van de samenwerking tussen SEHH en SNWV. Dit in de vorm van een nieuw op te richten gemeenschappelijke regeling, te weten de GR Bedrijfsvoeringsorganisatie NoordVeluws Archief. Op 9 februari 2022 hebben de archiefcommissies van EHH en SNWV ingestemd met het advies van KB&P en opdracht gegeven tot het verder uitwerken van deze variant.

Door Heerde is vastgelegd in het collegebesluit van 13-07-2022. De GR was het Streekarchief EHH is niet aangepast, vanwege de oprichting van NoVA. Volgend op deze GR wordt een dienstverleningsovereenkomst afgesloten met de gemeente Epe voor het gebouw zelf en de voorzieningen die daarbij horen (energie, ict etc). Gewenste situatie NoVA beheert zowel haar fysieke als digitale informatie conform de geldende wetgeving. De informatie is goed toegankelijk en wordt duurzaam bewaard, waar de inwoners en de medewerkers van profiteren. Informatie is voor zover mogelijk, digitaal beschikbaar via de centrale website. Door de schaalvergroting wordt kennis gedeeld, wordt gewerkt aan kwaliteit en is de organisatie minder kwetsbaar. (Digitaliserings)projecten kunnen op grotere schaal worden uitgevoerd, wat invloed heeft op de kosten van bijvoorbeeld archiefbewerkingen. Door de fusie met SNWV wordt het EHH minder kwetsbaar voor wat betreft de capaciteit en benodigde kennis. Beoogd doel Door gezamenlijk de nieuwe gemeenschappelijke regeling aan te gaan, wordt voor Noord Veluwe gebouwd aan een robuuste en toekomstbestendige archiefdienst die de wettelijke taken op het gebied van collectiebeheer, toezicht, dienstverlening, educatie en geschiedenis kan uitvoeren.

Bevoegdheid / Juridisch kader • Archiefwet 1995 • Wet Gemeenschappelijke Regelingen Eerdere besluitvorming en kaders • GR Streekarchief EHH • Collegebesluit 13-07-2022: toekomst Streekarchief Epe, Hattem, Heerde • Projectplan Verkenning samenvoeging Streekarchief EHH en Streekarchivariaat NWV (2023) • Plan van Aanpak NoVA dd 22-08-2024 • Op 5 september 2024 zijn beide archiefcommissies akkoord gedaan met de voorstellen zoals opgenomen in de bijlagen.

2/6

Argumenten 1.1 Een gezamenlijke archiefdienst biedt schaalvoordelen. Schaalvergroting betekent voldoende adequate, efficiënte en betaalbare voorzieningen voor duurzame informatiebeheer en beheren van de huidige archiefcollecties. Het EHH is in de huidige vorm is kwetsbaar door onvoldoende capaciteit en ontbreken van kennis van de ontwikkelingen binnen het informatiebeheer. Door kennisdeling en anders inzetten van het informatiebeheer, kan zowel het bestuur als de inwoners en bedrijven de juiste dienstverlening krijgen. 1.2 De GR biedt een toekomstbestendige archiefdienst. Door de GR ontstaat voor de deelnemende gemeenten een robuuste en toekomstbestendige archiefdienst met voldoende expertise om de duurzame toegankelijkheid van zowel fysieke als digitale (overheids-)informatie te waarborgen. Door beide archiefdiensten samen te voegen kan de technische infrastructuur en de benodigde expertise voor het duurzaam toegankelijk houden van te bewaren informatie gezamenlijk georganiseerd worden, waarmee door schaalvoordelen en efficiëntere inzet van mensen en middelen meer kwaliteit en continuïteit geleverd kan worden; 1.3 In de GR worden afspraken vastgelegd over de werking van GR NoVA.

