7. Raadsvoorstel tijdelijke aanpassing inspreekavond en instellen pilot 'de zeepkist'

Raadsvoorstel Raadsvergadering: Commissie:

11-12-2023 28-11-2023

Agendapunt: Onderwerp:

7. Tijdelijke aanpassing inspreekavond en instellen pilot ‘de zeepkist’

Afdeling: Opsteller: Telefoonnummer: E-mailadres

Griffie Robin Hafkamp 0578-699494 r.hafkamp@heerde.nl

Portefeuille: Programma:

O.G. Prinsen Bestuur

De raad besluit om: 1. De 1e wijziging op de Verordening op de raadscommissie Heerde 2022 vast te stellen; 2. Voor de duur van een jaar, van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2024, voor ‘niet voor een commissievergadering (en raadsvergadering) geagendeerde onderwerpen’ een pilot voor ‘de zeepkist’ in te stellen en de werkwijze hiervoor vast te stellen.

1/5

Inleiding In januari 2022 heeft uw raad de ‘verordening op de raadscommissie 2022’ vastgesteld (hierna: verordening). Deze verordening biedt het kader voor de wijze waarop de raadscommissievergaderingen in Heerde zijn georganiseerd. Onderdeel van deze verordening is de mogelijkheid voor inwoners en andere belanghebbenden om in te spreken tijdens een daarvoor apart georganiseerde (commissie)avond: de zogeheten inspreekavond. Deze inspreekavond vindt iedere besluitvormingscyclus plaats voorafgaand aan de raadscommissie. Artikel 15 van de verordening voorziet in de mogelijkheid (‘het recht’) voor inwoners en andere belanghebbenden om tijdens de inspreekavond in te spreken over 1) Onderwerpen die geagendeerd zijn voor een commissievergadering en 2) over onderwerpen die niet geagendeerd staan voor een commissievergadering. Dat betekent dat de tijdens de inspreekavond over alles kan worden ingesproken, met uitzondering van besluiten van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep openstaat of heeft opengestaan én over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen. Het presidium heeft de inspreekavond geëvalueerd. Deze evaluatie en de conclusies daarvan treft u in bijlage 2. Dit onderscheid/deze wijziging moet juridisch worden verankerd (door tijdelijke wijziging van de verordening).

In de voorgestelde, nieuwe situatie worden geagendeerde onderwerpen zoals gebruikelijk ontsloten via de inspreekavond. Voor niet geagendeerde onderwerpen wordt een pilot ‘de zeepkist: vertel de gemeenteraad wat u bezighoudt’ ingesteld. In bijlage 3 treft u informatie over het ‘wat, hoe en waarom’ van de zeepkist. Beoogd doel Het optimaliseren van de afhechting van inspreekbijdragen van inwoners en andere belanghebbenden, zodat betrokkenheid van inwoners bij de gemeenteraad (en de besluitvorming) wordt verbeterd. Bevoegdheid / Juridisch kader De gemeenteraad is bevoegd voor het vaststellen en wijzigen van de verordening op de raadscommissie. Eerdere besluitvorming en kaders Op 31 januari 2022 heeft de gemeenteraad de verordening vastgesteld. Argumenten 1. Inspreken over niet geagendeerde onderwerpen blijft mogelijk. In het kader van het betrekken van inwoners bij de politiek (participatie) is het van belang om ruimte te blijven bieden aan inwoners en andere belanghebbenden om in te spreken over wat hen bezighoudt. Daarom blijft het in de voorgestelde, nieuwe situatie ook mogelijk om in te spreken over

2/5

zowel ‘geagendeerde onderwerpen’ als ‘niet geagendeerde onderwerpen’. Wel wordt er een onderscheid aangebracht: - Over ‘voor een commissievergadering geagendeerde onderwerpen’ kan ingesproken worden tijdens de inspreekavond zoals we deze kennen (geregeld in de verordening op de raadscommissie). - Over ‘niet voor een commissievergadering geagendeerde onderwerpen’ kan ingesproken worden tijdens ‘de zeepkist’. 2. Door het aanbrengen van een (fysiek) onderscheid tussen de inspreekavond en ‘de zeepkist’ verbeteren we de betrokkenheid van inwoners bij de politiek. Het doel van de huidige inspreekavond is beeldvorming in het kader van de daaropvolgende oordeelsvorming en besluitvorming (BOB-model). Daarmee is de inspreekavond een geschikt instrument voor inspreken over geagendeerde onderwerpen. In de commissievergadering die volgt op de inspreekavond kunnen raads- en commissieleden immers direct onder woorden brengen hoe zij de inspreekbijdragen in hun overwegingen hebben meegenomen. Het doel, karakter en de vorm van de bestaande inspreekavond leent zich echter minder goed voor inspreken over niet geagendeerde onderwerpen. We constateren dat er voorafgaand aan, tijdens en na de bespreking van deze niet geagendeerde onderwerpen regelmatig onduidelijkheid (en soms ongemak) bij betrokken actoren over bijvoorbeeld de afhechting van de inspreekbijdrage ontstaat.

