7. Raadsvoorstel Opheffing Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Epe, Hattem, Heerde

Raadsvoorstel Raadsvergadering: Commissie:

6 mei 2025 14 april 2025

Agendapunt: Onderwerp:

7. Opheffing Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Epe, Hattem, Heerde

Afdeling: Opsteller: Telefoonnummer: E-mailadres

DIB Marja Vink 0578-699494 m.vink@heerde.nl

Portefeuille: Programma:

Olaf Prinsen N.v.t.

De raad besluit om: De gemeenschappelijke regeling Streekarchief Epe, Hattem, Heerde (GR SEHH) op te heffen, ingaande 1 juli 2025. Onder voorbehoud dat alle 8 deelnemende gemeenten instemmen met de instelling van de GR Bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief. Inleiding In de raadsvergadering van 4 november 2024 is het ‘ontwerp GR Bedrijfsvoeringsorganisatie NoordVeluws Archief' (GR NoVA) voor zienswijze . U heeft geen zienswijze ingediend. Er zijn wel zienswijzen ingediend door andere gemeenteraden. Hierop is de regeling NoVA aangepast. U wordt in een separaat voorstel gevraagd om toestemming te geven om de regeling te treffen. De GR NoVA vervangt de GR SEHH per 1 juli 2025, waarmee de wettelijke taken rondom het archiefbeheer duurzaam worden gewaarborgd en verbeterd. De GR SEHH kan daarmee worden opgeheven. Beoogd doel Het opheffen van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Epe, Hattem, Heerde (GR SEHH), teneinde de GR Bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief aan te gaan. Bevoegdheid / Juridisch kader • Archiefwet 1995 • Wet gemeenschappelijke regelingen Eerdere besluitvorming en kaders • GR Streekarchief EHH

1/2

Argumenten 1.1 GR SEHH wordt niet langer gebruikt Met het treffen van de GR NoVA zal er geen gebruik meer worden gemaakt van afspraken, zoals vastgelegd in de GR SEHH. Voor de samenwerking op het gebied van de Archiefdiensten, zal immers in het vervolg gebruik worden gemaakt van de afspraken in de GR NoVA. Voor de resterende activiteiten welke niet onder de nieuwe GR vallen, zal er een dienstverleningsovereenkomst worden afgesloten met de gemeente Epe. Kanttekeningen 1.1 Treffen van regeling GR NoVa is nog niet definitief De GR SEHH zal alleen worden opgeheven als de gemeenteraden van Elburg, Epe, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Nunspeet en Oldebroek hebben toestemming hebben verleend voor het treffen van de GR Bedrijfsvoeringsorganisatie NoVA. Echter kunnen raden hun toestemming alleen onthouden, in het geval van strijd met het recht of algemeen belang. Van beide gevallen is geen sprake. Naar alle waarschijnlijkheid zullen alle gemeenteraden dus instemmen. Geld Bij het inwerkingtreding van de GR Streekarchief Epe, Hattem, Heerde is geïnvesteerd in het inrichten van een archiefbewaarplaats en zijn daarvoor verplichtingen aangegaan met de aangesloten gemeenten. De kosten van de instandhouding van de archiefbewaarplaats en het bieden van voorzieningen blijven doorberekend worden aan de gemeente Heerde zelf. Dit betreft een bedrag van ca. €25.000,- en is meegenomen in de begrotingen.

Hieronder valt ook het huren van archiefruimte voor de archieven van de gemeente. Communicatie Afhankelijk van de doelgroep wordt er gecommuniceerd: • Intern: Werkoverleg, Infomail en Intranet • Extern: bericht op website of in de lokale krant • Openbare publicaties: www.overheid.nl en het daarvoor bestemde register • NoVA: via nieuwsbrief en publicaties op websites van SEHH, SNWV en aangesloten gemeenten Uitvoering Het doel is om de GR Streekarchief Epe, Hattem, Heerde per 1 juli 2025 op te heffen en treedt in werking op de dag na bekendmaking. Met de inwerkingtreding van de GR NoVA, wordt de GR SEHH gelijktijdig ingetrokken. Advies commissie(s) De commissie adviseert behandeling als A-onderwerp. Heerde, 11 maart 2025 Het college van Heerde Mr. O.G. Prinsen, burgemeester B. van Zuthem, gemeentesecretaris Bijlagen: 1. Raadsbesluit 2. Gemeenschappelijke Regeling ‘Streekarchief Epe, Hattem, Heerde’

2/2