Door het inrichten van deze bedrijfsvoeringorganisatie krijgen alle deelnemende gemeenten meer grip op de taken en bevoegdheden van, en de financiële kaders voor de archiefdienst, wat de relatie met de gemeenten eenduidiger en democratischer maakt; 1.4 De GR is in lijn met de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. De gemeente is verplicht haar gemeenschappelijke regelingen aan te passen op de WGR. De huidige regeling voldoet daar niet aan en was in afwachting van de GR NoVA. Hiermee wordt voldaan aan de Wgr. 1.5 Inspelen op toenemende wettelijke eisen en verdergaande digitalisering. Door toenemende wettelijke eisen en digitalisering van werkprocessen is het waarborgen van (digitale) toegankelijkheid van informatie steeds complexer geworden. Door het bundelen van expertise, capaciteit en middelen kan beter voorzien in het beantwoorden van deze complexe vraagstukken. Door het informatiebeheer beter in te richten kan worden voldaan aan wetgeving op het gebied van de WOO, WMEBV, WHO etc. 2.1 De gemeenteraad heeft de mogelijkheid een zienswijze in te dienen. Het voorstel is om af te zien van een zienswijze. De regeling voldoet aan de eisen van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast is de regeling tot stand gebracht door een werkgroep van verschillende gemeenten. De regeling beschrijft de gewenste en overeengekomen werkwijze van de BVO.

3.1 Opheffen GR Streekarchief EHH De activiteiten op het gebied van informatiebeheer, collectiebeheer en dienstverlening worden ondergebracht bij de GR NoVA. De overblijvende activiteiten, betreffende het gebouw en de facilitaire ondersteuning worden opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst met Epe, Hattem en Heerde. Na instelling van de GR NoVa kan de GR Streekarchief worden ingetrokken door de gemeenteraad. Kanttekeningen 1.1 Voortzetting Streekarchief EHH in de huidige vorm is niet efficiënt Het Streekarchief EHH in de huidige vorm kan worden voortgezet, mits er fors wordt geïnvesteerd in capaciteit, het ontwikkelen van een goede databank en het ontwikkelen van eigen e-depot.

3/6

De voordelen die schaalvergroting bieden, kunnen niet worden behaald als het Streekarchief EHH in de huidige vorm blijft bestaan. Door de huidige opzet van het Streekarchief zijn er verschillende achterstanden ontstaan in de archiefcollectie EHH. 1.2 Aanpassing gemeenschappelijke regeling De GR EHH is verouderd en moet worden aangepast conform de eisen van de Wgr. Hetzelfde geldt voor de GR SNWV. 2.1 1 of meerdere gemeenteraden kiest voor het indienen van een zienswijze. Wanneer gekozen wordt voor het indienen van zienswijzen, kan dit gevolgen hebben voor de planning. Eventueel moet dan het de concept versie van DE GR daarop worden aangepast.

Geld Voor de oprichting van de GR NoVA is een meerjarenbegroting opgesteld. In overleg met alle betrokken gemeenten is een zo goed als mogelijk evenwichtig verdeelmodel opgesteld, waarbij geprobeerd is de budgetmutaties zo beperkt mogelijk te houden in verband met de financiële mogelijkheden van de gemeenten in de komende jaren. De gemeenten EHH hebben een ingroeimodel. SNWV blijft volgens de huidige verdeelsleutel werken. Vanaf 2028 en zo mogelijk eerder worden de bijdragen berekend op basis van inwonersaantal. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen implementatiekosten en structurele kosten. • Implementatiekosten De implementatiekosten betreffen de kosten van het project oprichting BVO NoVA. Tot en met 2023 hadden deze vooral betrekking op werkzaamheden, die te maken hadden met de verkenning van de samenwerking voor Epe, Hattem en Heerde. Deze kosten zijn als volgt verdeeld: Epe 25%, Hattem 25%, Heerde 25% en SNWV 25%. Vanaf 2024 worden deze kosten op basis van inwonerstal verdeeld. De totale kosten voor de implementatie (2024t/m 2025) zijn geraamd op € 335.000,- (afgerond). Het aandeel van Heerde (reeds gemaakte en te verwachten kosten), bedraagt € 29.500,-. Een specificatie hiervan is opgenomen in bijlage 6 Plan van aanpak NoVA. De implementatiekosten zijn geraamd in de begroting van 2024 en 2025 en daarmee gedekt.