Dit is niet wenselijk in het kader van de volksvertegenwoordigende rol van raadsleden. Daarnaast zorgt de toename van het aantal inspreekbijdragen over niet geagendeerde onderwerpen voor langere bijeenkomsten en – als gevolg daarvan - voor themaraden die in de knel komen. Aangezien het belangrijk is om in het kader van participatie – ook voor wat betreft niet geagendeerde onderwerpen - kennis te kunnen blijven nemen van dat wat mensen bezighoudt, dragen we zorg voor een alternatief in de vorm van de zeepkist. Hiermee proberen we de beperkingen en nadelen van de inspreekavond weg te nemen en de betrokkenheid van inwoners bij de politiek te verbeteren. Een toelichting hierop treft u in bijlage 3. 3. Het betreft een pilot(periode) Het voorstel is om de pilot in te stellen voor de duur van een jaar. Het is van belang om de pilot voldoende looptijd te geven om een realistisch beeld te krijgen van de praktijk. Dat geeft mogelijkheid om deze werkwijze goed te kunnen evalueren (zowel procedureel als inhoudelijk). De vast te stellen werkwijze voor de pilot treft u in bijlage 3. 4. Een tijdelijke wijziging van de verordening op de raadscommissie is noodzakelijk voor het instellen van de pilot. De voorgestelde nieuwe werkwijze moet juridisch worden verankerd om te voorkomen dat de huidige regeling in de verordening de pilot in de weg zit.

De tekst in de bestaande verordening (Artikel 15, lid 2, tweede volzin) geeft de mogelijkheid om in te spreken over niet geagendeerde onderwerpen tijdens de inspreekavond. Door deze tekst tijdelijk uit de verordening te schrappen kan daar niet meer worden ingesproken over niet geagendeerde onderwerpen (Dat kan dan wel tijdens de zeepkist). Zo zorgen we ervoor dat mensen die over niet geagendeerde onderwerpen willen inspreken ook daadwerkelijk gebruik maken van ‘de zeepkist’. Als we de tekst niet tijdelijk schrappen, behouden mensen het recht om over niet geagendeerde onderwerpen in te spreken tijdens de inspreekavond, waardoor de pilot ‘vervuild’ en niet ten volle benut kan worden. De pilot voor ‘de zeepkist’ (en de werkwijze daarvoor) wordt (nog) niet verankerd in de Verordening op de raadscommissie. Daartoe kan na de pilotperiode uiteraard alsnog besloten worden.

3/5

Kanttekeningen 1. Het vraagt een (beperkte) extra tijdsinvestering van raadsleden. Het instellen van de pilot vraagt een (beperkte) extra tijdsinvestering van raadsleden. Naast de gebruikelijke inspreekavond vindt in de nieuwe situatie ongeveer eens per maand (voor iedere reguliere raadsvergadering) ‘de zeepkist’ plaats (18.45 uur – 19.15 uur). Tegelijkertijd wordt de extra tijdsinvestering zoveel mogelijk beperkt, doordat ‘de zeepkist’ plaatsvindt op een reeds geplande raadsavond. Bovendien kunnen fracties zelf de afweging maken wie zij afvaardigen bij ‘de zeepkist’. Geld Het voorstel heeft geen financiële consequenties. Communicatie De griffie draagt zorg voor de communicatie. Deze communicatie bestaat in ieder geval uit: - Het aanpassen van de website, zodat het onderscheid tussen de reguliere inspreekavond en ‘de zeepkist’ duidelijk is. - Berichten in de schaapskooi (en andere media) waarin de mogelijkheid om in te spreken staat toegelicht. In de beginfase krijgt de zeepkist daarbij uiteraard extra aandacht. - Contacten met inwoners die in contact willen komen met de raad, raadsfracties of individuele raadsleden. Uitvoering Wanneer uw raad instemt met dit voorstel, is de eerste wijziging van de verordening op de raadscommissie van kracht per 1 januari 2024.

Vanaf dat moment is er voor de duur van een jaar geen mogelijkheid meer om tijdens de inspreekavond in te spreken over niet voor een commissievergadering geagendeerde onderwerpen. Voor die onderwerpen kan vanaf dat moment gebruik gemaakt worden van ‘de zeepkist’, die eens per maand voorafgaand aan een raadsvergadering plaatsvindt. De pilot voor de zeepkist wordt ingesteld voor de duur van een jaar. Aan het eind van deze periode zal de pilot zowel procedureel als inhoudelijk worden geëvalueerd. Bij de procedurele evaluatie staat de vraag centraal in hoeverre ‘de zeepkist’ er daadwerkelijk aan bijdraagt dat inspreekbijdragen over niet geagendeerde onderwerpen beter worden ontsloten. De inhoudelijke evaluatie heeft betrekking op het doel van dit voorstel: in hoeverre wordt de betrokkenheid van inwoners bij de politiek (en besluitvorming) verbeterd. Op basis van de evaluatie kan de raad een nieuw besluit nemen over de wijze waarop de inspraak van inwoners en andere belanghebbenden wordt georganiseerd en gefaciliteerd. Bijvoorbeeld door de pilot definitief te maken en deze te verankeren in een verordening. Advies commissie(s) De commissie adviseert behandeling als B-onderwerp.. Heerde, 24 oktober 2023,

Het presidium van de gemeenteraad van Heerde, mr. O.G. Prinsen R. Hafkamp

4/5

Voorzitter Griffier

Bijlagen: 1. Raadsbesluit tijdelijke aanpassing inspreekavond en instellen pilot ‘de zeepkist’ 2. Eerste wijziging Verordening op de raadscommissie Heerde 2022 3. Evaluatie inspreekavond 4. Werkwijze de zeepkist: wat, hoe en waarom? 5. Tabel ‘was – wordt’ (wijziging verordening) 6. Verordening op de raadscommissie met wijzigingen bijgehouden

5/5