• Structurele kosten Bij de kosten-verdeelsystematiek wordt voor de jaren 2025 t/m 2027 aangesloten bij de bijdragen zoals die in de begroting van de 8 gemeenten in 2024 zijn opgenomen. De loon/prijsindexatie (2025: 4,52%) wordt wel meegenomen en naar rato gerekend. Verrekening van meer/minderkosten vindt ook plaats op basis van deze verdeelsleutel. De begroting in 2024 voor de gemeenten Epe, Hattem en Heerde is gebaseerd op een raming van de te verwachten bijdrage voor aansluiting bij SNWV uit 2022 op basis van het rapport “Toekomst Streekarchief Epe, Hattem en Heerde; ontwikkeling e-depot, dienstverlening en verzwaring van taken zijn reden voor een nieuwe koers”. Concreet zijn de totale structurele kosten van de GR NoVA voor 2025 geraamd op € 1.858.000 per jaar. Van deze kosten is het aandeel van de gemeente Heerde ca. 134.000,- . Een specificatie van de kosten is opgenomen in bijlage 3 Financiële verordening NoVA

4/6

Naast de bijdrage aan de BVO NoVA betaald Heerde ook jaarlijks een bedrag voor instandhouding van het archiefdepot in Epe, conform begroting Streekarchief EHH 2025. Dat betekent voor het jaar 2025: Kostenelement:

Bedrag (afgerond)

Bijdrage BVO NoVA

€ 134.000

Instandhouding archiefdepot Epe

€

Totaal

€ 159.000

25.000

Vanaf 2028 wordt een beredeneerde herverdeling van kosten op basis van inwonertal doorgevoerd in de begroting voor NoVA. Mede op basis van een evenredige verdeling voor het gebruik van de producten- en dienstencatalogus en de programmabegroting In het bestuurlijk overleg van de archiefcommissies is besloten de centralisatie van de dienstverlening te koppelen in 2028 aan de hierboven genoemde maatregelen, gebaseerd op een daartoe uitgewerkte business-case om tot maximale (kosten)efficiëntie en schaalvoordelen op middellange en lange termijn te komen. De structurele kosten voor NoVA zijn geraamd in de begroting 2025 en in opvolgende jaren doorgevoerd. Hiermee is de bijdrage van Heerde gedekt. Communicatie Afhankelijk van de doelgroep wordt er gecommuniceerd: • Intern: Werkoverleg, Infomail of Intranet • Extern: bericht op website of in de lokale krant na oprichting website Streekarchief EHH • Openbare publicaties: conform wetgeving Uitvoering De besluitvorming rondom de GR NoVA wordt bij voorkeur uiterlijk 2024 afgerond. Voor de datum van inwerkingtreding wordt gestreefd naar 1 juli 2025 en zoveel eerder als mogelijk. Daarbij hoort ook de opheffing van de bestaande GR EHH en GR SNWV. De besluitvorming om te komen tot een nieuwe gemeenschappelijke regeling (en de oude regeling op te heffen) kan grofweg worden opgedeeld in drie verschillende besluitvormingsfases.

Het vragen van een zienswijze bij de gemeenteraad (art. 1 lid 2 en 3 Wgr) op de conceptregeling is fase 1, daarvoor ontvangt u dit onderhavige advies. Eventuele ingediende zienswijze worden al dan niet verwerkt in een aangepaste regeling. Deze aangepaste regeling wordt vervolgens voor toestemming voorgelegd aan de gemeenteraad, dit is fase 2 (art. 1 lid 4 Wgr jo art. 10:32 Awb). Na toestemming van de gemeenteraad kan het college definitief besluiten om de regeling op te richten, dit is fase 3 (art. 1 lid 1 Wgr). Besluitvorming over het opheffen van de bestaande regeling voor Streekarchief Epe Hattem Heerde, vindt plaats in fase 2. Immers is er dan duidelijkheid over de wijze waarop in het vervolg uitvoering wordt gegeven aan de adviestaken. Nadat de besluitvorming over het oprichten en opheffen heeft plaatsgevonden, wordt dit bekendgemaakt en zal het inwerkingtreden. De voortgang van het besluitvormingsproces wordt gecoördineerd vanuit het projectteam NoVA en eventueel bijgestuurd.

5/6

Advies commissie(s) [Dit wordt ingevuld nadat het advies is behandeld in de commissievergadering]. Heerde, 1 oktober 2024 Het college van Heerde Mr. O.G. Prinsen, burgemeester B. van Zuthem, gemeentesecretaris Bijlagen: 1. Raadsvoorstel Zienswijze gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief 2. Ontwerp gemeenschappelijke regeling “Bedrijfsvoeringorganisatie Noord-Veluws Archief”, afgekort “GR NoVA”, inclusief de bijbehorende stukken 2-5. 3. Directiereglement 4. Financiële verordening 5. Producten- en Dienstencatalogus 6. Reglement van Orde 7. Plan van Aanpak NoVA

6/6